Internal ID/TCN collision issue in Z39.50 import
[working/Evergreen.git] / 2.0 / stafftasks / cataloging.xml
index 372a511..fef5bd2 100644 (file)
 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
-<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
-xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="cataloging">
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
+xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
+xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
+xml:id="cataloging">
   <info>
     <title>Cataloging</title>
+
     <abstract>
-      <para>This chapter explains the cataloging procedures carried out from
-      the staff client.</para>
+      <para>This chapter explains the cataloging procedures
+      carried out from the staff client.</para>
     </abstract>
   </info>
-  <section xml:id="addingnewbibliographicrecords">
-    <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
+
+  <section xml:id="MARC">
+    <title>Working with the MARC Editor</title>
+
     <indexterm>
-      <primary>Z39.50</primary>
+      <primary>cataloguing</primary>
+
+      <secondary>MARC</secondary>
     </indexterm>
-    <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic databases and
-    examine or download bibliographic records. Open the client with <menuchoice>
-        <guimenu>Cataloging</guimenu>
-        <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
-      </menuchoice></para>
+
+    <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
+    indicators to be edited.</para>
+
+    <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
+    correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
+    search filters such as publication date, item type, or target
+    audience. Bibliographic matching and de-duplicating also rely
+    on correct MARC coding and consistency in use and content in
+    particular MARC tags.</para>
+
+    <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
+      <title>Editing MARC Records</title>
+
+      <indexterm>
+        <primary>cataloguing</primary>
+
+        <secondary>editing MARC records</secondary>
+      </indexterm>
+
+      <procedure>
+        <step>
+          <para>Retrieve the record.</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>
+          <menuchoice>
+            <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
+
+            <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
+          </menuchoice>
+
+          .</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>The MARC record will display.</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
+  <itemizedlist><listitem><para>
+          <guilabel>Stack subfields</guilabel>
+
+          to display each subfield on its own line.</para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para> 
+          <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
+
+          switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
+          format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
+          the use of tools like MarcEdit (
+          <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
+          http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>.
+          Unclick the box to switch back.</para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para> 
+          <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
+
+          allows attaching items quickly with call number and barcode. 
+          When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
+          CROSS-REFERENCE** Copy Editor
+          will open.</para>
+        </listitem></itemizedlist></step>
+
+        <step><para>Make changes as desired.</para>
+<itemizedlist><listitem>
+          <para>Right click into a tag field to add/remove rows
+          or replace tags.</para>
+        </listitem>
+<listitem>
+          <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
+          (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
+        </listitem>
+<listitem>
+          <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
+          </para>
+        </listitem>
+        <listitem>
+          <para>To work with the data in a tag or indicator,
+          click or 
+          <keycap>Tab</keycap>
+
+          into the required field. 
+          <emphasis>Right click</emphasis>
+
+          to view acceptable tags or indicators.</para>
+        </listitem></itemizedlist></step>
+
+        <step>
+          <para>When finished, click 
+          <guibutton>Save Record</guibutton>
+
+          and then either close the tab or switch to another view
+          under <guimenu>Actions for this Record</guimenu>, for example to view it as it
+          appears in the OPAC.</para>
+        </step>
+
+      </procedure>
+
+      <tip>
+        <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
+        shortcuts. Click 
+        <guibutton>Help</guibutton>
+
+        to see the shortcut menu from within the MARC
+        Editor.</para>
+      </tip>
+    </simplesect>
+
+    <simplesect xml:id="MARCrecordleader">
+      <title>MARC Record Leader and MARC fixed field 008</title>
+
+      <indexterm>
+        <primary>MARC</primary>
+
+        <secondary>MARC leader</secondary>
+      </indexterm>
+
+      <indexterm>
+        <primary>MARC</primary>
+
+        <secondary>fixed field 008</secondary>
+      </indexterm>
+
+      <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
+      in the MARC Editor via the fixed field box displayed above
+      the MARC record. Information about the leader and the 008
+      can be found on the Library of Congress's MARC Standards
+      page at 
+      <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
+      http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
+
+      .</para>
+
+      <procedure>
+        <title>To edit the MARC record leader</title>
+
+        <step>
+          <para>Retrieve and display the appropriate record in
+          MARC Edit view.</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>
+          <emphasis>Click</emphasis>
+
+          into any box displayed in the fixed field .</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>Press 
+          <keycap>Tab</keycap>
+
+          or use the mouse to move between fields.</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>Click 
+          <guibutton>Save Record</guibutton>
+
+          .</para>
+        </step>
+
+      </procedure>
+
+      <tip>
+        <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
+        shortcuts. Click 
+        <guibutton>Help</guibutton>
+
+        to see the shortcut menu from within the MARC
+        Editor.</para>
+      </tip>
+    </simplesect>
+
+    <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
+      <title>Overlaying MARC Records</title>
+
+      <indexterm>
+        <primary>cataloguing</primary>
+
+        <secondary>overlaying MARC records</secondary>
+      </indexterm>
+
+      <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
+      record while leaving all holdings, holds, active
+      circulations, bills, and fines intact.</para>
+
+      <para>In Evergreen, a record must be 
+      <emphasis>marked</emphasis>
+
+      for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
+      record at a time may be marked for overlay. When another
+      record is marked for overlay, the previously marked item is
+      
+      <emphasis>de-marked</emphasis>
+
+      . Once a record is marked, it remains marked until overlaid
+      or until the user logs out of Evergreen.</para>
+
+      <procedure>
+        <title>Marking a record for overlay</title>
+
+        <step>
+          <para>Search for and retrieve a record for
+          overlay.</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>Select 
+          <menuchoice>
+            <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
+
+            <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
+          </menuchoice>
+
+          . Record is now 
+          <emphasis>marked</emphasis>
+
+          .</para>
+        </step>
+      </procedure>
+
+      <procedure>
+        <title>Overlaying the marked record</title>
+
+        <step>
+          <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
+          <link linkend="z39.60">search for and import the new record from a Z39.50
+          target</link>.</para>
+        </step>
+
+        
+        <step>
+          <para>Click 
+          <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
+
+          . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
+          displayed.</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
+          record as necessary.</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>Click 
+          <guibutton>Overlay Record</guibutton>
+
+          .</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>The existing record will display along with a
+          prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
+          view the record in entirety, if required.</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>Click 
+          <guibutton>Overlay</guibutton>
+
+          .</para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
+          overlaid with the new MARC record. All pre-existing
+          holdings remain intact.</para>
+        </step>
+      </procedure>
+    </simplesect>
+  </section>
+
+  <section xml:id="z39.50">
+    <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
+
+      <indexterm>
+        <primary>cataloguing</primary>
+
+        <secondary>Z39.50</secondary>
+      </indexterm>
+
+    <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
+    databases and examine or download bibliographic records. Open
+    the client with 
+    <menuchoice>
+      <guimenu>Cataloging</guimenu>
+
+      <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
+    </menuchoice>
+    </para>
+
     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
       <title>Z39.50 Screen Features</title>
-      <para>Initially, or when you want to change targets, start with the
-      <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel> area. Here you 
-      choose the remote databases you wish to search. Preconfigured servers are 
-      listed under Services. If any require authentication to access, you will 
-      see username and password boxes to the right. </para>
+
+      <para>Initially, or when you want to change targets, start
+      with the 
+      <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
+
+      area. Here you choose the remote databases you wish to
+      search. Preconfigured servers are listed under Services. If
+      any require authentication to access, you will see username
+      and password boxes to the right.</para>
+
       <procedure>
-        <step>Click all the databases you wish to search simultaneously (see the 
-        Note about which fields can be used).</step>
-        <step>Fill in user information for any that require it.</step>
-        <step>Click <guibutton>Save as Default</guibutton> to preserve these 
-        settings for next time.</step>
+        <step>Click all the databases you wish to search
+        simultaneously (see the Note about which fields can be
+        used).</step>
+
+        <step>Fill in user information for any that require
+        it.</step>
+
+        <step>Click 
+        <guibutton>Save as Default</guibutton>
+
+        to preserve these settings for next time.</step>
       </procedure>
-      <para>The <guilabel role="bold">Query</guilabel> section is where you 
-      enter a search. The databases you select control which search fields you 
-      can use. You may use any combination of fields that are active (not grayed 
-      out), but be aware that not all fields are active for every database. 
-      Select just one database to see which fields are active for that database.
-      </para>
+
+      <para>The 
+      <guilabel role="bold">Query</guilabel>
+
+      section is where you enter a search. The databases you
+      select control which search fields you can use. You may use
+      any combination of fields that are active (not grayed out),
+      but be aware that not all fields are active for every
+      database. Select just one database to see which fields are
+      active for that database.</para>
+
       <note>
-        <para>If you are searching multiple databases, you will only get results 
-        from those that support the fields you&apos;re searching! For example, 
-        <guilabel>Keyword</guilabel> and <guilabel>Subject</guilabel> are only 
-        active if the local catalog is selected, so using those fields in a 
-        combined database search guarantees that you will only get results from 
-        the local catalog.</para>
+        <para>If you are searching multiple databases, you will
+        only get results from those that support the fields
+        you're searching! For example, 
+        <guilabel>Keyword</guilabel>
+
+        and 
+        <guilabel>Subject</guilabel>
+
+        are only active if the local catalog is selected, so
+        using those fields in a combined database search
+        guarantees that you will only get results from the local
+        catalog.</para>
       </note>
-      <para>The <guilabel>Query</guilabel> section has three buttons.</para>
+
+      <para>The 
+      <guilabel>Query</guilabel>
+
+      section has three buttons.</para>
+
       <itemizedlist>
-       <listitem><guibutton>Search</guibutton> begins searching on 
-       the criteria entered in the search fields.</listitem>
-       <listitem><guibutton>Clear Form</guibutton> resets all fields to empty.
-       </listitem>
-       <listitem><guibutton>Raw Search</guibutton> is an advanced interface for 
-       using Prefix Query Format to build complex searches. See 
-       <xref linkend="rawsearches" />.</listitem>
-       </itemizedlist>
-      <para>The <guilabel role="bold">Results</guilabel> pane displays the results from the 
-      most recent search.  Information about each record retrieved appears on a
-          separate summary line, with various columns of information.</para>
+        <listitem>
+        <guibutton>Search</guibutton>
+
+        begins searching on the criteria entered in the search
+        fields.</listitem>
+
+        <listitem>
+        <guibutton>Clear Form</guibutton>
+
+        resets all fields to empty.</listitem>
+
+        <listitem>
+        <guibutton>Raw Search</guibutton>
+
+        is an advanced interface for using Prefix Query Format to
+        build complex searches. See 
+        <xref linkend="rawsearches" />
+
+        .</listitem>
+      </itemizedlist>
+
+      <para>The 
+      <guilabel role="bold">Results</guilabel>
+
+      pane displays the results from the most recent search.
+      Information about each record retrieved appears on a
+      separate summary line, with various columns of
+      information.</para>
+
       <itemizedlist>
-        <listitem>If more than the default number of results is available, use 
-        <guibutton>Fetch More Results</guibutton> to add the next set to the 
-        screen.</listitem>
-        <listitem>Click List Action to view options for exporting and saving 
-        from the list:
-          <itemizedlist>
-            <listitem>Copy Field from selected row to Clipboard</listitem>
-            <listitem>Print List CSV</listitem>
-            <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
-            <listitem>Save List CSV to File</listitem>
-            <listitem>Save List Configuration</listitem>
-          </itemizedlist>
-          </listitem>
-          <listitem>Select an item and click <guibutton>MARC View</guibutton> to 
-          toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you can <guibutton>
-          Print Page</guibutton>. To toggle back, click <guibutton>Results View
-          </guibutton>.
-          </listitem>
-          <listitem><guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton></listitem>
-          <listitem><guibutton>MARC Editor for Import</guibutton></listitem>
-        <listitem>To view long lists of results, use <guibutton>Hide Top Pane
-        </guibutton> to view the results. </listitem>
+        <listitem>If more than the default number of results is
+        available, use 
+        <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
+
+        to add the next set to the screen.</listitem>
+
+        <listitem>Click 
+        <guibutton>List Action</guibutton>
+
+        to view options for exporting and saving from the list: 
+        <itemizedlist>
+          <listitem>Copy Field from selected row to
+          Clipboard</listitem>
+
+          <listitem>Print List CSV</listitem>
+
+          <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
+
+          <listitem>Save List CSV to File</listitem>
+
+          <listitem>Save List Configuration</listitem>
+        </itemizedlist>
+        </listitem>
+
+        <listitem>Select an item and click 
+        <guibutton>MARC View</guibutton>
+
+        to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
+        can 
+        <guibutton>Print Page</guibutton>
+
+        . To toggle back, click 
+        <guibutton>Results View</guibutton>
+
+        .</listitem>
+
+        <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
+        marked a record for
+        overlay</link>, 
+        <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
+
+        will be active. Click to view/edit the new bib record to
+        be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
+        for details.</listitem>
+
+        <listitem>
+        <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
+
+        is used to view/edit a new record.</listitem>
+
+        <listitem>To view long lists of results, click 
+        <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
+
+        to give the results list more screen real
+        estate.</listitem>
       </itemizedlist>
     </simplesect>
+
     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
-      <title>Importing a record via Z39.50</title>  
-</simplesect>
+      <title>Importing a record via Z39.50</title>
+    </simplesect>
+
     <simplesect xml:id="recordcollisions">
-      <title>Record Collisions</title>  
-</simplesect>
+      <title>Record Collisions</title>
+<note>In the current version of the software, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
+the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
+<guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
+detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN. 
+Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
+bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
+    </simplesect>
+
     <simplesect xml:id="fastitemadds">
       <title>Fast Item Adds</title>
-            <note>
-               <para>The status of items created with Fast Item Add will be set
-               to <emphasis>In Process</emphasis>, consistent with other types 
-               of item creation. This is a change from 1.6.</para>
-            </note>     
-</simplesect>
-   <simplesect xml:id="rawsearches">
-      <title>Raw Searches</title>  
-<tip>
-            <para>Visit <link xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
-            http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link> 
-            for more details on PQF and examples you can copy/paste into the 
-            search box.</para>
-          </tip>
-          </simplesect>
-</section>
- </chapter>
+
+      <note>
+        <para>The status of items created with Fast Item Add will
+        be set to 
+        <emphasis>In Process</emphasis>
+
+        , consistent with other types of item creation. This is a
+        change from 1.6.</para>
+      </note>
+    </simplesect>
+
+    <simplesect xml:id="rawsearches">
+      <title>Raw Searches</title>
+
+      <tip>
+        <para>Visit 
+        <link
+        xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
+        http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
+
+        for more details on PQF and examples you can copy/paste
+        into the search box.</para>
+      </tip>
+    </simplesect>
+  </section>
+</chapter>
+