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[working/Evergreen.git] / 2.0 / stafftasks / cataloging.xml
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2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
3 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="cataloging">
4   <info>
5     <title>Cataloging</title>
6     <abstract>
7       <para>This chapter explains the cataloging procedures carried out from
8       the staff client.</para>
9     </abstract>
10   </info>
11   <section xml:id="addingnewbibliographicrecords">
12     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
13     <indexterm>
14       <primary>Z39.50</primary>
15     </indexterm>
16     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic databases and
17     examine or download bibliographic records. Open the client with <menuchoice>
18         <guimenu>Cataloging</guimenu>
19         <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
20       </menuchoice></para>
21     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
22       <title>Z39.50 Screen Features</title>
23       <para>Initially, or when you want to change targets, start with the
24       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel> area. Here you 
25       choose the remote databases you wish to search. Preconfigured servers are 
26       listed under Services. If any require authentication to access, you will 
27       see username and password boxes to the right. </para>
28       <procedure>
29         <step>Click all the databases you wish to search simultaneously (see the 
30         Note about which fields can be used).</step>
31         <step>Fill in user information for any that require it.</step>
32         <step>Click <guibutton>Save as Default</guibutton> to preserve these 
33         settings for next time.</step>
34       </procedure>
35       <para>The <guilabel role="bold">Query</guilabel> section is where you 
36       enter a search. The databases you select control which search fields you 
37       can use. You may use any combination of fields that are active (not grayed 
38       out), but be aware that not all fields are active for every database. 
39       Select just one database to see which fields are active for that database.
40       </para>
41       <note>
42         <para>If you are searching multiple databases, you will only get results 
43         from those that support the fields you&apos;re searching! For example, 
44         <guilabel>Keyword</guilabel> and <guilabel>Subject</guilabel> are only 
45         active if the local catalog is selected, so using those fields in a 
46         combined database search guarantees that you will only get results from 
47         the local catalog.</para>
48       </note>
49       <para>The <guilabel>Query</guilabel> section has three buttons.</para>
50       <itemizedlist>
51        <listitem><guibutton>Search</guibutton> begins searching on 
52        the criteria entered in the search fields.</listitem>
53        <listitem><guibutton>Clear Form</guibutton> resets all fields to empty.
54        </listitem>
55        <listitem><guibutton>Raw Search</guibutton> is an advanced interface for 
56        using Prefix Query Format to build complex searches. See 
57        <xref linkend="rawsearches" />.</listitem>
58        </itemizedlist>
59       <para>The <guilabel role="bold">Results</guilabel> pane displays the results from the 
60       most recent search.  Information about each record retrieved appears on a
61           separate summary line, with various columns of information.</para>
62       <itemizedlist>
63         <listitem>If more than the default number of results is available, use 
64         <guibutton>Fetch More Results</guibutton> to add the next set to the 
65         screen.</listitem>
66         <listitem>Click <guibutton>List Action</guibutton> to view options for exporting and saving 
67         from the list:
68           <itemizedlist>
69             <listitem>Copy Field from selected row to Clipboard</listitem>
70             <listitem>Print List CSV</listitem>
71             <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
72             <listitem>Save List CSV to File</listitem>
73             <listitem>Save List Configuration</listitem>
74           </itemizedlist>
75           </listitem>
76           <listitem>Select an item and click <guibutton>MARC View</guibutton> to 
77           toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you can <guibutton>
78           Print Page</guibutton>. To toggle back, click <guibutton>Results View
79           </guibutton>.
80           </listitem>
81           <listitem>If you have previously marked a record for overlay (when 
82           viewing a bib, <guimenu>Actions for this Record</guimenu><guimenuitem>
83           Mark for Overlay</guimenuitem>), <guibutton>MARC Editor for 
84           Overlay</guibutton> will be active. Click to view/edit the new bib record 
85           to be laid over the local one you selected.</listitem>
86           <listitem><guibutton>MARC Editor for Import</guibutton> is used to 
87           view/edit           a new record.</listitem>
88         <listitem>To view long lists of results, use <guibutton>Hide Top Pane
89         </guibutton> to view the results. </listitem>
90       </itemizedlist>
91     </simplesect>
92     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
93       <title>Importing a record via Z39.50</title>  
94 </simplesect>
95     <simplesect xml:id="recordcollisions">
96       <title>Record Collisions</title>  
97 </simplesect>
98     <simplesect xml:id="fastitemadds">
99       <title>Fast Item Adds</title>
100             <note>
101                 <para>The status of items created with Fast Item Add will be set
102                 to <emphasis>In Process</emphasis>, consistent with other types 
103                 of item creation. This is a change from 1.6.</para>
104             </note>     
105 </simplesect>
106    <simplesect xml:id="rawsearches">
107       <title>Raw Searches</title>  
108 <tip>
109             <para>Visit <link xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
110             http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link> 
111             for more details on PQF and examples you can copy/paste into the 
112             search box.</para>
113           </tip>
114           </simplesect>
115 </section>
116  </chapter>