governance.txt

   1 Evergreen Oversight Board Rules of Governance
   2 =============================================
   3
   4 Name, Purpose, and Responsibilities
   5 -----------------------------------
   6
   7 Name
   8 ~~~~
   9
  10 The name of the organization is Evergreen Oversight Board (hereafter, “Board”).
  11
  12 Purpose
  13 ~~~~~~~
  14
  15 [loweralpha]
  16   . The Board is the executive team of the Evergreen software project (hereafter, “Project”)
  17     that makes guiding decisions and leads the project forward.
  18   . This Board exists for nonprofit purposes and, until resolved otherwise by the Board, shall
  19     operate as a member of a 501(c)(3) fiscal sponsor. The Board shall be governed and shall
  20     operate in a manner that does not jeopardize the fiscal sponsor’s 501(c)(3) status.
  21   . The goal of the Board is to :
  22 [lowerroman]
  23     .. promote, support, and advance the development of the Evergreen software;
  24     .. support and facilitate the growth of the international community of Evergreen users;
  25        and
  26     .. foster and protect the Evergreen assets.
  27
  28 While this Oversight Board is a member of a fiscal sponsor, the terms of the
  29 Fiscal Sponsorship Agreement with the fiscal sponsor shall prevail if any
  30 discrepancies are found between these Rules of Governance and the Fiscal
  31 Sponsorship Agreement.
  32
  33 Responsibilities
  34 ~~~~~~~~~~~~~~~~
  35
  36 The issues discussed by the Board generally fall into these categories:
  37
  38 [loweralpha]
  39   . Issues escalated from a committee or other subgroup in the Project that has
  40     reached an impasse but requires a decision by informed consensus;
  41   . Issues that do not fall into the purview of any of the established committees or other
  42     subgroups, but requires a decision by informed consensus;
  43   . Issues of strategic, as opposed to tactical, importance for the Project that require
  44     leadership and vision from above the team or subproject level to achieve; or,
  45   . Sensitive legal or personnel issues which require research and discussion to protect the
  46     interests of the Project.
  47
  48 Evergreen Oversight Board
  49 -------------------------
  50
  51 Authority
  52 ~~~~~~~~~
  53
  54 [loweralpha]
  55   . The Board is the central administrative body of the Project. The Board is
  56     responsible for the overall policy and direction of the Project. The Board does
  57     not generally implement practices, but instead relies on the recognized
  58     community leadership within the Project – including but not limited to the
  59     Documentation Interest Group, the Communication Committee, and the Developer
  60     Team – to do so.
  61
  62 Compensation
  63 ~~~~~~~~~~~~
  64
  65 [loweralpha]
  66   . Board members shall serve without compensation.
  67
  68 Composition
  69 ~~~~~~~~~~~
  70
  71 [loweralpha]
  72   . Initially, the Board shall consist of its founding members, named in Appendix A.
  73
  74 Officers
  75 ~~~~~~~~
  76
  77 [loweralpha]
  78   . The Board shall nominate and elect the following officers whose duties
  79     shall include, but may not be limited to the following:
  80 [lowerroman]
  81   .. Chairperson: The Chairperson shall convene and preside at all membership
  82     meetings. However, the Chairperson may appoint another board member to preside
  83     at meetings in the following order: (1) the Vice Chairperson; (2) the
  84     Secretary.
  85   .. Vice Chairperson: The Vice Chairperson shall, in the event of the absence or
  86     inability of the Chairperson to exercise his/her office, become acting
  87     Chairperson of the Board with all the rights, privileges and powers as
  88     if he/she was the duly elected Chairperson. The Vice Chairperson shall also
  89     serve as the chairperson on committees on special subjects as designated by the
  90     Board or Chairperson.
  91   .. Secretary: The Secretary shall be responsible for keeping records of
  92     Board actions, including overseeing the taking of minutes at all Board
  93     meetings, sending out Board meeting announcements, distributing copies of
  94     minutes and the agenda to each Board member, posting meeting minutes on the
  95     Project's website, and assuring that the Board's records are properly
  96     maintained.
  97   . One Board member shall be the official representative to the Fiscal Sponsor.
  98   . Additional duties may be assigned to officers or other board members as
  99     determined by the Chairperson. Other officers may be elected as the board deems
 100     necessary.
 101   . Board officers may be removed from office by an affirmative majority vote
 102     of the Board at any time it is deemed to be in the best interest of the
 103     Board. An officer may also resign from his/her elected office.
 104     Resignation from the office must be in writing and received by the Secretary or
 105     President of the Board. Resignation is effective upon receipt unless a
 106     different date is specified in the notice of resignation.
 107   . In the case of absence or the inability of any officer to act, the board
 108     may from time to time delegate the powers or duties of such officer to any
 109     other officer, or any other person whom it may select, for such period of time
 110     as the Board deems necessary.
 111   . In the event an officer resigns or is otherwise removed from his/her office
 112     on the board, the vacancy shall be filled by a majority vote of the Board.
 113     Neither resignation nor removal from office will affect the member’s status as
 114     a member of the Board.
 115
 116 Meetings and Notices
 117 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 118
 119 [loweralpha]
 120   . Regular meetings of the Board shall be held at least once per
 121     quarter to discuss various topics pertaining to the regular activities of the
 122     Project.
 123   . Special meetings of the Board may be called by the Chairperson, the Vice
 124     Chairperson, or any three (3) Board members.
 125   . Board members must be provided with notice of a meeting at least seventy-two
 126     (72) hours in advance of the meeting. Meeting notices shall be sent via email
 127     and each board member must provide the Board Secretary with an email address
 128     for the purpose of such notices.
 129   . The meeting minutes of each regular and special meeting shall be posted
 130     publicly and promptly on the Project website.
 131
 132 Quorum and Board Voting
 133 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 134
 135 A majority of the Board constitutes a quorum for the transaction of business.
 136 Each Board member shall have one vote and voting may not be done by proxy.
 137 Every act taken or decision made by a majority of the Board members present at
 138 a meeting duly held at which a quorum is present shall be the act of the Board,
 139 unless the law or these Rules of Governance specifically require a greater
 140 number.
 141
 142 Conflicts of Interest
 143 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 144
 145 Any Board member who has a financial, personal, or official interest in, or
 146 conflict with any matter pending before the board, of such nature that it may
 147 prevent that member from acting on the matter in an impartial manner, shall
 148 voluntarily refrain from voting on said matter.
 149
 150 Removal and Resignation
 151 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 152
 153   . A member of the Board may be removed from the Board at any time by an
 154     affirmative vote of at least two-thirds (2/3) members of the Board. A vote to
 155     remove a Board member is effective immediately.
 156   . A Board member may resign from the Board. Resignation from the Board must be in
 157     writing and received by the Secretary or President of the board.
 158   . In the event of a vacancy on the board due to removal, resignation, or death, the
 159     Board shall appoint a replacement to serve the remainder of the term.
 160   . Within seven (7) days of removal, resignation, or natural expiration of an
 161     expired term, the Board member must deliver (at his/her expense) all documents
 162     and other property rightfully belonging to the Board in good condition to the
 163     Board member’s successor, or to a person or place designated by the Board.
 164
 165 Inspection Rights
 166 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
 167
 168 Each member of the Board shall have the right at any reasonable time to inspect
 169 and copy all books, records and documents of every kind that are related to the
 170 Board. Such inspection may be made by the Board member, or the Board
 171 member’s agent or attorney, and the right of inspection includes the right to
 172 copy and make extracts. In the event the documents must be mailed or delivered
 173 in some manner, the requesting Board member shall be responsible for the
 174 delivery costs.
 175
 176 Transition to General Rules of Governance and General Elections
 177 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 178
 179 By the end of the 2012 Evergreen International Conference or 30 April 2012,
 180 whichever comes sooner, the Board will have promulgated rules of governance for
 181 this Board and the Evergreen Project to be presented for approval by the
 182 general membership of the Evergreen Project during the conference.  At that
 183 same time, the board will designate at least 1/3 of its seats to be filled by
 184 general election at the 2012 conference.  The board will also hold new
 185 elections for the board officers at that time.
 186
 187 Amendments
 188 ----------
 189
 190 [loweralpha]
 191   . These Rules of Governance may be amended by an affirmative vote of at least
 192     two-thirds (2/3) of the Board.
 193   . Proposed amendments must be submitted to the Board Secretary in advance so
 194     that the Secretary can send out the proposed amendments with the meeting
 195     announcements.
 196
 197 Liquidation of Assets
 198 ---------------------
 199
 200 In the event the Board disbands, the Board shall devise a plan to distribute
 201 the Project's remaining assets, if any, in a manner consistent with the Board's
 202 purpose and in a manner that will not jeopardize the 501(c)(3) status of the
 203 umbrella corporation with which the Board is affiliated.
 204
 205 Certification
 206 -------------
 207
 208 The foregoing Rules of Governance were approved by an affirmative majority vote of the
 209 Evergreen Oversight Board on April 29, 2011.
 210
 211 License
 212 -------
 213
 214 Portions of this document were adapted from the Fedora Project Board description. This content
 215 is available under the Attribution-Share Alike 3.0 Unported license.
 216
 217 Initial Board Members
 218 ---------------------
 219
 220 [options="header"]
 221 |=====================================================================
 222 | Name | E-Mail Address | Affiliation
 223 | Lori Ayre | lori.ayre@galecia.com |
 224 | Jim Corridan | jcorridan@icpr.in.gov | Indiana State Library
 225 | Galen Charlton | gmc@esilibrary.com |
 226 | Tim Daniels | tim.daniels@lyrasis.org |
 227 | Stephen Elfstrand | stephen.elfstrand@mnsu.edu |
 228 | Elizabeth McKinney | emckinney@georgialibraries.org | Georgia Public Library Service
 229 | Michele Montague | mmontagu@grpl.org |
 230 | Dan Scott   | dan@coffeecode.net |
 231 | Amy Terlaga | terlaga@biblio.org |
 232 | Steve Wills | steve.wills@lyrasis.org |
 233 |=====================================================================
 234