docs/RELEASE_NOTES_NEXT/Acquisitions/lp1440114-blanket-orders.txt

   1 ==== "Blanket" Orders
   2
   3 "Blanket" orders allow staff to invoice an encumbered amount multiple times,
   4 paying off the charge over a period of time.  The work flow supported by this
   5 development assumes staff does not need to track the individual contents of
   6 the order, only the amounts encumbered and invoiced in bulk.
   7
   8 ===== Example
   9
  10  . Staff creates PO with a Direct Charge of "Popular Fiction 2015" and
  11    a charge type of "Blanket Order".
  12  . The amount entered for the charge equals the total amount expected
  13    to be charged over the duration of the order.
  14  . When a shipment of "Popular Fiction" items arrive, staff creates an
  15    invoice from the "Popular Fiction 2015" PO page and enters the amount
  16    billed/paid for the received shipment under the "Popular Fiction 2015"
  17    charge in the invoice.
  18  . When the final shipment arrives, staff select the 'Final invoice
  19    for Blanket Order' option on the invoice screen to mark the PO as
  20    'received' and drop any remaining encumbrances to $0.
  21   .. Alternatively, if the PO needs to be finalized without creating
  22      a final invoice, staff can use the new 'Finalize Blanket Order'
  23      option on the PO page.
  24
  25 ===== New Components/Terminology/Concepts
  26
  27  * Invoice Item Types have a new flag called 'blanket', available under
  28    Admin -> Server Administration -> Acq -> Invoice Item Types in the
  29    staff client.
  30  * Any direct charge using a 'blanket' item type will create a long-lived
  31    charge that can be invoiced multiple times.
  32  * Such a charge is considered open until its purchase order is "finalized"
  33    (received).
  34  * "Finalizing" a PO changes the PO's state to 'received' (assuming there are
  35    no pending lineitems on the PO) and fully dis-encumbers all blanket charges
  36    on the PO by setting the fund_debit amount to $0 on the original fund_debit
  37    for the charge.
  38  * Invoicing a 'blanket' charge does the following under the covers:
  39   .. Create an invoice_item to track the payment
  40   .. Create a new fund_debit to implement the payment whose amount matches the
  41      invoiced amount.
  42   .. Subtract the invoiced amount from the fund_debit linked to the original
  43      'blanket' po_item, thus reducing the amount encumbered on the charge as
  44      a whole by the invoiced amount.
  45  * A PO can have multiple blanket charges.  E.g. you could have a blanket
  46    order for "Popular Fiction 2015" and a second charge for "Pop Fiction
  47    20156 Taxes" to track / pay taxes over time on a blanket charge.
  48  * A PO can have a mix of lineitems, non-blanket charges, and blanket charges.
  49  * A 'blanket' Invoice Item Type cannot also be a 'prorate' type, since it's
  50    nonsensical.  Blanket items are encumbered, whereas prorated items are
  51    only paid at invoice time and never encumbered.
  52
  53