183fac9210ce3885214422030d38afcff39cb15c
[working/Evergreen.git] / docs / circulation / circulation_patron_records.txt
1 Circulation - Patron Record 
2 ---------------------------
3
4 [[circulation_searching_patrons]] 
5 Searching Patrons 
6 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
7
8 indexterm:[patrons, searching for]
9
10 To search for a patron, select the Patron Search option from the toolbar,
11 _Search -> Search for Patrons_ from the menu bar, or *F4*.
12
13 The Patron Search screen will display.  The orientation of the search pane may
14 be vertical or horizontal, depending on your library’s configuration.  It will
15 contain options to search on the following fields:
16
17 * Last Name 
18 * First Name 
19 * Middle Name 
20 * Alias 
21 * Address 1 
22 * Address 2 
23 * City 
24 * Zip 
25 * Phone
26 * Email 
27 * State 
28 * Barcode 
29 * OPAC Login ID
30
31 Use the options above the search fields to include patrons marked ``inactive''
32 in your search results or to limit results to patrons in a specific library
33 branch or in a specific permission group.
34
35 image::media/circulation_patron_records-1.png[circulation_patron_records 1]
36
37 .Tips for searching 
38 [TIP] 
39 =================== 
40 * Search one field or combine fields for more precise results.  
41 * Truncate search terms for more search results.
42 ===================
43
44 Once you have located the desired patron, highlight the entry for this patron in
45 the results screen.  A summary for this patron will display in place of the
46 search fields.  
47
48 image::media/circulation_patron_records-2.png[circulation_patron_records 2]
49
50 Use the _Retrieve Patron_ button to retrieve the patron for circulation or
51 editing.
52
53 image::media/circulation_patron_records-3.png[circulation_patron_records 3]
54
55 The _Search Form_ button may be used to resume searching for patrons.
56
57 Registering New Patrons 
58 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
59
60 indexterm:[patrons, registering]
61
62 To register a new patron, select _Patron Registration_ from the toolbar,
63 _Circulation -> Register Patron_ from the menu bar, or *shift + F1*. The Patron
64 Registration form will display. 
65
66 image::media/circulation_patron_records-4.png[circulation_patron_records 4]
67
68 Mandatory fields display in yellow.
69
70 image::media/circulation_patron_records-5.png[circulation_patron_records 5]
71
72 The _Show Only Required Fields_ and _Show Suggested Fields_ may be used to limit
73 the options on this page.
74
75 image::media/circulation_patron_records-6.png[circulation_patron_records 6]
76
77 When one of these options is selected, it is possible switch to the other
78 limited view or to revert to the original view by selecting _Show All Fields_. 
79
80 image::media/circulation_patron_records-7.png[circulation_patron_records 7]
81
82 When finished entering the necessary information, select _Save_ to save the new
83 patron record or _Save & Clone_ to register a patron with the same address.
84 When _Save & Clone_ is selected, the address information is copied into the
85 resulting patron registration screen.  It is linked to the original patron.
86 Address information may only be edited through the original record.
87
88 image::media/circulation_patron_records-8.png[circulation_patron_records 8]
89
90 [TIP]
91 ============================================================================
92 * Requested fields may be configured in the _Library Settings Editor_ (_Admin ->
93  Local Admin -> Library Settings Editor_).  
94 * Statistical categories may be created for information tracked by your library 
95 that is not in the default patron record.  
96 * These may be configured in the _Statistical Categories Editor_ (_Admin -> 
97 Local Admin -> Statistical Categories Editor_).  
98 * Staff accounts may also function as patron accounts.
99 ============================================================================
100
101
102 Patron Self-Registration
103 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
104 *Abstract*
105
106 Patron Self-Registration allows patrons to initiate registration for a library account through the OPAC.  Patrons can fill out a web-based form with basic information that will be stored as a “pending patron” in Evergreen.  Library staff can review pending patrons in the staff-client and use the pre-loaded account information to create a full patron account.  Pending patron accounts that are not approved within a configurable amount of time will be automatically deleted.  
107
108 *Patron Self-Registration*
109
110 . In the OPAC, click on the link to *Request Library Card*
111
112 . Fill out the self-registration form to request a library card, and click *Submit Registration*.
113
114 . Patrons will see a confirmation message: “Registration successful!  Please see library staff to complete your registration.”
115
116 image::media/patron_self_registration2.JPG[Patron Self-Registration form]
117
118 *Managing Pending Patrons*
119
120 . In the staff client select *Circulation* -> *Pending Patrons*.
121
122 . Select the patron you would like to review.  In this screen you have the option to *Delete* a pending patron account or *Load* the pending patron information to create a permanent library account.
123
124 . To create a permanent library account for the patron, click on the patron’s row, right-click and select *Load Patron* or click on the *Load Patron* button at the top of the screen.  This will load the patron self-registration information into the main *Patron Registration* form. 
125
126 . Fill in the necessary patron information for your library, and click *Save* to create the permanent patron account.
127
128
129
130 *Library Settings*
131
132 Three new Library Settings have been created to manage patron self-registration:
133
134 * *OPAC: Allow Patron Self-Registration* must be set to ‘True’ to enable use of this feature.
135
136 * *OPAC: Patron Self-Reg. Expire Interval* allows each library to set the amount of time after which pending patron accounts should be deleted.
137
138 * *OPAC: Patron Self-Reg. Display Timeout* allows each library to set the amount of time after which the patron self-registration screen will timeout in the OPAC.  The default is 5 minutes.
139
140 Several existing Library Settings can be used to determine if a field should be required or hidden in the self-registration form:
141
142 * *GUI: Require day_phone field on patron registration*
143
144 * *GUI: Show day_phone on patron registration*
145
146 * *GUI: Require dob (date of birth) field on patron registration*
147
148 * *GUI: Show dob field on patron registration*
149
150 * *GUI: Require email field on patron registration*
151
152 * *GUI: Show email field on patron registration*
153
154 * *GUI: Require State field on patron registration*
155
156 * *GUI: Show State field on patron registration*
157
158 * *GUI: Require county field on patron registration*
159
160 * *GUI: Show county field on patron registration*  [New Setting]
161
162 Several existing Library Settings can be used to verify values in certain fields and provide examples for data format on the registration form:
163
164 * *Global: Patron username format*
165
166 * *GUI: Regex for phone fields on patron registration* OR *GUI: Regex for day_phone field on patron registration*
167
168 * *GUI: Regex for email field on patron registration*
169
170 * *GUI: Regex for post_code field on patron registration*
171
172 * *GUI: Example for email field on patron registration*
173
174 * *GUI: Example for post_code field on patron registration*
175
176 * *GUI: Example for day_phone field on patron registration* OR *GUI: Example for phone fields on patron registration*
177
178
179
180 [[updating_patron_information]] 
181 Updating Patron Information
182 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
183
184 indexterm:[patrons, updating]
185
186 Retrieve the patron record as described in the section
187 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>.
188
189 Select _Edit_ from the options that display at the top of the patron record. 
190
191 image::media/circulation_patron_records-9.png[circulation_patron_records 9]
192
193 Edit information as required.  When finished, select _Save_.  If you attempt to
194 close out of the patron account before the information is received, an alert
195 will display.
196
197 image::media/circulation_patron_records-10.png[circulation_patron_records 10]
198
199 Select _OK_ to continue or _Cancel_ to return to the editing form.
200
201 After selecting _Save_, the page will refresh.  The edited information will be
202 reflected in the patron summary pane.
203
204 NOTE: If collapsed, you will need to manually ``un-collapse'' this pane. 
205
206 Renewing Library Cards 
207 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
208
209 indexterm:[library cards, renewing]
210
211 Expired patron accounts display with a black box around the patron’s name, a
212 note that the patron is expired, and – when initially retrieved – an alert
213 stating that the ``Patron account is EXPIRED.''
214
215 image::media/circulation_patron_records-11.png[circulation_patron_records 11]
216
217 Open the patron record in edit mode as described in the section
218 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
219
220 Navigate to the information field labeled _Privilege Expiration Date_.  Enter a
221 new date in this box.  When you place your cursor in the _Patron Expiration Date
222 box_, a calendar widget will display to help you easily navigate to the desired
223 date. 
224
225 image::media/circulation_patron_records-12.png[circulation_patron_records 12]
226
227 Select the date using the calendar widget or key the date in manually.  Click
228 the _Save_ button.  The screen will refresh and the ``expired'' alerts on the
229 account will be removed. 
230
231 Lost Library Cards 
232 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
233
234 indexterm:[library cards, replacing]
235
236 Retrieve the patron record as described in the section
237 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
238
239 Open the patron record in edit mode as described in the section
240 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
241  
242 Next to the _Barcode_ field, select the _Replace Barcode_ button.
243
244 image::media/circulation_patron_records-13.png[circulation_patron_records 13]
245
246 This will clear the barcode field.  Enter a new barcode and _Save_ the record.
247 The screen will refresh and the new barcode will display in the patron summary
248 pane.  
249
250 If a patron’s barcode is mistakenly replaced, the old barcode may be reinstated.
251 Retrieve the patron record as described in the section
252 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. Open the patron record in
253 edit mode as described in the section <<updating_patron_information,Updating
254 Patron Information>>.
255
256 Select the _See All_ button next to the _Replace Barcode_ button.  This will
257 display the current and past barcodes associated with this account. 
258
259 image::media/circulation_patron_records-14.png[circulation_patron_records 14]
260
261 Check the box(es) for all barcodes that should be ``active'' for the patron.  An
262 ``active'' barcode may be used for circulation transactions.  A patron may have
263 more than one ``active'' barcode.  Only one barcode may be designated
264 ``primary.'' The ``primary'' barcode displays in the patron’s summary
265 information in the _Library Card_ field. 
266
267 Once you have modified the patron barcode(s), _Save_ the patron record.  If you
268 modified the ``primary'' barcode, the new primary barcode will display in the
269 patron summary screen. 
270
271 Resetting Patron's Password 
272 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
273
274 indexterm:[patrons, passwords]
275
276 A patron’s password may be reset from the OPAC or through the staff client.  To
277 reset the password from the staff client, retrieve the patron record as
278 described in the section <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
279
280 Open the patron record in edit mode as described in the section
281 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
282
283 Select the _Reset Password_ button next to the _Password_ field.  
284
285 image::media/circulation_patron_records-15.png[circulation_patron_records 15]
286
287 NOTE: The existing password is not displayed in patron records for security
288 reasons.
289
290 A new number will populate the _Password_ and _Verify Password_ text boxes.
291 Make note of the new password and _Save_ the patron record.  The screen will
292 refresh and the new password will be suppressed from view.   
293
294 Barring a Patron 
295 ~~~~~~~~~~~~~~~~
296
297 indexterm:[patrons, barring]
298
299 A patron may be barred from circulation activities.  To bar a patron, retrieve
300 the patron record as described in the section
301 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
302
303 Open the patron record in edit mode as described in the section 
304 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
305
306 Check the box for _Barred_ in the patron account. 
307
308 image::media/circulation_patron_records-16.png[circulation_patron_records 16]
309
310 _Save_ the user.  The screen will refresh.  
311
312 The patron account will now display an alert stating that the patron account 
313 is *BARRED*.  
314
315 Additionally a red box and note will indicate the patron’s barred status. 
316
317 image::media/circulation_patron_records-17.png[circulation_patron_records 17]
318
319 NOTE: Barring a patron from one library bars that patron from all consortium
320 member libraries. 
321
322 To unbar a patron, uncheck the Barred checkbox.
323
324 Barred vs. Blocked 
325 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
326
327 indexterm:[patrons, barring]
328
329 *Barred*: Stops patrons from using their library cards; alerts the staff that
330 the patron is banned/barred from the library. The ``check-out'' functionality is
331 disabled for barred patrons (NO option to override – the checkout window is
332 unusable and the bar must be removed from the account before the patron is able
333 to checkout items).  These patrons may still log in to the OPAC to view their
334 accounts.
335
336 indexterm:[patrons, blocking]
337
338 *Blocked*: Often, these are system-generated blocks on patron accounts.  
339
340 Some examples:
341
342 * Patron exceeds fine threshold 
343 * Patron exceeds max checked out item threshold
344
345 A notice appears when a staff person tries to checkout an item to blocked
346 patrons, but staff may be given permissions to override blocks.
347
348 Patron Alerts 
349 ~~~~~~~~~~~~~~
350
351 indexterm:[patrons, Alerts]
352     
353 When an account has an alert on it, a Stop sign is displayed when the record is
354 retrieved.
355
356 image::media/circulation_patron_records-18.png[circulation_patron_records 18]
357
358 Navigating to an area of the patron record using the navigation buttons at the
359 top of the record (for example, Edit or Bills) will clear the message from view.
360
361 If you wish to view these alerts after they are cleared from view, they may be
362 retrieved.  Use the Other menu to select _Display Alert_ and _Messages_.
363
364 image::media/circulation_patron_records-19.png[circulation_patron_records 19]
365
366 There are two types of Patron Alerts:
367
368 *System-generated alerts*: Once the cause is resolved (e.g. patron's account has
369 been renewed), the message will disappear automatically.
370
371 *Staff-generated alerts*: Must be added and removed manually. 
372
373 To add an alert to a patron account, retrieve the patron record as described 
374 in the section <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
375
376 Open the patron record in edit mode as described in the section 
377 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
378
379 Enter the alert text in the Alert Message field.
380
381 image::media/circulation_patron_records-20.png[circulation_patron_records 20]
382
383 _Save_ the record. The screen will refresh and the alert will display.
384
385 Additionally, the patron name will be highlighted in yellow and a note will
386 indicate that there is an alert on the account. 
387
388 image::media/circulation_patron_records-21.png[circulation_patron_records 21]
389
390 To remove the alert, retrieve the patron record as described in the section
391 <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
392
393 Open the patron record in edit mode as described in the section 
394 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
395
396 Delete the alert text in the _Alert Message_ field. 
397
398 _Save_ the record.  
399
400 The screen will refresh and the indicators for the alert will be removed from 
401 the account. 
402
403 Patron Notes 
404 ~~~~~~~~~~~~
405
406 indexterm:[patrons, notes]
407
408 When a patron account contains a note, a _See Notes_ message appears beneath the
409 patron’s name in the patron summary pane. 
410
411 image::media/circulation_patron_records-22.png[circulation_patron_records 22]
412
413 Notes are strictly communicative and may be made visible to the patron via their
414 account on the OPAC.  In the JSPAC, these notes display on the account summary
415 screen in the OPAC.
416
417 image::media/circulation_patron_records-23.png[circulation_patron_records 23]
418
419 To insert or remove a note, retrieve the patron record as described in the
420 section  <<circulation_searching_patrons,Searching Patrons>>. 
421
422 Open the patron record in edit mode as described in the section
423 <<updating_patron_information,Updating Patron Information>>.
424
425 Use the Other menu to navigate to _Notes_.
426
427 image::media/circulation_patron_records-24.png[circulation_patron_records 24]
428
429 Select the _Add New Note_ button. An _Add Note_ window displays.  
430
431 Enter note information. 
432
433 Select the check box for _Patron Visible_ to display the note in the OPAC. 
434
435 image::media/circulation_patron_records-25.png[circulation_patron_records 25]
436
437 Select _Add Note_ to save the note to the patron account.  
438
439 To delete a note, go to _Other -> Notes_ and use the _Delete This Note_ button
440 under each note.
441
442 image::media/circulation_patron_records-26.png[circulation_patron_records 26]
443
444 An alert will display.  Click _Yes_ to delete the note or No to retain the note.
445 A confirmation box will display; click _OK_.
446
447 Merging Patron Records 
448 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
449
450 indexterm:[patrons, merging]
451
452 When patron records are erroneously duplicated, they may be merged into one
453 record.  As described in the section <<circulation_searching_patrons,Searching
454 Patrons>>, search for the term(s) shared by the two records. 
455
456 Select the two records to merge by pressing down the CTRL key and clicking each
457 record. 
458
459 Click the _Merge Patrons_ button next to the _Search Form_ and _Retrieve Patron_
460 buttons on the top of the screen.
461
462 image::media/circulation_patron_records-27.png[circulation_patron_records 27]
463
464 A Record Merging window will display.  Compare the two records.  
465
466 Select the record you want to keep by checking the radio button 
467 _Lead Record_ next to the appropriate record. 
468
469 image::media/circulation_patron_records-28.png[circulation_patron_records 28]
470
471 After making your selection, click the _Merge_ button.  The screen will refresh.
472 Only one of the two patron names will display.
473
474 NOTE: Once two records have been merged, the notes, bills, holds and outstanding
475 items under the non-lead record are brought to the lead record. Staff-inserted
476 alert messages are not transferred from the non-lead record; lead record alerts
477 are retained.
478
479 Patron records may also be merged from the _Patron Group_ screen Retrieve one of
480 the two patron records you want to merge.  
481
482 Go to _Other -> Group Member Details_.
483
484 image::media/circulation_patron_records-29.png[circulation_patron_records 29]
485
486 The patron records are displayed as group members. If both patron records are
487 not already displayed on this screen, click _Choose an Action -> Move another
488 patron to this patron group_.
489
490 image::media/circulation_patron_records-30.png[circulation_patron_records 30]
491
492 At the prompt, scan or type the patron's barcode. 
493  
494 Click _OK_. 
495
496 Confirm the move by clicking the _Move_ button on top of the screen. 
497
498 image::media/circulation_patron_records-31.png[circulation_patron_records 31]
499
500 Click _OK_ on the confirmation pop-up window.
501
502 Both records are displayed as group members. 
503
504 Select both records by pressing *CTRL* key and clicking each record. 
505
506 Click _Choose an Action -> Merge Selected Patrons_. The merging records window
507 pops up. 
508
509 Choose the lead record and continue to merge records as described in the above.
510
511 NOTE: The merged record will still show under group members. Both members point
512 to the same patron record.
513
514 [[bills_and_payments]] 
515 Bills and Payments 
516 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
517
518 When a patron account has bills attached to it, a note displays under the patron
519 name in the patron summary panel.  
520
521 image::media/circulation_patron_bills-1.png[circulation_patron_bills 1]
522
523 To view more information about the patron’s bills, or to make payments on or
524 edit the bills, click on the Bills button from the patron account screen. 
525
526 image::media/circulation_patron_bills-2.png[circulation_patron_bills 2]
527
528 [[circ_vs_grocery]] 
529 *Circulation bills*: system-generated (overdue fines, lost
530 item cost, processing fees, etc.).
531
532 * Overdue fines are added daily once an item is overdue.  When an item is marked
533 * as lost, bills may be automatically generated to cover the item's cost and a
534 * processing fee, according to library policy.
535
536 *Grocery bills*: staff-applied to patron accounts.
537
538 * One default grocery bill, Misc, exists in an unmodified Evergreen
539 * installation.  Additional grocery bills may be configured through the Admin
540 * settings.  Admin -> Server Administration -> Billing Types.
541
542 To view more information about a bill, highlight the bill and right-click or use
543 the _Actions for Selected Transactions_ menu to select _Full Details_.
544
545 image::media/circulation_patron_bills-3.png[circulation_patron_bills 3]
546
547 A window will display additional information about the bill, including a record
548 of any payments that have been made on the bill.
549
550 image::media/circulation_patron_bills-4.png[circulation_patron_bills 4] 
551
552 From the _Full Details_ screen, portions of the bill may be voided (e.g. an
553 erroneous daily overdue charge) by using the _Void selected billings_ button.
554 Notes may be added to payments or line items by using the _Edit note_ button.
555
556 image::media/circulation_patron_bills-5.png[circulation_patron_bills 5]
557
558 [[making_payments]] 
559 Making Payments 
560 ^^^^^^^^^^^^^^^
561
562 To collect payments, retrieve the patron record.  Navigate to the _Bills_ screen
563 as described in <<bills_and_payments,Bills and Payments>>.
564
565 When bills are paid, the money applied starts at the top of the list of bills.
566 To pay specific bills, uncheck the bills that you do not wish to pay at this
567 time. The amount displayed in _Total Checked:_ will change to reflect the
568 appropriate amount.
569
570 image::media/circulation_patron_bills-6.png[circulation_patron_bills 6]
571
572 NOTE: the presence of the _Uncheck All_ and _Check All_ options below the list
573 of bills.
574
575 image::media/circulation_patron_bills-7.png[circulation_patron_bills 7]
576
577 When you are ready to make a payment, select a payment type from the dropdown
578 menu in the _Pay Bill_ portion of the screen.
579
580 image::media/circulation_patron_bills-8.png[circulation_patron_bills 8]
581
582 Enter the amount of payment in the _Payment received_ field.  
583
584 If you would like to add a note to the payment, check the box for 
585 _Annotate Payment_.  
586
587 Click _Apply Payment!_ to make the payment.  
588
589 If you have selected _Annotate Payment_, a box will display for the annotation.  
590
591 The screen will refresh to display the updated bill information for the patron.
592 If change is due, the bottom portion of the screen, _Change Due Upon Payment:_
593 will briefly reflect the amount due to the patron.  
594
595 TIP: if you need more time to review the amount due, click outside the _Payment
596 Received_ box before selecting _Apply Payment!_ This will cause the screen to
597 refresh and display the amount due.
598
599 It is possible to convert change due to a patron credit by selecting the
600 _Convert Change to Patron Credit_ checkbox.
601
602 image::media/circulation_patron_bills-9.png[circulation_patron_bills 9]
603
604 [TIP] 
605 ================================================ 
606 * Items marked with red are still checked out. It is possible for a patron to
607 * pay a bill while the item is still out and accruing fines.  When Check is
608 * selected as the payment type, it is not necessary to select _Annotate
609 * Payment_, as a box for the check number and a note displays automatically.
610 ================================================
611
612 Void vs. Forgive 
613 ^^^^^^^^^^^^^^^^
614  
615 Void clears all history of the bill, while forgive retains the history. 
616
617 Forgiving Bills 
618 ^^^^^^^^^^^^^^^
619  
620 Choose forgive as the payment type as described in the section
621 <<making_payments,Making Payments>>. 
622
623 Enter the amount to be forgiven.  Choose _Annotate Payment_ as required by local
624 policy.
625
626 Apply Payment.  Annotate, if prompted.
627
628 The screen will refresh to display the payment.
629
630
631 Voiding Bills 
632 ^^^^^^^^^^^^^
633
634 Bills under one transaction are grouped in one bill line. Bills may be voided in
635 part or in whole.
636
637 *To void the full billing amount:* 
638
639 Select the bill(s) to be voided from the list in the patron account.  
640
641 Right click or use the _Actions for Selected Transactions_ menu to select _Void
642 All Billings_.
643
644 image::media/circulation_patron_bills-10.png[circulation_patron_bills 10]
645
646 Confirm the action.
647
648 *To void a partial amount:*
649
650 Select a billing and choose Full Details for the transaction, as described in
651 the section <circ_vs_grocery,Circulation vs. Grocery Bills>>
652
653 The bill details screen displays.
654
655 Select the specific bill to void.
656
657 Void Selected Billings and confirm the action.
658
659 image::media/circulation_patron_bills-11.png[circulation_patron_bills 11]
660
661 Adding New ``Grocery'' Bills 
662 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
663
664 A grocery bill can be added as a new bill or to an existing bill.
665
666 *To add a as a new bill:*
667
668 . Retrieve the patron record.  
669 . Navigate to the Bills screen.  
670 . Click the_Bill Patron_ button above the list of current bills.  
671 +
672 image::media/circulation_patron_bills-12.png[circulation_patron_bills 12] 
673
674 .Choose appropriate _Billing Type_ from the drop down menu. (``Grocery'' is the
675 only available transaction type.) . Enter the Amount and Note (as required).  
676 .
677 _Submit this Bill_ and confirm this action.
678
679 image::media/circulation_patron_bills-13.png[circulation_patron_bills 13]
680
681 *To add bill to an existing bill line:*
682
683 . Retrieve the patron record.  
684 . Navigate to the Bills screen.  
685 . Highlight the desired bill.  
686 . Use the _Actions for Selected Transactions_ to select _Add Billing_.  
687 Confirm this action.  
688 . Follow steps 4 through 6 above.  There is no confirmation message 
689 after clicking _Submit this Bill_.  
690 . The _Money Summary_ will adjust accordingly.
691
692 Bill History 
693 ^^^^^^^^^^^^
694
695 *To view a patron’s bill history:*
696
697 . Retrieve the patron record.  
698 . From the _Bills_ screen, click _History_.  
699 . A _Bill History_ screen with two tabs will display.  One for _Transactions_ and
700 one for _Payments_.  
701 +
702 image::media/circulation_patron_bills-14.png[circulation_patron_bills 14] 
703
704 . For more information about a specific billing, select the bill and click _Full
705 Details_. A screen detailing item information, billings, and payments will
706 display.
707
708 image::media/circulation_patron_bills-15.png[circulation_patron_bills 15]
709
710 Items may be deleted from the catalog even if a charge for that item is still
711 attached to the patron's record.  The charge will remain on the patron's account
712 after the deletion.
713
714 Sorting Money Columns in Billing Interface
715 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
716
717 This enhancement enables Evergreen to sort money columns numerically in the billing interface.  You can perform an ascending or descending sort on these columns.
718
719 To view and sort patron bills, retrieve the patron's account, and click the *Bills* tab in the top right corner of the screen.  You can view the money that is owed or paid in the "Total Billed" and *Total Paid* columns. Simply click on the headers of these columns to sort the columns numerically.
720
721 Disable Patron Credit in Billing Interface
722 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
723 The Library Setting, *Disable Patron Credit*, allows staff to disable the Patron Credit payment type and to hide patron credit payment actions within the billing interface of a patron’s account. 
724
725 By default, the payment type *Patron Credit* is enabled in the staff client. Within the Bills interface of a patron’s account, the Patron Credit payment type, the Credit Available, and the option to Convert Change to Patron Credit are exposed by default in the staff client. 
726
727 image::media/Default Patron Billing Screen.jpg[Default Patron Billing Screen]
728
729 When the Library Setting, *Disable Patron Credit*, is set to *True*, the patron credit payment type will be disabled. Patron Credit will not be an option within the payment type dropdown menu. The Convert Change to Patron Credit and the summary of Credit Available will be hidden from the patron billing interface in the staff client. 
730
731 image::media/Disabled Patron Credit Patron Billing Screen.jpg[Disabled Patron Credit Patron Billing Screen]
732
733 To set the new Library Setting:
734
735 . Click *Admin* -> *Local Administration* -> *Library Settings Editor*
736
737 . Search for *Disable Patron Credit*
738
739 . Click *Edit*
740
741 . Set the value to *True*
742
743 . Click *Update Setting*
744
745 image::media/Disable Patron Credit Library Setting.jpg[Disable Patron Credit Library Setting]
746
747 [NOTE] After applying changes to this library setting, it is necessary to restart the staff client to see the changes take effect.  
748
749
750 Lost and Long Overdue Bill Colors
751 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
752
753 This stylization enhancement distinguishes Lost and Long Overdue circulations that appear within the billed transactions of a patron’s account from other items that are still checked out.  
754
755 Within the patron’s list of billed transactions, Lost or Long Overdue items, which have not yet been returned, display differently from other items that are still checked out. The color distinctions are applied to the entire row of the billed transaction (previous to version 2.5, only the title of the billed transaction was highlighted). These color enhancements are accompanied by helpful indicators that define the meaning of the colors for staff.  
756
757 By default, Lost circulations will appear in dark red. The default indicator reads, “Dark Red Items are Lost.”  
758
759 When the 6 Month Overdue Mark Long-Overdue trigger event definition is enabled, Long Overdue circulations will appear in orange, by default. The default indicator reads, “Orange Items are Long Overdue.”  
760  
761 image::media/Billed Transaction Color.JPG[Billed Transaction Color]
762  
763 Both the color distinctions and indicators are customizable. To customize, a change to circ.css (for the color) and lang.dtd (for the indicator) are required.   
764