docs/modules/circulation/pages/billing.adoc

   1 = Bills and Payments =
   2 :toc:
   3
   4 == Circulation vs. Grocery Bills ==
   5
   6 There are two types of bills in Evergreen: *Circulation* bills and *Grocery* bills.
   7
   8 * Circulation bills are system-generated charges such as overdue fines, lost item costs, and
   9 processing fees. The fine rates, replacement costs, and processing fees can be customized per organizational unit.
  10
  11 * Grocery bills are manually created by staff. Grocery bill types can be shared by
  12 all libraries or created by an individual library. Default
  13 price can be attached to each bill type.
  14
  15 == Making Payments ==
  16
  17 Bills can be paid by cash, check, or credit, or be resolved by forgiveness, work, or goods.
  18
  19 . Click on *Bills* tab.
  20 . Select or de-select bills to pay. Oldest bills are paid first by default.
  21 . Select *Receipt On Payment* and enter *#Copies* as required.
  22 . Select the payment type from the drop down menu.
  23 . Enter the payment in the *Payment Received* field and click *Apply Payment*.
  24 . Details of the transaction are displayed.
  25
  26 [TIP]
  27 ===================================================================================
  28 Click *Annotate* to add a note to the payment.
  29 ===================================================================================
  30
  31 == Patron Credit ==
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  33
  34 A credit can be kept in a patron account and used later to pay bills.
  35
  36 . To create or add a credit, select the payment method and enter the amount in *Payment Received*
  37 . Select *Convert Change to Patron Credit* on bottom right.
  38 . Click *Apply Payment.*
  39
  40 To use patron credit to pay bills, select *Patron Credit* as the payment type.
  41
  42 If your library does not use patron credit, you can turn it off through a library setting: "Disable Patron
  43 Credit".
  44
  45 [TIP]
  46 ===========================================================================
  47 Check out xref:negative_balances.adoc[] for information on finding
  48 a directory of patrons with negative balances.
  49 ===========================================================================
  50
  51 [[adjust_to_zero]]
  52 == Adjust Bill Balance to Zero ==
  53
  54 This function sets any balance to zero, and is the easiest way to clear a negative
  55 balance from patron account.
  56
  57 . Click *Bills* in patron account.
  58 . Select the bill line item and click *Actions -> Adjust to Zero*.
  59 . Click *OK/Continue*.
  60
  61
  62 == Voiding Bills ==
  63
  64 Staff with appropriate permissions can void bills, either entirely or in part.  In many cases it's better
  65 to use the xref:adjust_to_zero[] function.
  66
  67 === Voiding a Bill ===
  68
  69 . Click on the *Bills* tab in the patron's account.
  70 . Select the bill line you wish to void and click *Actions -> Void All Billings*.
  71 . Click *OK/Continue*.  The bill will no longer display on the patron's bill tab.
  72
  73 === Voiding Part of a Bill ===
  74
  75 Sometimes you may wish to void part of a bill, such as overdue fines for a specific day
  76 or a processing charge for a lost item.
  77
  78 . Click on the *Bills* tab in the patron's account.
  79 . Select the bill line you wish to partially void and click *Actions -> Full Details*.
  80 . The bill will open on the Statement tab.  Click the *Details* tab.
  81 . Select the specific bill line you would like to void and click *Actions -> Void Billings*.
  82 . Click *OK/Continue*.  The amount owing for the bill will be updated.
  83
  84 === Voiding a Paid Bill ===
  85
  86 Sometimes you may need to void a bill a patron has already paid in order to process a refund.
  87
  88 . Click on the *Bills* tab in the patron's account.
  89 . Click *History*
  90 . Select the relevant transaction and go to *Actions -> Full Details*.
  91 . The bill will open on the Statement tab.  Click the *Details* tab.
  92 . Select the bill(s) you wish to void and go to *Actions -> Void Billings*
  93 . Click *OK/Continue*.  The patron will now have a credit of the amount voided on their account.
  94
  95 == Adding New "Grocery" Bills ==
  96
  97 === Create New Bill ===
  98
  99
 100 . Click *Bills* in patron account.
 101 . Click *Bill Patron*
 102 . Click on drop down arrow and select *Billing Type*, enter bill amount, and any required note.
 103 . Click *Submit Bill*.
 104
 105 [[add_charges_existing_bill]]
 106 === Add Charge to Existing Bill ===
 107
 108 . Select the required bill from patron's *Bills* screen and click *Actions -> Add Billing*.
 109 . Click on drop down arrow and select *Billing Type*, enter bill amount, and any required note.
 110 . Click *Submit Bill*. The bill's balance is updated.
 111
 112 == Bill History ==
 113
 114 === Bill History ===
 115
 116 . Click *History* in patron's bills screen.
 117 . View all bills, or bills from a specified time frame. Use the calendar widgets
 118 to choose the *Start Date* and *End Date*, and click *Apply*.
 119 . For more information about a particular bill, select the line item and click *Actions -> Full Details*.
 120 . All transaction details are listed, such as time stamps, circulation dates, billing dates, amounts, staff identification, and item information
 121
 122
 123 === Payment History ===
 124
 125 . Click *Payments* on *Bill History* screen.
 126 . View all payments, or payments from a specified time frame. Use the calendar widgets to choose the *Start Date* and *End Date*, and click *Apply*.
 127 . For more information about a particular payment, select the line item and click *Actions -> Full Details*.
 128
 129 == Refund ==
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 131 Sometimes paid bills need to be voided, such as when lost and paid items are returned. A negative balance
 132 may be created once such bills are voided. To close negative bills, you can
 133 xref:adjust_to_zero[adjust the balance to
 134 zero], xref:add_charges_existing_bill[add a bill entry to the negative line item],
 135 or refund the balance amount.
 136
 137 . Click on the *Bills* tab in the patron's account.
 138 . Select the line for the refund and go to *Actions → Refund*.
 139 . Click *OK/Continue*.
 140 . Enter 1 in the *Payment Received* box.  (There is currently a bug preventing the "Apply Payment" button
 141 from being used without a positive number in this box.  The $1.00 payment won't actually be applied.)
 142 . Click *Apply Payment*.
 143 . The payment has been refunded.
 144 . If you go into *History* and look at the full details for the bill you will see it shows the payment
 145 has been refunded.
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