LP#1673857: stamp schema update
[working/Evergreen.git] / docs / opac / using_the_public_access_catalog.adoc
1 Using the Public Access Catalog
2 -------------------------------
3
4 Basic Search
5 ~~~~~~~~~~~~
6
7 indexterm:[OPAC]
8
9 From the OPAC home, you can conduct a basic search of all materials owned by all
10 libraries in your Evergreen system.
11
12 This search can be as simple as typing keywords into the search box and clicking
13 the _Search_ button. Or you can make your search more precise by limiting your 
14 search by fields to search, material type or library location.
15
16 indexterm:[search box]
17
18 The _Homepage_ contains a single search box for you to enter search terms. You 
19 can get to the _Homepage_ at any time by clicking the _Another Search_ link from
20 the leftmost link on the bar above your search results in the catalogue, or you 
21 can enter a search anywhere you see a search box.
22
23 You can select to search by:
24
25 indexterm:[search, keyword]
26 indexterm:[search, title]
27 indexterm:[search, journal title]
28 indexterm:[search, author]
29 indexterm:[search, subject]
30 indexterm:[search, series]
31 indexterm:[search, bib call number]
32
33 * *Keyword*: finds the terms you enter anywhere in the entire record for an 
34 item, including title, author, subject, and other information.
35
36 * *Title*: finds the terms you enter in the title of an item.
37
38 * *Journal Title*: finds the terms you enter in the title of a serial bib 
39 record.
40
41 * *Author*: finds the terms you enter in the author of an item.
42
43 * *Subject*: finds the terms you enter in the subject of an item. Subjects are 
44 categories assigned to items according to a system such as the Library of 
45 Congress Subject Headings.
46
47 * *Series*: finds the terms you enter in the title of a multi-part series.
48
49 [TIP]
50 =============
51 To search an item copy call number, use <<numeric_search, _Advanced Search: 
52 Numeric_>> 
53 =============
54
55 Formats
56 ^^^^^^^
57
58 You can limit your search by formats based on MARC fixed field type:
59
60 indexterm:[formats, books]
61 indexterm:[formats, audiobooks]
62 indexterm:[formats, video]
63 indexterm:[formats, music]
64
65
66 * *All Books*
67 * *All Music*
68 * *Audiocassette music recording*
69 * *Blu-ray* 
70 * *Braille*
71 * *Cassette audiobook*
72 * *CD Audiobook*
73 * *CD Music recording*
74 * *DVD* 
75 * *E-audio* 
76 * *E-book*
77 * *E-video* 
78 * *Equipment, games, toys*
79 * *Kit*
80 * *Large Print Book*
81 * *Map*
82 * *Microform*
83 * *Music Score*
84 * *Phonograph music recording*
85 * *Phonograph spoken recording*
86 * *Picture*
87 * *Serials and magazines*
88 * *Software and video games*
89 * *VHS*
90
91
92 Libraries
93 +++++++++
94
95 If you are using a catalogue in a library or accessing a library’s online 
96 catalogue from its homepage, the search will return items for your local 
97 library. If your library has multiple branches, the result will display items 
98 available at your branch and all branches of your library system separately.
99
100
101 Advanced Search
102 ~~~~~~~~~~~~~~~
103
104 Advanced searches allow users to perform more complex searches by providing more
105 options. Many kinds of searches can be performed from the _Advanced Search_ 
106 screen. You can access by clicking _Advanced Search_ on the catalogue _Homepage_
107 or search results screen.
108
109 The available search options are the same as on the basic search. But you may 
110 use one or many of them simultaneously. If you want to combine more than three 
111 search options, use _Add Search Row_ button to add more search input rows. 
112 Clicking the _X_ button will close the search input row.
113
114
115 Sort Results
116 ^^^^^^^^^^^^
117
118 indexterm:[advanced search, sort results]
119
120 By default, the search results are in order of greatest to least relevance, see
121  <<order_of_results, Order of Results>>. In the sort results menu you may select
122  to order the search results by relevance, title, author, or publication date.
123
124
125 Search Library
126 ^^^^^^^^^^^^^^
127
128 indexterm:[advanced search, search library]
129
130 The current search library is displayed under _Search Library_ drop down menu. 
131 By default it is your library. The search returns results for your local library
132 only. If your library system has multiple branches, use the _Search Library_ box
133 to select different branches or the whole library system.
134
135
136 Limit to Available
137 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^
138
139 indexterm:[advanced search, limit to available]
140
141
142 This checkbox is at the bottom line of _Search Library_. Select _Limit to 
143 Available_ to limit results to those titles that have items with a circulation 
144 status of "available" (by default, either _Available_ or _Reshelving_).
145
146 Exclude Electronic Resources
147 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
148
149 indexterm:[advanced search, exclude electronic resources]
150
151 This checkbox is below _Limit to Available_.  Select _Exclude Electronic 
152 Resources_ to limit results to those bibliographic records that do not have an 
153 "o" or "s" in the _Item Form_ fixed field (electronic forms) and overrides other
154 form limiters. 
155
156 This feature is optional and will not appear for patrons or staff until enabled.
157
158 [TIP]
159 ===============
160 To display the *Exclude Electronic Resources* checkbox in the advance search 
161 page and search results, set
162 the 'ctx.exclude_electronic_checkbox' setting in config.tt2 to 1.
163 ===============
164
165
166 Search Filter
167 ^^^^^^^^^^^^^
168
169 indexterm:[advanced search, search filters]
170
171 You can filter your search by _Item Type_, _Item Form_, _Language_, _Audience_, 
172 _Video Format_, _Bib Level_, _Literary Form_, _Search Library_, and _Publication
173 Year_. Publication year is inclusive. For example, if you set _Publication Year_
174 Between 2005 and 2007, your results can include items published in 2005, 2006 
175 and 2007.
176
177 For each filter type, you may select multiple criteria by holding down the
178  _CTRL_ key as you click on the options. If nothing is selected for a filter, 
179 the search will return results as though all options are selected.
180
181 Search Filter Enhancements
182 ++++++++++++++++++++++++++
183
184 Enhancements to the Search Filters now makes it easier to view, remove, and modify search filters while viewing search results in the Evergreen OPAC.  Filters that are selected while conducting an advanced search in the Evergreen OPAC now appear below the search box in the search results interface.
185
186 For example, the screenshot below shows a Keyword search for "violin concerto" while filtering on Item Type: Musical sound recording and Shelving Location: Music.
187
188 image::media/searchfilters1.PNG[search using search filters]
189
190 In the search results, the Item Type and Shelving Location filters appear directly below the search box.
191
192 image::media/searchfilters2.PNG[search results with search filter enhancements]
193
194 Each filter can be removed by clicking the X next to the filter name to modify the search within the search results screen.  Below the search box on the search results screen, there is also a link to _Refine My Original Search_, which will bring the user back to the advanced search screen where the original search parameters selected can be viewed and modified.
195
196
197 anchor:numeric_search[]
198 indexterm:[advanced search, numeric search]
199
200 Numeric Search
201 ^^^^^^^^^^^^^^
202
203 If you have details on the exact item you wish to search for, use the _Numeric 
204 Search_ tab on the advanced search page. Use the drop-down menu to select your 
205 search by _ISBN_, _ISSN_, _Bib Call Number_, _Call Number (Shelf Browse)_, 
206 _LCCN_, _TCN_, or _Item Barcode_. Enter the information and then click the 
207 _Search_ button.
208
209 Expert Search
210 ^^^^^^^^^^^^^
211
212 indexterm:[advanced search, expert search]
213
214 If you are familiar with MARC cataloging, you may search by MARC tag in the 
215 _Expert Search_ option on the left of the screen. Enter the three-digit tag 
216 number, the subfield if relevant, and the value or text that corresponds to the 
217 tag. For example, to search by publisher name, enter `260 b Random House`. To 
218 search several tags simultaneously, use the _Add Row_ option. Click _Submit_ to 
219 run the search. 
220
221 [TIP]
222 =============
223 Use the MARC Expert Search only as a last resort, as it can take much longer to 
224 retrieve results than by using indexed fields. For example, rather than running 
225 an expert search for "245 a Gone with the wind", simply do a regular title 
226 search for "Gone with the wind".
227 =============
228
229 Boolean operators
230 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
231
232 indexterm:[search, AND operator]
233 indexterm:[search, OR operator]
234 indexterm:[search, NOT operator]
235 indexterm:[search, boolean]
236
237 Classic search interfaces (that is, those used primarily by librarians) forced 
238 users to learn the art of crafting search phrases with Boolean operators. To a 
239 large extent this was due to the inability of those systems to provide relevancy
240 ranking beyond a "last in, first out" approach. Thankfully, Evergreen, like most
241 modern search systems, supports a rather sophisticated relevancy ranking system 
242 that removes the need for Boolean operators in most cases.
243
244 By default, all terms that have been entered in a search query are joined with 
245 an implicit `AND` operator. Those terms are required to appear in the designated
246  fields to produce a matching record: a search for _golden compass_ will search 
247 for entries that contain both _golden_ *and* _compass_. 
248
249 Words that are often considered Boolean operators, such as _AND_, _OR_, and 
250 _NOT_, are not special in Evergreen: they are treated as just another search 
251 term. For example, a title search for `golden and compass` will not return the 
252 title _Golden Compass_. 
253
254 However, Evergreen does support Boolean searching for those rare cases where you
255 might require it, using symbolic operators as follows:
256
257 .Boolean symbolic operators
258 [width="50%",options="header"]
259 |=================================
260 | Operator | Symbol    | Example
261 | AND      | `&&`      | `a && b`
262 | OR       | `\|\|`      | `a \|\| b`
263 | NOT      | `-`_term_ | `a -b`
264 |=================================
265
266 Search Tips
267 ~~~~~~~~~~~
268
269 indexterm:[search, stop words]
270 indexterm:[search, truncation]
271
272 Evergreen tries to approach search from the perspective of a major search 
273 engine: the user should simply be able to enter the terms they are looking for 
274 as a general keyword search, and Evergreen should return results that are most 
275 relevant given those terms. For example, you do not need to enter author's last 
276 name first, nor do you need to enter an exact title or subject heading. 
277 Evergreen is also forgiving about plurals and alternate verb endings, so if you 
278 enter _dogs_, Evergreen will also find items with _dog_. 
279
280 The search engine has no _stop words_ (terms are ignored by the search engine): 
281 a title search for `to be or not to be` (in any order) yields a list of titles 
282 with those words. 
283
284 * Don’t worry about white space, exact punctuation, or capitalization. 
285
286 . White spaces before or after a word are ignored. So, a search for `[ golden 
287 compass ]` gives the same results as a search for `[golden compass]`.
288
289 . A double dash or a colon between words is reduced to a blank space. So, a 
290 title search for _golden:compass_ or _golden -- compass_ is equivalent to 
291 _golden compass_. 
292
293 . Punctuation marks occurring within a word are removed; the exception is \_. 
294 So, a title search for _gol_den com_pass_ gives no result. 
295
296 . Diacritical marks and solitary `&` or `|` characters located anywhere in the 
297 search term are removed. Words or letters linked together by `.` (dot) are 
298 joined together without the dot. So, a search for _go|l|den & comp.ass_ is 
299 equivalent to _golden compass_. 
300
301 . Upper and lower case letters are equivalent. So, _Golden Compass_ is the same 
302 as _golden compass_. 
303
304 * Enter your search words in any order. So, a search for _compass golden_ gives 
305 the same results as a search for _golden compass_. Adding more search words 
306 gives fewer but more specific results. 
307
308 ** This is also true for author searches. Both _David Suzuki_ and _Suzuki, 
309 David_ will return results for the same author. 
310
311 * Use specific search terms. Evergreen will search for the words you specify, 
312 not the meanings, so choose search terms that are likely to appear in an item 
313 description. For example, the search _luxury hotels_ will produce more 
314 relevant results than _nice places to stay_.
315
316 * Search for an exact phrase using double-quotes. For example ``golden compass''. 
317
318 ** The order of words is important for an exact phrase search. _golden compass_ 
319 is different than _compass golden_. 
320
321 ** White space, punctuation and capitalization are removed from exact phrases as
322  described above. So a phrase retains its search terms and its relative order, 
323 but not special characters and not case. 
324
325 ** Two phrases are joined by and, so a search for _"golden compass"_ _"dark 
326 materials"_ is equivalent to _golden compass_ *and* _dark materials_. 
327
328
329 * **Truncation**
330 Words may be right-hand truncated using an asterisk. Use a single asterisk * to 
331 truncate any number of characters.
332 (example: _environment* agency_)
333
334
335 Search Methodology
336 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
337
338 anchor:stemming[]
339
340 Stemming 
341 ^^^^^^^^
342
343 indexterm:[search, stemming]
344
345 A search for _dogs_ will also return hits with the word dog and a search for 
346 parenting will return results with the words parent and parental. This is 
347 because the search uses stemming to help return the most relevant results. That 
348 is, words are reduced to their stem (or root word) before the search is 
349 performed. 
350
351 The stemming algorithm relies on common English language patterns - like verbs 
352 ending in _ing_ - to find the stems. This is more efficient than looking up each
353 search term in a dictionary and usually produces desirable results. However, it 
354 also means the search will sometimes reduce a word to an incorrect stem and 
355 cause unexpected results. To prevent a word or phrase from stemming, put it in 
356 double-quotes to force an exact search. For example, a search for `parenting` 
357 will also return results for `parental`, but a search for `"parenting"` will 
358 not.
359
360 Understanding how stemming works can help you to create more relevant searches, 
361 but it is usually best not to anticipate how a search term will be stemmed. For 
362 example, searching for `gold compass` does not return the same results as 
363 `golden compass`, because `-en` is not a regular suffix in English, and 
364 therefore the stemming algorithm does not recognize _gold_ as a stem of 
365 _golden_. 
366
367
368 anchor:order_of_results[]
369
370 Order of Results
371 ^^^^^^^^^^^^^^^^
372
373 indexterm:[search, order of results]
374
375 By default, the results are listed in order of relevance, similar to a search 
376 engine like Google. The relevance is determined using a number of factors, 
377 including how often and where the search terms appear in the item description, 
378 and whether the search terms are part of the title, subject, author, or series. 
379 The results which best match your search are returned first rather than results 
380 appearing in alphabetical or chronological order. 
381
382 In the _Advanced Search_ screen, you may select to order the search results by 
383 relevance, title, author, or publication date before you start the search. You 
384 can also re-order your search results using the _Sort Results_ dropdown list on 
385 the search result screen.
386
387
388 Search URL
389 ~~~~~~~~~~
390
391 indexterm:[search, URL]
392
393 When performing a search or clicking on the details links, Evergreen constructs 
394 a GET request url with the parameters of the search. The url for searches and 
395 details in Evergreen are persistent links in that they can be saved, shared and 
396 used later.
397
398 Here is a basic search URL structure:
399
400
401 +++[hostname]+++/eg/opac/results?query=[search term]&**qtype**=keyword&fi%3Aitem_type=&**locg**=[location id]
402
403 locg Parameter
404 ^^^^^^^^^^^^^^
405 This is the id of the search location. It is an integer and maches the id of the
406 location the user selected in the location drop down menu.
407
408 qtype Parameter
409 ^^^^^^^^^^^^^^^
410
411 The _qtype_ parameter in the URL represents the search type values and represent
412 one of the following search or request types:
413
414 * Keyword 
415 * Title
416 * Journal Title
417 * Author
418 * Subject
419 * Series
420 * Bib Call Number
421
422 These match the options in the search type drop-down box.
423
424 Sorting
425 ^^^^^^^
426
427 The _sort_ parameter sorts the results on one of these criteria.
428
429 * `sort=pubdate` (publication date) - chronological order
430 * `sort=titlesort` - Alphabetical order
431 * `sort=authorsort` - Alphabetical order on family name first
432
433 To change the sort direction of the results, the _sort_ parameter value has the 
434 ".descending" suffix added to it.
435
436 * `sort=titlesort.descending`
437 * `sort=authorsort.descending`
438 * `sort=pubdate.descending`
439
440 In the absence of the _sort_ parameter, the search results default to sorting by
441 relevance.
442
443
444 Search Results
445 ~~~~~~~~~~~~~~
446
447 indexterm:[search results]
448
449 The search results are a list of relevant works from the catalogue. If there are
450 many results, they are divided into several pages. At the top of the list, you 
451 can see the total number of results and go back and forth between the pages 
452 by clicking the links that say _Previous_ or _Next_ on top or bottom of the 
453 list. You can also click on the adjacent results page number listed. These page 
454 number links allow you to skip to that results page, if your search results 
455 needed multiple pages to display. Here is an example: 
456
457
458 image::media/catalogue-3.png[catalogue-3]
459
460 Brief information about the title, such as author, edition, publication date, 
461 etc. is displayed under each title. The icons beside the brief information 
462 indicate formats such as books, audio books, video recordings, and other 
463 formats. If you hover your mouse over the icon, a text explanation will show up 
464 in a small pop-up box. 
465
466 Clicking a title goes to the title details. Clicking an author searches all 
467 works by the author. If you want to place a hold on the title, click _Place 
468 Hold_ beside the format icons.
469
470 On the top right, there is a _Limit to Available_ checkbox. Checking this box 
471 will filter out those titles with no available copies in the library or 
472 libraries at the moment. Usually you will see your search results are 
473 re-displayed with fewer titles. 
474
475 When enabled, under the _Limit to Available_ checkbox, there is an _Exclude 
476 Electronic Resources_ checkbox.  Checking this box will filter out materials 
477 that are cataloged as electronic in form.
478
479 The _Sort by_ dropdown list is found at the top of the search results, beside 
480 the _Show More Details_ link. Clicking an entry on the list will re-sort your 
481 search results accordingly.
482
483
484 Facets: Subjects, Authors, and Series
485 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
486
487 indexterm:[search results, facets: subjects, authors, and series]
488
489 At the left, you may see a list of _Facets of Subjects_, _Authors_, and 
490 _Series_. Selecting any one of these links filters your current search results 
491 using that subject, author, or series to narrow done your current results. The 
492 facet filters can be undone by clicking the link a second time, thus returning 
493 your original results before the facet was activated. 
494
495 image::media/catalogue-5.png[catalogue-5]
496
497
498 Availability
499 ^^^^^^^^^^^^
500
501 indexterm:[search results, availability]
502
503 The number of available copies and total copies are displayed under each search 
504 result's call number. If you are using a catalogue inside a library or accessing
505 a library’s online catalogue from its homepage, you will see how many copies are
506 available in the library under each title, too. If the library belongs to a 
507 multi-branch library system you will see an extra row under each title showing 
508 how many copies are available in all branches.
509
510
511 image::media/catalogue-6.png[catalogue-6]
512
513 image::media/catalogue-7.png[catalogue-7]
514
515 You may also click the _Show More Details_ link at the top of the results page, 
516 next to the _Limit to available items_ check box, to view each search result's 
517 copies' individual call number, status, and shelving location. 
518
519
520 Viewing a record
521 ^^^^^^^^^^^^^^^^
522
523 indexterm:[search results, viewing a record]
524
525 Click on a search result's title to view a detailed record of the title, 
526 including descriptive information, location and availability, current holds, and
527 options for placing holds, add to my list, and print/email. 
528
529 image::media/catalogue-8.png[catalogue-8]
530 image::media/catalogue-8a.png[catalogue-8a]
531
532 Details
533 ~~~~~~~
534
535 indexterm:[search results, details]
536
537 The record shows details such as the cover image, title, author, publication
538 information, and an abstract or summary, if available.
539
540 Near the top of the record, users can easily see the number of copies that
541 are currently available in the system and how many curent holds are on the
542 title. 
543
544 If there are other formats and editions of the same work in the 
545 database, links to those alternate formats will display. The formats used
546 in this section are based on the configurable catalog icon formats.
547
548
549 image::media/other-formats-and-editions.png[other-formats-and-editions]
550
551 The Record Details view shows how many copies are at the library or libraries
552 you have selected, and whether they are available or checked out. It also
553 displays the Call number and Copy Location for locating the item on the shelves.
554 Clicking on Text beside the call number will allow you to send the item's call
555 number by text message, if desired. Clicking the location library link will
556 reveal information about owning library, such as address and open hours.
557
558 Below the local details you can open up various tabs to display more
559 information. You can select Reviews and More to see the book’s summaries and
560 reviews, if available. You can select Shelf Browser to view items appearing near
561 the current item on the library shelves. Often this is a good way to browse for
562 similar items. You can select MARC Record to display the record in MARC format. 
563 If your library offers the service, clicking on Awards, Reviews, and Suggested
564 Reads will reveal that additional information.
565
566 [NOTE]
567 ==========
568 Copies are sorted by (in order): org unit, call number, part label, copy number,
569 and barcode.
570 ==========
571
572
573
574 Placing Holds 
575 ^^^^^^^^^^^^^
576
577 indexterm:[search results, placing holds]
578
579 Holds can be placed on either title results or search results page. If the item 
580 is available, it will be pulled from the shelf and held for you. If all copies 
581 at your local library are checked out, you will be placed on a waiting list and 
582 you will be notified when items become available. 
583
584 On title details page, you can select the _Place Hold_ link in the upper right 
585 corner of the record to reserve the item. You will need your library account 
586 user name and password. You may choose to be notified by phone or email.
587
588 In the example below, the phone number in your account will automatically show 
589 up. Once you select the Enable phone notifications for this hold checkbox, you 
590 can supply a different phone number for this hold only. The notification method 
591 will be selected automatically if you have set it up in your account references.
592 But you still have a chance to re-select on this screen. You may also suspend
593 the hold temporarily by checking the Suspend box. Click the _Help_ beside it for
594 details. 
595
596 You can view and cancel a hold at anytime. Before your hold is captured, which 
597 means an item has been held waiting for you to pick up, you can edit, suspend or
598  activate it. You need log into your patron <<my_account,My Account>> to do it. 
599 From your account you can also set up a _Cancel if not filled by_ date for your 
600 hold. _Cancel if not filled by_ date means after this date, even though your 
601 hold has not been fulfilled you do not need the item anymore.
602
603
604 image::media/catalogue-9.png[catalogue-9]
605
606 Permalink 
607 ^^^^^^^^^
608
609 The record summary page offers a link to a shorter permalink that
610  can be used for sharing the record with others. All URL parameters are stripped
611  from the link with the exception of the locg and copy_depth parameters. Those
612  parameters are maintained so that people can share a link that displays just
613  the holdings from one library/system or displays holdings from all libraries
614  with a specific library's holdings floating to the top.
615
616 image::media/using-opac-view-permalink.png[Permalink]
617
618
619 SMS Call Number
620 ^^^^^^^^^^^^^^^
621
622 If configured by the library system administrator, you may send yourself the 
623 call number via SMS message by clicking on the *Text* link, which appears beside
624 the call number.
625
626 image::media/textcn1.png[]
627
628 See the *<<Sending_Copy_Details_via_Text_Message, Sending Copy Details via Text 
629 Message>>* section of the documentation for more information on how to use this 
630 feature.
631
632 [WARNING]
633 ==========
634 Carrier charges may apply when using the SMS call number feature.
635 ==========
636
637
638 Going back 
639 ^^^^^^^^^^
640
641 indexterm:[search results, going back]
642
643 When you are viewing a specific record, you can always go back to your title 
644 list by clicking the link _Search Results_ on the top right or left bottom of 
645 the page. 
646
647 image::media/catalogue-10.png[catalogue-10]
648
649 You can start a new search at any time by entering new search terms in the 
650 search box at the top of the page, or by selecting the _Another Search_ or
651 _Advanced Search_ links in the left-hand sidebar.
652
653 anchor:my_account[]
654
655
656 My Account
657 ~~~~~~~~~~
658
659 // ``First Login Password Update'' the following documentation comes from JSPAC
660 // as of 2013-03-12 this feature did not exist in EG 2.4 TPAC,
661 // so I am commenting it out for now because it will be added in the future
662 // see bug report https://bugs.launchpad.net/evergreen/+bug/1013786
663 // Yamil Suarez 2013-03-12
664
665 ////
666
667
668 First Login Password Update 
669 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
670
671 indexterm:[my account, first login password update]
672
673 Patrons are given temporary passwords when new accounts are created, or
674 forgotten passwords are reset by staff. Patrons MUST change their password to 
675 something more secure when they login or for the first time. Once the password 
676 is updated, they will not have to repeat this process for subsequent logins. 
677
678 . Open a web browser and go to your Evergreen OPAC 
679 . Click My Account 
680 . Enter your _Username_ and _Password_. 
681   * By default, your username is your library card number. 
682   * Your password is a 4 digit code provided when your account was created. If 
683 you have forgotten your password, contact your library to have it reset or use 
684 the online the section called ``<<password_reset,Password Reset>>'' tool. 
685 ////
686
687
688 Logging In 
689 ^^^^^^^^^^
690
691 indexterm:[my account, logging in]
692
693 Logging into your account from the online catalog: 
694
695 . Open a web browser and navigate to your Evergreen OPAC. 
696 . Click _My Account_ .
697 . Enter your _Username_ and _Password_. 
698 ** By default, your username is your library card number.
699 ** Your password is a 4 digit code provided when your account was created. If 
700 you have forgotten your password, contact your local library to have it reset or
701  use the the section called <<password_reset, Password Reset>> tool. 
702 . Click Login.
703 +
704 ** At the first login, you may be prompted to change your password. 
705 ** If you updated your password, you must enter your _Username_ and _Password_ 
706 again. 
707 +
708 . Your _Account Summary_ page displays.
709
710
711 To view your account details, click one of the _My Account_ tabs.
712
713 To start a search, enter a term in the search box at the top of the page and 
714 click _Search_! 
715
716 [CAUTION]
717 =================
718 If using a public computer be sure to log out! 
719 =================
720
721 anchor:password_reset[]
722
723 Password Reset
724 ^^^^^^^^^^^^^^
725
726 indexterm:[my account, password reset]
727
728
729 To reset your password: 
730
731 . click on the _Forgot your password?_ link located beside the login button. 
732
733 . Fill in the _Barcode_ and _User name_ text boxes. 
734
735 . A message should appear indicating that your request has been processed and 
736 that you will receive an email with further instructions. 
737
738 . An email will be sent to the email addressed you have registered with your 
739 Evergreen library. You should click on the link included in the email to open 
740 the password reset page. Processing time may vary.
741 +
742 [NOTE]
743 =================
744 You will need to have a valid email account set up in Evergreen for you to reset
745 your password. Otherwise, you will need to contact your library to have your 
746 password reset by library staff. 
747 =================
748 +
749
750 . At the reset email page you should enter the new password in the _New 
751 password_ field and re-enter it in the _Re-enter new password_ field. 
752
753 . Click _Submit_. 
754
755 . A message should appear on the page indicating that your password has been reset. 
756
757 . Login to your account with your new password. 
758
759
760 Account Summary
761 ^^^^^^^^^^^^^^^
762
763 indexterm:[my account, account summary]
764
765 In the *My Account* -> *Account Summary* page, you can see when your account
766 expires and your total number of items checked out, items on hold, and items
767 ready for pickup. In addition, the Account Summary page lists your current fines
768 and payment history.
769
770
771 Items Checked Out 
772 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
773
774 indexterm:[my account, items checked out]
775
776 Users can manage items currently checked out, like renew specific items. Users
777 can also view overdue items and see how many renewals they have remaining for
778 specific item.
779
780 As of Evergreen version 2.9, sorting of selected columns is available in the
781  _Items Checked Out_ and _Check Out History_ pages. Clicking on the appropriate
782  column heads sorts the contents from "ascending" to "descending" to "no sort".
783 (The "no sort" restores the original list as presented in the screen.) The sort 
784 indicator (an up or down arrow) is placed to the right of the column head, as 
785 appropriate.
786
787 Within *Items Checked Out* -> *Current Items Checked Out*, the following column
788  headers can be sorted: _Title_, _Author_, _Renewals Left_, _Due Date_,
789 _Barcode_, and _Call Number_.
790
791 Within *Items Checked Out* -> *Check Out History*, the following column headers 
792 can be sorted: _Title_, _Author_, _Checkout Date_, _Due Date_, _Date Returned_, 
793 _Barcode_, and _Call Number_
794
795
796 Holds
797 ^^^^^ 
798
799 indexterm:[my account, holds]
800
801 From *My Account*, patrons can see *Items on Hold* and *Holds History* and
802 manage items currently being requested. In *Holds* -> *Items on Hold*, the 
803 content shown can be sorted by clicking on the following column headers:
804 _Title_, _Author_, and _Format_ (based on format name represented by the icon).
805
806 Actions include: 
807
808 * Suspend - set a period of time during which the hold will not become active, 
809 such as during a vacation 
810 * Activate - manually remove the suspension 
811 * Cancel - remove the hold request 
812
813 Edit options include: 
814
815 * Change pick up library 
816 * Change the _Cancel unless filled by_ date, also known as the hold expiration 
817 date 
818 * Change the status of the hold to either active or suspended. 
819 * Change the _If suspended, activate on_ date, which reactivates a suspended 
820 hold at the specified date
821
822 To edit items on hold: 
823
824 . Login to _My Account_, click the _Holds_ tab.
825 . Select the hold to modify. 
826 . Click _Edit_ for selected holds. 
827 . Select the change to make and follow the instructions.
828
829
830 Account Preferences 
831 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
832
833 indexterm:[my account, account preferences]
834
835 From here you can manage display preferences including your *Personal 
836 Information*, *Notification Preferences*, and *Search and History Preferences*. 
837 Additional static information, such as your _Account Expiration Date_, can be 
838 found under Personal Information.
839
840 For example: 
841
842 * Personal Information
843
844 ** change password - allows patrons to change their password
845
846 ** change email address - allows patrons to change their email address.
847
848
849
850 *  Notification Preferences
851
852 ** _Notify by Email_ by default when a hold is ready for pickup?        
853
854 ** _Notify by Phone_ by default when a hold is ready for pickup?
855
856 ** _Default Phone Number_
857
858
859 * Search and History Preferences
860
861 ** Search hits per page
862
863 ** Preferred pickup location
864
865 ** Keep history of checked out items?
866
867 ** Keep history of holds?
868
869
870 After changing any of these settings, you must click _Save_ to store your 
871 preferences.
872
873
874 indexterm:[holds, preferred pickup location]
875
876 Patron Messages
877 ^^^^^^^^^^^^^^^
878
879 The Patron Message Center provides a way for libraries to communicate with 
880 patrons through messages that can be accessed through the patron's OPAC account.
881  Library staff can create messages manually by adding an OPAC visible Patron 
882 Note to an account.  Messages can also be automatically generated through an 
883 Action Trigger event.  Patrons can access and manage messages within their OPAC 
884 account.  See Circulation - Patron Record - Patron Message Center for more 
885 information on adding messages to patron accounts.
886
887 *Viewing Patron Messages in the OPAC*
888
889 Patrons will see a new tab for *Messages* in their OPAC account, as well as a 
890 notification of *Unread Messages* in the account summary.
891
892 image::media/message_center11.PNG[Message Center 11]
893
894 Patrons will see a list of the messages from the library by clicking on the 
895 *Messages* tab.
896
897 image::media/message_center10.PNG[Message Center 10]
898
899 Patrons can click on a message *Subject* to view the message.  After viewing the
900 message, it will automatically be marked as read.  Patrons have the options to 
901 mark the message as unread and to delete the message.
902
903 image::media/message_center12.PNG[Message Center 12]
904
905 NOTE: Patron deleted messages will still appear in the patron's account in the 
906 staff client under Other -> Message Center.