Docs: Reorganizing purchase order chapter
[working/Evergreen.git] / docs / acquisitions / selection_lists_po.adoc
1 Selection Lists and Purchase Orders
2 -----------------------------------
3
4 Selection Lists
5 ~~~~~~~~~~~~~~~
6
7 Selection lists allow you to create, manage, and save lists of items
8 that you may want to purchase. To view your selection list, click
9 *Acquisitions* -> *My Selection Lists*. Use the general search to view selection lists created by other users.
10
11 Create a selection list
12 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
13
14 Selection lists can be created in four areas within the module. Selection lists can be created when you <<_brief_records,Add Brief Records>>, Upload MARC Order Records, or find records through the <<_marc_federated_search,MARC Federated Search>>. In each of these interfaces, you will find the Add to Selection List field. Enter the name of the selection list that you want to create in that field.
15
16 Selection lists can also be created through the My Selection Lists interface:
17
18 . Click *Acquisitions* -> *My Selection Lists*.
19 . Click the New Selection List drop down arrow.
20 . Enter the name of the selection list in the box that appears.
21 . Click Create.
22
23 image::media/acq_selection_create.png[create selection list]
24
25 Add items to a selection list
26 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
27
28 You can add items to a selection list in one of three ways: <<_brief_records,add a brief record>>; upload MARC order records; add records through a <<_marc_federated_search,federated search>>; or use the View/Place Orders menu item in the catalog.
29
30 Clone selection lists
31 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
32
33 Cloning selection lists enables you to copy one selection list into a new selection list. You can maintain both copies of the list, or you can delete the previous list.
34
35 . Click *Acquisitions* -> *My Selection Lists*.
36 . Check the box adjacent to the list that you want to clone.
37 . Click Clone Selected.
38 . Enter a name into the box that appears, and click Clone.
39
40 image::media/acq_selection_clone.png[clone selection list]
41
42 Merge selection lists
43 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
44
45 You can merge two or more selection lists into one selection list.
46
47
48 . Click *Acquisitions* -> *My Selection Lists*.
49 . Check the boxes adjacent to the selection lists that you want to merge, and click Merge Selected.
50 . Choose the Lead Selection List from the drop down menu. This is the list to which the items on the other list(s) will be transferred.
51 . Click Merge.
52
53 image::media/acq_selection_merge.png[merge selection list]
54
55 Delete selection lists
56 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
57
58 You can delete selection lists that you do not want to save. You will not be able to retrieve these items through the General Search after you have deleted the list. You must delete all line items from a selection list before you can delete the list.
59
60
61 . Click *Acquisitions* -> *My Selection Lists*.
62 . Check the box adjacent to the selection list(s) that you want to delete.
63 . Click Delete Selected.
64
65 Mark Ready for Selector
66 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
67
68 After an item has been added to a selection list or purchase order, you can mark it ready for selector. This step is optional but may be useful to individual workflows.
69
70
71 . If you want to mark part of a selection list ready for selector, then you can check the box(es) of the line item(s) that you wish to mark ready for selector. If you want to mark the entire list ready for selector, then skip to step 2.
72 . Click *Actions* -> *Mark Ready for Selector*.
73 . A pop up box will appear. Choose to mark the selected line items or all line items.
74 . Click Go.
75 . The screen will refresh. The marked line item(s) will be highlighted pink, and the status changes to selector-ready.
76
77 image::media/acq_selection_mark_ready.png[mark ready]
78
79 Convert selection list to purchase order
80 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
81
82 Use the Actions menu to convert a selection list to a purchase order.
83
84
85 . From a selection list, click *Actions* -> *Create Purchase Order*.
86 . A pop up box will appear.
87 . Select the ordering agency from the drop down menu.
88 . Enter the provider.
89 . Check the box adjacent to prepayment required if prepayment is required.
90 . Choose if you will add All Lineitems or Selected Lineitems to your purchase order.
91 . Check the box if you want to Import Bibs and Create Copies in the catalog.
92 . Click Submit.
93
94
95 Purchase Orders
96 ~~~~~~~~~~~~~~~
97
98 Purchase Orders allow you to keep track of orders and, if EDI is enabled, communicate with your provider.
99 To view purchase orders, click
100 *Acquisitions* -> *Purchase Orders*.
101
102 Naming your purchase order
103 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
104
105 You can give your purchase order a name.
106
107 When creating a purchase order or editing an existing purchase order, the purchase order name must be unique for the ordering agency.  Evergreen will display a warning dialog to users, if they attempt to create or edit purchase order names that match the names of already existing purchase orders at the same ordering agency. The *Duplicate Purchase Order Name Warning Dialog* includes a link that will open the matching purchase order in a new tab.
108
109 Purchase Order Names are case sensitive.
110
111 *Duplicate PO Name Detection When Creating a New Purchase Order*
112
113 image::media/po_name_detection_1.JPG[PO Name Detection 1]
114
115 When a duplicate purchase order name is detected during the creation of a new purchase order, the user may:
116
117 * Click *View PO* to view the purchase order with the matching name. The purchase order will open in a new tab.
118 * Click *Cancel* to cancel the creation of the new purchase order.
119 * Within the _Name (optional)_ field, enter a different, unique name for the new purchase order.
120
121 If the purchase order name is unique for the ordering agency, the user will continue filling in the remaining fields and click *Save*.
122
123 If the purchase order name is not unique for the ordering agency, the Save button will remain grayed out to the user until the purchase order is given a unique name.
124
125 *Duplicate PO Name Detection When Editing the Name of an Existing Purchase Order*
126
127 To change the name of an existing purchase order:
128
129 . Within the purchase order, the _Name_ of the purchase order is a link (located at the top left-hand side of the purchase order). Click the PO Name.
130 . A new window will open, where users can rename the purchase order.
131 . Enter the new purchase order name.
132 . Click *OK*.
133
134 image::media/po_name_detection_2.JPG[PO Name Detection 2]
135
136 If the new purchase order name is unique for the ordering agency, the purchase order will be updated to reflect the new name.
137 If the purchase order name is not unique for the ordering agency, the purchase order will not be updated with the new name. Instead, the user will see the *Duplicate Purchase Order Name Warning Dialog* within the purchase order.
138
139 image::media/po_name_detection_3.JPG[PO Name Detection 3]
140
141 When a duplicate purchase order name is detected during the renaming of an existing purchase order, the user may:
142
143 * Click *View PO* to view the purchase order with the matching name. The purchase order will open in a new tab.
144 * Repeat the steps to change the name of an existing purchase order and make the name unique.
145
146 Activating your purchase order
147 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
148
149 After you click *Activate Order*, you will be presented with the record import interface for records that are not already in the catalog. Once you complete entering in the parameters for the record import interface, the progress screen will appear. As of Evergreen 2.9, this progress screen consists of a progress bar in the foreground, and a tally of the following in the background of the bottom-left corner:
150
151 * Lineitems processed
152 * Vandelay Records processed
153 * Bib Records Merged/Imported
154 * ACQ Copies Processed
155 * Debits Encumbered
156 * Real Copies Processed
157
158 Activate Purchase Order with Zero Copies
159 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
160
161 By default, a purchase order cannot be activated if a line item on the
162 purchase order has zero copies. To activate a purchase order with line
163 items that have zero copies, check the box *Allow activation with
164 zero-copy lineitems*.
165
166 image::media/Zero_Copies1.jpg[Zero_Copies1]
167
168 Line item statuses
169 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^
170
171 The purchase orders interface keeps track of various statuses that your
172 line items might be in.  This section lists some of the statuses you might
173 see when looking at purchase orders.
174
175 Canceled and Delayed Items
176 ++++++++++++++++++++++++++
177
178 In the purchase order interface, you can easily
179 differentiate between canceled and delayed items.  Each label begins
180 with *Canceled* or *Delayed*.  To view the list, click *Administration*
181 -> *Acquisitions Administration* -> *Cancel Reasons*.
182
183 The cancel/delay reason label is displayed as the line item status in the list of line items or as the copy status in the list of copies.
184
185 image::media/2_7_Enhancements_to_Canceled2.jpg[Canceled2]
186
187
188 image::media/2_7_Enhancements_to_Canceled4.jpg[Canceled4]
189
190 A delayed line item can now be canceled.  You can mark a line item as delayed, and if later, the order cannot be filled, you can change the line item's status to canceled.  When delayed line items are canceled, the encumbrances are deleted.
191
192 Cancel/delay reasons now appear on the worksheet and the printable purchase order.
193
194 Paid PO Line Items
195 ++++++++++++++++++
196
197 Purchase Order line items are marked as "Paid" in red text when all non-cancelled copies on the line item have been invoiced.
198
199 image::media/2_10_Lineitem_Paid.png[Paid Lineitem]
200
201
202 Brief Records
203 ~~~~~~~~~~~~~
204
205 Brief records are short bibliographic records with minimal information that are often used as placeholder records until items are received. Brief records can be added to selection lists or purchase orders and can be imported into the catalog. You can add brief records to new or existing selection lists. You can add brief records to new, pending or on-order purchase orders.
206
207 Add brief records to a selection list
208 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
209
210 . Click *Acquisitions* -> *New Brief Record*. You can also add brief records to an existing selection list by clicking the Actions menu on the selection list and choosing Add Brief Record.
211 . Choose a selection list from the drop down menu, or enter the name of a new selection list.
212 . Enter bibliographic information in the desired fields.
213 . Click Save Record.
214
215 image::media/acq_brief_record.png[]
216
217 Add brief records to purchase orders
218 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
219
220 You can add brief records to new or existing purchase orders.
221
222 . Open or create a purchase order. See the section on <<_purchase_orders,purchase orders>> for more information.
223 . Click Add Brief Record.
224 . Enter bibliographic information in the desired fields. Notice that the record is added to the purchase order that you just created.
225 . Click Save Record.
226
227 image::media/acq_brief_record-2.png[]
228
229 MARC Federated Search
230 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
231
232 The MARC Federated Search enables you to import bibliographic records into a selection list or purchase order from a Z39.50 source.
233
234 . Click *Acquisitions* -> *MARC Federated Search*.
235 . Check the boxes of Z39.50 services that you want to search. Your local Evergreen Catalog is checked by default. Click Submit.
236 +
237 image::media/acq_marc_search.png[search form]
238 +
239 . A list of results will appear. Click the "Copies" link to add copy information to the line item. See the <<_line_items,section on Line Items>> for more information.
240 . Click the Notes link to add notes or line item alerts to the line item. See the <<_line_items,section on Line Items>> for more information.
241 . Enter a price in the "Estimated Price" field.
242 . You can save the line item(s) to a selection list by checking the box
243 on the line item and clicking *Actions* -> *Save Items to Selection
244 List*. You can also create a purchase order from the line item(s) by
245 checking the box on the line item and clicking Actions -> Create
246 Purchase Order.
247
248 image::media/acq_marc_search-2.png[line item]
249
250 Line Items
251 ~~~~~~~~~~
252
253 Return to Line Item
254 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
255
256 This feature enables you to return to a specific line item on a selection list,
257 purchase order, or invoice after you have navigated away from the page that
258 contained the line item.  This feature is especially useful when you must
259 identify a line item in a long list. After working with a line item, you can
260 return to your place in the search results or the list of line items.
261
262 To use this feature, select a line item, and then, depending on the location of
263 the line item, click *Return* or *Return to search*.  Evergreen will take you
264 back to the specific line item in your search and highlight the line item with a
265 colored box.
266
267 For example, you retrieve a selection list, find a line item to examine, and
268 click the *Copies* link.  After editing the copies, you click *Return*.
269 Evergreen takes you back to your selection list and highlights the line item
270 that you viewed. 
271
272 image::media/Return_to_line_item1.jpg[Return_to_line_item1]
273
274 This feature is available in _General Search Results_, _Purchase Orders_, and
275 _Selection Lists_, whenever any of the following links are available: 
276
277 * Selection List
278 * Purchase Order
279 * Copies
280 * Notes
281 * Worksheet
282
283 This feature is available in Invoices whenever any of the following links are
284 available:
285
286 * Title
287 * Selection List
288 * Purchase Order
289
290 Display a Count of Existing Copies on Selection List and Purchase Order Lineitems
291 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
292
293 When displaying Acquisitions lineitems within the Selection List and Purchase Order interfaces, Evergreen displays a count of existing catalog copies on the lineitem. The count of existing catalog copies refers to the number of copies owned at the ordering agency and / or the ordering agency's child organization units.
294
295 The counts display for lineitems that have a direct link to a catalog record. Generally, this includes lineitems created as "on order" based on an existing catalog record and lineitems where "Load Bibs and Items" has been applied.
296
297 The count of existing copies does not include copies that are in either a Lost or a Missing status.
298
299 The existing copy count displays in the link "bar" located below the Order Identifier within the lineitem.
300
301 If no existing copies are found, a "0" (zero) will display in plain text.
302
303 If the existing copy count is greater than zero, then the count will display in bold and red on the lineitem.
304
305 image::media/display_copy_count_1.JPG[Display Copy Count 1]
306
307 The user may also hover over the existing copy count to view the accompanying tooltip.
308
309 image::media/display_copy_count_2.JPG[Display Copy Count 2]
310
311