docs-antora/modules/admin_initial_setup/pages/importing_via_staff_client.adoc

   1 = Importing materials in the staff client =
   2 :toc:
   3
   4 Evergreen exists to connect users to the materials represented by bibliographic
   5 records, call numbers, and copies -- so getting these materials into your
   6 Evergreen system is vital to a successful system. There are two primary means
   7 of getting materials into Evergreen:
   8
   9 * The Evergreen staff client offers the *MARC Batch Importer*, which is a
  10   flexible interface primarily used for small batches of records;
  11 * Alternately, import scripts can load data directly into the database, which is
  12   a highly flexible but much more complex method of loading materials suitable
  13   for large batches of records such as the initial migration from your legacy
  14   library system.
  15
  16 == Staff client batch record imports ==
  17 The staff client has a utility for importing batches of bibliographic and item
  18 records available through *Cataloging > MARC Batch Import/Export*. In addition
  19 to importing new records, this interface can be used to match incoming records
  20 to existing records in the database, add or overlay MARC fields in the existing
  21 record, and add copies to those records.
  22
  23 The MARC Batch Import interface may also be colloquially referred to as
  24 "Vandelay" in the Evergreen community, referring to this interface's internals
  25 in the system.You will also see this name used in several places in the editor.
  26 For instance, when you click on the *Record Match Sets*, the title on the screen
  27 will be *Vandelay Match Sets*.
  28
  29 === When to use the MARC Batch Importer ===
  30
  31 * When importing in batches of up to 500 to 1,000 records.
  32 * When you need the system to match those incoming records to existing records
  33   and overlay or add fields to the existing record.
  34 * When you need to add items to existing records in the system.
  35
  36 WARNING: If you are importing items that do not have barcodes or call numbers, you
  37 must enable the _Vandelay Generate Default Barcodes_ and _Vandelay Default
  38 Barcode Prefix (vandelay.item.barcode.prefix)_ settings.
  39
  40 === Record Match Sets ===
  41 Click the *Record Match Sets* button to identify how Evergreen should match
  42 incoming records to existing records in the system.
  43
  44 These record match sets can be used when importing records through the MARC
  45 Batch Importer or when importing order records through the Acquisitions Load
  46 MARC Order Records interface.
  47
  48 Common match points used when creating a match set include:
  49
  50 * MARC tag 020a (ISBN)
  51 * MARC tag 022a (ISSN)
  52 * MARC tag 024a (UPC)
  53 * MARC tag 028a (Publisher number)
  54
  55 === Create Match Sets ===
  56 . On the *Record Match Sets* screen, click *New Match Set* to create a set of
  57   record match points. Give the set a *Name*. Assign the *Owning Library* from
  58   the dropdown list. The *Match Set Type* should remain as *biblio*. Click
  59   *Save*.
  60 . If you don't see your new set in the list, in the upper left corner of the
  61   staff client window, click the *Reload* button.
  62 . If you had to reload, click the *Record Match Sets* button to get back to
  63   that screen. Find your new set in the list and click its name. (The name will
  64   appear to be a hyperlink.) This will bring you to the *Vandelay Match Set
  65   Editor*.
  66 . Create an expression that will define the match points for the incoming
  67   record. You can choose from two areas to create a match: Record Attribute (MARC
  68   fixed fields) or MARC Tag and Subfield. You can use the Boolean operators AND
  69   and OR to combine these elements to create a match set.
  70 . When adding a Record Attribute or MARC tag/subfield, you also can enter a
  71   Match Score. The Match Score indicates the relative importance of that match
  72   point as Evergreen evaluates an incoming record against an existing record. You
  73   can enter any integer into this field. The number that you enter is only
  74   important as it relates to other match points.
  75 +
  76 Recommended practice is that you create a match score of one (1) for the least
  77 important match point and assign increasing match points to the power of 2 to
  78 working points in increasing importance.
  79 . After creating a match point, drag the completed match point under the folder
  80   with the appropriately-named Boolean folder under the Expression tree.
  81 +
  82 image::media/create_match_sets.png[Creating a Match Point]
  83 . Click *Save Changes to Expression*.
  84
  85 === Quality Metrics ===
  86 * Quality metrics provide a mechanism for Evergreen to measure the quality of
  87 records and to make importing decisions based on quality.
  88 * Metrics are configured in the match set editor.
  89 * Quality metrics are not required when creating a match set.
  90 * You can use a value in a record attribute (MARC fixed fields) or a MARC tag
  91   as your quality metric.
  92 * The encoding level record attribute can be one indicator of record quality.
  93
  94 image::media/record_quality_metrics.png[Quality Metric Grid]
  95
  96 === Import Item Attributes ===
  97 If you are importing items with your records, you will need to map the data in
  98 your holdings tag to fields in the item record. Click the *Holdings Import
  99 Profile* button to map this information.
 100
 101 . Click the *New Definition* button to create a new mapping for the holdings tag.
 102 . Add a *Name* for the definition.
 103 . Use the *Tag* field to identify the MARC tag that contains your holdings
 104   information.
 105 . Add the subfields that contain specific item information to the appropriate
 106   item field.
 107 . At a minimum, you should add the subfields that identify the *Circulating
 108 Library*, the *Owning Library*, the *Call Number* and the *Barcode*.
 109 . For more details, see the full list of import fields.
 110
 111 NOTE: All fields (except for Name and Tag) can contain a MARC subfield code
 112 (such as "a") or an XPATH query. You can also use the
 113 xref:admin:librarysettings.adoc#lse-vandelay[related library settings] to set defaults for some of these fields.
 114
 115 image::media/batch_import_profile.png[Partial Screenshot of a Holdings Import Profile]
 116
 117
 118 === Overlay/Merge Profiles ===
 119 If Evergreen finds a match for an incoming record in the database, you need to
 120 identify which fields should be replaced, which should be preserved, and which
 121 should be added to the record. Click the *Merge/Overlay Profiles* button to
 122 create a profile that contains this information.
 123
 124 These overlay/merge profiles can be used when importing records through the
 125 MARC Batch Importer or when importing order records through the Acquisitions
 126 Load MARC Order Records interface.
 127
 128 Evergreen comes pre-installed with two default profiles:
 129
 130 * *Default merge* - No fields from incoming record are added to match. This
 131   profile is useful for item loads or for order record uploads.
 132 * *Default overlay* - Incoming record will replace existing record.
 133
 134 You can customize the overlay/merge behavior with a new profile by clicking the
 135 *New Merge Profile* button. Available options for handling the fields include:
 136
 137 * *Preserve specification* - fields in the existing record that should be
 138   preserved.
 139 * *Replace specification* - fields in existing record that should be replaced
 140   by those in the incoming record.
 141 * *Add specification* - fields from incoming record that should be added to
 142   existing record (in addition to any already there.)
 143 * *Remove specification* - fields that should be removed from incoming record.
 144
 145 You can add multiple tags to these specifications, separating each tag with a
 146 comma.
 147
 148 === Importing the records ===
 149 After making the above configurations, you are now ready to import your
 150 records.
 151
 152 . Click the *Import Records* button
 153 . Provide a unique name for the queue where the records will be loaded
 154 . Identify the match set that should be used for matching
 155 . If you are importing items, identify the *Import Item Attributes* definition
 156   in the Holdings Import Profile
 157 . Select a record source
 158 . Select the overlay/merge profile that defines which fields should be
 159   replaced, added or preserved
 160 . Identify which records should be imported, the options are:
 161   ** *Import Non-Matching Records* will automatically import records that have
 162      no match in the system
 163   ** *Merge on Exact Match* will automatically import records that match on the
 164      901c (record ID)
 165   ** *Merge on Single Match* will automatically import records when there is
 166      only one match in the system
 167   ** *Merge on Best Match* will automatically import records for the best match
 168      in the system; the best match will be determined by the combined total of the
 169      records match point scores
 170
 171 You do not need to select any of these import options at this step. You may also opt to review the records first in the import queue and then import them.
 172
 173 * *Best Single Match Minimum Quality Ratio* should only be changed if quality metrics were used in the match set
 174
 175   ** Set to 0.0 to import a record regardless of record quality
 176   ** Set to 1.0 if the incoming record must be of equal or higher quality than
 177      the existing record to be imported
 178   ** Set to 1.1 if the incoming record must be of higher quality than the
 179      existing record to be imported
 180   ** *Insufficient Quality Fall-Through Profile* can also be used with quality
 181      metrics. If an incoming record does not meet the standards of the minimum
 182      quality ratio, you can identify a back-up merge profile to be used for
 183      those records. For example, you may want to use the default overlay
 184      profile for high-quality records but use the default merge profile for
 185      lower quality records.