SFC_Alternatives_Report.txt

   1 = Software Freedom Conservancy Membership Review and Options\r
   2 \r
   3 == Introduction\r
   4 \r
   5 This report is created for examining options for managing Evergreen.  The current agreement and relationship with the Software Freedom Conservancy has had its difficulties.  There are a variety of reasons for this.  Regardless, the Evergreen Community will need continued support in the following areas:\r
   6 \r
   7 * Holding and managing finances which includes the ability to generate financial reports\r
   8 * Legal defense of the Evergreen trademark and copyrights\r
   9 * Assistance and support in managing conferences and other events for the Evergreen community.\r
  10 \r
  11 == Concerns with the Software Freedom Conservancy (SFC)\r
  12 \r
  13 The SFC provides the services needed to support the three needs identified the introduction.  However, the quality of the services provided and the responsiveness has come into question which has driven the need to explore additional options.  Timeliness in response to questions has been one of the most difficult issues in dealing with the SFC. If the Evergreen Oversight Board (EOB) were to cancel its agreement with the SFC, the SFC requires all funds from the Evergreen Project be transferred to a 501(c)3 non-profit organization.\r
  14 \r
  15 There are two basic paths the community can look at as alternatives.  One is develop its own non-profit to provide support for the needs of the community and the other is to develop an agreement with an existing non-profit.  In examining working with an existing non-profit, the EOB can identify an organization similar to the SFC to provide support for the Evergreen community or work potentially with an existing non-profit within the Evergreen Community.\r
  16 \r
  17 .Options Matrix\r
  18 |===\r
  19 |Option |Membership Costs |Event Management Support |Financial Management |Copyright-Trademark protection services |Accepting Members\r
  20 \r
  21 |Software Freedom Conservancy (SFC)\r
  22 |10% of revenue\r
  23 |Yes\r
  24 |Yes\r
  25 |Yes\r
  26 |N/A\r
  27 \r
  28 |Create independent Non-profit\r
  29 |~$2000 for setup (Ongoing costs include: Retain attorney for contract and trademark defense, Accountant for audit and filing, Event management software)\r
  30 |Yes\r
  31 |Yes\r
  32 |Yes\r
  33 |N/A\r
  34 \r
  35 |Move to non-profit within the Evergreen Community\r
  36 |Needs to be negotiated\r
  37 |Yes, assuming it can be negotiated\r
  38 |Yes, assuming it can be negotiated\r
  39 |Yes, assuming it can be negotiated\r
  40 |Yes, assuming it can be negotiated\r
  41 \r
  42 |Apache Software Foundation\r
  43 |Unknown\r
  44 |Yes, controlled by ASF\r
  45 |Yes, controlled by ASF\r
  46 |Yes\r
  47 |Requires a lengthy vetting process\r
  48 \r
  49 |Digital Library Federation\r
  50 |$6120/year\r
  51 |No\r
  52 |No\r
  53 |No\r
  54 |Yes\r
  55 \r
  56 |Free Software Foundation\r
  57 |$2000/year\r
  58 |\r
  59 |\r
  60 |Some through licensing & compliance team\r
  61 |Yes\r
  62 \r
  63 |Linux Foundation\r
  64 |Corporate and individual rates\r
  65 |Full suite of event management  services - membership not required \r
  66 |\r
  67 |Bi-monthly legal counsel calls but no trademark or wordmark protection\r
  68 |Yes\r
  69 \r
  70 |Software in the Public Interest\r
  71 |Unknown\r
  72 |Yes\r
  73 |Yes\r
  74 |No (possibly work with Software Freedom Law Center)\r
  75 |Unknown\r
  76 |===\r
  77 \r
  78 == Create a Non-Profit\r
  79 \r
  80 Starting a non-profit is relatively low cost to set up the initial corporation and file the necessary forms.  However, long-term management requires a stable leadership and resource commitment to  maintain.\r
  81 \r
  82 === Set Up\r
  83 ==== Incorporate\r
  84 * Formal governance structure with a governing board is required\r
  85 * By-laws and other governing documents required\r
  86 * Create a budget and business plan\r
  87 * Identify the state where we would incorporate\r
  88 ==== Establishing 501(c)(3) status\r
  89 \r
  90 === Questions\r
  91 * Would we need to change how the Evergreen Oversight Board is elected?\r
  92 * Would a by-law changes be required?\r
  93 \r
  94 === Initial Set Up Costs\r
  95 ==== Application Fees\r
  96 \r
  97 * Incorporate 501(c)(3) - $90 state fee for California (varies state to state)\r
  98 * IRS Filing - $850 for non-profit with more than $10,000 in revenue\r
  99 \r
 100 ==== Preparation Fee for Attorneys to file appropriate applications\r
 101 \r
 102 * $1000 \r
 103 \r
 104 ==== Attorney on retainer for trademark defense\r
 105 \r
 106 * Pay up front fee to put on retainer that would be used towards future action\r
 107 \r
 108 For a Georgia nonprofit corporation, one esitimate is about $1,200 to $1,800 in fees (includes $100 filing fee + $40 publication fee + $180 for corporate minute book and seal, with the rest for attorney costs).\r
 109 \r
 110 === Ongoing Activities \r
 111 * IRS and state annual filings  -  Audit and review requirements\r
 112 * Book keeping \r
 113 * Event handling\r
 114 * Trademark protection\r
 115 \r
 116 == Move to a Non-Profit within the Evergreen Community\r
 117 \r
 118 It has not been determined if any of these organizations would accept the responsibility for providing some level of management of the Evergreen project.  All pricing and costs would have to be approved.\r
 119 \r
 120 The following is a list of non-profits currently actively involved with Evergreen.\r
 121 \r
 122 * Bibliomation\r
 123 * C/W MARS \r
 124 * Equinox Open Library Initiative\r
 125 * NOBLE \r
 126 * MOBIUS\r
 127 * CoOL (OhioNet)\r
 128 * SPARK (PaILS)\r
 129 \r
 130 Issues of non-profits in the Community\r
 131 * How will the non-profits governance relate to the EOB?\r
 132 * Members from the non-profits frequently serve on the EOB.  Are there issues of conflict of interest?\r
 133 \r
 134 == Move to a Non-Profit Similar to SFC\r
 135 \r
 136 === Software in the Public Interest (SPI)\r
 137 \r
 138 SPI may be one of the best options for an existing organization that provides similar support as the SFC.  The SPI appears to be most aligned the the culture of the Evergreen Community and provides most of the services we require.  The following are some details about the organization. \r
 139 \r
 140 * 501(c)(3) non-profit organization since 1997\r
 141 * Structured to host projects and individuals who contribute can become voting members.  \r
 142 * Uses Software Freedom Law Center as legal advisors.\r
 143 * Currently associate with 46 different projects including PostgreSQL, FFmpeg, GNU TeXmacs, ArchLinux, Debian, OpenWRT, OpenXFS, X.org.  They do not claim exclusive hosting and projects may have other relationships with other hosts.\r
 144 * To join, a project must be sponsored by a board member and entrance is voted upon by their voting members with a 35% quorum required.\r
 145 * Requires a liaison who will communicate with the Treasurer and receive monthly reports.  They can accept checks and credit cards with some limitations.  All transaction costs are subtracted from project account along with 5% of remainder for SPI overhead.   \r
 146 * They are fairly informal and primarily act as a fiscal money holder but have the same legal restrictions and requirements for structure any non-profit would have.  They stress the value of project independence and freedom to leave but can only transfer assets to another 501(c)3, which will be true of all 501(c)3s.  \r
 147 * Services they provide include holding funds, assets and intangibles.  They can provide legal counsel at the discretion of the board.  \r
 148 * Potential questions if we approach the board would be how they handle conferences, paperwork specifics needed for expenses, and other procedural details.\r
 149 \r
 150 General impression is that the SPI are primarily fiscal host who see themselves as simply providing services for open source projects.\r
 151 \r
 152 We also looked at the following organizations.\r
 153 \r
 154 === Digital Library Federation (DLF)\r
 155 \r
 156 * Mission is advancing research, learning, social justice, and the public good through the creative design and wise application of digital library technologies. \r
 157 * Membership $6120.00 USD per year provides access primarily to training, research and networking, mentoring and professional development initiatives, communications and outreach support, job postings, access to awards and grants\r
 158 * No event management, fund management or trademark/wordmark protection offered\r
 159 \r
 160 === Linux Foundation\r
 161 \r
 162 * 501 (c) (6) i.e. corporations working together not for profit\r
 163 * Corporate and individual membership, rates not public (guessing out of our league, but we could inquire)\r
 164 * Access to bi-monthly legal counsel calls \r
 165 * No trademark or wordmark protection \r
 166 * Offer full suite of Event Management services, including registration, payment processing, contract/RFP negotiation, on-site management, etc., membership is not required to access: https://www.linuxfoundation.org/projects/services/event-management\r
 167 \r
 168 === Free Software Foundation\r
 169 * 501(c)(3) non-profit organization\r
 170 * provides critical infrastructure and funding for the GNU project and campaigns that target opportunities for free software adoption and development \r
 171 * Contributing member fee $2000 USD \r
 172 * Licensing & compliance team provides assistance to enforce copyright compliance through negotiation to remediate (not legal action)\r
 173 \r
 174 The following entities were researched and the taskforce felt these are poor alternatives to the SFC because their culture does not align with the Evergreen community and they do not provide the kinds of services required.\r
 175 \r
 176 === Apache Software Foundation\r
 177 \r
 178 * 177 managing committees with 297 projects, 5 special committees and 59 incubating podlings - joining requires going through an incubation process before you “graduate”\r
 179 * Very structured and requires that we provide quarterly updates to the Apache Software Foundation board.\r
 180 * They have a number of requirements that might be an issue for the community.  \r
 181 * Should provide ASH hosted list servs but not absolutely required.\r
 182 * Primary source control repository must be administered by the ASF team.\r
 183 * Must enter into a Software Grant Agreement with the ASF - not clear on details.\r
 184 * All software must use Apache License 1.0, 1.1 or 2.0.\r
 185 * Projects may include software with compatible licenses - does not include GNU GPL 1, 2 or 3.\r
 186 * Must comply with Apache Project Branding Requirements (doc online).\r
 187 * Website must be served from apache.org so we would become evergreen.apache.org\r
 188 * Projects must work with VP of Marketing and Publicity and use ASF boilerplates.\r
 189 \r
 190 The taskforce opinion is that the ASF is much more top down and both the culture and requirements would not be compatible with the Evergreen project.\r
 191 \r
 192 === Mozilla Foundation\r
 193 \r
 194 * 501(c)(3)\r
 195 * Protects trademarks and wordmarks of Mozilla Corporation products https://www.mozilla.org/en-US/foundation/trademarks/list/\r
 196 * Doesn’t appear to be provide any trademark or wordmark protection for community members outside of Mozilla Corporation products\r
 197 * Looking for members to volunteer to teach/collaborate/advocate, but no direct fund management or event support \r
 198 \r
 199 == Conclusion\r
 200 \r
 201 The taskforce goal was to present information on the advantages and disadvantages each of our options but not recommend a specific solution.  The other fact is that there is no clear and obvious solution.  Much depends on the future direction of the Evergreen community.  Some questions need to be answered by the community including:\r
 202 \r
 203 * How much control does the community want over costs?\r
 204 * Does the community want to build a more structured environment for the future of Evergreen users?\r
 205 * Does the community want to manage its own messaging independent of any other organization?\r
 206 * What level of costs is tolerable?\r