governance.txt

   1 Evergreen Oversight Board Rules of Governance
   2 =============================================
   3 :toc:
   4 :numbered:
   5
   6 Name, Purpose, and Responsibilities
   7 -----------------------------------
   8
   9 Name
  10 ~~~~
  11
  12 The name of the organization is Evergreen Oversight Board (hereafter, “Board”).
  13
  14 Purpose
  15 ~~~~~~~
  16
  17 [loweralpha]
  18   . The Board is the executive team of the Evergreen software project (hereafter, “Project”)
  19     that makes guiding decisions and leads the project forward.
  20   . This Board exists for nonprofit purposes and, until resolved otherwise by the Board, shall
  21     operate as a member of a 501(c)(3) fiscal sponsor. The Board shall be governed and shall
  22     operate in a manner that does not jeopardize the fiscal sponsor’s 501(c)(3) status.
  23   . The goal of the Board is to :
  24 [lowerroman]
  25     .. promote, support, and advance the development of the Evergreen software;
  26     .. support and facilitate the growth of the international community of Evergreen users;
  27        and
  28     .. foster and protect the Evergreen assets.
  29
  30 While this Oversight Board is a member of a fiscal sponsor, the terms of the
  31 Fiscal Sponsorship Agreement with the fiscal sponsor shall prevail if any
  32 discrepancies are found between these Rules of Governance and the Fiscal
  33 Sponsorship Agreement.
  34
  35 Responsibilities
  36 ~~~~~~~~~~~~~~~~
  37
  38 The issues discussed by the Board generally fall into these categories:
  39
  40 [loweralpha]
  41   . Issues escalated from a committee or other subgroup in the Project that has
  42     reached an impasse but requires a decision by informed consensus;
  43   . Issues that do not fall into the purview of any of the established committees or other
  44     subgroups, but requires a decision by informed consensus;
  45   . Issues of strategic, as opposed to tactical, importance for the Project that require
  46     leadership and vision from above the team or subproject level to achieve; or,
  47   . Sensitive legal or personnel issues which require research and discussion to protect the
  48     interests of the Project.
  49
  50 Evergreen Oversight Board
  51 -------------------------
  52
  53 Authority
  54 ~~~~~~~~~
  55
  56 [loweralpha]
  57   . The Board is the central administrative body of the Project. The Board is
  58     responsible for the overall policy and direction of the Project. The Board does
  59     not generally implement practices, but instead relies on the recognized
  60     community leadership within the Project – including but not limited to the
  61     Documentation Interest Group, the Communication Committee, and the Developer
  62     Team – to do so.
  63
  64 Compensation
  65 ~~~~~~~~~~~~
  66
  67 [loweralpha]
  68   . Board members shall serve without compensation.
  69
  70 Composition
  71 ~~~~~~~~~~~
  72
  73 [loweralpha]
  74   . The Board shall consist of nine members.
  75
  76 Term
  77 ~~~~
  78
  79 [loweralpha]
  80   . The term of each Board member is three years.
  81   . At the end of the Evergreen Conference for a calendar year,
  82     the term of outgoing Board members will end and the term
  83     of incoming Board members will begin.  If no Evergreen Conference
  84     is held during a calendar year, terms will begin and end at
  85     midnight EDT on April 30.
  86   . Approximately one-third of the Board positions shall be open for election each
  87     year.  To implement this, each Board seat shall be designated a
  88     member of a cohort labeled "A", "B", or "C".  Appendix A lists
  89     the cohort and next election date for Board members as of
  90     23 March 2014.
  91   . Each year, the Board shall promulgate procedures for nominating
  92     and electing new Board members.  Nominations may be made by
  93     any individual who has contributed to Evergreen or who is
  94     employed by an institution that runs Evergreen.
  95   . Each year, the Board shall undertake the electronic collection
  96     and counting of votes for the Board election using a documented
  97     voting platform that is widely accessible to the Evergreen community.
  98
  99 Officers
 100 ~~~~~~~~
 101
 102 [loweralpha]
 103   . The Board shall nominate and elect the following officers whose duties
 104     shall include, but may not be limited to the following:
 105 [lowerroman]
 106   .. Chairperson: The Chairperson shall convene and preside at all membership
 107     meetings. However, the Chairperson may appoint another board member to preside
 108     at meetings in the following order: (1) the Vice Chairperson; (2) the
 109     Secretary.
 110   .. Vice Chairperson: The Vice Chairperson shall, in the event of the absence or
 111     inability of the Chairperson to exercise his/her office, become acting
 112     Chairperson of the Board with all the rights, privileges and powers as
 113     if he/she was the duly elected Chairperson. The Vice Chairperson shall also
 114     serve as the chairperson on committees on special subjects as designated by the
 115     Board or Chairperson.
 116   .. Secretary: The Secretary shall be responsible for keeping records of
 117     Board actions, including overseeing the taking of minutes at all Board
 118     meetings, sending out Board meeting announcements, distributing copies of
 119     minutes and the agenda to each Board member, posting meeting minutes on the
 120     Project's website, and assuring that the Board's records are properly
 121     maintained.
 122   . One Board member shall be the official representative to the Fiscal Sponsor.
 123   . Additional duties may be assigned to officers or other board members as
 124     determined by the Chairperson. Other officers may be elected as the board deems
 125     necessary.
 126   . Board officers may be removed from office by an affirmative majority vote
 127     of the Board at any time it is deemed to be in the best interest of the
 128     Board. An officer may also resign from his/her elected office.
 129     Resignation from the office must be in writing and received by the Secretary or
 130     President of the Board. Resignation is effective upon receipt unless a
 131     different date is specified in the notice of resignation.
 132   . In the case of absence or the inability of any officer to act, the board
 133     may from time to time delegate the powers or duties of such officer to any
 134     other officer, or any other person whom it may select, for such period of time
 135     as the Board deems necessary.
 136   . In the event an officer resigns or is otherwise removed from his/her office
 137     on the board, the vacancy shall be filled by a majority vote of the Board.
 138     Neither resignation nor removal from office will affect the member’s status as
 139     a member of the Board.
 140
 141 Meetings and Notices
 142 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 143
 144 [loweralpha]
 145   . Regular meetings of the Board shall be held at least once per
 146     quarter to discuss various topics pertaining to the regular activities of the
 147     Project.
 148   . Special meetings of the Board may be called by the Chairperson, the Vice
 149     Chairperson, or any three (3) Board members.
 150   . Board members must be provided with notice of a meeting at least seventy-two
 151     (72) hours in advance of the meeting. Meeting notices shall be sent via email
 152     and each board member must provide the Board Secretary with an email address
 153     for the purpose of such notices.
 154   . The meeting minutes of each regular and special meeting shall be posted
 155     publicly and promptly on the Project website.
 156
 157 Quorum and Board Voting
 158 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 159
 160 A majority of the Board constitutes a quorum for the transaction of business.
 161 Each Board member shall have one vote and voting may not be done by proxy.
 162 Every act taken or decision made by a majority of the Board members present at
 163 a meeting duly held at which a quorum is present shall be the act of the Board,
 164 unless the law or these Rules of Governance specifically require a greater
 165 number.
 166
 167 Conflicts of Interest
 168 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 169
 170 Any Board member who has a financial, personal, or official interest in, or
 171 conflict with any matter pending before the board, of such nature that it may
 172 prevent that member from acting on the matter in an impartial manner, shall
 173 voluntarily refrain from voting on said matter.
 174
 175 Removal and Resignation
 176 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 177
 178   . A member of the Board may be removed from the Board at any time by an
 179     affirmative vote of at least two-thirds (2/3) members of the Board. A vote to
 180     remove a Board member is effective immediately.
 181   . A Board member may resign from the Board. Resignation from the Board must be in
 182     writing and received by the Secretary or President of the board.
 183   . In the event of a vacancy on the board due to removal, resignation, or death, the
 184     Board shall appoint a replacement to serve the remainder of the term.
 185   . Within seven (7) days of removal, resignation, or natural expiration of an
 186     expired term, the Board member must deliver (at his/her expense) all documents
 187     and other property rightfully belonging to the Board in good condition to the
 188     Board member’s successor, or to a person or place designated by the Board.
 189
 190 Inspection Rights
 191 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
 192
 193 Each member of the Board shall have the right at any reasonable time to inspect
 194 and copy all books, records and documents of every kind that are related to the
 195 Board. Such inspection may be made by the Board member, or the Board
 196 member’s agent or attorney, and the right of inspection includes the right to
 197 copy and make extracts. In the event the documents must be mailed or delivered
 198 in some manner, the requesting Board member shall be responsible for the
 199 delivery costs.
 200
 201 Ad-Hoc Event Committees
 202 -----------------------
 203 The Oversight Board shall create ad-hoc committees and task forces as necessary
 204 to co-ordinate events including, but not limited to, conferences and seminars.
 205 Such committees and task forces shall have the power and duties to create
 206 plans, budgets and materials.
 207
 208 Such a committee shall submit a budget to the board for approval prior to
 209 implementing their assigned event. Upon approval of the budget, by the
 210 Oversight Board, and for the duration of the committee's task, the committee
 211 shall have the power to implement plans and create materials. The SFC shall be
 212 directed to work with designees of the committee to execute transactions within
 213 the constraints of the approved budget without the need for further
 214 intervention by the board. The committee will report to the Oversight Board on
 215 a monthly basis for the purpose of review and input.
 216
 217 Amendments
 218 ----------
 219
 220 [loweralpha]
 221   . These Rules of Governance may be amended by an affirmative vote of at least
 222     two-thirds (2/3) of the Board.
 223   . Proposed amendments must be submitted to the Board Secretary in advance so
 224     that the Secretary can send out the proposed amendments with the meeting
 225     announcements.
 226
 227 Liquidation of Assets
 228 ---------------------
 229
 230 In the event the Board disbands, the Board shall devise a plan to distribute
 231 the Project's remaining assets, if any, in a manner consistent with the Board's
 232 purpose and in a manner that will not jeopardize the 501(c)(3) status of the
 233 umbrella corporation with which the Board is affiliated.
 234
 235 Certification
 236 -------------
 237
 238 The foregoing Rules of Governance were approved by an affirmative majority vote of the
 239 Evergreen Oversight Board on April 29, 2011.
 240
 241 License
 242 -------
 243
 244 Portions of this document were adapted from the Fedora Project Board description. This content
 245 is available under the Attribution-Share Alike 3.0 Unported license.
 246
 247 Appendix A -- Board cohorts
 248 ---------------------------
 249
 250 [options="header"]
 251 |=================================================================
 252 | Cohort | Current Member | Seat up for election
 253 | A | Rogan Hamby | 2015
 254 | A | Ben Hyman | 2015
 255 | A | Kathy Lussier | 2015
 256 | B | Chris Sharp | 2016
 257 | B | Chauncey Montgomery | 2016
 258 | B | Andrea Buntz Neiman | 2016
 259 | B | Yamil Suarez | 2016
 260 | C | Grace Dunbar | 2017
 261 | C | Ben Shum | 2017
 262 |=====================================================================