Docs: Copy alerts documentation
[working/Evergreen.git] / docs / circulation / circulating_items.adoc
1 Circulating Items
2 -----------------
3
4 Check Out (F1)
5 ~~~~~~~~~~~~~~
6
7 Regular Items
8 ^^^^^^^^^^^^^
9
10 1) To check out an item press *F1*, click *Check Out* on the Circulation
11 toolbar, or select *Circulation* -> *Check Out Items*.
12
13 image::media/checkout_menu.png[]
14
15 2) Scan or enter patron's barcode and click *Submit* if entering barcode
16 manually. If scanning, number is submitted automatically.
17
18 image::media/retrieve_patron.png[]
19
20 3) Scan or enter item barcode manually, clicking *Submit* if manual.
21
22 image::media/checkout_item_barcode.png[] 
23
24 4) Due date is now displayed.
25
26 image::media/due_date_display.png[]
27  
28 5) When all items are scanned, hit the *F1* key or click the *Check Out* button
29 on the Circulation toolbar to generate slip receipt or to exit patron record if
30 not printing slip receipts. 
31
32 Pre-cataloged Items
33 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
34
35 1) Go to patron's *Check Out* screen by clicking *Circulation* -> *Check Out
36 Items*.
37
38 2) Scan the item barcode.
39
40 3) At prompt, click *Pre-Cataloged*. 
41
42 image::media/pre_cat_alert.png[]
43
44 4) Enter required information and click *Check Out*.
45
46 image::media/precat.png[]
47  
48 [TIP]
49 On check-in, Evergreen will prompt staff to re-route the item to cataloging.
50
51 Due Dates
52 ^^^^^^^^^
53
54 Circulation periods are pre-set. When items are checked out, due dates are
55 automatically calculated and inserted into circulation records if the *Specific
56 Due Date* checkbox is not selected on the Check Out screen. The *Specific Due
57 Date* checkbox allows you to set a different due date to override the pre-set
58 loan period.
59
60 Before you scan the item, select the *Specific Due Date* checkbox. Use the 
61 calendar widget to select a date. Or click in day, month or year, then use the 
62 up or down arrows to make the change or simply delete the data, then enter 
63 again. Time is used for hourly loan only. This date applies to all items until 
64 you change the date, de-select the *Specific Due Date* checkbox, or quit the 
65 patron record.
66
67 image::media/specify_due_date1.png[]
68
69 image::media/specify_due_date2.png[]
70  
71 Check In (F2)
72 ~~~~~~~~~~~~~
73
74 Regular check in
75 ^^^^^^^^^^^^^^^^
76
77 1) To check in an item, select *Circulation -> Check In Items*, click *Check In*
78 on the Circulation toolbar, or press *F2*.
79
80 image::media/check_in_menu.png[]
81
82 2) Scan item barcode or enter manually and click *Submit*.
83
84 image::media/checkin_barcode.png[]
85  
86 3) If there is an overdue fine associated with the checkin, an alert will appear
87 at the top of the screen with a fine tally for the current checkin session. To 
88 immediately handle fine payment, click the alert to jump to the patron's bill 
89 record.
90
91 image::media/overdue_checkin.png[]
92
93 Backdated check in
94 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^
95
96 This is useful for clearing a book drop.
97
98 1) To change effective check-in date, select *Circulation* -> *Check In Items*,
99 or press *F2*. Use the calendar widget to choose the effective date.
100
101 image::media/backdate_checkin.png[]
102
103 2) The top green bar changes to red. The new effective date is now displayed in 
104 the header.
105
106 image::media/backdate_red.png[]
107
108 3) Move the cursor to the *Barcode* field. Scan the items. When finishing 
109 backdated check-in, change the *Effective Date* back to today's date.
110  
111 Backdate Post-Checkin
112 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
113
114 After an item has been checked in, you may use the Backdate Post-Checkin 
115 function to backdate the check-in date.
116
117 1) Select the item on the Check In screen, click Actions for Selected Items -> 
118 Backdate Post-Checkin.
119
120 image::media/backdate_post_checkin.png[]
121
122 2) Use the calendar widget to select an effective check-in date. Click Apply. 
123 Overdue fines, if any, will be adjusted according to the new effective check-in 
124 date.
125
126 image::media/backdate_post_date.png[]
127
128 Checkin Modifiers
129 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
130 At the right bottom corner there is a *Checkin Modifiers* pop-up list. The 
131 options are:
132
133 - Ignore Pre-cat Items: no prompt when checking in a pre-cat item. Item will be
134 routed to Cataloging with Cataloging status.
135 - Suppress Holds and Transit: item will not be used to fill holds or sent in
136 transit. Item has Reshelving status.
137 - Amnesty Mode/Forgive Fines: overdue fines will be removed if already created
138 or not be inserted if not yet created (e.g. hourly loans). The fines are removed
139 with an account_adjustment payment type.
140 - Auto-Print Hold and Transit Slips: slips will be automatically printed without
141 prompt for confirmation.
142
143 These options may be selected simultaneously. The selected option is displayed 
144 in the header area.
145
146 image::media/checkin_options.png[]
147
148   
149 Renewal and Editing the Item's Due Date
150 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
151
152 Checked-out items can be renewed if your library's policy allows it. The new due
153 date is calculated from the renewal date. Existing loans can also be extended to
154 a specific date by editing the due date or renewing with a specific due date.
155
156 Renewing via a Patron's Account
157 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
158
159 1) Retrieve the patron record and go to the *Items Out* screen.
160
161 image::media/items_out_click.png[]
162
163 TIP: Add "Holds Count" from the column picker to quickly see whether an item to be renewed has holds.
164
165 2) Select the item you want to renew. *Click on Actions for Selected Items* -> 
166 *Renew*. If you want to renew all items in the account, click *Renew All*
167 instead.
168
169 image::media/renew_action.png[]
170
171 3) If you want to specify the due date, click *Renew with Specific Due Date*. 
172 You will be prompted to select a due date. Once done, click *Apply*.
173
174 image::media/renew_specific_date.png[]
175  
176 [TIP]
177 Renewal can also be done on the *Item Status* screen. See the section called
178 <<itemstatus,Item Status (F5)>> for more information.
179
180 Renewing by Item Barcode
181 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
182 1) To renew items by barcode, select *Circulation* -> *Renew Items* or press 
183 *CTRL-F2*.
184
185 2) Scan or manually entire the item barcode.
186
187 image::media/renew_item.png[]
188
189 3) If you want to specify the due date, click *Specific Due Date* and select a
190 new due date from the calendar.
191
192 image::media/renew_item_calendar.png[]
193
194 Editing Due Date
195 ^^^^^^^^^^^^^^^^
196
197 1) Retrieve the patron record and go to the *Items Out* screen.
198
199 2) Select the item you want to renew. Click on *Actions for Selected Items* -> 
200 *Edit Due Date*.
201
202 image::media/edit_due_date_action.png[]
203
204 3) Select a new due date in the pop-up window, then click *Apply*.
205
206 [TIP]
207 You can select multiple items by pressing down the CTRL key on your keyboard and
208 clicking each items you want to edit.
209
210 [NOTE]
211 Editing a due date is not included in the renewal count.
212
213 Marking Items Lost and Claimed Returned
214 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
215
216 Lost Items
217 ^^^^^^^^^^
218 1) To mark items Lost, retrieve patron record and click *Items Out*.
219
220 2) Select the item. Click on *Actions for Selected Items* -> *Mark Lost (by 
221 Patron)*.
222
223 image::media/mark_lost.png[]
224
225 3) The lost item now displays in the *Other/Special Circulations section of the
226 patron record, unless otherwise customized through the Items Out display setting
227 available in the Library Settings Editor.
228
229 image::media/lost_cr_section.png[]
230
231 4) The lost item also adds to the count of *Lost* items in the patron summary on
232 the left (or top) of the screen. 
233
234 image::media/patron_summary_checkouts.jpg[]
235
236 [NOTE]
237 .Lost Item Billing
238 ========================
239 - Marking an item Lost will automatically bill the patron the replacement cost
240 of the item as recorded in the price field in the item record, and a processing
241 fee as determined by your local policy. If the lost item has overdue charges,
242 the overdue charges may be voided or retained based on local policy.
243 - A lost-then-returned item will disappear from the Items Out screen only when
244 all bills linked to this particular circulation have been resolved. Bills may
245 include replacement charges, processing fees, and manual charges added to the 
246 existing bills. 
247 - The replacement fee and processing fee for lost-then-returned items may be
248 voided if set by local policy. Overdue fines may be reinstated on 
249 lost-then-returned items if set by local policy.
250 ========================
251
252 Refunding and Clearing Negative Balances
253 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
254
255 If an item is returned after a lost bill has been paid, there may be a negative
256 balance on the bill. See ... for more information on settings that affect
257 negative balances. See <<removing_negative_balances, Removing Negative Balances
258 from a Patron Account>> for more information on clearing that balance.
259
260
261 Claimed Returned Items
262 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
263         
264 1) To mark an item Claimed Returned, retrieve the patron record and go to the
265 *Items Out* screen.
266
267 2) Select the item, then select *Actions for Selected Items* -> *Mark Claimed 
268 Returned* from the dropdown menu.
269
270 image::media/mark_claims_returned.png[]
271
272 3) Select a date and click *Apply*.
273
274 image::media/claimed_date.png[]
275
276 4) Any overdue fines associated with the transaction will now be based on the 
277 Claimed Returned date.
278
279 5) The Claimed Returned item now displays in the *Other/Special Circulations*
280 section of the patron record, unless otherwise customized through the Items Out
281 display setting available in the Library Settings Editor.
282
283 image::media/lost_cr_section.png[]
284
285 6) The Claimed Returned item adds to the count of Check Outs that are Claimed 
286 Returned in the patron summary on the left (or top) of the screen. It also adds 
287 to the total *Claims-returned Count* (including those that are current Check 
288 Outs and those that have since been returned) that is displayed when editing the
289 patron's record. 
290
291 image::media/patron_summary_checkouts.jpg[]
292
293 [NOTE]
294 .More on Claimed Returned Items
295 ====================================
296 - The date entered for a Claimed Returned item establishes the fine. If the date
297 given has passed, bills will be adjusted accordingly.
298 - When a Claimed Returned item is returned, if there is an outstanding bill
299 associated with it, the item will not disappear from the *Items Out* screen. 
300 It will disappear when the outstanding bills are resolved.
301 - When an item is marked Claimed Returned, the value in *Claims-returned Count* 
302 field in the patron record is automatically increased. Staff can manually adjust
303 this count by editing the patron record.
304 - Marking a lost transaction Claimed Returned will not remove a lost item 
305 billing or lost item processing fee unless the _Void lost item billing when
306 claims returned_ and/or the _Void lost item processing fee when claims returned_
307 settings are enabled. Both settings are available via the Library Settings
308 editor.
309 ====================================
310
311 Enhancements to Items Out
312 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
313
314 By default, the *Items Out* interface in the patron's account is divided into two sections beneath the patron information: *Items Out* and *Other/Special Circulations*.  In previous versions of Evergreen, all circulations appeared in the *Items Out* portion of the interface except for those marked LOST, LONGOVERDUE, or CLAIMSRETURNED, which appeared in the *Other/Special Circulations* portion of the interface.
315
316 This enhancement enables you to customize the placement of items in the LOST, LONGOVERDUE, or CLAIMSRETURNED statuses in the top or bottom list.  The value of this enhancement includes increased control over and organization of the Items Out interface.
317
318 1) Three new org unit settings enable you to control the placement of these items.  To access these settings, click *Administration* -> *Local Administration* ->  *Library Settings Editor*, and search for the following settings:
319
320 * Items Out Lost Display Setting
321
322 * Items Out Long-Overdue Display Setting
323
324 * Items Out Claims Returned Display Setting
325
326 The value for each setting is a numeric code describing the list in which the circulation should be placed when the item is checked out, and whether the circulation should appear in the bottom list when checked in, regardless of the state of the transaction. For example, an item may be checked in but the circulation may remain open because fees or fines are owed by the patron.
327
328 2) Enter the appropriate value, and click *Update setting*.
329
330 1 = Top list, then bottom list
331 2 = Bottom list, then bottom list
332 5 = Top list, then do not display
333 6 = Bottom list, then do not display
334
335 To Hide the bottom list entirely, set the value for all special statuses to "5".
336
337 Note that if all of the special statuses are hidden, then the interface more accurately represents a patron's items out instead of a combination of items out and items with special circumstances.  Alternatively, if all items out and items with special statuses display in the top list, then the bottom list is hidden, and more screen space exists to display a patron's items out.
338
339
340 Mark an Item Long Overdue
341 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
342
343 *Marking an item Long Overdue*
344
345 Once an item has been overdue for a configurable amount of time, Evergreen can
346 mark the item long overdue in the borrowing patron’s account. This will be done
347 automatically through a Notification/Action Trigger. When the item is marked
348 long overdue, several actions will take place:
349
350 . The item will go into the status of “Long Overdue” 
351
352 . The item will be moved to the “Lost, Claimed Returned, Long Overdue, Has
353 Unpaid Billings” section of the Items Out screen in the patron’s account
354
355 . The accrual of overdue fines will be stopped
356
357 Optionally the patron can be billed for the item price, a long overdue
358 processing fee, and any overdue fines can be voided from the account. Patrons
359 can also be sent a notification that the item was marked long overdue.
360  
361 image::media/long_overdue1.jpg[Patron Account-Long Overdue]
362
363
364 *Checking in a Long Overdue item*
365
366 If an item that has been marked long overdue is checked in, an alert will appear
367  on the screen informing the staff member that the item was long overdue.  Once 
368 checked in, the item will go into the status of “In process”.  Optionally, the 
369 item price and long overdue processing fee can be voided and overdue fines can 
370 be reinstated on the patron’s account.  If the item is checked in at a library 
371 other than its home library, a library setting controls whether the item can 
372 immediately fill a hold or circulate, or if it needs to be sent to its home 
373 library for processing.
374  
375 image::media/long_overdue2.jpg[Long Overdue Checkin]
376  
377 *Notification/Action Triggers*
378
379 Evergreen has two sample Notification/Action Triggers that are related to
380  marking items long overdue.  The sample triggers are configured for 6 months.  
381 These triggers can be configured for any amount of time according to library 
382 policy and will need to be activated for use.
383
384 * Sample Triggers
385
386 ** 6 Month Auto Mark Long-Overdue—will mark an item long overdue after the 
387 configured period of time
388
389 ** 6 Month Long Overdue Notice—will send patron notification that an item has 
390 been marked long overdue on their account
391
392 *Library Settings* 
393
394 The following Library Settings enable you to set preferences related to long 
395 overdue items:
396
397 * *Circulation: Long-Overdue Check-In Interval Uses Last Activity Date* —Use the
398  long-overdue last-activity date instead of the due_date to determine whether 
399 the item has been checked out too long to perform long-overdue check-in 
400 processing. If set, the system will first check the last payment time, followed 
401 by the last billing time, followed by the due date. See also 
402 circ.max_accept_return_of_longoverdue 
403
404 * *Circulation: Long-Overdue Items Usable on Checkin* —Long-overdue items are 
405 usable on checkin instead of going "home" first
406
407 * *Circulation: Long-Overdue Max Return Interval* —Long-overdue check-in 
408 processing (voiding fees, re-instating overdues, etc.) will not take place for 
409 items that have been overdue for (or have last activity older than) this amount 
410 of time 
411
412 * *Circulation: Restore Overdues on Long-Overdue Item Return*
413
414 * *Circulation: Void Long-Overdue item Billing When Returned*
415
416 * *Circulation: Void Processing Fee on Long-Overdue Item Return*
417
418 * *Finances: Leave transaction open when long overdue balance equals zero* 
419 —Leave transaction open when long-overdue balance equals zero. This leaves the 
420 lost copy on the patron record when it is paid
421
422 * *Finances: Long-Overdue Materials Processing Fee*
423
424 * *Finances: Void Overdue Fines When Items are Marked Long-Overdue*
425
426 *Permissions to use this Feature*
427
428 The following permissions are related to this feature:
429
430 * COPY_STATUS_LONG_OVERDUE.override
431
432 ** Allows the user to check-in long-overdue items thus removing the long-overdue
433  status on the item
434
435 In-house Use (F6)
436 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
437 1) To record in-house use, select *Circulation* -> *Record-In House Use*, click 
438 *Check Out* -> *Record In-House Use* on the circulation toolbar , or press *F6*. 
439
440 image::media/record_in_house_action.png[]
441  
442 2) To record in-house use for cataloged items, enter number of uses, scan 
443 barcode or type barcode and click *Submit*.
444
445 image::media/in_house_use.png[]
446
447 [NOTE] 
448 The statistics of in-house use are separated from circulation statistics. The 
449 in-house use count of cataloged items is not included in the items' total use 
450 count.
451
452 [[itemstatus]]
453 Item Status (F5)
454 ~~~~~~~~~~~~~~~~
455
456 The Item Status screen is very useful. Many actions can be taken by either 
457 circulation staff or catalogers on this screen. Here we will cover some 
458 circulation-related functions, namely checking item status, viewing past 
459 circulations, inserting item alert messages, marking items missing or damaged, 
460 etc.
461
462 Checking item status
463 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
464
465 1) To check the status of an item, select *Search* -> *Search for copies by 
466 Barcode* or *Circulation* -> *Show Item Status by Barcode*; click the *Item 
467 Status button* on the circulation or cataloging toolbar; or press *F5*.
468
469 image::media/item_status_menu.png[]
470
471 2) Scan the barcode or type it and click *Submit*. The current status of the 
472 item is displayed with selected other fields. You can use the column picker to 
473 select more fields to view.
474
475 image::media/item_status_barcode.png[]
476
477 3) Click the *Alternate View* button, and the item summary and circulation 
478 history will be displayed.
479
480 image::media/item_status_altview.png[]
481
482 4) Click *List View* to go back.
483
484 image::media/item_status_list_view.png[]
485
486 [NOTE]
487 If the item's status is "Available", the displayed due date refers to the 
488 previous circulation's due date.
489
490 [TIP]
491 Upload From File allows you to load multiple items saved in a file on your local
492 computer. The file contains a list of the barcodes in text format. To ensure 
493 smooth uploading and further processing on the items, it is recommended that the
494 list contains no more than 100 items.
495
496 Viewing past circulations
497 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
498 1) To view past circulations, retrieve the item on the *Item Status* screen as 
499 described above.
500
501 2) Select *Actions for Selected Items* -> *Show Last Few Circulations*.
502
503 image::media/last_few_circs_action.png[]
504
505 3) The item's recent circulation history is displayed.
506
507 image::media/last_few_circs_display.png[]
508
509 4) To retrieve the patron(s) of the last circulations, click the *Retrieve Last 
510 Patron* or the *Retrieve All These Patrons* button at the bottom of the above 
511 screen. Patron record(s) will be displayed in new tab(s).
512
513 [TIP]
514 The number of items that displays in the circulation history can be set in Local
515  *Administration* -> *Library Settings Editor*.
516
517 [NOTE]
518 You can also retrieve the past circulations on the patron's Items Out screen and
519 from the Check In screen.
520
521 Marking items damaged or missing and other functions
522 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
523 1) To mark items damaged or missing, retrieve the item on the *Item Status* 
524 screen.
525
526 2) Select the item. Click on *Actions for Selected Items* -> *Mark Item Damaged
527 * or *Mark Item Missing*.
528
529 image::media/mark_missing_damaged.png[]
530
531 [NOTE}
532 Depending on the library's policy, when marking an item damaged, bills (cost 
533 and/or processing fee) may be inserted into the last borrower's account. 
534
535 3) Following the above procedure, you can check in and renew items by using the 
536 *Check in Items* and *Renew Items* on the dropdown menu.
537
538
539 Copy Alerts
540 ~~~~~~~~~~~
541
542 The Copy Alerts feature allows library staff to add customized alert messages to copies.  The copy alerts will appear when a specific event takes place, such as when the copy is checked in, checked out, or renewed.  Alerts can be temporary or persistent: temporary alerts will be disabled after the initial alert and acknowledgement from staff, while persistent alerts will display each time the alert event takes place.  Copy Alerts can be configured to display at the circulating or owning library only or, alternatively, when the library at which the alert event takes place is not the circulating or owning library.  Copy Alerts at check in can also be configured to provide options for the next copy status that should be applied to an item.   Library administrators will have the ability to create and customize Copy Alert Types and to suppress copy alerts at specific org units.
543
544 Adding a Copy Alert
545 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
546
547 Copy Alerts can be added to new copies or existing copies using the Volume/Copy Editor.  They can also be added directly to items through the Check In, Check Out, Renew, and Item Status screens.
548
549 To add a Copy Alert in the Volume/Copy Editor:
550 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
551
552 1. Within the _Volume/Copy Editor_, scroll to the bottom of the screen and click on *Copy Alerts*.
553
554 image::media/copyalert1.PNG[]
555
556 2. A _New Copy Alert_ window will pop up.
557
558 image::media/copyalert2.PNG[]
559
560 3. Select an alert _Type_ and enter an alert message.  Check the box next to _Temporary_ if this alert should not appear after the initial alert is acknowledged.  Leaving the Temporary box unchecked will create a persistent alert that will appear each time the action to trigger the alert occurs, such as check in or check out.
561
562 4. Click *OK* to save the new Copy Alert.  After adding an initial copy alert, clicking on the *Copy Alerts* button in the _Volume/Copy Editor_ will allow you to add another Copy Alert and to view and edit Existing Copy Alerts.
563
564 image::media/copyalert3.PNG[]
565
566 5. Within the Volume/Copy Editor, make any additional changes to the item record and click *Store Selected* to store these changes and the new copy alert(s) to the _Completed Copies_ tab.  If you are done modifying the copy, click *Save & Exit* to finalize the changes.
567
568 image::media/copyalert4.png[]
569
570 To add a Copy Alert from the Check In, Check Out, or Renewal screens:
571 +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
572
573 1. Navigate to the appropriate screen, for example to *Circulation>Check In*.
574 2. Scan in the item barcode.
575 3. Select the item row and go to *Actions>Add Copy Alerts* or right click on the item row and select *Add Copy Alerts*.
576
577 image::media/copyalert5.PNG[]
578
579 4. The _Add Copy Alert_ window will pop up.  Select the alert _Type_, add an additional alert message if needed, and Click *OK* to save.  This alert will be added to the copy.
580
581 image::media/copyalert6.png[]
582
583 To add a Copy Alert from the Item Status screen:
584 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
585
586 1. Go to the _Detail View_ of the Item Status screen. 
587 2. In the bottom left-hand corner of the item record there is a _Copy Alerts_ option.  Click *Add* to create a new copy alert.
588
589 image::media/copyalert7.png[]
590
591 3. The *Add Copy Alert* window will pop up.  Select the alert _Type_, add an additional alert message if needed, and Click *OK* to save.  This alert will be added to the copy.
592
593 Triggering a Copy Alert
594 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
595
596 The Copy Alert will appear when the action required to trigger the alert occurs.  For example, the Normal Checkin Alert will appear when the item is checked in:
597
598 image::media/copyalert8.PNG[]
599
600 If Next Status options have been configured for the Checkin Alert, staff will see a drop down menu that allows then to select the next Status for the copy:
601
602 image::media/copyalert9.png[]
603
604 Managing Copy Alerts
605 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
606
607 Copy Alerts can be managed from the _Item Status_ screen.  Within the _Quick Summary_ tab of the _Detailed View_ of an item, click on *Manage* to view and *Remove* copy alerts.
608
609 image::media/copyalert10.PNG[]
610
611 Administration of Copy Alerts
612 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
613
614 Copy Alert Types
615 ++++++++++++++++
616
617 Copy Alert Types are created and managed in *Administration>Local Administration>Copy Alert Types*.  Copy Alert Types define the action and behavior of an alert message type.  The Alert Types included in a stock installation of Evergreen are:
618
619 * Normal checkout
620 * Normal checkin
621 * Normal renewal
622 * Checkin of missing copy
623 * Checkin of lost-and-paid copy
624 * Checkin of damaged copy
625 * Checkin of claims-returned copy
626 * Checkin of long overdue copy
627 * Checkin of claims-never-checked-out copy
628 * Checkin of lost copy
629 * Checkout of missing copy
630 * Checkout of lost-and-paid copy
631 * Checkout of damaged copy
632 * Checkout of claims-returned copy
633 * Checkout of long overdue copy
634 * Checkout of claims-never-checked-out copy
635 * Checkout of lost copy
636 * Normal checkout at circ lib
637 * Normal checkin at circ lib
638 * Normal renewal at circ lib
639 * Normal checkout at owning lib
640 * Normal checkin at owning lib
641 * Normal renewal at owning lib
642
643 To create a new Copy Alert Type:
644 ++++++++++++++++++++++++++++++++
645
646 1. Go to *Administration>Local Administration>Copy Alert Types*.
647 2. Click on *Create* and fill out the following fields as needed:
648 * *Name:*  name of the Copy Alert Type.
649 * *Active:* indicates if the alert type is currently in use (Yes) or not (No)
650 * *State:* indicates the Copy Status of the item at the time of the event.
651 * *Event:* the action that takes place in the ILS to trigger the alert.
652 * *Scope Org Unit:* indicates which org unit(s) the alert type will apply to.
653 * *Next Status:*  can be used with temporary Checkin Alerts only.  If a next status is configured, staff will be presented with a list of statuses to choose from when the item is checked in.
654 * *Renewing?:* indicates if the alert should appear during a renewal.
655 * *Invert location?:* if set to yes, this setting will invert the following two settings.  For example, if an alert is set to appear at the Circulating Library only, inverting the location will cause the alert to appear at all libraries except the Circulating Library.
656 * *At Circulation Library?:* indicates if the alert should appear at the circulation library only.
657 * *At Owning Library?:* indicates if the alert should appear at the owning library only.
658 3. Click *Save*.
659
660 To edit an existing Copy Alert Type:
661 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++
662
663 1. Go to *Administration>Local Administration>Copy Alert Types*.
664 2. Click on the type and go to *Actions>Edit* or right-click and select *Edit*.
665 3. Make changes to the existing configuration and click *Save*.
666
667
668 Copy Alert Suppression
669 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
670
671 The Copy Alert Suppression interface can be used to suppress alert types at a specific org unit.  Suppression of alerts will adhere to the organization unit hierarchy.  For example, if an alert is suppressed at the System level, it will be suppressed for all descendent branches.
672
673 To suppress an alert type:
674 ++++++++++++++++++++++++++
675
676 1. Go to *Administration>Local Administration>Copy Alert Suppression*.
677 2. Click *Create* and select the _Alert Type_ that you want to suppress from the drop down menu.
678 3. Next, select the _Org Unit_ at which the alert should be suppressed.
679 4. Click *Save*.
680
681 image::media/copyalert11.PNG[]
682
683 Copy Alert Related Permissions
684 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
685
686 The following permissions affect access to copy alert administration and use:
687
688 * ADMIN_COPY_ALERT_TYPE
689 * ADMIN_COPY_ALERT_SUPPRESS
690 * ADMIN_COPY_ALERT
691 * CREATE_COPY_ALERT_TYPE
692 * CREATE_COPY_ALERT_SUPPRESS
693 * CREATE_COPY_ALERT
694 * DELETE_COPY_ALERT_TYPE
695 * DELETE_COPY_ALERT_SUPPRESS
696 * DELETE_COPY_ALERT
697 * VIEW_COPY_ALERT_TYPE
698 * VIEW_COPY_ALERT_SUPPRESS
699 * VIEW_COPY_ALERT
700 * UPDATE_COPY_ALERT_TYPE
701 * UPDATE_COPY_ALERT_SUPPRESS
702 * UPDATE_COPY_ALERT
703