Revert "LP#1332651 do not strip internal spaces in barcode"
[working/Evergreen.git] / docs / acquisitions / selection_lists_po.adoc
index 6ff3674..d714128 100644 (file)
@@ -146,6 +146,12 @@ When a duplicate purchase order name is detected during the renaming of an exist
 Activating your purchase order
 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 
+When the appropriate criteria have been met the Activate Order button will appear and you can proceed with the following:
+
+. Click the button Activate Order.
+. When you activate the order the bibliographic records and copies will be imported into the catalogue using the Vandelay interface, if not previously imported. See How to Load Bibliographic Records and Items into the Catalogue for instructions on using the Vandelay interface.
+. The funds associated with the purchases will be encumbered.
+
 After you click *Activate Order*, you will be presented with the record import interface for records that are not already in the catalog. Once you complete entering in the parameters for the record import interface, the progress screen will appear. As of Evergreen 2.9, this progress screen consists of a progress bar in the foreground, and a tally of the following in the background of the bottom-left corner:
 
 * Lineitems processed
@@ -155,6 +161,16 @@ After you click *Activate Order*, you will be presented with the record import i
 * Debits Encumbered
 * Real Copies Processed
 
+Activate Purchase Order without loading items
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
+
+It is possible to activate a purchase order without loading items. Once the purchase order has been activated without loading items, it is not possible to load the items. This feature should only be used in situations where the copies have already been added to the catalogue, such as:
+
+* Cleaning up pre-acquisitions backlog
+* Direct purchases that have already been catalogued
+
+To use this feature, click the Activate Without Loading Items button.
+
 Activate Purchase Order with Zero Copies
 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
 
@@ -191,6 +207,21 @@ A delayed line item can now be canceled.  You can mark a line item as delayed, a
 
 Cancel/delay reasons now appear on the worksheet and the printable purchase order.
 
+[NOTE]
+========================
+When all the copies of a line item are canceled through the Acquisitions interface,
+the parent lineitem is also canceled. The cancel reason will be calculated based
+on the settings of:
+  
+. The cancel reason for the last copy to be canceled copy if the cancel reason's
+_Keep Debits_ setting is true.
+. The cancel reason for any other copy on the line item if the cancel reason's
+_Keep Debits_ setting is true.
+. The cancel reason for the last copy to be canceled if no copies on the line
+item have a cancel reason where _Keep Debits_ is true.
+========================
+
+
 Paid PO Line Items
 ++++++++++++++++++