docs-antora/modules/admin/pages/authorities.adoc

   1 = Authorities =
   2 :toc:
   3
   4 == Authority Control Sets ==
   5
   6
   7 The tags and subfields that display in authority records in Evergreen are
   8 proscribed by control sets.  The Library of Congress control set is the default
   9 control set in Evergreen.  You can create customized
  10 control sets for authority records.  Also, you can define thesauri and authority
  11 fields for these control sets.
  12
  13 Patrons and staff will be able to browse authorities in the OPAC.  The following
  14 fields are browsable by default: author, series, subject, title, and topic.  You
  15 will be able to add custom browse axes in addition to these default fields.
  16
  17 You can specify the MARC tags and subfields that an authority record should
  18 contain.  The Library of Congress control set exists in the staff client by
  19 default.  The control sets feature enables librarians to add or customize new
  20 control sets.
  21
  22 To access existing control sets, click *Administration* -> *Server Administration* ->
  23 *Authority Control Sets*.
  24
  25 image::media/Authority_Server_Admin_Menu.png[Server administration authority actions]
  26
  27 === Add a Control Set ===
  28
  29 . Click *Administration* -> *Server Administration* ->  *Authority Control Sets*.
  30 . Click *New Control Set*.
  31 . Add a *Name* to the control set. Enter any number of characters.
  32 . Add a *Description* of the control set.  Enter any number of characters.
  33 . Click *Save*.
  34
  35 image::media/Authority_Control_Sets1.jpg[Authority_Control_Sets1]
  36
  37 == Thesauri ==
  38
  39 A thesaurus describes the semantic rules that govern the meaning of words in a
  40 MARC record. The thesaurus code, which indicates the specific thesaurus that
  41 should control a MARC record, is encoded in a fixed field using the mnemonic
  42 Subj in the authority record.  Eleven thesauri associated with the Library of
  43 Congress control set exist by default in the staff client.
  44
  45 To access an existing thesaurus, click *Administration* -> *Server Administration* ->
  46 *Authority Control Sets*, and choose the hyperlinked thesaurus that you
  47 want to access, or click *Administration* -> *Server Administration* ->  *Authority Thesauri*.
  48
  49
  50 === Add a Thesaurus ===
  51
  52 . Click *Administration* -> *Server Administration* ->  *Authority Control Sets*,
  53 and choose the hyperlinked thesaurus that you want to access, or click *Admin*
  54 -> *Server Administration* -> *Authority Thesauri*.
  55 . Click *New Thesaurus*.
  56 . Add a *Thesaurus Code*.  Enter any single, upper case character.
  57 This character will be entered in the fixed fields of the MARC record.
  58 . Add a *Name* to the thesaurus. Enter any number of characters.
  59 . Add a *Description* of the thesaurus.  Enter any number of characters.
  60
  61 image::media/Authority_Control_Sets2.jpg[Authority_Control_Sets2]
  62
  63 == Authority Fields ==
  64
  65
  66 Authority fields indicate the tags and subfields that should be entered in the
  67 authority record.  Authority fields also enable you to specify the type of data
  68 that should be entered in a tag.  For example, in an authority record governed
  69 by a Library of Congress control set, the 100 tag would contain a "Heading -
  70 Personal Name."  Authority fields also enable you to create the corresponding
  71 tag in the bibliographic record that would contain the same data.
  72
  73 === Create an Authority Field ===
  74
  75 . Click *Administration* -> *Server Administration* ->  *Authority Control Sets*.
  76 . Click *Authority Fields*.  The number in parentheses indicates the number of
  77 authority fields that have been created for the control set.
  78 . Click *New Authority Field*.
  79 . Add a *Name* to the authority field. Enter any number of characters.
  80 . Add a *Description* to describe the type of data that should be entered in
  81 this tag.  Enter any number of characters.
  82 . Select a *Main Entry* if you are linking the tag(s) to another entry.
  83 . Add a *Tag* in the authority record.
  84 . Add a subfield in the authority record.  Multiple subfields should be entered
  85 without commas or spaces.
  86 . Add a *Non-filing indicator* (either 1 or 2) to denote which indicator
  87 contains non-filing information. Leave empty if not applicable.
  88
  89 . Click *Save*.
  90 +
  91 image::media/Authority_Control_Sets_Fields_Edit.png[Authority Fields edit form]
  92 +
  93 . Create the corresponding tag in the bibliographic record that should contain
  94 this information.  Click the *None* link in the *Controlled Bib Fields* column.
  95 . Click *New Control Set Bib Field*.
  96 . Add the corresponding tag in the bibliographic record.
  97 . Click *Save*.
  98
  99 image::media/Authority_Control_Sets4.jpg[Authority_Control_Sets4]
 100
 101
 102
 103 == Browse Axes ==
 104
 105 Authority records can be browsed, by default, along five axes: author, series,
 106 subject, title, and topic. Use the *Browse Axes* feature to create additional
 107 axes.
 108
 109
 110 === Create a new Browse Axis ===
 111
 112 . Click *Administration* -> *Server Administration* ->  *Authority Browse Axes*
 113 . Click *New Browse Axis*.
 114 . Add a *code*.  Do not enter any spaces.
 115 . Add a *name* to the axis that will appear in the OPAC.  Enter any number of
 116 characters.
 117 . Add a *description* of the axis.  Enter any number of characters.
 118 . Add a *sorter attribute*. The sorter attribute indicates the order in which
 119 the results will be displayed.
 120 +
 121 image::media/Authority_Control_Sets5.jpg[Authority_Control_Sets5]
 122 . Assign the axis to an authority so that users can find the authority record
 123 when browsing authorities. Click *Administration* -> *Server Administration* ->
 124 *Authority Control Sets*.
 125 . Choose the control set to which you will add the axis.  Click *Authority
 126 Fields*.
 127 +
 128 image::media/Authority_Control_Sets_Fields.png[Authority fields link]
 129
 130 . Click the link in the *Axes* column of the tag of your choice.
 131 . Click *New Browse Axis-Authority Field Map*.
 132 . Select an *Axis* from the drop down menu.
 133 . Click *Save*.
 134
 135 image::media/Authority_Control_Sets6.jpg[Authority_Control_Sets6]
 136
 137
 138 *Permissions to use this Feature*
 139
 140
 141 To use authority control sets, you will need the following permissions:
 142
 143 * CREATE_AUTHORITY_CONTROL_SET
 144 * UPDATE_AUTHORITY_CONTROL_SET
 145 * DELETE_AUTHORITY_CONTROL_SET
 146