added Authority Records section to be fleshed out
[working/Evergreen.git] / 2.0 / stafftasks / cataloging.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
5 xml:id="cataloging">
6   <info>
7     <title>Cataloging</title>
8
9     <abstract>
10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
11       carried out from the staff client.</para>
12     </abstract>
13   </info>
14
15   <section xml:id="MARC_editor">
16     <title>Working with the MARC Editor</title>
17
18     <indexterm>
19       <primary>cataloguing</primary>
20
21       <secondary>MARC</secondary>
22     </indexterm>
23
24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
25     indicators to be edited.</para>
26
27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
29     search filters such as publication date, item type, or target
30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also need
31     correct and consistent MARC coding in particular tags.</para>
32
33
34
35     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
36       <title>Editing MARC Records</title>
37
38       <indexterm>
39         <primary>cataloguing</primary>
40
41         <secondary>editing MARC records</secondary>
42       </indexterm>
43
44       <procedure>
45         <step>
46           <para>Retrieve the record.</para>
47         </step>
48
49         <step>
50           <para>
51           <menuchoice>
52             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
53
54             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
55           </menuchoice>
56
57           .</para>
58         </step>
59
60         <step>
61           <para>The MARC record will display.</para>
62         </step>
63
64         <step>
65           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
66   <itemizedlist><listitem><para>
67           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
68
69           to display each subfield on its own line.</para>
70         </listitem>
71
72         <listitem>
73           <para> 
74           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
75
76           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
77           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
78           the use of tools like MarcEdit (
79           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
80           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>).
81           Unclick the box to switch back.</para>
82         </listitem>
83
84         <listitem>
85           <para> 
86           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
87
88           allows attaching items quickly with call number and barcode. 
89           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
90           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
91           will open.</para>
92         </listitem></itemizedlist></step>
93
94         <step><para>Make changes as desired.</para>
95 <itemizedlist><listitem>
96           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
97           or replace tags.</para>
98         </listitem>
99 <listitem>
100           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
101           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
102         </listitem>
103 <listitem>
104           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
105           </para>
106         </listitem>
107         <listitem>
108           <para>To work with the data in a tag or indicator,
109           click or 
110           <keycap>Tab</keycap>
111
112           into the required field. 
113           <emphasis>Right click</emphasis>
114
115           to view acceptable tags or indicators.</para>
116         </listitem>
117 <listitem>
118          <indexterm>
119         <primary>MARC</primary>
120
121         <secondary>MARC leader</secondary>
122       </indexterm>
123
124       <indexterm>
125         <primary>MARC</primary>
126
127         <secondary>fixed field 008</secondary>
128       </indexterm>
129
130       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
131       with the fixed field box displayed above
132       the MARC record. Click into any box to edit the contents. (Information 
133       about the leader and the 008
134       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
135       page at 
136       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
137       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
138       .)</para>
139       </listitem>
140           
141         </itemizedlist>
142               <tip>
143         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
144         shortcuts. Click 
145         <guibutton>Help</guibutton>
146
147         to see the shortcut menu from within the MARC
148         Editor.</para>
149       </tip>
150         </step>
151
152         <step>
153           <para>When finished, click 
154           <guibutton>Save Record</guibutton>.
155
156           The record stays open in the editor. You can close the tab or switch to another view
157           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu> (for example to view it as it
158           appears in the OPAC).</para>
159         </step>
160
161       </procedure>
162
163     </simplesect>
164     
165
166     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
167       <title>Overlaying MARC Records</title>
168
169       <indexterm>
170         <primary>cataloguing</primary>
171
172         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
173       </indexterm>
174
175       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
176       record while leaving all holdings, holds, active
177       circulations, bills, and fines intact.</para>
178
179       <para>In Evergreen, a record must be 
180       <emphasis>marked</emphasis>
181
182       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
183       record at a time may be marked for overlay. When another
184       record is marked for overlay, the previously marked item is
185       
186       <emphasis>de-marked</emphasis>. Once a record is marked, it remains 
187       marked until overlaid
188       or until the user logs out of Evergreen.</para>
189
190       <procedure>
191         <title>Marking a record for overlay</title>
192
193         <step>
194           <para>Search for and retrieve a record for
195           overlay.</para>
196         </step>
197
198         <step>
199           <para>Select 
200           <menuchoice>
201             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
202
203             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
204           </menuchoice>. Record is now 
205           <emphasis>marked</emphasis>.</para>
206         </step>
207       </procedure>
208
209       <procedure>
210         <title>Overlaying the marked record</title>
211
212         <step>
213           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
214           <link linkend="z39.50">search for and import the new record from a Z39.50
215           target</link>.</para>
216         </step>
217
218         
219         <step>
220           <para>Click 
221           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
222
223           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
224           displayed.</para>
225         </step>
226
227         <step>
228           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
229           record as necessary.</para>
230         </step>
231
232         <step>
233           <para>Click 
234           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
235
236           .</para>
237         </step>
238
239         <step>
240           <para>The existing record will display along with a
241           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
242           view the record in entirety, if required.</para>
243         </step>
244
245         <step>
246           <para>Click 
247           <guibutton>Overlay</guibutton>
248
249           .</para>
250         </step>
251
252         <step>
253           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
254           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
255           holdings remain intact.</para>
256         </step>
257       </procedure>
258     </simplesect>
259 <simplesect xml:id="validatingMARCrecords">
260       <title>Validating MARC Records</title>
261
262       <indexterm>
263         <primary>cataloguing</primary>
264
265         <secondary>validating records</secondary>
266       </indexterm>
267 <para>Validation checks headings that are subject
268 to authority control (subjects, names, uniform titles) by comparing them to the
269 authority records that are available in the system.</para>
270 <procedure>
271 <step>Click <guibutton>Validate</guibutton>.</step>
272 <step>Scroll through the record looking for fields that have turned red.</step>
273 <step>Right-click on a field that is red. The closest valid headings will display.</step>
274 <step>To apply a heading, mouse over it and click <guilabel>Apply Selected</guilabel>.</step>
275 <step>Fields that do not validate are not necessarily invalid--there may not be an authority
276 record for that name/subject/title. If you have the appropriate permissions, you 
277 can add an authority record based on the existing record.</step>
278 </procedure>
279 </simplesect>
280   </section>
281 <section xml:id="AuthorityRecords">
282 <title>Authority Records</title>
283 <indexterm><primary>cataloguing</primary>
284 <secondary>authority records</secondary>
285 </indexterm>
286 <para>Authority records establish uniform usage for names, topics/subjects, and 
287 uniform titles; they also guide users from deprecated or alternative terms to
288 desired terms. Authority records are in MARC format. See <link
289         xlink:href="http://www.loc.gov/marc/authority/ecadhome.html">
290         http://www.loc.gov/marc/authority/ecadhome.html</link> for more on the 
291 standard.</para>
292     <simplesect xml:id="viewingsearchingauthorityrecords">
293 <title>Viewing/Searching Authority Records</title>
294 <procedure>
295 <step>Select <menuchoice><guimenu>Cataloging</guimenu>
296 <guimenuitem>Manage Authorities</guimenuitem></menuchoice>.</step>
297 <step>Enter a search term and choose an authority type from the drop-down menu, then
298 click <guibutton>Submit</guibutton>.</step>
299 <step>A list of records will display.</step>
300 </procedure>
301 </simplesect>
302     <simplesect xml:id="editingauthorityrecords">
303 <title>Editing Authority Records</title>
304 </simplesect>
305     <simplesect xml:id="addingnewauthorityrecords">
306 <title>Adding New Authority Records</title>
307 </simplesect>
308     <simplesect xml:id="mergingordeletingauthorityrecords">
309 <title>Merging or Deleting Authority Records</title>
310 </simplesect>
311 </section>
312   <section xml:id="z39.50">
313     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
314
315       <indexterm>
316         <primary>cataloguing</primary>
317
318         <secondary>Z39.50</secondary>
319       </indexterm>
320
321     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
322     databases and examine or download bibliographic records. Open
323     the client with 
324     <menuchoice>
325       <guimenu>Cataloging</guimenu>
326
327       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
328     </menuchoice>
329     </para>
330
331     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
332       <title>Z39.50 Screen Features</title>
333
334       <para>Initially, or when you want to change targets, start
335       with the 
336       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
337
338       area. Here you choose the remote databases you wish to
339       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
340       any require authentication to access, you will see username
341       and password boxes to the right.</para>
342
343       <procedure>
344         <step>Click all the databases you wish to search
345         simultaneously (see the Note about which fields can be
346         used).</step>
347
348         <step>Fill in user information for any that require
349         it.</step>
350
351         <step>Click 
352         <guibutton>Save as Default</guibutton>
353
354         to preserve these settings for next time.</step>
355       </procedure>
356
357       <para>The 
358       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
359
360       section is where you enter a search. The databases you
361       select control which search fields you can use. You may use
362       any combination of fields that are active (not grayed out),
363       but be aware that not all fields are active for every
364       database. Select just one database to see which fields are
365       active for that database.</para>
366
367       <note>
368         <para>If you are searching multiple databases, you will
369         only get results from those that support the fields
370         you're searching! For example, 
371         <guilabel>Keyword</guilabel>
372
373         and 
374         <guilabel>Subject</guilabel>
375
376         are only active if the local catalog is selected, so
377         using those fields in a combined database search
378         guarantees that you will only get results from the local
379         catalog.</para>
380       </note>
381
382       <para>The 
383       <guilabel>Query</guilabel>
384
385       section has three buttons.</para>
386
387       <itemizedlist>
388         <listitem>
389         <guibutton>Search</guibutton>
390
391         begins searching on the criteria entered in the search
392         fields.</listitem>
393
394         <listitem>
395         <guibutton>Clear Form</guibutton>
396
397         resets all fields to empty.</listitem>
398
399         <listitem>
400         <guibutton>Raw Search</guibutton>
401
402         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
403         build complex searches. See 
404         <xref linkend="rawsearches" />
405
406         .</listitem>
407       </itemizedlist>
408
409       <para>The 
410       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
411
412       pane displays the results from the most recent search.
413       Information about each record retrieved appears on a
414       separate summary line, with various columns of
415       information.</para>
416
417       <itemizedlist>
418         <listitem>If more than the default number of results is
419         available, use 
420         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
421
422         to add the next set to the screen.</listitem>
423
424         <listitem>Click 
425         <guibutton>List Action</guibutton>
426
427         to view options for exporting and saving from the list: 
428         <itemizedlist>
429           <listitem>Copy Field from selected row to
430           Clipboard</listitem>
431
432           <listitem>Print List CSV</listitem>
433
434           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
435
436           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
437
438           <listitem>Save List Configuration</listitem>
439         </itemizedlist>
440         </listitem>
441
442         <listitem>Select an item and click 
443         <guibutton>MARC View</guibutton>
444
445         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
446         can 
447         <guibutton>Print Page</guibutton>
448
449         . To toggle back, click 
450         <guibutton>Results View</guibutton>
451
452         .</listitem>
453
454         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
455         marked a record for
456         overlay</link>, 
457         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
458
459         will be active. Click to view/edit the new bib record to
460         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
461         for details.</listitem>
462
463         <listitem>
464         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
465
466         is used to view/edit a new record.</listitem>
467
468         <listitem>To view long lists of results, click 
469         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
470
471         to give the results list more screen real
472         estate.</listitem>
473       </itemizedlist>
474     </simplesect>
475
476     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
477       <title>Importing a record via Z39.50</title>
478 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
479 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done. 
480 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>, 
481 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
482     </simplesect>
483     <simplesect xml:id="fastitemadds">
484       <title>Fast Item Adds</title>
485 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
486 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
487 edit it.</para>
488 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make 
489 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
490       <note>
491         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
492         be set to 
493         <emphasis>In Process</emphasis>
494
495         , consistent with other types of item creation. This is a
496         change from 2.0.5 and earlier, when items created with Fast Add were Available.</para>
497       </note>
498     </simplesect>
499
500     <simplesect xml:id="recordcollisions">
501       <title>Record Collisions</title>
502 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
503 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
504 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
505 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN. 
506 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
507 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
508     </simplesect>
509
510     <simplesect xml:id="rawsearches">
511       <title>Raw Searches</title>
512 <para>You can do advanced searching of remote databases in Prefix Query Format by 
513 clicking <guibutton>Raw Search</guibutton> and entering a search string. Visit 
514         <link
515         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
516         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
517
518         for more details on PQF and examples you can copy/paste
519         into the search box.</para>
520     </simplesect>
521   </section>
522 </chapter>
523