Merge branch 'HEAD' of git@github.com:rsoulliere/Evergreen-DocBook.git
[working/Evergreen.git] / 2.0 / stafftasks / cataloging.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
5 xml:id="cataloging">
6   <info>
7     <title>Cataloging</title>
8
9     <abstract>
10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
11       carried out from the staff client.</para>
12     </abstract>
13   </info>
14
15   <section xml:id="MARC_editor">
16     <title>Working with the MARC Editor</title>
17
18     <indexterm>
19       <primary>cataloguing</primary>
20
21       <secondary>MARC</secondary>
22     </indexterm>
23
24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
25     indicators to be edited.</para>
26
27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
29     search filters such as publication date, item type, or target
30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also need
31     correct and consistent MARC coding in particular tags.</para>
32
33
34
35     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
36       <title>Editing MARC Records</title>
37
38       <indexterm>
39         <primary>cataloguing</primary>
40
41         <secondary>editing MARC records</secondary>
42       </indexterm>
43
44       <procedure>
45         <step>
46           <para>Retrieve the record.</para>
47         </step>
48
49         <step>
50           <para>
51           <menuchoice>
52             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
53
54             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
55           </menuchoice>
56
57           .</para>
58         </step>
59
60         <step>
61           <para>The MARC record will display.</para>
62         </step>
63
64         <step>
65           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
66   <itemizedlist><listitem><para>
67           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
68
69           to display each subfield on its own line.</para>
70         </listitem>
71
72         <listitem>
73           <para> 
74           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
75
76           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
77           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
78           the use of tools like MarcEdit (
79           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
80           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>).
81           Unclick the box to switch back.</para>
82         </listitem>
83
84         <listitem>
85           <para> 
86           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
87
88           allows attaching items quickly with call number and barcode. 
89           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
90           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
91           will open.</para>
92         </listitem></itemizedlist></step>
93
94         <step><para>Make changes as desired.</para>
95 <itemizedlist><listitem>
96           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
97           or replace tags.</para>
98         </listitem>
99 <listitem>
100           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
101           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
102         </listitem>
103 <listitem>
104           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
105           </para>
106         </listitem>
107         <listitem>
108           <para>To work with the data in a tag or indicator,
109           click or 
110           <keycap>Tab</keycap>
111
112           into the required field. 
113           <emphasis>Right click</emphasis>
114
115           to view acceptable tags or indicators.</para>
116         </listitem>
117 <listitem>
118          <indexterm>
119         <primary>MARC</primary>
120
121         <secondary>MARC leader</secondary>
122       </indexterm>
123
124       <indexterm>
125         <primary>MARC</primary>
126
127         <secondary>fixed field 008</secondary>
128       </indexterm>
129
130       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
131       with the fixed field box displayed above
132       the MARC record. Click into any box to edit the contents. (Information 
133       about the leader and the 008
134       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
135       page at 
136       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
137       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
138       .)</para>
139       </listitem>
140           
141         </itemizedlist>
142               <tip>
143         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
144         shortcuts. Click 
145         <guibutton>Help</guibutton>
146
147         to see the shortcut menu from within the MARC
148         Editor.</para>
149       </tip>
150         </step>
151
152         <step>
153           <para>When finished, click 
154           <guibutton>Save Record</guibutton>.
155
156           The record stays open in the editor. You can close the tab or switch to another view
157           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu> (for example to view it as it
158           appears in the OPAC).</para>
159         </step>
160
161       </procedure>
162
163     </simplesect>
164     
165
166     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
167       <title>Overlaying MARC Records</title>
168
169       <indexterm>
170         <primary>cataloguing</primary>
171
172         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
173       </indexterm>
174
175       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
176       record while leaving all holdings, holds, active
177       circulations, bills, and fines intact.</para>
178
179       <para>In Evergreen, a record must be 
180       <emphasis>marked</emphasis>
181
182       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
183       record at a time may be marked for overlay. When another
184       record is marked for overlay, the previously marked item is
185       
186       <emphasis>de-marked</emphasis>. Once a record is marked, it remains 
187       marked until overlaid
188       or until the user logs out of Evergreen.</para>
189
190       <procedure>
191         <title>Marking a record for overlay</title>
192
193         <step>
194           <para>Search for and retrieve a record for
195           overlay.</para>
196         </step>
197
198         <step>
199           <para>Select 
200           <menuchoice>
201             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
202
203             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
204           </menuchoice>. Record is now 
205           <emphasis>marked</emphasis>.</para>
206         </step>
207       </procedure>
208
209       <procedure>
210         <title>Overlaying the marked record</title>
211
212         <step>
213           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
214           <link linkend="z39.50">search for and import the new record from a Z39.50
215           target</link>.</para>
216         </step>
217
218         
219         <step>
220           <para>Click 
221           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
222
223           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
224           displayed.</para>
225         </step>
226
227         <step>
228           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
229           record as necessary.</para>
230         </step>
231
232         <step>
233           <para>Click 
234           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
235
236           .</para>
237         </step>
238
239         <step>
240           <para>The existing record will display along with a
241           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
242           view the record in entirety, if required.</para>
243         </step>
244
245         <step>
246           <para>Click 
247           <guibutton>Overlay</guibutton>
248
249           .</para>
250         </step>
251
252         <step>
253           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
254           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
255           holdings remain intact.</para>
256         </step>
257       </procedure>
258     </simplesect>
259   </section>
260
261   <section xml:id="z39.50">
262     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
263
264       <indexterm>
265         <primary>cataloguing</primary>
266
267         <secondary>Z39.50</secondary>
268       </indexterm>
269
270     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
271     databases and examine or download bibliographic records. Open
272     the client with 
273     <menuchoice>
274       <guimenu>Cataloging</guimenu>
275
276       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
277     </menuchoice>
278     </para>
279
280     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
281       <title>Z39.50 Screen Features</title>
282
283       <para>Initially, or when you want to change targets, start
284       with the 
285       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
286
287       area. Here you choose the remote databases you wish to
288       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
289       any require authentication to access, you will see username
290       and password boxes to the right.</para>
291
292       <procedure>
293         <step>Click all the databases you wish to search
294         simultaneously (see the Note about which fields can be
295         used).</step>
296
297         <step>Fill in user information for any that require
298         it.</step>
299
300         <step>Click 
301         <guibutton>Save as Default</guibutton>
302
303         to preserve these settings for next time.</step>
304       </procedure>
305
306       <para>The 
307       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
308
309       section is where you enter a search. The databases you
310       select control which search fields you can use. You may use
311       any combination of fields that are active (not grayed out),
312       but be aware that not all fields are active for every
313       database. Select just one database to see which fields are
314       active for that database.</para>
315
316       <note>
317         <para>If you are searching multiple databases, you will
318         only get results from those that support the fields
319         you're searching! For example, 
320         <guilabel>Keyword</guilabel>
321
322         and 
323         <guilabel>Subject</guilabel>
324
325         are only active if the local catalog is selected, so
326         using those fields in a combined database search
327         guarantees that you will only get results from the local
328         catalog.</para>
329       </note>
330
331       <para>The 
332       <guilabel>Query</guilabel>
333
334       section has three buttons.</para>
335
336       <itemizedlist>
337         <listitem>
338         <guibutton>Search</guibutton>
339
340         begins searching on the criteria entered in the search
341         fields.</listitem>
342
343         <listitem>
344         <guibutton>Clear Form</guibutton>
345
346         resets all fields to empty.</listitem>
347
348         <listitem>
349         <guibutton>Raw Search</guibutton>
350
351         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
352         build complex searches. See 
353         <xref linkend="rawsearches" />
354
355         .</listitem>
356       </itemizedlist>
357
358       <para>The 
359       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
360
361       pane displays the results from the most recent search.
362       Information about each record retrieved appears on a
363       separate summary line, with various columns of
364       information.</para>
365
366       <itemizedlist>
367         <listitem>If more than the default number of results is
368         available, use 
369         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
370
371         to add the next set to the screen.</listitem>
372
373         <listitem>Click 
374         <guibutton>List Action</guibutton>
375
376         to view options for exporting and saving from the list: 
377         <itemizedlist>
378           <listitem>Copy Field from selected row to
379           Clipboard</listitem>
380
381           <listitem>Print List CSV</listitem>
382
383           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
384
385           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
386
387           <listitem>Save List Configuration</listitem>
388         </itemizedlist>
389         </listitem>
390
391         <listitem>Select an item and click 
392         <guibutton>MARC View</guibutton>
393
394         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
395         can 
396         <guibutton>Print Page</guibutton>
397
398         . To toggle back, click 
399         <guibutton>Results View</guibutton>
400
401         .</listitem>
402
403         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
404         marked a record for
405         overlay</link>, 
406         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
407
408         will be active. Click to view/edit the new bib record to
409         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
410         for details.</listitem>
411
412         <listitem>
413         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
414
415         is used to view/edit a new record.</listitem>
416
417         <listitem>To view long lists of results, click 
418         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
419
420         to give the results list more screen real
421         estate.</listitem>
422       </itemizedlist>
423     </simplesect>
424
425     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
426       <title>Importing a record via Z39.50</title>
427 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
428 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done. 
429 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>, 
430 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
431     </simplesect>
432     <simplesect xml:id="fastitemadds">
433       <title>Fast Item Adds</title>
434 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
435 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
436 edit it.</para>
437 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make 
438 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
439       <note>
440         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
441         be set to 
442         <emphasis>In Process</emphasis>
443
444         , consistent with other types of item creation. This is a
445         change from 2.0.5 and earlier, when items created with Fast Add were Available.</para>
446       </note>
447     </simplesect>
448
449     <simplesect xml:id="recordcollisions">
450       <title>Record Collisions</title>
451 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
452 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
453 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
454 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN. 
455 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
456 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
457     </simplesect>
458
459
460
461     <simplesect xml:id="rawsearches">
462       <title>Raw Searches</title>
463
464       <tip>
465         <para>Visit 
466         <link
467         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
468         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
469
470         for more details on PQF and examples you can copy/paste
471         into the search box.</para>
472       </tip>
473     </simplesect>
474   </section>
475 </chapter>
476