docs-antora/modules/admin_initial_setup/pages/borrowing_items.adoc

   1 = Borrowing items: who, what, for how long =
   2 :toc:
   3
   4 Circulation policies pull together user, library, and item data to determine how
   5 library materials circulate, such as: which patrons, from what libraries can
   6 borrow what types of materials, for how long, and with what overdue fines.
   7
   8 Individual elements of the circulation policies are configured using specific
   9 interfaces, and should be configured prior to setting up the circulation
  10 policies.
  11
  12 == Data elements that affect your circulation policies ==
  13
  14 There are a few data elements which must be considered when setting up your
  15 circulation policies.
  16
  17 === Copy data ===
  18
  19 Several fields set via the holdings editor are commonly used to affect the
  20 circulation of an item.
  21
  22 * *Circulation modifier* - Circulation modifiers are fields used to control
  23 circulation policies on specific groups of items. They can be added to items
  24 during the cataloging process. New circulation modifiers can be created in the
  25 staff client by navigating to *Administration -> Server Administration ->  Circulation
  26 Modifiers*.
  27 * *Circulate?* flag - The circulate? flag in the holdings editor can be set to False
  28 to disallow an item from circulating.
  29 * *Reference?* flag - The reference? flag in the holdings editor can also be used as
  30 a data element in circulation policies.
  31
  32 === Shelving location data ===
  33
  34 * To get to the Shelving Locations Editor, navigate to *Administration ->
  35 Local Administration -> Shelving Locations Editor*.
  36 * Set _OPAC Visible_ to "No" to hide all items in a shelving location from the
  37 public catalog. (You can also hide individual items using the Copy Editor.)
  38 * Set _Hold Verify_ to "Yes" if when an item checks in you want to always ask for
  39 staff confirmation before capturing a hold.
  40 * Set _Checkin Alert_ to "Yes" to allow routing alerts to display when items
  41 are checked in.
  42 * Set _Holdable_ to "No" to prevent items in an entire shelving location from
  43 being placed on hold.
  44 * Set _Circulate_ to "No" to disallow circulating items in an entire shelving
  45 location.
  46 * If you delete a shelving location, it will be removed from display in the staff
  47 client and the catalog, but it will remain in the database. This allows you to
  48 treat a shelving location as deleted without losing statistical information for
  49 circulations related to that shelving location.
  50
  51 image::media/copy_locations_editor.png[screenshot of Shelving Location Editor]
  52
  53 * Shelving locations can also be used as a data element in circulation policies.
  54
  55 === User data ===
  56
  57 Finally, several characteristics of specific patrons can affect circulation
  58 policies.  You can modify these characteristics in a patron's record (*Search ->
  59 Search for Patrons*, select a patron, choose *Edit* tab) or when registering a
  60 new patron (*Circulation -> Register Patron*).
  61
  62 * The user permission group is also commonly used as a data element in
  63 circulation policies.
  64 * Other user data that can be used for circulation policies include the
  65 *juvenile* flag in the user record.
  66
  67 == Circulation Rules ==
  68
  69 *Loan duration* describes the length of time for a checkout. You can also
  70 identify the maximum renewals that can be placed on an item.
  71
  72 You can find Circulation Duration Rules by navigating to *Administration
  73 -> Server Administration -> Circulation Duration Rules*.
  74
  75 image::media/circ_duration_rules.jpg[]
  76
  77 *Recurring fine* describes the amount assessed for daily and hourly fines as
  78 well as fines set for other regular intervals. You can also identify any grace
  79 periods that should be applied before the fine starts accruing.
  80
  81 You can find Recurring Fine Rules by navigating to *Administration -> Server
  82 Administration -> Circulation Recurring Fine Rules*.
  83
  84 image::media/circ_recurring_fine_rules.jpg[]
  85
  86 *Max fine* describes the maximum amount of fines that will be assessed for a
  87 specific circulation. Set the *Is Percent* field to True if the maximum fine
  88 should be a percentage of the item's price.
  89
  90 You can find Circ Max Fine Rules by navigating to *Administration -> Server
  91 Administration -> Circulation Max Fine Rules*.
  92
  93 image::media/circ_max_fine_rules.jpg[]
  94
  95 These rules generally cause the most variation between organizational units.
  96
  97 Loan duration and recurring fine rate are designed with 3 levels: short, normal,
  98 and extended loan duration, and low, normal, and high recurring fine rate. These
  99 values are applied to specific items, when item records are created.
 100
 101 When naming these rules, give them a name that clearly identifies what the rule
 102 does. This will make it easier to select the correct rule when creating your
 103 circ policies.
 104
 105 === Circulation Limit Sets ===
 106
 107 Circulation Limit Sets allow you to limit the maximum number of items for
 108 different types of materials that a patron can check out at one time. Evergreen
 109 supports creating these limits based on circulation modifiers, shelving locations,
 110 or circulation limit groups, which allow you to create limits based on MARC data.
 111 The below instructions will allow you to create limits based on circulation
 112 modifiers.
 113
 114 * Configure the circulation limit sets by selecting *Administration -> Local
 115 Administration -> Circulation Limit Sets*.
 116 * *Items Out* -  The maximum number of items circulated to a patron at the same
 117 time.
 118 * *Min Depth* - Enter the minimum depth in the org tree that
 119 Evergreen will consider as valid circulation libraries for counting items out.
 120 The min depth is based on org unit type depths. For example, if you want the
 121 items in all of the circulating libraries in your consortium to be eligible for
 122 restriction by this limit set when it is applied to a circulation policy, then
 123 enter a zero (0) in this field.
 124 * *Global* - Check the box adjacent to Global if you want all of the org
 125 units in your consortium to be restricted by this limit set when it is applied
 126 to a circulation policy. Otherwise, Evergreen will only apply the limit to the
 127 direct ancestors and descendants of the owning library.
 128 * *Linked Limit Groups* - Add any circulation modifiers, shelving locations, or circ
 129 limit groups that should be part of this limit set.
 130
 131 *Example*
 132 Your library (BR1) allows patrons to check out up to 5 videos at one time. This
 133 checkout limit should apply when your library's videos are checked out at any
 134 library in the consortium. Items with DVD, BLURAY, and VHS circ modifiers should
 135 be included in this maximum checkout count.
 136
 137 To create this limit set, you would add 5 to the *Items Out* field, 0 to the
 138 *Min Depth* field and select the *Global* flag. Add the DVD, BLURAY and VHS circ
 139 modifiers to the limit set.
 140
 141 == Creating Circulation Policies ==
 142
 143 Once you have identified your data elements that will drive circulation policies
 144 and have created your circulation rules, you are ready to begin creating your
 145 circulation policies.
 146
 147 If you are managing a small number of rules, you can create and manage
 148 circulation policies in the staff client via *Administration -> Local Administration ->
 149 Circulation Policies*. However, if you are managing a large number of policies,
 150 it is easier to create and locate rules directly in the database by updating
 151 *config.circ_matrix_matchpoint*.
 152
 153 The *config.circ_matrix_matchpoint* table is central to the configuration of
 154 circulation parameters. It collects the main set of data used to determine what
 155 rules apply to any given circulation. It is useful for us to think of their
 156 columns in terms of 'match' columns, those that are used to match the
 157 particulars of a given circulation transaction, and 'result' columns, those that
 158 return the various parameters that are applied to the matching transaction.
 159
 160 * Circulation policies by checkout library or owning library?
 161    - If your policies should follow the rules of the library that checks out the
 162 item, select the checkout library as the *Org Unit (org_unit)*.
 163    - If your policies should follow the rules of the library that owns the item,
 164 select the consortium as the *Org Unit (org_unit)* and select the owning library
 165 as the *Item Circ Lib (copy_circ_lib)*.
 166 * Renewal policies can be created by setting *Renewals? (is_renewal)* to True.
 167 * You can apply the duration rules, recurring fine rules, maximum fine rules,
 168 and circulation sets created in the above sets when creating the circulation
 169 policy.
 170
 171 === Best practices for creating policies ===
 172
 173 * Start by replacing the default consortium-level circ policy with one that
 174 contains a majority of your libraries' duration, recurring fine, and max fine
 175 rules. This first rule will serve as a default for all materials and permission
 176 groups.
 177 * If many libraries in your consortium have rules that differ from the default
 178 for particular materials or people, set a consortium-wide policy for that circ
 179 modifier or that permission group.
 180 * After setting these consortium defaults, if a library has a circulation rule
 181 that differs from the default, you can then create a rule for that library. You
 182 only need to change the parameters that are different from the default
 183 parameters. The rule will inherit the values for the other parameters from that
 184 default consortium rule.
 185 * Try to avoid unnecessary repetition.
 186 * Try to get as much agreement as possible among the libraries in your
 187 consortium.
 188
 189 *Example 1*
 190
 191 image::media/circ_example1.png[]
 192
 193 In this example, the consortium has decided on a 21_day_2_renew loan rule for
 194 general materials, i.e. books, etc. Most members do not charge overdue fines.
 195 System 1 charges 25 cents per day to a maximum of $3.00, but otherwise uses the
 196 default circulation duration.
 197
 198 *Example 2*
 199
 200 image::media/circ_example2.png[]
 201
 202 This example includes a basic set of fields and creates a situation where items
 203 with a circ modifier of "book" or "music" can be checked out, but "dvd" items
 204 will not circulate. The associated rules would apply during checkouts.
 205
 206 *Example 3*
 207
 208 image::media/circ_example3.png[]
 209
 210 This example builds on the earlier example and adds some more complicated
 211 options.
 212
 213 It is still true that "book" and "music" items can be checked out, while "dvd"
 214 is not circulated. However, now we have added new rules that state that "Adult"
 215 patrons of "SYS1" can circulate "dvd" items.
 216
 217 === Settings Relevant to Circulation ===
 218
 219 The following circulation settings, available via *Administration
 220 -> Local Administration -> Library Settings Editor*, can
 221 also affect your circulation duration, renewals and fine policy.
 222
 223 * *Auto-Extend Grace Periods* - When enabled, grace periods will auto-extend.
 224 By default this will be only when they are a full day or more and end on a
 225 closed date, though other options can alter this.
 226 * *Auto-Extending Grace Periods extend for all closed dates* - If enabled and
 227 Grace Periods auto-extending is turned on, grace periods will extend past all
 228 closed dates they intersect, within hard-coded limits.
 229 * *Auto-Extending Grace Periods include trailing closed dates* - If enabled and
 230 Grace Periods auto-extending is turned on, grace periods will include closed
 231 dates that directly follow the last day of the grace period.
 232 * *Checkout auto renew age* - When an item has been checked out for at least
 233 this amount of time, an attempt to check out the item to the patron that it is
 234 already checked out to will simply renew the circulation.
 235 * *Cap Max Fine at Item Price* - This prevents the system from charging more
 236 than the item price in overdue fines.
 237 * *Lost Item Billing: New Min/Max Price Settings* - Patrons will be billed
 238 at least the Min Price and at most the Max price, even if the item's price
 239 is outside that range. To set a fixed price for all lost items, set min and
 240 max to the same amount.
 241 * *Charge fines on overdue circulations when closed* - Normally, fines are not
 242 charged when a library is closed. When set to True, fines will be charged during
 243 scheduled closings and normal weekly closed days.