docs/circulation/offline_mode.txt

   1 Offline Transactions
   2 ====================
   3
   4 Evergreen's 'Standalone Interface' / 'Offline Interface' is designed to log
   5 transactions during network outage, which can be uploaded and processed once
   6 network operations are restored.
   7
   8 The terms 'Offline Interface' and 'Standalone Interface' mean the same thing:
   9 a separate program to handle simple circulation tasks while the network is
  10 down.
  11
  12 To access the *Offline Interface*, navigate to the *Staff Client login screen*
  13 and click *Standalone Interface*. The *Evergreen Standalone Interface* window
  14 opens.
  15
  16 Patron Registration
  17 -------------------
  18 Patron registration on the 'Evergreen Offline Interface' records the minimum
  19 patron information necessary to register a new patron.
  20
  21 All of the fields, except for Line 2 of Billing Address, on the *Patron
  22 Registration* screen are required. If your library does not record information
  23 for any field, you need to work out a standard fake value for it, for example,
  24 `1900-01-01` for *Date of Birth*.
  25
  26 The account password is automatically generated. Patrons can access their
  27 account with the password after the offline transactions are uploaded and
  28 processed.
  29
  30 To register a patron:
  31
  32 . Click *Register Patron* on the top menu bar. The *Patron Registration*
  33   window opens.
  34 . Fill in the form with patron information, using the drop down list if
  35   available.
  36 . Click *Save patron registration*. A confirmation dialog opens.
  37 . Click *OK* to finish registering the patron.
  38
  39 Checking Out Items
  40 ------------------
  41 anchor:standalone_check_out[Checking Out Items]
  42
  43 To circulate items from the *Evergreen standalone interface*:
  44
  45 . Click *Check Out* on the top menu bar. The *Standalone Check Out* screen
  46   opens.
  47 . Ensure that the date on the left-hand side of the menu bar is correct.
  48 . Enter the patron's library card barcode in the *Enter the patron's barcode*
  49   field by scanning or typing the barcode.
  50 . Ensure that the due date is correct in the *Enter the item due date* field.
  51   You may enter a different due date manually, or select a different duration
  52   from the dropdown list to select a relative due date based on the loan period.
  53 . Check out items:
  54 ** For cataloged items, scan each item's barcode in *Enter the item barcode*
  55    field. The barcode appears on the right side of the screen.
  56 ** For non-cataloged items:
  57 ... Click *Choose a non-barcode option* to select a non-catalogued category
  58     from the drop-down list.
  59 ... Enter the number of items you want to check out, then click OK on the prompt
  60     window.
  61 . Scan all items, changing the due date if necessary.
  62 . To print a receipt, select the *Print receipt?* checkbox.
  63 . Click *Save these transactions*.
  64
  65 The default dates are based on your computer settings.
  66
  67 Pre-catalogued item circulation is not available on Offline Interface. If an
  68 existing pre-cat barcode happens to be used, it is checked out with the
  69 previous author and title. If a new pre-cat barcode is attempted, an error of
  70 `ASSET NOT FOUND` (item not found) is returned upon processing offline
  71 transactions.
  72
  73 Renew
  74 -----
  75 To renew an item, you must know the item's barcode number. The patron's barcode
  76 is optional.
  77
  78 To renew items from the *Evergreen standalone interface*:
  79
  80 . Click *Renew* on the top menu bar.
  81 +
  82 NOTE: The *Renew* window is very similar to the *Check Out* window. The
  83 differences are that a patron's barcode is optional on the *Renew* window, and
  84 the non-barcoded option is not available on the *Renew* window, as non-barcoded
  85 items can not be renewed.
  86 +
  87 . Ensure that the date on the left-hand side of the menu bar is correct.
  88 . '(Optional)': Enter the patron's library card barcode in the *Enter the
  89   patron's barcode* field by scanning or typing the barcode.
  90 . Ensure that the due date is correct in the *Enter the item due date* field.
  91   You may enter a different due date manually, or select a different duration
  92   from the dropdown list to select a relative due date based on the loan period.
  93 . For each item to be renewed, enter the item's barcode in the *Enter the item
  94   barcode* field. The barcode appears on the right side of the screen.
  95 . To print a receipt, select the *Print receipt?* checkbox.
  96 . Click *Save these transactions*.
  97
  98 In-house Use
  99 ------------
 100 To record in-house use transactions from the *Evergreen standalone interface*:
 101
 102 . Click *In House Use* on the top menu bar.
 103 . Ensure the date is correct.
 104 . Enter the number of uses to record for the item in the *Enter the number of
 105   uses of the item* field.
 106 . Enter the item barcode number in the *Enter the item barcode* field.
 107 . Repeat the previous 2 steps until all items have been scanned.
 108 . To print a receipt, select the *Print receipt?* checkbox.
 109 . Click *Save these transactions*.
 110
 111 Check In
 112 --------
 113 To check in items from the *Evergreen standalone interface*:
 114
 115 . Click *Check In* on the top menu bar. The *Check In* screen opens.
 116 . Ensure the date is correct.
 117 . For each item you want to check in, enter the item's barcode in the *Enter
 118   item barcode* field. The number is displayed on the right side of the screen.
 119 . To print a receipt, select the *Print receipt?* checkbox.
 120 . Click *Save these transactions*.
 121
 122 NOTE: Without access to Evergreen database, items on holds or with special
 123 status will not be captured in offline mode.
 124
 125 Uploading Offline Transactions
 126 ------------------------------
 127 Once you are able to connect to the server, you need to upload the offline
 128 transactions. To avoid confusion for patrons and in the system, you should
 129 upload the offline transactions as soon as possible.
 130
 131 Once you can connect to the server, there are 3 steps to uploading offline
 132 transactions:
 133
 134 . Create a session: to be done by local system administrators at an
 135   administration workstation.
 136 . Upload transactions to a session: to be done by circulation staff at
 137   circulation workstations.
 138 . Process the uploaded transactions: to be done by local system administrators
 139   at an administration workstation.
 140
 141 Once network connectivity has been restored, a local system administrator must
 142 create an offline transaction session. Then, staff can upload transactions from
 143 each of the workstations used in offline circulation mode to that session.
 144 Once all of the branch workstations have uploaded their transactions to the
 145 session, the manager processes all the transactions from all the workstations
 146 at once.
 147
 148 Uploading transactions to the session does *not* put the transactions into the
 149 Evergreen database. The transactions will not be sent to the Evergreen database
 150 until the manager processes the session.
 151
 152 Creating an Offline Session
 153 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 154 In the Evergreen staff client:
 155
 156 . Log into Evergreen using an account with local system administrator
 157   privileges.
 158 . Select *Admin (-) -> Offline Transaction Management* from the menu. The
 159   *Offline Transactions* screen opens. Previously created sessions are listed
 160   in the Offline Sessions section.
 161 . In the upper *Offline Sessions* section, click *Create* to create a new
 162   session.
 163 . Enter a name for the session, like `Internet Down 2012-12-02`.  Click *OK*.
 164 . In the *Offline Sessions* section, highlight the session you created. An
 165   *Uploaded Transactions* section appears in the bottom of the screen.
 166   Initially, this section is empty.
 167 . Inform library staff that the session has been created and tell them the
 168   name of the session.
 169
 170 Uploading Workstation Transactions to a Session
 171 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 172 Wait until the local system administrator has created a session and told you
 173 that it's ready for your upload. There may be several sessions shown on the
 174 *Offline Transaction Management* screen, so you will need the name of the
 175 correct session from your local system administrator.
 176
 177 Each workstation used to perform offline circulation during the outage must
 178 upload its transactions to the offline transaction session.
 179
 180 To upload offline transaction from a workstation to a session, perform
 181 the following steps in the Evergreen staff client:
 182
 183 . Log into Evergreen with your regular username and password.
 184 . Select *Admin (-) -> Offline Transaction Management* from the menu. The
 185   *Offline Transactions* screen opens. You should see at least one session
 186   in the *Offline Sessions* section. You may also see older sessions.
 187 . In the upper *Offline Sessions* section, highlight the correct session,
 188   then click *Upload*. The transactions are transferred to the Evergreen
 189   server.
 190 . When the transactions have been uploaded, select the session in the *Offline
 191   Sessions* section. The value in the *Upload Count* column has increased by 1
 192   and your workstation is now listed in the *Uploaded Transactions* section.
 193 . Inform your local system administrator that your transaction has been
 194   uploaded to the session.
 195
 196 Processing the Transactions
 197 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 198 When all of the participating staff workstations have uploaded their
 199 transactions to the offline session, the workstation names are listed
 200 in the *Uploaded Transactions* section. To process the offline transactions
 201 and make them live on the Evergreen server:
 202
 203 . Log into Evergreen using an account with local system administrator
 204   privileges.
 205 . Select *Admin (-) -> Offline Transaction Management* from the menu. The
 206   *Offline Transactions* screen opens. Previously created sessions are listed
 207   in the Offline Sessions section.
 208 . Highlight the correct session and, if necessary, click *Refresh* to verify
 209   all the participating workstations have uploaded their transactions to your
 210   session.
 211 . Click *Process*. The processing may take some time to complete, depending on
 212   how many transactions you have done. Click *Refresh* to see the updated
 213   status of the processing step. Processing is complete when the *Processing?*
 214   column shows `Completed`.
 215
 216 The number in the *Transactions Processed* column is equal to the number of items
 217 checked out or checked in.  For example, 5 transactions processed could mean that:
 218
 219 * 5 items were checked out, or
 220 * 3 items were checked in and 2 items were checked out, or
 221 * 5 items were checked in.
 222
 223 Exceptions
 224 ~~~~~~~~~~
 225 Exceptions are problems that were encountered during processing.  For example,
 226 a mis-scanned patron barcode, an open circulation, or an item that was not
 227 checked in before it was checked out to another patron would be listed as an
 228 exception. Those transactions causing exceptions may not be loaded into
 229 Evergreen database. Staff should examine the exceptions and take necessary
 230 action.
 231
 232 These are a few notes about possible exceptions. It is not an all-inclusive
 233 list.
 234
 235 * Checking out a DVD with the wrong date (leaving due date set at +2 weeks
 236   instead of +1 week) does not cause an exception.
 237 * Overdue books are not flagged as exceptions.
 238 * Checking out a reference book does not cause an exception.
 239 * Checking out an item belonging to another library does not cause an
 240   exception.
 241 * The *Standalone Interface* does not recognize books on hold, so no exceptions
 242   will be generated when matching items are checked in or checked out.
 243 * The *Standalone Interface* can recognize blocked, barred, and expired patrons,
 244   as well as lost cards, _if_ you have recently run an *Admin (-) -> Download
 245   Offline Patron List* action on the workstation on which you are using the
 246   *Standalone Interface*. You will get an error message indicating the patron
 247   status from within the *Standalone Interface* at check-out time.
 248
 249 Common error messages
 250 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 251 * `ROUTE-ITEM` - Indicates the book should be routed to another branch or
 252   library system. You'll need to find the book and re-check it in (online) to
 253   get the Transit Slip to print.
 254 * `COPY_STATUS_LOST` - Indicates a book previously marked as lost was found and
 255   checked in.
 256 * `CIRC_CLAIMS_RETURNED` - Indicates a book previously marked as
 257   claimed-returned was found and checked in.
 258 * `ASSET_COPY_NOT_FOUND` - Indicates the item barcode was
 259   mis-scanned/mis-typed.
 260 * `ACTOR_CARD_NOT_FOUND` - Indicates the patron's library barcode was
 261   mis-scanned/ mis-typed.
 262 * `OPEN_CIRCULATION_EXISTS` - Indicates a book was checked out that had never
 263   been checked in.
 264 * `MAX_RENEWALS_REACHED` - Indicates the item has already been renewed the
 265   maximum times allowed (or it’s a video/DVD).