docs-antora/modules/admin_initial_setup/pages/importing_via_staff_client.adoc

   1 = Importing materials in the staff client =
   2
   3 Evergreen exists to connect users to the materials represented by bibliographic
   4 records, call numbers, and copies -- so getting these materials into your
   5 Evergreen system is vital to a successful system. There are two primary means
   6 of getting materials into Evergreen:
   7
   8 * The Evergreen staff client offers the *MARC Batch Importer*, which is a
   9   flexible interface primarily used for small batches of records;
  10 * Alternately, import scripts can load data directly into the database, which is
  11   a highly flexible but much more complex method of loading materials suitable
  12   for large batches of records such as the initial migration from your legacy
  13   library system.
  14
  15 == Staff client batch record imports ==
  16 The staff client has a utility for importing batches of bibliographic and item
  17 records available through *Cataloging > MARC Batch Import/Export*. In addition
  18 to importing new records, this interface can be used to match incoming records
  19 to existing records in the database, add or overlay MARC fields in the existing
  20 record, and add copies to those records.
  21
  22 The MARC Batch Import interface may also be colloquially referred to as
  23 "Vandelay" in the Evergreen community, referring to this interface's internals
  24 in the system.You will also see this name used in several places in the editor.
  25 For instance, when you click on the *Record Match Sets*, the title on the screen
  26 will be *Vandelay Match Sets*.
  27
  28 === When to use the MARC Batch Importer ===
  29
  30 * When importing in batches of up to 500 to 1,000 records.
  31 * When you need the system to match those incoming records to existing records
  32   and overlay or add fields to the existing record.
  33 * When you need to add items to existing records in the system.
  34
  35 WARNING: If you are importing items that do not have barcodes or call numbers, you
  36 must enable the _Vandelay Generate Default Barcodes_ and _Vandelay Default
  37 Barcode Prefix (vandelay.item.barcode.prefix)_ settings.
  38
  39 === Record Match Sets ===
  40 Click the *Record Match Sets* button to identify how Evergreen should match
  41 incoming records to existing records in the system.
  42
  43 These record match sets can be used when importing records through the MARC
  44 Batch Importer or when importing order records through the Acquisitions Load
  45 MARC Order Records interface.
  46
  47 Common match points used when creating a match set include:
  48
  49 * MARC tag 020a (ISBN)
  50 * MARC tag 022a (ISSN)
  51 * MARC tag 024a (UPC)
  52 * MARC tag 028a (Publisher number)
  53
  54 === Create Match Sets ===
  55 . On the *Record Match Sets* screen, click *New Match Set* to create a set of
  56   record match points. Give the set a *Name*. Assign the *Owning Library* from
  57   the dropdown list. The *Match Set Type* should remain as *biblio*. Click
  58   *Save*.
  59 . If you don't see your new set in the list, in the upper left corner of the
  60   staff client window, click the *Reload* button.
  61 . If you had to reload, click the *Record Match Sets* button to get back to
  62   that screen. Find your new set in the list and click its name. (The name will
  63   appear to be a hyperlink.) This will bring you to the *Vandelay Match Set
  64   Editor*.
  65 . Create an expression that will define the match points for the incoming
  66   record. You can choose from two areas to create a match: Record Attribute (MARC
  67   fixed fields) or MARC Tag and Subfield. You can use the Boolean operators AND
  68   and OR to combine these elements to create a match set.
  69 . When adding a Record Attribute or MARC tag/subfield, you also can enter a
  70   Match Score. The Match Score indicates the relative importance of that match
  71   point as Evergreen evaluates an incoming record against an existing record. You
  72   can enter any integer into this field. The number that you enter is only
  73   important as it relates to other match points.
  74 +
  75 Recommended practice is that you create a match score of one (1) for the least
  76 important match point and assign increasing match points to the power of 2 to
  77 working points in increasing importance.
  78 . After creating a match point, drag the completed match point under the folder
  79   with the appropriately-named Boolean folder under the Expression tree.
  80 +
  81 image::media/create_match_sets.png[Creating a Match Point]
  82 . Click *Save Changes to Expression*.
  83
  84 === Quality Metrics ===
  85 * Quality metrics provide a mechanism for Evergreen to measure the quality of
  86 records and to make importing decisions based on quality.
  87 * Metrics are configured in the match set editor.
  88 * Quality metrics are not required when creating a match set.
  89 * You can use a value in a record attribute (MARC fixed fields) or a MARC tag
  90   as your quality metric.
  91 * The encoding level record attribute can be one indicator of record quality.
  92
  93 image::media/record_quality_metrics.png[Quality Metric Grid]
  94
  95 === Import Item Attributes ===
  96 If you are importing items with your records, you will need to map the data in
  97 your holdings tag to fields in the item record. Click the *Holdings Import
  98 Profile* button to map this information.
  99
 100 . Click the *New Definition* button to create a new mapping for the holdings tag.
 101 . Add a *Name* for the definition.
 102 . Use the *Tag* field to identify the MARC tag that contains your holdings
 103   information.
 104 . Add the subfields that contain specific item information to the appropriate
 105   item field.
 106 . At a minimum, you should add the subfields that identify the *Circulating
 107 Library*, the *Owning Library*, the *Call Number* and the *Barcode*.
 108 . For more details, see the full list of import fields.
 109
 110 NOTE: All fields (except for Name and Tag) can contain a MARC subfield code
 111 (such as "a") or an XPATH query. You can also use the
 112 <<lse-vandelay,related library settings>> to set defaults for some of these fields.
 113
 114 image::media/batch_import_profile.png[Partial Screenshot of a Holdings Import Profile]
 115
 116
 117 === Overlay/Merge Profiles ===
 118 If Evergreen finds a match for an incoming record in the database, you need to
 119 identify which fields should be replaced, which should be preserved, and which
 120 should be added to the record. Click the *Merge/Overlay Profiles* button to
 121 create a profile that contains this information.
 122
 123 These overlay/merge profiles can be used when importing records through the
 124 MARC Batch Importer or when importing order records through the Acquisitions
 125 Load MARC Order Records interface.
 126
 127 Evergreen comes pre-installed with two default profiles:
 128
 129 * *Default merge* - No fields from incoming record are added to match. This
 130   profile is useful for item loads or for order record uploads.
 131 * *Default overlay* - Incoming record will replace existing record.
 132
 133 You can customize the overlay/merge behavior with a new profile by clicking the
 134 *New Merge Profile* button. Available options for handling the fields include:
 135
 136 * *Preserve specification* - fields in the existing record that should be
 137   preserved.
 138 * *Replace specification* - fields in existing record that should be replaced
 139   by those in the incoming record.
 140 * *Add specification* - fields from incoming record that should be added to
 141   existing record (in addition to any already there.)
 142 * *Remove specification* - fields that should be removed from incoming record.
 143
 144 You can add multiple tags to these specifications, separating each tag with a
 145 comma.
 146
 147 === Importing the records ===
 148 After making the above configurations, you are now ready to import your
 149 records.
 150
 151 . Click the *Import Records* button
 152 . Provide a unique name for the queue where the records will be loaded
 153 . Identify the match set that should be used for matching
 154 . If you are importing items, identify the *Import Item Attributes* definition
 155   in the Holdings Import Profile
 156 . Select a record source
 157 . Select the overlay/merge profile that defines which fields should be
 158   replaced, added or preserved
 159 . Identify which records should be imported, the options are:
 160   ** *Import Non-Matching Records* will automatically import records that have
 161      no match in the system
 162   ** *Merge on Exact Match* will automatically import records that match on the
 163      901c (record ID)
 164   ** *Merge on Single Match* will automatically import records when there is
 165      only one match in the system
 166   ** *Merge on Best Match* will automatically import records for the best match
 167      in the system; the best match will be determined by the combined total of the
 168      records match point scores
 169
 170 You do not need to select any of these import options at this step. You may also opt to review the records first in the import queue and then import them.
 171
 172 * *Best Single Match Minimum Quality Ratio* should only be changed if quality metrics were used in the match set
 173
 174   ** Set to 0.0 to import a record regardless of record quality
 175   ** Set to 1.0 if the incoming record must be of equal or higher quality than
 176      the existing record to be imported
 177   ** Set to 1.1 if the incoming record must be of higher quality than the
 178      existing record to be imported
 179   ** *Insufficient Quality Fall-Through Profile* can also be used with quality
 180      metrics. If an incoming record does not meet the standards of the minimum
 181      quality ratio, you can identify a back-up merge profile to be used for
 182      those records. For example, you may want to use the default overlay
 183      profile for high-quality records but use the default merge profile for
 184      lower quality records.