governance.txt

   1 Evergreen Oversight Board Rules of Governance
   2 =============================================
   3 :toc:
   4 :numbered:
   5
   6 Name, Purpose, and Responsibilities
   7 -----------------------------------
   8
   9 Name
  10 ~~~~
  11
  12 The name of the organization is Evergreen Oversight Board (hereafter, “Board”).
  13
  14 Purpose
  15 ~~~~~~~
  16
  17 [loweralpha]
  18   . The Board is the executive team of the Evergreen software project (hereafter, “Project”)
  19     that makes guiding decisions and leads the project forward.
  20   . This Board exists for nonprofit purposes and, until resolved otherwise by the Board, shall
  21     operate as a member of a 501(c)(3) fiscal sponsor. The Board shall be governed and shall
  22     operate in a manner that does not jeopardize the fiscal sponsor’s 501(c)(3) status.
  23   . The goal of the Board is to :
  24 [lowerroman]
  25     .. promote, support, and advance the development of the Evergreen software;
  26     .. support and facilitate the growth of the international community of Evergreen users;
  27        and
  28     .. foster and protect the Evergreen assets.
  29
  30 While this Oversight Board is a member of a fiscal sponsor, the terms of the
  31 Fiscal Sponsorship Agreement with the fiscal sponsor shall prevail if any
  32 discrepancies are found between these Rules of Governance and the Fiscal
  33 Sponsorship Agreement.
  34
  35 Responsibilities
  36 ~~~~~~~~~~~~~~~~
  37
  38 The issues discussed by the Board generally fall into these categories:
  39
  40 [loweralpha]
  41   . Issues escalated from a committee or other subgroup in the Project that has
  42     reached an impasse but requires a decision by informed consensus;
  43   . Issues that do not fall into the purview of any of the established committees or other
  44     subgroups, but requires a decision by informed consensus;
  45   . Issues of strategic, as opposed to tactical, importance for the Project that require
  46     leadership and vision from above the team or subproject level to achieve; or,
  47   . Sensitive legal or personnel issues which require research and discussion to protect the
  48     interests of the Project.
  49
  50 Evergreen Oversight Board
  51 -------------------------
  52
  53 Authority
  54 ~~~~~~~~~
  55
  56 [loweralpha]
  57   . The Board is the central administrative body of the Project. The Board is
  58     responsible for the overall policy and direction of the Project. The Board does
  59     not generally implement practices, but instead relies on the recognized
  60     community leadership within the Project – including but not limited to the
  61     Documentation Interest Group, the Communication Committee, and the Developer
  62     Team – to do so.
  63
  64 Compensation
  65 ~~~~~~~~~~~~
  66
  67 [loweralpha]
  68   . Board members shall serve without compensation.
  69
  70 Composition
  71 ~~~~~~~~~~~
  72
  73 [loweralpha]
  74   . The Board shall consist of nine members.
  75
  76 Term
  77 ~~~~
  78
  79 [loweralpha]
  80   . The term of each Board member is three years.
  81   . At the end of the Evergreen Conference for a calendar year,
  82     the term of outgoing Board members will end and the term
  83     of incoming Board members will begin.  If no Evergreen Conference
  84     is held during a calendar year, terms will begin and end at
  85     midnight EDT on April 30.
  86   . Approximately one-third of the Board positions shall be open for election each
  87     year.  To implement this, each Board seat shall be designated a
  88     member of a cohort labeled "A", "B", or "C".  Appendix A lists
  89     the cohort and next election date for Board members as of
  90     23 March 2014.
  91   . Each year, the Board shall promulgate procedures for nominating
  92     and electing new Board members.  Nominations may be made by
  93     any individual who has contributed to Evergreen or who is
  94     employed by an institution that runs Evergreen.
  95   . In the absence of an approved Board motion to the contrary,
  96     each year the Board shall request that the Software Freedom
  97     Conservancy undertake the collection and counting of votes
  98     for the Board election.  Votes are to be counted using the
  99     Scottish Single Transferable Vote system.
 100
 101 Officers
 102 ~~~~~~~~
 103
 104 [loweralpha]
 105   . The Board shall nominate and elect the following officers whose duties
 106     shall include, but may not be limited to the following:
 107 [lowerroman]
 108   .. Chairperson: The Chairperson shall convene and preside at all membership
 109     meetings. However, the Chairperson may appoint another board member to preside
 110     at meetings in the following order: (1) the Vice Chairperson; (2) the
 111     Secretary.
 112   .. Vice Chairperson: The Vice Chairperson shall, in the event of the absence or
 113     inability of the Chairperson to exercise his/her office, become acting
 114     Chairperson of the Board with all the rights, privileges and powers as
 115     if he/she was the duly elected Chairperson. The Vice Chairperson shall also
 116     serve as the chairperson on committees on special subjects as designated by the
 117     Board or Chairperson.
 118   .. Secretary: The Secretary shall be responsible for keeping records of
 119     Board actions, including overseeing the taking of minutes at all Board
 120     meetings, sending out Board meeting announcements, distributing copies of
 121     minutes and the agenda to each Board member, posting meeting minutes on the
 122     Project's website, and assuring that the Board's records are properly
 123     maintained.
 124   . One Board member shall be the official representative to the Fiscal Sponsor.
 125   . Additional duties may be assigned to officers or other board members as
 126     determined by the Chairperson. Other officers may be elected as the board deems
 127     necessary.
 128   . Board officers may be removed from office by an affirmative majority vote
 129     of the Board at any time it is deemed to be in the best interest of the
 130     Board. An officer may also resign from his/her elected office.
 131     Resignation from the office must be in writing and received by the Secretary or
 132     President of the Board. Resignation is effective upon receipt unless a
 133     different date is specified in the notice of resignation.
 134   . In the case of absence or the inability of any officer to act, the board
 135     may from time to time delegate the powers or duties of such officer to any
 136     other officer, or any other person whom it may select, for such period of time
 137     as the Board deems necessary.
 138   . In the event an officer resigns or is otherwise removed from his/her office
 139     on the board, the vacancy shall be filled by a majority vote of the Board.
 140     Neither resignation nor removal from office will affect the member’s status as
 141     a member of the Board.
 142
 143 Meetings and Notices
 144 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 145
 146 [loweralpha]
 147   . Regular meetings of the Board shall be held at least once per
 148     quarter to discuss various topics pertaining to the regular activities of the
 149     Project.
 150   . Special meetings of the Board may be called by the Chairperson, the Vice
 151     Chairperson, or any three (3) Board members.
 152   . Board members must be provided with notice of a meeting at least seventy-two
 153     (72) hours in advance of the meeting. Meeting notices shall be sent via email
 154     and each board member must provide the Board Secretary with an email address
 155     for the purpose of such notices.
 156   . The meeting minutes of each regular and special meeting shall be posted
 157     publicly and promptly on the Project website.
 158
 159 Quorum and Board Voting
 160 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 161
 162 A majority of the Board constitutes a quorum for the transaction of business.
 163 Each Board member shall have one vote and voting may not be done by proxy.
 164 Every act taken or decision made by a majority of the Board members present at
 165 a meeting duly held at which a quorum is present shall be the act of the Board,
 166 unless the law or these Rules of Governance specifically require a greater
 167 number.
 168
 169 Conflicts of Interest
 170 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 171
 172 Any Board member who has a financial, personal, or official interest in, or
 173 conflict with any matter pending before the board, of such nature that it may
 174 prevent that member from acting on the matter in an impartial manner, shall
 175 voluntarily refrain from voting on said matter.
 176
 177 Removal and Resignation
 178 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 179
 180   . A member of the Board may be removed from the Board at any time by an
 181     affirmative vote of at least two-thirds (2/3) members of the Board. A vote to
 182     remove a Board member is effective immediately.
 183   . A Board member may resign from the Board. Resignation from the Board must be in
 184     writing and received by the Secretary or President of the board.
 185   . In the event of a vacancy on the board due to removal, resignation, or death, the
 186     Board shall appoint a replacement to serve the remainder of the term.
 187   . Within seven (7) days of removal, resignation, or natural expiration of an
 188     expired term, the Board member must deliver (at his/her expense) all documents
 189     and other property rightfully belonging to the Board in good condition to the
 190     Board member’s successor, or to a person or place designated by the Board.
 191
 192 Inspection Rights
 193 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
 194
 195 Each member of the Board shall have the right at any reasonable time to inspect
 196 and copy all books, records and documents of every kind that are related to the
 197 Board. Such inspection may be made by the Board member, or the Board
 198 member’s agent or attorney, and the right of inspection includes the right to
 199 copy and make extracts. In the event the documents must be mailed or delivered
 200 in some manner, the requesting Board member shall be responsible for the
 201 delivery costs.
 202
 203 Ad-Hoc Event Committees
 204 -----------------------
 205 The Oversight Board shall create ad-hoc committees and task forces as necessary
 206 to co-ordinate events including, but not limited to, conferences and seminars.
 207 Such committees and task forces shall have the power and duties to create
 208 plans, budgets and materials.
 209
 210 Such a committee shall submit a budget to the board for approval prior to
 211 implementing their assigned event. Upon approval of the budget, by the
 212 Oversight Board, and for the duration of the committee's task, the committee
 213 shall have the power to implement plans and create materials. The SFC shall be
 214 directed to work with designees of the committee to execute transactions within
 215 the constraints of the approved budget without the need for further
 216 intervention by the board. The committee will report to the Oversight Board on
 217 a monthly basis for the purpose of review and input.
 218
 219 Amendments
 220 ----------
 221
 222 [loweralpha]
 223   . These Rules of Governance may be amended by an affirmative vote of at least
 224     two-thirds (2/3) of the Board.
 225   . Proposed amendments must be submitted to the Board Secretary in advance so
 226     that the Secretary can send out the proposed amendments with the meeting
 227     announcements.
 228
 229 Liquidation of Assets
 230 ---------------------
 231
 232 In the event the Board disbands, the Board shall devise a plan to distribute
 233 the Project's remaining assets, if any, in a manner consistent with the Board's
 234 purpose and in a manner that will not jeopardize the 501(c)(3) status of the
 235 umbrella corporation with which the Board is affiliated.
 236
 237 Certification
 238 -------------
 239
 240 The foregoing Rules of Governance were approved by an affirmative majority vote of the
 241 Evergreen Oversight Board on April 29, 2011.
 242
 243 License
 244 -------
 245
 246 Portions of this document were adapted from the Fedora Project Board description. This content
 247 is available under the Attribution-Share Alike 3.0 Unported license.
 248
 249 Appendix A -- Board cohorts
 250 ---------------------------
 251
 252 [options="header"]
 253 |=================================================================
 254 | Cohort | Current Member | Seat up for election
 255 | A | Rogan Hamby | 2015
 256 | A | Ben Hyman | 2015
 257 | A | Kathy Lussier | 2015
 258 | B | Shauna Borger | 2016
 259 | B | Chauncey Montgomery | 2016
 260 | B | Andrea Buntz Neiman | 2016
 261 | B | Yamil Suarez | 2016
 262 | C | Grace Dunbar | 2017
 263 | C | Ben Shum | 2017
 264 |=====================================================================