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[working/Evergreen.git] / docs / circulation / circulating_items.txt
1 Circulating Items
2 -----------------
3
4 Check Out (F1)
5 ~~~~~~~~~~~~~~
6
7 Regular Items
8 ^^^^^^^^^^^^^
9
10 1) To check out an item press *F1*, click *Check Out* on the Circulation toolbar, or select *Circulation* -> *Check Out Items*.
11
12 image::media/checkout_menu.png[]
13
14 2) Scan or enter patron's barcode and click *Submit* if entering barcode manually. If scanning, number is submitted automatically.
15
16 image::media/retrieve_patron.png[]
17
18 3) Scan or enter item barcode manually, clicking *Submit* if manual.
19
20 image::media/checkout_item_barcode.png[] 
21
22 4) Due date is now displayed.
23
24 image::media/due_date_display.png[]
25  
26 5) When all items are scanned, hit the *F1* key or click the *Check Out* button on the Circulation toolbar to generate slip receipt or to exit patron record if not printing slip receipts. 
27
28 Pre-cataloged Items
29 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
30
31 1) Go to patron's *Check Out* screen by clicking *Circulation* -> *Check Out Items*.
32
33 2) Scan the item barcode.
34
35 3) At prompt, click *Pre-Cataloged*. 
36
37 image::media/pre_cat_alert.png[]
38
39 4) Enter required information and click *Check Out*.
40
41 image::media/precat.png[]
42  
43 [TIP]
44 On check-in, Evergreen will prompt staff to re-route the item to cataloging.
45
46 Due Dates
47 ^^^^^^^^^
48
49 Circulation periods are pre-set. When items are checked out, due dates are automatically calculated and inserted into circulation records if the *Specific Due Date* checkbox is not selected on the Check Out screen. The *Specific Due Date* checkbox allows you to set a different due date to override the pre-set loan period.
50
51 Before you scan the item, select the *Specific Due Date* checkbox. Use the calendar widget to select a date. Or click in day, month or year, then use the up or down arrows to make the change or simply delete the data, then enter again. Time is used for hourly loan only. This date applies to all items until you change the date, de-select the *Specific Due Date* checkbox, or quit the patron record.
52
53 image::media/specify_due_date1.png[]
54
55 image::media/specify_due_date2.png[]
56  
57 Check In (F2)
58 ~~~~~~~~~~~~~
59
60 Regular check in
61 ^^^^^^^^^^^^^^^^
62
63 1) To check in an item, select *Circulation -> Check In Items*, click *Check In* on the Circulation toolbar, or press *F2*.
64
65 image::media/check_in_menu.png[]
66
67 2) Scan item barcode or enter manually and click *Submit*.
68
69 image::media/checkin_barcode.png[]
70  
71 3) If there is an overdue fine associated with the checkin, an alert will appear at the top of the screen with a fine tally for the current checkin session. To immediately handle fine payment, click the alert to jump to the patron's bill record.
72
73 image::media/overdue_checkin.png[]
74
75 Backdated check in
76 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^
77
78 This is useful for clearing a book drop.
79
80 1) To change effective check-in date, select *Circulation* -> *Check In Items*, or press *F2*. Use the calendar widget to choose the effective date.
81
82 image::media/backdate_checkin.png[]
83
84 2) The top green bar changes to red. The new effective date is now displayed in the header.
85
86 image::media/backdate_red.png[]
87
88 3) Move the cursor to the *Barcode* field. Scan the items. When finishing backdated check-in, change the *Effective Date* back to today's date.
89  
90 Backdate Post-Checkin
91 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
92
93 After an item has been checked in, you may use the Backdate Post-Checkin function to backdate the check-in date.
94
95 1) Select the item on the Check In screen, click Actions for Selected Items -> Backdate Post-Checkin.
96
97 image::media/backdate_post_checkin.png[]
98
99 2) Use the calendar widget to select an effective check-in date. Click Apply. Overdue fines, if any, will be adjusted according to the new effective check-in date.
100
101 image::media/backdate_post_date.png[]
102
103 [TIP]
104 Checkin Modifiers
105 ===================================================
106 At the right bottom corner there is a *Checkin Modifiers* pop-up list. The options are:
107
108 - Ignore Pre-cat Items: no prompt when checking in a pre-cat item. Item will be routed to Cataloging with Cataloging status.
109 - Suppress Holds and Transit: item will not be used to fill holds or sent in transit. Item has Reshelving status.
110 - Amnesty Mode/Forgive Fines: overdue fines will be voided if already created or not be inserted if not yet created (e.g. hourly loans).
111 - Auto-Print Hold and Transit Slips: slips will be automatically printed without prompt for confirmation.
112
113 These options may be selected simultaneously. The selected option is displayed in the header area.
114
115 image::media/checkin_options.png[]
116
117 ====================================================
118   
119 Renewal and Editing the Item's Due Date
120 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
121
122 Checked-out items can be renewed if your library's policy allows it. The new due date is calculated from the renewal date. Existing loans can also be extended to a specific date by editing the due date or renewing with a specific due date.
123
124 Renewing via a Patron's Account
125 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
126
127 1) Retrieve the patron record and go to the *Items Out* screen.
128
129 image::media/items_out_click.png[]
130
131 2) Select the item you want to renew. *Click on Actions for Selected Items* -> *Renew*. If you want to renew all items in the account, click *Renew All* instead.
132
133 image::media/renew_action.png[]
134
135 3) If you want to specify the due date, click *Renew with Specific Due Date*. You will be prompted to select a due date. Once done, click *Apply*.
136
137 image::media/renew_specific_date.png[]
138  
139 [TIP]
140 Renewal can also be done on the *Item Status* screen. See the section called <<itemstatus,Item Status (F5)>> for more information.
141
142 Renewing by Item Barcode
143 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
144 1) To renew items by barcode, select *Circulation* -> *Renew Items* or press *CTRL-F2*.
145
146 2) Scan or manually entire the item barcode.
147
148 image::media/renew_item.png[]
149
150 3) If you want to specify the due date, click *Specific Due Date* and select a new due date from the calendar.
151
152 image::media/renew_item_calendar.png[]
153
154 Editing Due Date
155 ^^^^^^^^^^^^^^^^
156
157 1) Retrieve the patron record and go to the *Items Out* screen.
158
159 2) Select the item you want to renew. Click on *Actions for Selected Items* -> *Edit Due Date*.
160
161 image::media/edit_due_date_action.png[]
162
163 3) Select a new due date in the pop-up window, then click *Apply*.
164
165 [TIP]
166 You can select multiple items by pressing down the CTRL key on your keyboard and clicking each items you want to edit.
167
168 [NOTE]
169 Editing a due date is not included in the renewal count.
170
171 Marking Items Lost and Claimed Returned
172 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
173
174 Lost Items
175 ^^^^^^^^^^
176 1) To mark items Lost, retrieve patron record and click *Items Out*.
177
178 2) Select the item. Click on *Actions for Selected Items* -> *Mark Lost (by Patron)*.
179
180 image::media/mark_lost.png[]
181
182 3) The lost item now displays in the *Lost/Claimed Returned/Long Overdue, Has Unpaid Billings* section of the patron record.
183
184 image::media/lost_cr_section.png[]
185
186 4) The lost item also adds to the count of *Lost* items in the patron summary on the left (or top) of the screen. 
187
188 image::media/patron_summary_checkouts.jpg[]
189
190 [NOTE]
191 Lost Item Billing
192 ========================
193 - Marking an item Lost will automatically bill the patron the replacement cost of the item as recorded in the price field in the item record, and a processing fee as determined by your local policy. If the lost item has overdue charges, the overdue charges may be voided or retained based on local policy.
194 - A lost-then-returned item will disappear from the Items Out screen only when all bills linked to this particular circulation have been resolved. Bills may include replacement charges, processing fees, and manual charges added to the existing bills. 
195 - The replacement fee and processing fee for lost-then-returned items may be voided if set by local policy. Overdue fines may be reinstated on lost-then-returned items if set by local policy.
196 ==========================
197
198 Refunds for Lost Items
199 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
200
201 If an item is returned after a lost bill has been paid and the library's policy is to void the replacement fee for lost-then-returned items, there will be a negative balance in the bill. A refund needs to be made to close the bill and the circulation record. Once the outstanding amount has been refunded, the bill and circulation record will be closed and the item will disappear from the Items Out screen.
202
203 If you need to balance a bill with a negative amount and close the linked lost circulation record without making a refund (removing the item from the *Lost, Claimed Returned, Long Overdue, Has Unpaid Bills* panel on the *Items Out* screen), you need to add two dummy bills to the existing bills. The first one can be of any amount (e.g. $0.01), while the second should be of the absolute value of the negative amount. Then you need to void the first dummy bill. The reason for using a dummy bill is that Evergreen will check and close the circulation record only when payment is applied or bills are voided.
204
205 Claimed Returned Items
206 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
207
208 1) To mark an item Claimed Returned, retrieve the patron record and go to the *Items Out* screen.
209
210 2) Select the item, then select *Actions for Selected Items* -> *Mark Claimed Returned* from the dropdown menu.
211
212 image::media/mark_claims_returned.png[]
213
214 3) Select a date and click *Apply*.
215
216 image::media/claimed_date.png[]
217
218 4) The Claimed Returned item now displays in the *Lost/Claimed Returned/Long Overdue, Has Unpaid Billings* section of the patron record.
219
220 image::media/lost_cr_section.png[]
221
222 5) The Claimed Returned item adds to the count of Check Outs that are Claimed Returned in the patron summary on the left (or top) of the screen. It also adds to the total *Claims-returned Count* (including those that are current Check Outs and those that have since been returned) that is displayed when editing the patron's record. 
223
224 image::media/patron_summary_checkouts.jpg[]
225
226 [NOTE]
227 More on Claimed Returned Items
228 ====================================
229 - The date entered for a Claimed Returned item establishes the fine. If the date given has passed, bills will be adjusted accordingly.
230 - When a Claimed Returned item is returned, if there is an outstanding bill associated with it, the item will not disappear from the *Items Out* screen. It will disappear when the outstanding bills are resolved.
231 - When an item is marked Claimed Returned, the value in *Claims-returned Count* field in the patron record is automatically increased. Staff can manually adjust this count by editing the patron record.
232 ====================================
233
234 In-house Use (F6)
235 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
236 1) To record in-house use, select *Circulation* -> *Record-In House Use*, click *Check Out* -> *Record In-House Use* on the circulation toolbar , or press *F6*. 
237
238 image::media/record_in_house_action.png[]
239  
240 2) To record in-house use for cataloged items, enter number of uses, scan barcode or type barcode and click *Submit*.
241
242 image::media/in_house_use.png[]
243
244 [NOTE] 
245 The statistics of in-house use are separated from circulation statistics. The in-house use count of cataloged items is not included in the items' total use count.
246
247 [[itemstatus]]
248 Item Status (F5)
249 ~~~~~~~~~~~~~~~~
250
251 The Item Status screen is very useful. Many actions can be taken by either circulation staff or catalogers on this screen. Here we will cover some circulation-related functions, namely checking item status, viewing past circulations, inserting item alert messages, marking items missing or damaged, etc.
252
253 Checking item status
254 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
255
256 1) To check the status of an item, select *Search* -> *Search for copies by Barcode* or *Circulation* -> *Show Item Status by Barcode*; click the *Item Status button* on the circulation or cataloging toolbar; or press *F5*.
257
258 image::media/item_status_menu.png[]
259
260 2) Scan the barcode or type it and click *Submit*. The current status of the item is displayed with selected other fields. You can use the column picker to select more fields to view.
261
262 image::media/item_status_barcode.png[]
263
264 3) Click the *Alternate View* button, and the item summary and circulation history will be displayed.
265
266 image::media/item_status_altview.png[]
267
268 4) Click *List View* to go back.
269
270 image::media/item_status_list_view.png[]
271
272 [NOTE]
273 If the item's status is "Available", the displayed due date refers to the previous circulation's due date.
274
275 [TIP]
276 Upload From File allows you to load multiple items saved in a file on your local computer. The file contains a list of the barcodes in text format. To ensure smooth uploading and further processing on the items, it is recommended that the list contains no more than 100 items.
277
278 Viewing past circulations
279 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
280 1) To view past circulations, retrieve the item on the *Item Status* screen as described above.
281
282 2) Select *Actions for Selected Items* -> *Show Last Few Circulations*.
283
284 image::media/last_few_circs_action.png[]
285
286 3) The item's recent circulation history is displayed.
287
288 image::media/last_few_circs_display.png[]
289
290 4) To retrieve the patron(s) of the last circulations, click the *Retrieve Last Patron* or the *Retrieve All These Patrons* button at the bottom of the above screen. Patron record(s) will be displayed in new tab(s).
291
292 [TIP]
293 The number of items that displays in the circulation history can be set in Local *Administration* -> *Library Settings Editor*.
294
295 [NOTE]
296 You can also retrieve the past circulations on the patron's Items Out screen and from the Check In screen.
297
298 Marking items damaged or missing and other functions
299 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
300 1) To mark items damaged or missing, retrieve the item on the *Item Status* screen.
301
302 2) Select the item. Click on *Actions for Selected Items* -> *Mark Item Damaged* or *Mark Item Missing*.
303
304 image::media/mark_missing_damaged.png[]
305
306 [NOTE}
307 Depending on the library's policy, when marking an item damaged, bills (cost and/or processing fee) may be inserted into the last borrower's account. 
308
309 3) Following the above procedure, you can check in and renew items by using the *Check in Items* and *Renew Items* on the dropdown menu.
310
311 Item alerts
312 ^^^^^^^^^^^
313
314 The *Edit Item Attributes* function on the *Actions for Selected Items* dropdown list allows you to edit item records. Here, we will show you how to insert item alert messages by this function. See cataloging instructions for more information on item editing.
315 1) Retrieve record on *Item Status* screen.
316
317 2) Once item is displayed, highlight it and select *Actions for Selected Items* -> *Edit Item Attributes*.
318
319 3) The item record is displayed in the *Copy Editor*.
320
321 image::media/copy_edit_alert.png[]
322
323 4) Click *Alert Message* in the *Miscellaneous* column. The background color of the box changes. Type in the message then click *Apply*. 
324
325 image::media/copy_alert_message.png[]
326
327 5) Click *Modify Copies*, then confirm the action.
328
329
330 Mark an Item Long Overdue
331 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
332
333 *Marking an item Long Overdue*
334
335 Once an item has been overdue for a configurable amount of time, Evergreen will mark the item long overdue in the borrowing patron’s account.  This will be done automatically through a Notification/Action Trigger.   When the item is marked long overdue, several actions will take place:
336
337 . The item will go into the status of “Long Overdue” 
338
339 . The item will be moved to the “Lost, Claimed Returned, Long Overdue, Has Unpaid Billings” section of the Items Out screen in the patron’s account
340
341 . The accrual of overdue fines will be stopped
342
343 Optionally the patron can be billed for the item price, a long overdue processing fee, and any overdue fines can be voided from the account.  Patrons can also be sent a notification that the item was marked long overdue.
344  
345 image::media/long_overdue1.jpg[Patron Account-Long Overdue]
346
347
348 *Checking in a Long Overdue item*
349
350 If an item that has been marked long overdue is checked in, an alert will appear on the screen informing the staff member that the item was long overdue.  Once checked in, the item will go into the status of “In process”.  Optionally, the item price and long overdue processing fee can be voided and overdue fines can be reinstated on the patron’s account.  If the item is checked in at a library other than its home library, a library setting controls whether the item can immediately fill a hold or circulate, or if it needs to be sent to its home library for processing.
351  
352 image::media/long_overdue2.jpg[Long Overdue Checkin]
353  
354 *Notification/Action Triggers*
355
356 Evergreen has two sample Notification/Action Triggers that are related to marking items long overdue.  The sample triggers are configured for 6 months.  These triggers can be configured for any amount of time according to library policy and will need to be activated for use.
357
358 * Sample Triggers
359
360 ** 6 Month Auto Mark Long-Overdue—will mark an item long overdue after the configured period of time
361
362 ** 6 Month Long Overdue Notice—will send patron notification that an item has been marked long overdue on their account
363
364 *Library Settings* 
365
366 The following Library Settings enable you to set preferences related to long overdue items:
367
368 * *Circulation: Long-Overdue Check-In Interval Uses Last Activity Date* —Use the long-overdue last-activity date instead of the due_date to determine whether the item has been checked out too long to perform long-overdue check-in processing. If set, the system will first check the last payment time, followed by the last billing time, followed by the due date. See also circ.max_accept_return_of_longoverdue 
369
370 * *Circulation: Long-Overdue Items Usable on Checkin* —Long-overdue items are usable on checkin instead of going "home" first
371
372 * *Circulation: Long-Overdue Max Return Interval* —Long-overdue check-in processing (voiding fees, re-instating overdues, etc.) will not take place for items that have been overdue for (or have last activity older than) this amount of time 
373
374 * *Circulation: Restore Overdues on Long-Overdue Item Return*
375
376 * *Circulation: Void Long-Overdue item Billing When Returned*
377
378 * *Circulation: Void Processing Fee on Long-Overdue Item Return*
379
380 * *Finances: Leave transaction open when long overdue balance equals zero* —Leave transaction open when long-overdue balance equals zero. This leaves the lost copy on the patron record when it is paid
381
382 * *Finances: Long-Overdue Materials Processing Fee*
383
384 * *Finances: Void Overdue Fines When Items are Marked Long-Overdue*
385
386 *Permissions to use this Feature*
387
388 The following permissions are related to this feature:
389
390 * COPY_STATUS_LONGOVERDUE.override
391
392 ** Allows the user to check-in long-overdue items thus removing the long-overdue status on the item
393
394