b298eb1d6869c8a0088d4b9f69c3df798a2657c1
[working/Evergreen.git] / docs / circulation / circulation_patron_records.txt
1 Circulation - Patron Record 
2 ---------------------------
3
4 [[circulation_searching_patrons]] 
5 Searching Patrons 
6 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
7
8 indexterm:[patrons, searching for]
9
10 To search for a patron, select the Patron Search option from the toolbar,
11 _Search -> Search for Patrons_ from the menu bar, or *F4*.
12
13 The Patron Search screen will display.  The orientation of the search pane may
14 be vertical or horizontal, depending on your library’s configuration.  It will
15 contain options to search on the following fields:
16
17 * Last Name 
18 * First Name 
19 * Middle Name 
20 * Alias 
21 * Address 1 
22 * Address 2 
23 * City 
24 * Zip 
25 * Phone
26 * Email 
27 * State 
28 * Barcode 
29 * OPAC Login ID
30
31 Use the options above the search fields to include patrons marked ``inactive''
32 in your search results or to limit results to patrons in a specific library
33 branch or in a specific permission group.
34
35 image::media/circulation_patron_records-1.png[circulation_patron_records 1]
36
37 .Tips for searching 
38 [TIP] 
39 =================== 
40 * Search one field or combine fields for more precise results.  
41 * Truncate search terms for more search results.
42 ===================
43
44 Once you have located the desired patron, highlight the entry for this patron in
45 the results screen.  A summary for this patron will display in place of the
46 search fields.  
47
48 image::media/circulation_patron_records-2.png[circulation_patron_records 2]
49
50 Use the _Retrieve Patron_ button to retrieve the patron for circulation or
51 editing.
52
53 image::media/circulation_patron_records-3.png[circulation_patron_records 3]
54
55 The _Search Form_ button may be used to resume searching for patrons.
56
57 Registering New Patrons 
58 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
59
60 indexterm:[patrons, registering]
61
62 To register a new patron, select _Patron Registration_ from the toolbar,
63 _Circulation -> Register Patron_ from the menu bar, or *shift + F1*. The Patron
64 Registration form will display. 
65
66 image::media/circulation_patron_records-4.png[circulation_patron_records 4]
67
68 Mandatory fields display in yellow.
69
70 image::media/circulation_patron_records-5.png[circulation_patron_records 5]
71
72 The _Show Only Required Fields_ and _Show Suggested Fields_ may be used to limit
73 the options on this page.
74
75 image::media/circulation_patron_records-6.png[circulation_patron_records 6]
76
77 When one of these options is selected, it is possible switch to the other
78 limited view or to revert to the original view by selecting _Show All Fields_. 
79
80 image::media/circulation_patron_records-7.png[circulation_patron_records 7]
81
82 When finished entering the necessary information, select _Save_ to save the new
83 patron record or _Save & Clone_ to register a patron with the same address.
84 When _Save & Clone_ is selected, the address information is copied into the
85 resulting patron registration screen.  It is linked to the original patron.
86 Address information may only be edited through the original record.
87
88 image::media/circulation_patron_records-8.png[circulation_patron_records 8]
89
90 [TIP]
91 ============================================================================
92 * Requested fields may be configured in the _Library Settings Editor_ (_Admin ->
93  Local Admin -> Library Settings Editor_).  
94 * Statistical categories may be created for information tracked by your library 
95 that is not in the default patron record.  
96 * These may be configured in the _Statistical Categories Editor_ (_Admin -> 
97 Local Admin -> Statistical Categories Editor_).  
98 * Staff accounts may also function as patron accounts.
99 ============================================================================
100
101 [[updating_patron_information]] 
102 Updating Patron Information
103 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
104
105 indexterm:[patrons, updating]
106
107 Retrieve the patron record as described in the section
108 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>.
109
110 Select _Edit_ from the options that display at the top of the patron record. 
111
112 image::media/circulation_patron_records-9.png[circulation_patron_records 9]
113
114 Edit information as required.  When finished, select _Save_.  If you attempt to
115 close out of the patron account before the information is received, an alert
116 will display.
117
118 image::media/circulation_patron_records-10.png[circulation_patron_records 10]
119
120 Select _OK_ to continue or _Cancel_ to return to the editing form.
121
122 After selecting _Save_, the page will refresh.  The edited information will be
123 reflected in the patron summary pane.
124
125 NOTE: If collapsed, you will need to manually ``un-collapse'' this pane. 
126
127 Renewing Library Cards 
128 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
129
130 indexterm:[library cards, renewing]
131
132 Expired patron accounts display with a black box around the patron’s name, a
133 note that the patron is expired, and – when initially retrieved – an alert
134 stating that the ``Patron account is EXPIRED.''
135
136 image::media/circulation_patron_records-11.png[circulation_patron_records 11]
137
138 Open the patron record in edit mode as described in the section
139 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
140
141 Navigate to the information field labeled _Privilege Expiration Date_.  Enter a
142 new date in this box.  When you place your cursor in the _Patron Expiration Date
143 box_, a calendar widget will display to help you easily navigate to the desired
144 date. 
145
146 image::media/circulation_patron_records-12.png[circulation_patron_records 12]
147
148 Select the date using the calendar widget or key the date in manually.  Click
149 the _Save_ button.  The screen will refresh and the ``expired'' alerts on the
150 account will be removed. 
151
152 Lost Library Cards 
153 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
154
155 indexterm:[library cards, replacing]
156
157 Retrieve the patron record as described in the section
158 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
159
160 Open the patron record in edit mode as described in the section
161 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
162  
163 Next to the _Barcode_ field, select the _Replace Barcode_ button.
164
165 image::media/circulation_patron_records-13.png[circulation_patron_records 13]
166
167 This will clear the barcode field.  Enter a new barcode and _Save_ the record.
168 The screen will refresh and the new barcode will display in the patron summary
169 pane.  
170
171 If a patron’s barcode is mistakenly replaced, the old barcode may be reinstated.
172 Retrieve the patron record as described in the section
173 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. Open the patron record in
174 edit mode as described in the section <<updating_patron_information,Updating
175 Patron Information>>.
176
177 Select the _See All_ button next to the _Replace Barcode_ button.  This will
178 display the current and past barcodes associated with this account. 
179
180 image::media/circulation_patron_records-14.png[circulation_patron_records 14]
181
182 Check the box(es) for all barcodes that should be ``active'' for the patron.  An
183 ``active'' barcode may be used for circulation transactions.  A patron may have
184 more than one ``active'' barcode.  Only one barcode may be designated
185 ``primary.'' The ``primary'' barcode displays in the patron’s summary
186 information in the _Library Card_ field. 
187
188 Once you have modified the patron barcode(s), _Save_ the patron record.  If you
189 modified the ``primary'' barcode, the new primary barcode will display in the
190 patron summary screen. 
191
192 Resetting Patron's Password 
193 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
194
195 indexterm:[patrons, passwords]
196
197 A patron’s password may be reset from the OPAC or through the staff client.  To
198 reset the password from the staff client, retrieve the patron record as
199 described in the section <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
200
201 Open the patron record in edit mode as described in the section
202 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
203
204 Select the _Reset Password_ button next to the _Password_ field.  
205
206 image::media/circulation_patron_records-15.png[circulation_patron_records 15]
207
208 NOTE: The existing password is not displayed in patron records for security
209 reasons.
210
211 A new number will populate the _Password_ and _Verify Password_ text boxes.
212 Make note of the new password and _Save_ the patron record.  The screen will
213 refresh and the new password will be suppressed from view.   
214
215 Barring a Patron 
216 ~~~~~~~~~~~~~~~~
217
218 indexterm:[patrons, barring]
219
220 A patron may be barred from circulation activities.  To bar a patron, retrieve
221 the patron record as described in the section
222 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
223
224 Open the patron record in edit mode as described in the section 
225 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
226
227 Check the box for _Barred_ in the patron account. 
228
229 image::media/circulation_patron_records-16.png[circulation_patron_records 16]
230
231 _Save_ the user.  The screen will refresh.  
232
233 The patron account will now display an alert stating that the patron account 
234 is *BARRED*.  
235
236 Additionally a red box and note will indicate the patron’s barred status. 
237
238 image::media/circulation_patron_records-17.png[circulation_patron_records 17]
239
240 NOTE: Barring a patron from one library bars that patron from all consortium
241 member libraries. 
242
243 To unbar a patron, uncheck the Barred checkbox.
244
245 Barred vs. Blocked 
246 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
247
248 indexterm:[patrons, barring]
249
250 *Barred*: Stops patrons from using their library cards; alerts the staff that
251 the patron is banned/barred from the library. The ``check-out'' functionality is
252 disabled for barred patrons (NO option to override – the checkout window is
253 unusable and the bar must be removed from the account before the patron is able
254 to checkout items).  These patrons may still log in to the OPAC to view their
255 accounts.
256
257 indexterm:[patrons, blocking]
258
259 *Blocked*: Often, these are system-generated blocks on patron accounts.  
260
261 Some examples:
262
263 * Patron exceeds fine threshold 
264 * Patron exceeds max checked out item threshold
265
266 A notice appears when a staff person tries to checkout an item to blocked
267 patrons, but staff may be given permissions to override blocks.
268
269 Patron Alerts 
270 ~~~~~~~~~~~~~~
271
272 indexterm:[patrons, Alerts]
273     
274 When an account has an alert on it, a Stop sign is displayed when the record is
275 retrieved.
276
277 image::media/circulation_patron_records-18.png[circulation_patron_records 18]
278
279 Navigating to an area of the patron record using the navigation buttons at the
280 top of the record (for example, Edit or Bills) will clear the message from view.
281
282 If you wish to view these alerts after they are cleared from view, they may be
283 retrieved.  Use the Other menu to select _Display Alert_ and _Messages_.
284
285 image::media/circulation_patron_records-19.png[circulation_patron_records 19]
286
287 There are two types of Patron Alerts:
288
289 *System-generated alerts*: Once the cause is resolved (e.g. patron's account has
290 been renewed), the message will disappear automatically.
291
292 *Staff-generated alerts*: Must be added and removed manually. 
293
294 To add an alert to a patron account, retrieve the patron record as described 
295 in the section <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
296
297 Open the patron record in edit mode as described in the section 
298 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
299
300 Enter the alert text in the Alert Message field.
301
302 image::media/circulation_patron_records-20.png[circulation_patron_records 20]
303
304 _Save_ the record. The screen will refresh and the alert will display.
305
306 Additionally, the patron name will be highlighted in yellow and a note will
307 indicate that there is an alert on the account. 
308
309 image::media/circulation_patron_records-21.png[circulation_patron_records 21]
310
311 To remove the alert, retrieve the patron record as described in the section
312 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
313
314 Open the patron record in edit mode as described in the section 
315 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
316
317 Delete the alert text in the _Alert Message_ field. 
318
319 _Save_ the record.  
320
321 The screen will refresh and the indicators for the alert will be removed from 
322 the account. 
323
324 Patron Notes 
325 ~~~~~~~~~~~~
326
327 indexterm:[patrons, notes]
328
329 When a patron account contains a note, a _See Notes_ message appears beneath the
330 patron’s name in the patron summary pane. 
331
332 image::media/circulation_patron_records-22.png[circulation_patron_records 22]
333
334 Notes are strictly communicative and may be made visible to the patron via their
335 account on the OPAC.  In the JSPAC, these notes display on the account summary
336 screen in the OPAC.
337
338 image::media/circulation_patron_records-23.png[circulation_patron_records 23]
339
340 To insert or remove a note, retrieve the patron record as described in the
341 section  <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
342
343 Open the patron record in edit mode as described in the section
344 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
345
346 Use the Other menu to navigate to _Notes_.
347
348 image::media/circulation_patron_records-24.png[circulation_patron_records 24]
349
350 Select the _Add New Note_ button. An _Add Note_ window displays.  
351
352 Enter note information. 
353
354 Select the check box for _Patron Visible_ to display the note in the OPAC. 
355
356 image::media/circulation_patron_records-25.png[circulation_patron_records 25]
357
358 Select _Add Note_ to save the note to the patron account.  
359
360 To delete a note, go to _Other -> Notes_ and use the _Delete This Note_ button
361 under each note.
362
363 image::media/circulation_patron_records-26.png[circulation_patron_records 26]
364
365 An alert will display.  Click _Yes_ to delete the note or No to retain the note.
366 A confirmation box will display; click _OK_.
367
368 Merging Patron Records 
369 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
370
371 indexterm:[patrons, merging]
372
373 When patron records are erroneously duplicated, they may be merged into one
374 record.  As described in the section <<circulation_searching_patrons,Searching
375 Patrons>>, search for the term(s) shared by the two records. 
376
377 Select the two records to merge by pressing down the CTRL key and clicking each
378 record. 
379
380 Click the _Merge Patrons_ button next to the _Search Form_ and _Retrieve Patron_
381 buttons on the top of the screen.
382
383 image::media/circulation_patron_records-27.png[circulation_patron_records 27]
384
385 A Record Merging window will display.  Compare the two records.  
386
387 Select the record you want to keep by checking the radio button 
388 _Lead Record_ next to the appropriate record. 
389
390 image::media/circulation_patron_records-28.png[circulation_patron_records 28]
391
392 After making your selection, click the _Merge_ button.  The screen will refresh.
393 Only one of the two patron names will display.
394
395 NOTE: Once two records have been merged, the notes, bills, holds and outstanding
396 items under the non-lead record are brought to the lead record. Staff-inserted
397 alert messages are not transferred from the non-lead record; lead record alerts
398 are retained.
399
400 Patron records may also be merged from the _Patron Group_ screen Retrieve one of
401 the two patron records you want to merge.  
402
403 Go to _Other -> Group Member Details_.
404
405 image::media/circulation_patron_records-29.png[circulation_patron_records 29]
406
407 The patron records are displayed as group members. If both patron records are
408 not already displayed on this screen, click _Choose an Action -> Move another
409 patron to this patron group_.
410
411 image::media/circulation_patron_records-30.png[circulation_patron_records 30]
412
413 At the prompt, scan or type the patron's barcode. 
414  
415 Click _OK_. 
416
417 Confirm the move by clicking the _Move_ button on top of the screen. 
418
419 image::media/circulation_patron_records-31.png[circulation_patron_records 31]
420
421 Click _OK_ on the confirmation pop-up window.
422
423 Both records are displayed as group members. 
424
425 Select both records by pressing *CTRL* key and clicking each record. 
426
427 Click _Choose an Action -> Merge Selected Patrons_. The merging records window
428 pops up. 
429
430 Choose the lead record and continue to merge records as described in the above.
431
432 NOTE: The merged record will still show under group members. Both members point
433 to the same patron record.
434
435 [[bills_and_payments]] 
436 Bills and Payments 
437 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
438
439 When a patron account has bills attached to it, a note displays under the patron
440 name in the patron summary panel.  
441
442 image::media/circulation_patron_bills-1.png[circulation_patron_bills 1]
443
444 To view more information about the patron’s bills, or to make payments on or
445 edit the bills, click on the Bills button from the patron account screen. 
446
447 image::media/circulation_patron_bills-2.png[circulation_patron_bills 2]
448
449 [[circ_vs_grocery]] 
450 *Circulation bills*: system-generated (overdue fines, lost
451 item cost, processing fees, etc.).
452
453 * Overdue fines are added daily once an item is overdue.  When an item is marked
454 * as lost, bills may be automatically generated to cover the item's cost and a
455 * processing fee, according to library policy.
456
457 *Grocery bills*: staff-applied to patron accounts.
458
459 * One default grocery bill, Misc, exists in an unmodified Evergreen
460 * installation.  Additional grocery bills may be configured through the Admin
461 * settings.  Admin -> Server Administration -> Billing Types.
462
463 To view more information about a bill, highlight the bill and right-click or use
464 the _Actions for Selected Transactions_ menu to select _Full Details_.
465
466 image::media/circulation_patron_bills-3.png[circulation_patron_bills 3]
467
468 A window will display additional information about the bill, including a record
469 of any payments that have been made on the bill.
470
471 image::media/circulation_patron_bills-4.png[circulation_patron_bills 4] 
472
473 From the _Full Details_ screen, portions of the bill may be voided (e.g. an
474 erroneous daily overdue charge) by using the _Void selected billings_ button.
475 Notes may be added to payments or line items by using the _Edit note_ button.
476
477 image::media/circulation_patron_bills-5.png[circulation_patron_bills 5]
478
479 [[making_payments]] 
480 Making Payments 
481 ^^^^^^^^^^^^^^^
482
483 To collect payments, retrieve the patron record.  Navigate to the _Bills_ screen
484 as described in <<bills_and_payments,Bills and Payments>>.
485
486 When bills are paid, the money applied starts at the top of the list of bills.
487 To pay specific bills, uncheck the bills that you do not wish to pay at this
488 time. The amount displayed in _Total Checked:_ will change to reflect the
489 appropriate amount.
490
491 image::media/circulation_patron_bills-6.png[circulation_patron_bills 6]
492
493 NOTE: the presence of the _Uncheck All_ and _Check All_ options below the list
494 of bills.
495
496 image::media/circulation_patron_bills-7.png[circulation_patron_bills 7]
497
498 When you are ready to make a payment, select a payment type from the dropdown
499 menu in the _Pay Bill_ portion of the screen.
500
501 image::media/circulation_patron_bills-8.png[circulation_patron_bills 8]
502
503 Enter the amount of payment in the _Payment received_ field.  
504
505 If you would like to add a note to the payment, check the box for 
506 _Annotate Payment_.  
507
508 Click _Apply Payment!_ to make the payment.  
509
510 If you have selected _Annotate Payment_, a box will display for the annotation.  
511
512 The screen will refresh to display the updated bill information for the patron.
513 If change is due, the bottom portion of the screen, _Change Due Upon Payment:_
514 will briefly reflect the amount due to the patron.  
515
516 TIP: if you need more time to review the amount due, click outside the _Payment
517 Received_ box before selecting _Apply Payment!_ This will cause the screen to
518 refresh and display the amount due.
519
520 It is possible to convert change due to a patron credit by selecting the
521 _Convert Change to Patron Credit_ checkbox.
522
523 image::media/circulation_patron_bills-9.png[circulation_patron_bills 9]
524
525 [TIP] 
526 ================================================ 
527 * Items marked with red are still checked out. It is possible for a patron to
528 * pay a bill while the item is still out and accruing fines.  When Check is
529 * selected as the payment type, it is not necessary to select _Annotate
530 * Payment_, as a box for the check number and a note displays automatically.
531 ================================================
532
533 Void vs. Forgive 
534 ^^^^^^^^^^^^^^^^
535  
536 Void clears all history of the bill, while forgive retains the history. 
537
538 Forgiving Bills 
539 ^^^^^^^^^^^^^^^
540  
541 Choose forgive as the payment type as described in the section
542 <<making_payments,Making Payments>>. 
543
544 Enter the amount to be forgiven.  Choose _Annotate Payment_ as required by local
545 policy.
546
547 Apply Payment.  Annotate, if prompted.
548
549 The screen will refresh to display the payment.
550
551
552 Voiding Bills 
553 ^^^^^^^^^^^^^
554
555 Bills under one transaction are grouped in one bill line. Bills may be voided in
556 part or in whole.
557
558 *To void the full billing amount:* 
559
560 Select the bill(s) to be voided from the list in the patron account.  
561
562 Right click or use the _Actions for Selected Transactions_ menu to select _Void
563 All Billings_.
564
565 image::media/circulation_patron_bills-10.png[circulation_patron_bills 10]
566
567 Confirm the action.
568
569 *To void a partial amount:*
570
571 Select a billing and choose Full Details for the transaction, as described in
572 the section <circ_vs_grocery,Circulation vs. Grocery Bills>>
573
574 The bill details screen displays.
575
576 Select the specific bill to void.
577
578 Void Selected Billings and confirm the action.
579
580 image::media/circulation_patron_bills-11.png[circulation_patron_bills 11]
581
582 Adding New ``Grocery'' Bills 
583 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
584
585 A grocery bill can be added as a new bill or to an existing bill.
586
587 *To add a as a new bill:*
588
589 . Retrieve the patron record.  
590 . Navigate to the Bills screen.  
591 . Click the_Bill Patron_ button above the list of current bills.  
592 +
593 image::media/circulation_patron_bills-12.png[circulation_patron_bills 12] 
594
595 .Choose appropriate _Billing Type_ from the drop down menu. (``Grocery'' is the
596 only available transaction type.) . Enter the Amount and Note (as required).  
597 .
598 _Submit this Bill_ and confirm this action.
599
600 image::media/circulation_patron_bills-13.png[circulation_patron_bills 13]
601
602 *To add bill to an existing bill line:*
603
604 . Retrieve the patron record.  
605 . Navigate to the Bills screen.  
606 . Highlight the desired bill.  
607 . Use the _Actions for Selected Transactions_ to select _Add Billing_.  
608 Confirm this action.  
609 . Follow steps 4 through 6 above.  There is no confirmation message 
610 after clicking _Submit this Bill_.  
611 . The _Money Summary_ will adjust accordingly.
612
613 Bill History 
614 ^^^^^^^^^^^^
615
616 *To view a patron’s bill history:*
617
618 . Retrieve the patron record.  
619 . From the _Bills_ screen, click _History_.  
620 . A _Bill History_ screen with two tabs will display.  One for _Transactions_ and
621 one for _Payments_.  
622 +
623 image::media/circulation_patron_bills-14.png[circulation_patron_bills 14] 
624
625 . For more information about a specific billing, select the bill and click _Full
626 Details_. A screen detailing item information, billings, and payments will
627 display.
628
629 image::media/circulation_patron_bills-15.png[circulation_patron_bills 15]
630
631 Items may be deleted from the catalog even if a charge for that item is still
632 attached to the patron's record.  The charge will remain on the patron's account
633 after the deletion.
634
635
636
637 Lost and Long Overdue Bill Colors
638 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
639
640 This stylization enhancement distinguishes Lost and Long Overdue circulations that appear within the billed transactions of a patron’s account from other items that are still checked out.  
641
642 Within the patron’s list of billed transactions, Lost or Long Overdue items, which have not yet been returned, display differently from other items that are still checked out. The color distinctions are applied to the entire row of the billed transaction (previous to version 2.5, only the title of the billed transaction was highlighted). These color enhancements are accompanied by helpful indicators that define the meaning of the colors for staff.  
643
644 By default, Lost circulations will appear in dark red. The default indicator reads, “Dark Red Items are Lost.”  
645
646 When the 6 Month Overdue Mark Long-Overdue trigger event definition is enabled, Long Overdue circulations will appear in orange, by default. The default indicator reads, “Orange Items are Long Overdue.”  
647  
648 image::media/Billed Transaction Color.jpeg[Billed Transaction Color]
649  
650 Both the color distinctions and indicators are customizable. To customize, a change to circ.css (for the color) and lang.dtd (for the indicator) are required.   
651