Docs: mass replacing Admin menu with Administration menu
[working/Evergreen.git] / docs / circulation / circulation_patron_records.adoc
1 Circulation - Patron Record
2 ---------------------------
3
4 [[circulation_searching_patrons]] 
5 Searching Patrons 
6 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
7
8 indexterm:[patrons, searching for]
9
10 To search for a patron, select the Patron Search option from the toolbar,
11 _Search -> Search for Patrons_ from the menu bar, or *F4*.
12
13 The Patron Search screen will display.  The orientation of the search pane may
14 be vertical or horizontal, depending on your library’s configuration.  It will
15 contain options to search on the following fields:
16
17 * Last Name 
18 * First Name 
19 * Middle Name 
20 * Alias 
21 * Address 1 
22 * Address 2 
23 * City 
24 * Zip 
25 * Phone
26 * Email 
27 * State 
28 * Barcode 
29 * OPAC Login ID
30
31 Use the options above the search fields to include patrons marked ``inactive''
32 in your search results or to limit results to patrons in a specific library
33 branch or in a specific permission group.
34
35 image::media/circulation_patron_records-1.png[circulation_patron_records 1]
36
37 .Tips for searching 
38 [TIP] 
39 =================== 
40 * Search one field or combine fields for more precise results.  
41 * Truncate search terms for more search results.
42 ===================
43
44 Once you have located the desired patron, highlight the entry for this patron in
45 the results screen.  A summary for this patron will display in place of the
46 search fields.  
47
48 image::media/circulation_patron_records-2.png[circulation_patron_records 2]
49
50 Use the _Retrieve Patron_ button to retrieve the patron for circulation or
51 editing.
52
53 image::media/circulation_patron_records-3.png[circulation_patron_records 3]
54
55 The _Search Form_ button may be used to resume searching for patrons.
56
57 Registering New Patrons 
58 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
59
60 indexterm:[patrons, registering]
61
62 To register a new patron, select _Patron Registration_ from the toolbar,
63 _Circulation -> Register Patron_ from the menu bar, or *shift + F1*. The Patron
64 Registration form will display. 
65
66 image::media/circulation_patron_records-4.png[Patron registration form]
67
68 Mandatory fields display in yellow.
69
70 image::media/circulation_patron_records-5.png[circulation_patron_records 5]
71
72 The _Show Only Required Fields_ and _Show Suggested Fields_ may be used to limit
73 the options on this page.
74
75 image::media/circulation_patron_records-6.png[circulation_patron_records 6]
76
77 When one of these options is selected, it is possible switch to the other
78 limited view or to revert to the original view by selecting _Show All Fields_. 
79
80 image::media/circulation_patron_records-7.png[circulation_patron_records 7]
81
82 When finished entering the necessary information, select _Save_ to save the new
83 patron record or _Save & Clone_ to register a patron with the same address.
84 When _Save & Clone_ is selected, the address information is copied into the
85 resulting patron registration screen.  It is linked to the original patron.
86 Address information may only be edited through the original record.
87
88 image::media/circulation_patron_records-8.png[circulation_patron_records 8]
89
90 [TIP]
91 ============================================================================
92 * Requested fields may be configured in the _Library Settings Editor_ (_Admin ->
93  Local Admin -> Library Settings Editor_).  
94 * Statistical categories may be created for information tracked by your library 
95 that is not in the default patron record.  
96 * These may be configured in the _Statistical Categories Editor_ (_Admin -> 
97 Local Admin -> Statistical Categories Editor_).  
98 * Staff accounts may also function as patron accounts.
99 * You must select a _Main (Profile) Permission Group_ before the _Update Expire
100 Date_ button will work, since the permission group determines the expiration date.
101 ============================================================================
102
103 New Patron Duplicate Search
104 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
105
106 As a new patron is being registered Evergreen checks some of the information entered against existing patrons to catch duplicate registrations.
107
108 The fields that are checked are patron name (_First Name_ and _Last Name_), _Email_, _Daytime Phone_, _Evening Phone_, and _Other Phone_.  Both active and inactive patrons are checked.
109
110 When a match is found a link will appear indicating how many duplicate patrons there are and what information they match on.
111
112 image::media/patron-reg-duplicate-search-1.png[patron registration]
113
114 To view the duplicate matches click on the link.  This performs a patron search in a new tab.
115
116 WARNING: This search only includes inactive patrons if the _Include inactive patrons?_ check box is checked. 
117
118 image::media/patron-reg-duplicate-search-2.png[patron search]
119
120
121 Patron Self-Registration
122 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
123 *Abstract*
124
125 Patron Self-Registration allows patrons to initiate registration for a library account through the OPAC.  Patrons can fill out a web-based form with basic information that will be stored as a “pending patron” in Evergreen.  Library staff can review pending patrons in the staff-client and use the pre-loaded account information to create a full patron account.  Pending patron accounts that are not approved within a configurable amount of time will be automatically deleted.  
126
127 *Patron Self-Registration*
128
129 . In the OPAC, click on the link to *Request Library Card*
130
131 . Fill out the self-registration form to request a library card, and click *Submit Registration*.
132
133 . Patrons will see a confirmation message: “Registration successful!  Please see library staff to complete your registration.”
134
135 image::media/patron_self_registration2.jpg[Patron Self-Registration form]
136
137 *Managing Pending Patrons*
138
139 . In the staff client select *Circulation* -> *Pending Patrons*.
140
141 . Select the patron you would like to review.  In this screen you have the option to *Delete* a pending patron account or *Load* the pending patron information to create a permanent library account.
142
143 . To create a permanent library account for the patron, click on the patron’s row, right-click and select *Load Patron* or click on the *Load Patron* button at the top of the screen.  This will load the patron self-registration information into the main *Patron Registration* form. 
144
145 . Fill in the necessary patron information for your library, and click *Save* to create the permanent patron account.
146
147
148
149 *Library Settings*
150
151 Three new Library Settings have been created to manage patron self-registration:
152
153 * *OPAC: Allow Patron Self-Registration* must be set to ‘True’ to enable use of this feature.
154
155 * *OPAC: Patron Self-Reg. Expire Interval* allows each library to set the amount of time after which pending patron accounts should be deleted.
156
157 * *OPAC: Patron Self-Reg. Display Timeout* allows each library to set the amount of time after which the patron self-registration screen will timeout in the OPAC.  The default is 5 minutes.
158
159 Several existing Library Settings can be used to determine if a field should be required or hidden in the self-registration form:
160
161 * *GUI: Require day_phone field on patron registration*
162
163 * *GUI: Show day_phone on patron registration*
164
165 * *GUI: Require dob (date of birth) field on patron registration*
166
167 * *GUI: Show dob field on patron registration*
168
169 * *GUI: Require email field on patron registration*
170
171 * *GUI: Show email field on patron registration*
172
173 * *GUI: Require State field on patron registration*
174
175 * *GUI: Show State field on patron registration*
176
177 * *GUI: Require county field on patron registration*
178
179 * *GUI: Show county field on patron registration*  [New Setting]
180
181 Several existing Library Settings can be used to verify values in certain fields and provide examples for data format on the registration form:
182
183 * *Global: Patron username format*
184
185 * *GUI: Regex for phone fields on patron registration* OR *GUI: Regex for day_phone field on patron registration*
186
187 * *GUI: Regex for email field on patron registration*
188
189 * *GUI: Regex for post_code field on patron registration*
190
191 * *GUI: Example for email field on patron registration*
192
193 * *GUI: Example for post_code field on patron registration*
194
195 * *GUI: Example for day_phone field on patron registration* OR *GUI: Example for phone fields on patron registration*
196
197
198
199 [[updating_patron_information]] 
200 Updating Patron Information
201 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
202
203 indexterm:[patrons, updating]
204
205 Retrieve the patron record as described in the section
206 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>.
207
208 Select _Edit_ from the options that display at the top of the patron record. 
209
210 image::media/circulation_patron_records-9.png[Patron edit with summary display]
211
212 Edit information as required.  When finished, select _Save_.  If you attempt to
213 close out of the patron account before the information is received, an alert
214 will display.
215
216 image::media/circulation_patron_records-10.png[circulation_patron_records 10]
217
218 Select _OK_ to continue or _Cancel_ to return to the editing form.
219
220 After selecting _Save_, the page will refresh.  The edited information will be
221 reflected in the patron summary pane.
222
223 [TIP]
224 =======
225 * You can resize the patron summary pane, or collapse and expand it using
226 the button on the right border of the pane.
227 * To quickly renew an expired patron, click the _Update Expire Date_ button.
228 You will need a _Main (Profile) Permission Group_ selected for this to work,
229 since the permission group determines the expiration date.
230 =======
231
232 Renewing Library Cards 
233 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
234
235 indexterm:[library cards, renewing]
236
237 Expired patron accounts display with a black box around the patron’s name, a
238 note that the patron is expired, and – when initially retrieved – an alert
239 stating that the ``Patron account is EXPIRED.''
240
241 image::media/circulation_patron_records-11.png[circulation_patron_records 11]
242
243 Open the patron record in edit mode as described in the section
244 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
245
246 Navigate to the information field labeled _Privilege Expiration Date_.  Enter a
247 new date in this box.  When you place your cursor in the _Patron Expiration Date
248 box_, a calendar widget will display to help you easily navigate to the desired
249 date. 
250
251 image::media/circulation_patron_records-12.png[circulation_patron_records 12]
252
253 Select the date using the calendar widget or key the date in manually.  Click
254 the _Save_ button.  The screen will refresh and the ``expired'' alerts on the
255 account will be removed. 
256
257 Lost Library Cards 
258 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
259
260 indexterm:[library cards, replacing]
261
262 Retrieve the patron record as described in the section
263 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
264
265 Open the patron record in edit mode as described in the section
266 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
267  
268 Next to the _Barcode_ field, select the _Replace Barcode_ button.
269
270 image::media/circulation_patron_records-13.png[circulation_patron_records 13]
271
272 This will clear the barcode field.  Enter a new barcode and _Save_ the record.
273 The screen will refresh and the new barcode will display in the patron summary
274 pane.  
275
276 If a patron’s barcode is mistakenly replaced, the old barcode may be reinstated.
277 Retrieve the patron record as described in the section
278 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. Open the patron record in
279 edit mode as described in the section <<updating_patron_information,Updating
280 Patron Information>>.
281
282 Select the _See All_ button next to the _Replace Barcode_ button.  This will
283 display the current and past barcodes associated with this account. 
284
285 image::media/circulation_patron_records-14.png[circulation_patron_records 14]
286
287 Check the box(es) for all barcodes that should be ``active'' for the patron.  An
288 ``active'' barcode may be used for circulation transactions.  A patron may have
289 more than one ``active'' barcode.  Only one barcode may be designated
290 ``primary.'' The ``primary'' barcode displays in the patron’s summary
291 information in the _Library Card_ field. 
292
293 Once you have modified the patron barcode(s), _Save_ the patron record.  If you
294 modified the ``primary'' barcode, the new primary barcode will display in the
295 patron summary screen. 
296
297 Resetting Patron's Password 
298 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
299
300 indexterm:[patrons, passwords]
301
302 A patron’s password may be reset from the OPAC or through the staff client.  To
303 reset the password from the staff client, retrieve the patron record as
304 described in the section <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
305
306 Open the patron record in edit mode as described in the section
307 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
308
309 Select the _Reset Password_ button next to the _Password_ field.  
310
311 image::media/circulation_patron_records-15.png[circulation_patron_records 15]
312
313 NOTE: The existing password is not displayed in patron records for security
314 reasons.
315
316 A new number will populate the _Password_ and _Verify Password_ text boxes.
317 Make note of the new password and _Save_ the patron record.  The screen will
318 refresh and the new password will be suppressed from view.   
319
320
321 Barring a Patron 
322 ~~~~~~~~~~~~~~~~
323
324 indexterm:[patrons, barring]
325
326 A patron may be barred from circulation activities.  To bar a patron, retrieve
327 the patron record as described in the section
328 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
329
330 Open the patron record in edit mode as described in the section 
331 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
332
333 Check the box for _Barred_ in the patron account. 
334
335 image::media/circulation_patron_records-16.png[circulation_patron_records 16]
336
337 _Save_ the user.  The screen will refresh.  
338
339 The patron account will now display an alert stating that the patron account 
340 is *BARRED*.  
341
342 Additionally a red box and note will indicate the patron’s barred status. 
343
344 image::media/circulation_patron_records-17.png[circulation_patron_records 17]
345
346 NOTE: Barring a patron from one library bars that patron from all consortium
347 member libraries. 
348
349 To unbar a patron, uncheck the Barred checkbox.
350
351 Barred vs. Blocked 
352 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
353
354 indexterm:[patrons, barring]
355
356 *Barred*: Stops patrons from using their library cards; alerts the staff that
357 the patron is banned/barred from the library. The ``check-out'' functionality is
358 disabled for barred patrons (NO option to override – the checkout window is
359 unusable and the bar must be removed from the account before the patron is able
360 to checkout items).  These patrons may still log in to the OPAC to view their
361 accounts.
362
363 indexterm:[patrons, blocking]
364
365 *Blocked*: Often, these are system-generated blocks on patron accounts.  
366
367 Some examples:
368
369 * Patron exceeds fine threshold 
370 * Patron exceeds max checked out item threshold
371
372 A notice appears when a staff person tries to checkout an item to blocked
373 patrons, but staff may be given permissions to override blocks.
374
375
376 Staff-Generated Messages
377 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
378
379 [[staff_generated_messages]]
380 indexterm:[patrons, messages]
381
382 There are several types of messages available for staff to leave notes on patron records.
383
384 *Patron Notes*: These notes are added via _Other_ -> _Notes_ in the patron record, and create a clickable (See Notes) message beneath the patron name on the patron record screen. These notes can be viewable by staff only or shared with the patron. Staff initials can be required. (See the section <<circulation_patron_notes,Patron Notes>> for more.)
385
386 *Patron Alerts*: This type of alert is added via _Edit_ button in the patron record. It creates a non-blocking alert message which displays when the patron is retrieved. It also creates a clickable (Alert) message beneath the patron name on the patron record screen. There is currently no way to require staff initials for this type of alert. (See the section <<circulation_patron_alerts,Patron Alerts>> for more.)
387
388 *Staff-Generated Penalties/Messages*: These messages are added via the _Messages_ button in the patron record. They can be a note, alert or block. Staff initials can be required. (See the section <<staff_generated_penalties,Staff-Generated Penalties/Messages>> for more.)
389
390 *Patron Message Center*: The Patron Message Center provides a way for libraries to communicate with patrons through messages that can be accessed through the patron's OPAC account.  Library staff can create messages manually by adding an OPAC visible Patron Note to an account.  Messages can also be automatically generated through an Action Trigger event.  Patrons can access and manage messages within their OPAC account.  (See the section <<patron_message_center>> for more.)
391
392 Patron Alerts 
393 ~~~~~~~~~~~~~~
394
395 [[circulation_patron_alerts]]
396 indexterm:[patrons, Alerts]
397     
398 When an account has an alert on it, a Stop sign is displayed when the record is
399 retrieved.
400
401 image::media/circulation_patron_records-18.png[circulation_patron_records 18]
402
403 Navigating to an area of the patron record using the navigation buttons at the
404 top of the record (for example, Edit or Bills) will clear the message from view.
405
406 If you wish to view these alerts after they are cleared from view, they may be
407 retrieved.  Use the Other menu to select _Display Alert_ and _Messages_.
408
409 image::media/circulation_patron_records-19.png[circulation_patron_records 19]
410
411 There are two types of Patron Alerts:
412
413 *System-generated alerts*: Once the cause is resolved (e.g. patron's account has
414 been renewed), the message will disappear automatically.
415
416 *Staff-generated alerts*: Must be added and removed manually. 
417
418 To add an alert to a patron account, retrieve the patron record as described 
419 in the section <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
420
421 Open the patron record in edit mode as described in the section 
422 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
423
424 Enter the alert text in the Alert Message field.
425
426 image::media/circulation_patron_records-20.png[circulation_patron_records 20]
427
428 _Save_ the record. The screen will refresh and the alert will display.
429
430 Additionally, the patron name will be highlighted in yellow and a note will
431 indicate that there is an alert on the account. 
432
433 image::media/circulation_patron_records-21.png[circulation_patron_records 21]
434
435 To remove the alert, retrieve the patron record as described in the section
436 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
437
438 Open the patron record in edit mode as described in the section 
439 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
440
441 Delete the alert text in the _Alert Message_ field. 
442
443 _Save_ the record.  
444
445 The screen will refresh and the indicators for the alert will be removed from 
446 the account. 
447
448 Patron Notes 
449 ~~~~~~~~~~~~
450
451 [[circulation_patron_notes]]
452 indexterm:[patrons, notes]
453
454 When a patron account contains a note, a _See Notes_ message appears beneath the
455 patron’s name in the patron summary pane. 
456
457 image::media/circulation_patron_records-22.png[circulation_patron_records 22]
458
459 Notes are strictly communicative and may be made visible to the patron via their
460 account on the OPAC. These notes appear in the <<_patron_message_center,
461 Patron Message Center>>.
462
463 image::media/circulation_patron_records-23.png[circulation_patron_records 23]
464
465 To insert or remove a note, retrieve the patron record as described in the
466 section  <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
467
468 Open the patron record in edit mode as described in the section
469 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
470
471 Use the Other menu to navigate to _Notes_.
472
473 image::media/circulation_patron_records-24.png[circulation_patron_records 24]
474
475 Select the _Add New Note_ button. An _Add Note_ window displays.  
476
477 [TIP] 
478 ================================================ 
479 To add a box in the _Add Note_ window for staff initials and require their
480 entry, see the "Require staff initials..." settings in the
481 <<_library_settings_editor,Library Settings Editor>> section.
482 ================================================ 
483
484 Enter note information. 
485
486 Select the check box for _Patron Visible_ to display the note in the OPAC. 
487
488 image::media/circulation_patron_records-25.png[circulation_patron_records 25]
489
490 Select _Add Note_ to save the note to the patron account.  
491
492 To delete a note, go to _Other -> Notes_ and use the _Delete This Note_ button
493 under each note.
494
495 image::media/circulation_patron_records-26.png[circulation_patron_records 26]
496
497 An alert will display.  Click _Yes_ to delete the note or No to retain the note.
498 A confirmation box will display; click _OK_.
499
500
501 Staff-Generated Penalties/Messages
502 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
503
504 [[staff_generated_penalties]]
505 To access this feature, use the _Messages_ button in the patron record.
506
507 image::media/staff-penalties-1.jpg[Messages screen]
508
509 Add a Message
510 ^^^^^^^^^^^^^
511
512 Click *Apply Standing Penalty/Message* to begin the process of adding a message to the patron.
513
514 image::media/staff-penalties-2.jpg[Apply Penalty Dialog Box]
515
516 There are three options: Notes, Alerts, Blocks
517
518 * *Note*: This will create a non-blocking, non-alerting note visible to staff. Staff will be alerted to the message by the light-blue framing around the patron name, and can view the message by clicking the _Messages_ button on the patron record.  (Notes created in this fashion will not display via _Other_ -> _Notes_, and cannot be shared with the patron. See the <<circulation_patron_notes,Patron Notes>> section for notes which can be shared with the patron.)
519
520 * *Alert*: This will create a non-blocking alert which appears when the patron record is first retrieved.  The alert will generate a dark-blue frame around the patron name. Alerts may be viewed by clicking the _Messages_ button on the patron record or by selecting _Other_ -> _Display Alerts and Messages_.
521
522 * *Block*: This will create a blocking alert which appears when the patron record is first retrieved, and which behaves much as the non-blocking alert described previously. The patron will be also blocked from circulation, holds and renewals until the block is cleared by staff.
523
524 After selecting the type of message to create, enter the message body into the box. If Staff Initials are required, they must be entered into the _Initials_ box before the message can be added.  Otherwise, fill in the optional _Initials_ box and click *Apply*
525
526 The message should now be visible in the _Staff-Generated Penalties/Messages_ list. If a blocking or non-blocking alert, the message will also display immediately when the patron record is retrieved.
527
528 image::media/staff-penalties-3.jpg[Messages on a record]
529
530 Modify a Message
531 ^^^^^^^^^^^^^^^^
532
533 Messages can be edited by staff after they are created. 
534
535 image::media/staff-penalties-4.jpg[Actions menu]
536
537 Click to select the message to be modified, then click _Actions for these Penalties/Messages_ -> _Modify Penalty/Message_. This menu can also be accessed by right-clicking in the message area.
538
539 image::media/staff-penalties-5.jpg[Modify penalty dialog box]
540
541 To change the type of message, click on *Note*, *Alert*, *Block* to select the new type. Edit or add new text in the message body.  Enter Staff Initials into the _Initials_ box (may be required.) and click *Modify* to submit the alterations.
542
543 image::media/staff-penalties-6.jpg[Modified message in the list]
544
545 Archive a Message
546 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
547
548 Messages which are no longer current can be archived by staff. This action will remove any alerts or blocks associated with the message, but retains the information contained there for future reference.
549
550 image::media/staff-penalties-4.jpg[Actions menu]
551
552 Click to select the message to be archived, then click _Actions for these Penalties/Messages_ -> _Archive Penalty/Message_. This menu can also be accessed by right-clicking in the message area.
553
554 image::media/staff-penalties-7.jpg[Archived messages]
555
556 Archived messages will be shown in the section labelled _Archived Penalties/Messages_. To view messages, click *Retrieve Archived Penalties*. By default, messages archived within the past year will be retrieved. To retrieve messages from earlier dates, change the start date to the desired date before clicking *Retrieve Archived Penalties*.
557
558 Remove a Message
559 ^^^^^^^^^^^^^^^^
560
561 Messages which are no longer current can be removed by staff.  This action removes any alerts or blocks associated with the message and deletes the information from the system.
562
563 image::media/staff-penalties-4.jpg[Actions menu]
564
565 Click to select the message to be removed, then click _Actions for these Penalties/Messages_ -> _Remove Penalty/Message_. This menu can also be accessed by right-clicking in the message area.
566
567 Patron Message Center
568 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
569
570 [[patron_message_center]]
571
572 Creating a Patron Message in the Patron Account
573 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
574
575 . Retrieve a patron account in the staff client.
576 . Within the account, go to *Other -> Notes*.
577 . In the Notes interface, click on *Add New Note*.  A new window will pop up that allows you to create a note on the patron account.
578 +
579 image::media/message_center1.PNG[Message Center 1]
580 +
581 . Check the box next to *Patron Visible?*  This will make the message appear in the patron's OPAC account.
582 . Enter a subject for the message in the *Title* field.
583 . Enter the body of the message in the *Note* field.
584 . Enter *Initials* if staff are required to add initials to notes.
585 . Click, *Add Note*.  The note will now appear as a Patron Visible note in the staff client and as a Message in the patron's OPAC Account.
586 +
587 image::media/message_center2.PNG[Message Center 2]
588 +
589 . The patron visible note will also create a message in the patron account in the staff client in *Other -> Message Center*.  See *Managing Patron Messages in the Staff Client* below.
590
591 Creating a Patron Message using Action Triggers
592 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
593
594 Messages can be automatically added to a patron's OPAC account by an Action Trigger event.  For example, when a hold is cancelled by a library staff member, a message can be added to the patron's OPAC account to inform them of the cancellation.
595
596 Action Trigger Messages are set up in *Administration -> Local Administration ->  Notifications/Action Triggers*.  There are several new fields in the Trigger Event Definition that allow the configuration of Patron Messages:
597
598 * Message Library Path: identifies the sending library for the message.  This is the patron's home library (usr.home_ou) in the stock Hold Cancellation message.
599 * Message Template: contains the content of the message.
600 * Message Title: appears as the subject line in the OPAC message.
601 * Message User Path: determines how to identify the user the message is sent to.
602
603 NOTE: If you want to send patrons a notification email and an OPAC message when their hold is cancelled, use two separate Action Triggers: one for the email notification and one for the message.
604
605 Managing Patron Messages in the Staff Client
606 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
607
608 Patron messages can be viewed and managed in the staff client within the patron account.
609
610 . Retrieve a patron account in the staff client.
611 . Within the account, go to *Other -> Message Center*.
612 . Double click on a message to view the full title and content as well as the date and time the message was created and the date and time that the message was read.  Staff can also see if a patron has deleted the message from their OPAC account (Deleted?) and can manually delete a message by marking it as Deleted.
613
614 NOTE: When a message is marked deleted, the message will remain in Other -> Message Center as a record that the patron received it.
615
616 NOTE: Deleting a patron visible note in Other -> Notes will not delete the patron message from the Other -> Message Center.
617
618 image::media/message_center9.PNG[Message Center 9]
619
620 Viewing Patron Messages in the OPAC
621 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
622
623 Patrons will see a new tab for *Messages* in their OPAC account, as well as a notification of *Unread Messages* in the account summary.
624
625 image::media/message_center11.PNG[Message Center 11]
626
627 Patrons will see a list of the messages from the library by clicking on the *Messages* tab.
628
629 image::media/message_center10.PNG[Message Center 10]
630
631 Patrons can click on a message *Subject* to view the message.  After viewing the message, it will automatically be marked as read.  Patrons have the options to mark the message as unread and to delete the message.
632
633 image::media/message_center12.PNG[Message Center 12]
634
635 NOTE: Patron deleted messages will still appear in the patron's account in the staff client under Other -> Message Center.
636
637 Merging Patron Records 
638 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
639
640 indexterm:[patrons, merging]
641
642 When patron records are erroneously duplicated, they may be merged into one
643 record.  As described in the section <<circulation_searching_patrons,Searching
644 Patrons>>, search for the term(s) shared by the two records. 
645
646 Select the two records to merge by pressing down the CTRL key and clicking each
647 record. 
648
649 Click the _Merge Patrons_ button next to the _Search Form_ and _Retrieve Patron_
650 buttons on the top of the screen.
651
652 image::media/circulation_patron_records-27.png[circulation_patron_records 27]
653
654 A Record Merging window will display.  Compare the two records.  
655
656 Select the record you want to keep by checking the radio button 
657 _Lead Record_ next to the appropriate record. 
658
659 image::media/circulation_patron_records-28.png[circulation_patron_records 28]
660
661 After making your selection, click the _Merge_ button.  The screen will refresh.
662 Only one of the two patron names will display.
663
664 NOTE: Once two records have been merged, the notes, bills, holds and outstanding
665 items under the non-lead record are brought to the lead record. Staff-inserted
666 alert messages are not transferred from the non-lead record; lead record alerts
667 are retained.
668
669 Patron records may also be merged from the _Patron Group_ screen Retrieve one of
670 the two patron records you want to merge.  
671
672 Go to _Other -> Group Member Details_.
673
674 image::media/circulation_patron_records-29.png[circulation_patron_records 29]
675
676 The patron records are displayed as group members. If both patron records are
677 not already displayed on this screen, click _Choose an Action -> Move another
678 patron to this patron group_.
679
680 image::media/circulation_patron_records-30.png[circulation_patron_records 30]
681
682 At the prompt, scan or type the patron's barcode. 
683  
684 Click _OK_. 
685
686 Confirm the move by clicking the _Move_ button on top of the screen. 
687
688 image::media/circulation_patron_records-31.png[circulation_patron_records 31]
689
690 Click _OK_ on the confirmation pop-up window.
691
692 Both records are displayed as group members. 
693
694 Select both records by pressing *CTRL* key and clicking each record. 
695
696 Click _Choose an Action -> Merge Selected Patrons_. The merging records window
697 pops up. 
698
699 Choose the lead record and continue to merge records as described in the above.
700
701 NOTE: The merged record will still show under group members. Both members point
702 to the same patron record.
703
704 [[bills_and_payments]] 
705 Bills and Payments 
706 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
707
708 When a patron account has bills attached to it, a note displays under the patron
709 name in the patron summary panel.  
710
711 image::media/circulation_patron_bills-1.png[circulation_patron_bills 1]
712
713 To view more information about the patron’s bills, or to make payments on or
714 edit the bills, click on the Bills button from the patron account screen. 
715
716 image::media/circulation_patron_bills-2.png[circulation_patron_bills 2]
717
718 The Bills Interface
719 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
720 All current bills are itemized in the grid in the bills interface. Click on a 
721 column header to sort bills in this grid. Most columns sort alphabetically, but 
722 the "Total Billed" and *Total Paid* columns sort numerically.
723
724 Colors distinguish bills for items that are attached to checked out, lost and
725 long overdue circulations. These colors are accompanied by helpful indicators
726 that define the meaning of the colors for staff.  
727
728 By default, circulations that are still checked out appear in bright red. The
729 default indicator reads, "Red Items are still Checked out.
730
731 Lost circulations will appear in dark red. The default indicator reads,
732 “Dark Red Items are Lost.”  
733
734 When the 6 Month Overdue Mark Long-Overdue trigger event definition is enabled,
735 Long Overdue circulations will appear in orange, by default. The default
736 indicator reads, “Orange Items are Long Overdue.”  
737  
738 image::media/Billed_Transaction_Color.jpg[Billed Transaction Color]
739  
740 Both the color distinctions and indicators are customizable. To customize, a
741 change to circ.css (for the color) and lang.dtd (for the indicator) are
742 required.
743
744
745 [[circ_vs_grocery]] 
746 *Circulation bills*: system-generated (overdue fines, lost
747 item cost, processing fees, etc.).
748
749 * Overdue fines are added daily once an item is overdue.
750 * When an item is marked as lost or long overdue, bills may be automatically
751 generated to cover the item's cost and a processing fee, according to library
752 policy.
753
754 *Grocery bills*: staff-applied to patron accounts.
755
756 * One default grocery bill, Misc, exists in an unmodified Evergreen
757 installation.
758 * Additional grocery bills may be configured through the Admin settings. *Admin*
759  -> *Server Administration* -> *Billing Types*.
760
761 To view more information about a bill, highlight the bill and right-click or use
762 the _Actions for Selected Transactions_ menu to select _Full Details_.
763
764 image::media/circulation_patron_bills-3.png[circulation_patron_bills 3]
765
766 A window will display additional information about the bill, including a record
767 of any payments that have been made on the bill.
768
769 image::media/circulation_patron_bills-4.png[circulation_patron_bills 4] 
770
771 From the _Full Details_ screen, portions of the bill may be voided (e.g. an
772 erroneous daily overdue charge) by using the _Void selected billings_ button.
773 Notes may be added to payments or line items by using the _Edit note_ button.
774
775 image::media/circulation_patron_bills-5.png[circulation_patron_bills 5]
776
777 [[making_payments]] 
778 Making Payments 
779 ^^^^^^^^^^^^^^^
780
781 To collect payments, retrieve the patron record.  Navigate to the _Bills_ screen
782 as described in <<bills_and_payments,Bills and Payments>>.
783
784 When bills are paid, the money applied starts at the top of the list of bills.
785 To pay specific bills, uncheck the bills that you do not wish to pay at this
786 time. The amount displayed in _Total Checked:_ will change to reflect the
787 appropriate amount.
788
789 image::media/circulation_patron_bills-6.png[circulation_patron_bills 6]
790
791 [TIP]
792 By default, Evergreen checks all bills when the bills screen loads. 
793 Evergreen sites can change this default by enabling the _Uncheck bills by
794 default in the patron billing interface_ setting in the Library Settings
795 Editor (*Administration* -> *Local Administration* ->  *Library Settings Editor*). Note
796 the presence of the _Uncheck All_ and _Check All_ options below the list of
797 bills.
798
799 image::media/circulation_patron_bills-7.png[circulation_patron_bills 7]
800
801 When you are ready to make a payment, select a payment type from the dropdown
802 menu in the _Pay Bill_ portion of the screen.
803
804 image::media/circulation_patron_bills-8.png[circulation_patron_bills 8]
805
806 Enter the amount of payment in the _Payment received_ field.  
807
808 If you would like to add a note to the payment, check the box for 
809 _Annotate Payment_.  
810
811 Click _Apply Payment!_ to make the payment.  
812
813 If you have selected _Annotate Payment_, a box will display for the annotation.  
814
815 The screen will refresh to display the updated bill information for the patron.
816 If change is due, the bottom portion of the screen, _Change Due Upon Payment:_
817 will briefly reflect the amount due to the patron.  
818
819 TIP: if you need more time to review the amount due, click outside the _Payment
820 Received_ box before selecting _Apply Payment!_ This will cause the screen to
821 refresh and display the amount due.
822
823 [TIP] 
824 ================================================ 
825 * Items marked with red are still checked out. Items marked with dark red are
826 lost. Items marked with orange are still checked out and long overdue.
827 * It is possible for a patron to pay a bill while the item is still out and
828 accruing fines. 
829 * When Check is selected as the payment type, it is not necessary to select
830 _Annotate Payment_, as a box for the check number and a note displays
831 automatically.
832 * If a patron pays the entire bill for a lost item and the library has enabled
833 the _Use Lost and Paid copy status_ setting in the Library Settings Editor
834 (*Administration* -> *Local Administration* ->  *Library Settings Editor*), the copy's 
835 status will automatically change from _Lost_ to _Lost and Paid_.
836 ================================================
837
838 Patron Credits
839 ^^^^^^^^^^^^^^
840 It is possible to convert change due to a patron credit by selecting the
841 _Convert Change to Patron Credit_ checkbox and to later apply that credit to a
842 bill by selecting the _Patron Credit_ payment type.
843
844 By default, the payment type *Patron Credit* is enabled in the staff client.
845 Within the Bills interface of a patron’s account, the Patron Credit payment
846 type, the Credit Available, and the option to Convert Change to Patron Credit
847 are exposed by default in the staff client. 
848
849 image::media/Default_Patron_Billing_Screen.jpg[Default Patron Billing Screen]
850
851 The Library Setting, *Disable Patron Credit*, allows staff to disable the Patron
852 Credit payment type and to hide patron credit payment actions within the billing
853 interface of a patron’s account. If a library doesn't use patron credits, the
854 library will want to enable this setting to prevent accidental selection of the
855 checkbox that converts change to patron credit.
856
857 When the Library Setting, *Disable Patron Credit*, is set to *True*,
858 the patron credit payment type will be disabled.
859 Patron Credit will not be an option within the payment type dropdown menu.
860 The Convert Change to Patron Credit and the summary of Credit Available will be
861 hidden from the patron billing interface in the staff client. 
862
863 image::media/Disabled_Patron_Credit_Patron_Billing_Screen.jpg[Disabled Patron Credit Patron Billing Screen]
864
865 To set the Library Setting:
866
867 . Click *Administration* -> *Local Administration* ->  *Library Settings Editor*
868
869 . Search for *Disable Patron Credit*
870
871 . Click *Edit*
872
873 . Set the value to *True*
874
875 . Click *Update Setting*
876
877 image::media/Disable_Patron_Credit_Library_Setting.jpg[Disable Patron Credit Library Setting]
878
879 NOTE: After applying changes to this library setting, it is necessary to restart
880 the staff client to see the changes take effect.  
881
882
883 Void vs. Forgive vs. Adjustment
884 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
885  
886 The following are guidelines for using void, forgive, and adjust when clearing
887 bills off a patron record.
888
889 * Use forgive when staff is waiving a portion/all of a bill. A forgive_payment
890 payment type will be used to credit the bill. The history of the bill will be
891 retained. 
892
893 * Use void when the bill should not be on the patron record and when the goal
894 is to remove the entire bill. Once voided, there will be no history of the bill
895 available from the staff client. If the bill was partially paid before voiding,
896 a negative balance will be produced.
897
898 * Use adjust to zero when the bill should not be on the patron record and when 
899 the goal is to remove the balance of the bill. An account_adjustment payment
900 type will be used to adjust the bill's balance. The history of the bill will be
901 retained and available from the Bill History interface of the staff client.
902
903
904 Forgiving Bills 
905 ^^^^^^^^^^^^^^^
906  
907 Choose forgive as the payment type as described in the section
908 <<making_payments,Making Payments>>. 
909
910 Enter the amount to be forgiven.  Choose _Annotate Payment_ as required by local
911 policy.
912
913 Apply Payment.  Annotate, if prompted.
914
915 The screen will refresh to display the payment.
916
917
918 Voiding Bills 
919 ^^^^^^^^^^^^^
920
921 Bills under one transaction are grouped in one bill line. Bills may be voided in
922 part or in whole.
923
924 *To void the full billing amount:* 
925
926 Select the bill(s) to be voided from the list in the patron account.  
927
928 Right click or use the _Actions for Selected Transactions_ menu to select _Void
929 All Billings_.
930
931 image::media/circulation_patron_bills-10.png[circulation_patron_bills 10]
932
933 Confirm the action.
934
935 *To void a partial amount:*
936
937 Select a billing and choose Full Details for the transaction, as described in
938 the section <circ_vs_grocery,Circulation vs. Grocery Bills>>
939
940 The bill details screen displays.
941
942 Select the specific bill to void.
943
944 Void Selected Billings and confirm the action.
945
946 image::media/circulation_patron_bills-11.png[circulation_patron_bills 11]
947
948 Adjusting Bills to Zero
949 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
950
951 In the Bills interface, select the bill to adjust.
952
953 Right click or use the _Actions for Selected Transactions_ menu to select
954 _Adjust to Zero_.
955
956 image::media/adjust_to_zero_action.png[adjust_to_zero_action.png]
957
958 Confirm the action.
959
960 Adding New ``Grocery'' Bills 
961 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
962
963 A grocery bill can be added as a new bill or to an existing bill.
964
965 *To add a as a new bill:*
966
967 . Retrieve the patron record.  
968 . Navigate to the Bills screen.  
969 . Click the_Bill Patron_ button above the list of current bills.  
970 +
971 image::media/circulation_patron_bills-12.png[circulation_patron_bills 12] 
972
973 .Choose appropriate _Billing Type_ from the drop down menu. (``Grocery'' is the
974 only available transaction type.) . Enter the Amount and Note (as required).  
975 .
976 _Submit this Bill_ and confirm this action.
977
978 image::media/circulation_patron_bills-13.png[circulation_patron_bills 13]
979
980 *To add bill to an existing bill line:*
981
982 . Retrieve the patron record.  
983 . Navigate to the Bills screen.  
984 . Highlight the desired bill.  
985 . Use the _Actions for Selected Transactions_ to select _Add Billing_.  
986 Confirm this action.  
987 . Follow steps 4 through 6 above.  There is no confirmation message 
988 after clicking _Submit this Bill_.  
989 . The _Money Summary_ will adjust accordingly.
990
991 Negative Balances on Patron Accounts
992 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
993
994 If a library has not enabled Prohibit Negative Balance settings via the library
995 settings editor, certain workflows and settings can create a negative balance on
996 a patron's account. See...for information on settings that affect negative
997 balances.
998
999 [[removing_negative_balances]]
1000
1001 *Removing negative balances from a patron account*
1002
1003 A negative balance can be cleared either by refunding a bill or by adjusting the
1004 bill to zero. 
1005
1006 To refund the bill:
1007
1008 . Select the billing with the negative balance.
1009 . Choose **Actions for Selected Transactions** --> **Refund**.
1010 . Click Yes.
1011 . Click Apply Payment.
1012
1013 The refunded amount will be deducted from the cash_payment total in the
1014 workstations Cash Report.
1015
1016 To clear the negative balance without affecting the Cash Report:
1017
1018 . Right click on the billing with the negative balance.
1019 . Select **Adjust to zero**.
1020 . Click Yes.
1021
1022
1023 Bill History 
1024 ^^^^^^^^^^^^
1025
1026 *To view a patron’s bill history:*
1027
1028 . Retrieve the patron record.  
1029 . From the _Bills_ screen, click _History_.  
1030 . A _Bill History_ screen with two tabs will display.  One for _Transactions_ 
1031 and one for _Payments_.  
1032 +
1033 image::media/circulation_patron_bills-14.png[circulation_patron_bills 14] 
1034
1035 . For more information about a specific billing, select the bill and click _Full
1036 Details_. A screen detailing item information, billings, and payments will
1037 display.
1038
1039 image::media/circulation_patron_bills-15.png[circulation_patron_bills 15]
1040
1041 Items may be deleted from the catalog even if a charge for that item is still
1042 attached to the patron's record.  The charge will remain on the patron's account
1043 after the deletion.   
1044