governance.txt

   1 Evergreen Oversight Board Rules of Governance
   2 =============================================
   3 :toc:
   4 :numbered:
   5
   6 Name, Purpose, and Responsibilities
   7 -----------------------------------
   8
   9 Name
  10 ~~~~
  11
  12 The name of the organization is Evergreen Oversight Board (hereafter, “Board”).
  13
  14 Purpose
  15 ~~~~~~~
  16
  17 [loweralpha]
  18   . The Board is the executive team of the Evergreen software project (hereafter, “Project”)
  19     that makes guiding decisions and leads the project forward.
  20   . This Board exists for nonprofit purposes and, until resolved otherwise by the Board, shall
  21     operate as a member of a 501(c)(3) fiscal sponsor. The Board shall be governed and shall
  22     operate in a manner that does not jeopardize the fiscal sponsor’s 501(c)(3) status.
  23   . The goal of the Board is to :
  24 [lowerroman]
  25     .. promote, support, and advance the development of the Evergreen software;
  26     .. support and facilitate the growth of the international community of Evergreen users;
  27        and
  28     .. foster and protect the Evergreen assets.
  29
  30 While this Oversight Board is a member of a fiscal sponsor, the terms of the
  31 Fiscal Sponsorship Agreement with the fiscal sponsor shall prevail if any
  32 discrepancies are found between these Rules of Governance and the Fiscal
  33 Sponsorship Agreement.
  34
  35 Responsibilities
  36 ~~~~~~~~~~~~~~~~
  37
  38 The issues discussed by the Board generally fall into these categories:
  39
  40 [loweralpha]
  41   . Issues escalated from a committee or other subgroup in the Project that has
  42     reached an impasse but requires a decision by informed consensus;
  43   . Issues that do not fall into the purview of any of the established committees or other
  44     subgroups, but requires a decision by informed consensus;
  45   . Issues of strategic, as opposed to tactical, importance for the Project that require
  46     leadership and vision from above the team or subproject level to achieve; or,
  47   . Sensitive legal or personnel issues which require research and discussion to protect the
  48     interests of the Project.
  49
  50 Evergreen Oversight Board
  51 -------------------------
  52
  53 Authority
  54 ~~~~~~~~~
  55
  56 [loweralpha]
  57   . The Board is the central administrative body of the Project. The Board is
  58     responsible for the overall policy and direction of the Project. The Board does
  59     not generally implement practices, but instead relies on the recognized
  60     community leadership within the Project – including but not limited to the
  61     Documentation Interest Group, the Communication Committee, and the Developer
  62     Team – to do so.
  63
  64 Compensation
  65 ~~~~~~~~~~~~
  66
  67 [loweralpha]
  68   . Board members shall serve without compensation.
  69
  70 Composition
  71 ~~~~~~~~~~~
  72
  73 [loweralpha]
  74   . Initially, the Board shall consist of its founding members, named in Appendix A.
  75
  76 Officers
  77 ~~~~~~~~
  78
  79 [loweralpha]
  80   . The Board shall nominate and elect the following officers whose duties
  81     shall include, but may not be limited to the following:
  82 [lowerroman]
  83   .. Chairperson: The Chairperson shall convene and preside at all membership
  84     meetings. However, the Chairperson may appoint another board member to preside
  85     at meetings in the following order: (1) the Vice Chairperson; (2) the
  86     Secretary.
  87   .. Vice Chairperson: The Vice Chairperson shall, in the event of the absence or
  88     inability of the Chairperson to exercise his/her office, become acting
  89     Chairperson of the Board with all the rights, privileges and powers as
  90     if he/she was the duly elected Chairperson. The Vice Chairperson shall also
  91     serve as the chairperson on committees on special subjects as designated by the
  92     Board or Chairperson.
  93   .. Secretary: The Secretary shall be responsible for keeping records of
  94     Board actions, including overseeing the taking of minutes at all Board
  95     meetings, sending out Board meeting announcements, distributing copies of
  96     minutes and the agenda to each Board member, posting meeting minutes on the
  97     Project's website, and assuring that the Board's records are properly
  98     maintained.
  99   . One Board member shall be the official representative to the Fiscal Sponsor.
 100   . Additional duties may be assigned to officers or other board members as
 101     determined by the Chairperson. Other officers may be elected as the board deems
 102     necessary.
 103   . Board officers may be removed from office by an affirmative majority vote
 104     of the Board at any time it is deemed to be in the best interest of the
 105     Board. An officer may also resign from his/her elected office.
 106     Resignation from the office must be in writing and received by the Secretary or
 107     President of the Board. Resignation is effective upon receipt unless a
 108     different date is specified in the notice of resignation.
 109   . In the case of absence or the inability of any officer to act, the board
 110     may from time to time delegate the powers or duties of such officer to any
 111     other officer, or any other person whom it may select, for such period of time
 112     as the Board deems necessary.
 113   . In the event an officer resigns or is otherwise removed from his/her office
 114     on the board, the vacancy shall be filled by a majority vote of the Board.
 115     Neither resignation nor removal from office will affect the member’s status as
 116     a member of the Board.
 117
 118 Meetings and Notices
 119 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 120
 121 [loweralpha]
 122   . Regular meetings of the Board shall be held at least once per
 123     quarter to discuss various topics pertaining to the regular activities of the
 124     Project.
 125   . Special meetings of the Board may be called by the Chairperson, the Vice
 126     Chairperson, or any three (3) Board members.
 127   . Board members must be provided with notice of a meeting at least seventy-two
 128     (72) hours in advance of the meeting. Meeting notices shall be sent via email
 129     and each board member must provide the Board Secretary with an email address
 130     for the purpose of such notices.
 131   . The meeting minutes of each regular and special meeting shall be posted
 132     publicly and promptly on the Project website.
 133
 134 Quorum and Board Voting
 135 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 136
 137 A majority of the Board constitutes a quorum for the transaction of business.
 138 Each Board member shall have one vote and voting may not be done by proxy.
 139 Every act taken or decision made by a majority of the Board members present at
 140 a meeting duly held at which a quorum is present shall be the act of the Board,
 141 unless the law or these Rules of Governance specifically require a greater
 142 number.
 143
 144 Conflicts of Interest
 145 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 146
 147 Any Board member who has a financial, personal, or official interest in, or
 148 conflict with any matter pending before the board, of such nature that it may
 149 prevent that member from acting on the matter in an impartial manner, shall
 150 voluntarily refrain from voting on said matter.
 151
 152 Removal and Resignation
 153 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 154
 155   . A member of the Board may be removed from the Board at any time by an
 156     affirmative vote of at least two-thirds (2/3) members of the Board. A vote to
 157     remove a Board member is effective immediately.
 158   . A Board member may resign from the Board. Resignation from the Board must be in
 159     writing and received by the Secretary or President of the board.
 160   . In the event of a vacancy on the board due to removal, resignation, or death, the
 161     Board shall appoint a replacement to serve the remainder of the term.
 162   . Within seven (7) days of removal, resignation, or natural expiration of an
 163     expired term, the Board member must deliver (at his/her expense) all documents
 164     and other property rightfully belonging to the Board in good condition to the
 165     Board member’s successor, or to a person or place designated by the Board.
 166
 167 Inspection Rights
 168 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
 169
 170 Each member of the Board shall have the right at any reasonable time to inspect
 171 and copy all books, records and documents of every kind that are related to the
 172 Board. Such inspection may be made by the Board member, or the Board
 173 member’s agent or attorney, and the right of inspection includes the right to
 174 copy and make extracts. In the event the documents must be mailed or delivered
 175 in some manner, the requesting Board member shall be responsible for the
 176 delivery costs.
 177
 178 Transition to General Rules of Governance and General Elections
 179 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 180
 181 By the end of the 2012 Evergreen International Conference or 30 April 2012,
 182 whichever comes sooner, the Board will have promulgated rules of governance for
 183 this Board and the Evergreen Project to be presented for approval by the
 184 general membership of the Evergreen Project during the conference.  At that
 185 same time, the board will designate at least 1/3 of its seats to be filled by
 186 general election at the 2012 conference.  The board will also hold new
 187 elections for the board officers at that time.
 188
 189 Ad-Hoc Event Committees
 190 -----------------------
 191 The Oversight Board shall create ad-hoc committees and task forces as necessary
 192 to co-ordinate events including, but not limited to, conferences and seminars.
 193 Such committees and task forces shall have the power and duties to create
 194 plans, budgets and materials.
 195
 196 Such a committee shall submit a budget to the board for approval prior to
 197 implementing their assigned event. Upon approval of the budget, by the
 198 Oversight Board, and for the duration of the committee's task, the committee
 199 shall have the power to implement plans and create materials. The SFC shall be
 200 directed to work with designees of the committee to execute transactions within
 201 the constraints of the approved budget without the need for further
 202 intervention by the board. The committee will report to the Oversight Board on
 203 a monthly basis for the purpose of review and input.
 204
 205 Amendments
 206 ----------
 207
 208 [loweralpha]
 209   . These Rules of Governance may be amended by an affirmative vote of at least
 210     two-thirds (2/3) of the Board.
 211   . Proposed amendments must be submitted to the Board Secretary in advance so
 212     that the Secretary can send out the proposed amendments with the meeting
 213     announcements.
 214
 215 Liquidation of Assets
 216 ---------------------
 217
 218 In the event the Board disbands, the Board shall devise a plan to distribute
 219 the Project's remaining assets, if any, in a manner consistent with the Board's
 220 purpose and in a manner that will not jeopardize the 501(c)(3) status of the
 221 umbrella corporation with which the Board is affiliated.
 222
 223 Certification
 224 -------------
 225
 226 The foregoing Rules of Governance were approved by an affirmative majority vote of the
 227 Evergreen Oversight Board on April 29, 2011.
 228
 229 License
 230 -------
 231
 232 Portions of this document were adapted from the Fedora Project Board description. This content
 233 is available under the Attribution-Share Alike 3.0 Unported license.
 234
 235 Initial Board Members
 236 ---------------------
 237
 238 [options="header"]
 239 |=====================================================================
 240 | Name | E-Mail Address | Affiliation
 241 | Lori Ayre | lori.ayre@galecia.com |
 242 | Jim Corridan | jcorridan@icpr.in.gov | Indiana State Library
 243 | Galen Charlton | gmc@esilibrary.com |
 244 | Tim Daniels | tim.daniels@lyrasis.org |
 245 | Stephen Elfstrand | stephen.elfstrand@mnsu.edu |
 246 | Elizabeth McKinney | emckinney@georgialibraries.org | Georgia Public Library Service
 247 | Michele Montague | mmontagu@grpl.org |
 248 | Dan Scott   | dan@coffeecode.net |
 249 | Amy Terlaga | terlaga@biblio.org |
 250 | Steve Wills | steve.wills@lyrasis.org |
 251 |=====================================================================
 252