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[working/Evergreen.git] / docs / circulation / booking.txt
1 Booking Module
2 --------------
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4 Creating a Booking Reservation
5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
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7 Only staff members may create reservations. A reservation can be started from a patron record, or a booking resource. To reserve catalogued items, you may start from searching the catalogue, if you do not know the booking item's barcode.
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9 To create a reservation from a patron record
10 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
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12 1) Retrieve the patron’s record.
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14 2) Select Other --> Booking --> Create or Cancel Reservations. This takes you to the Reservations Screen.
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16 image::media/booking-create-1.png[]
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18 3) For non-catalogued items, choose a Bookable Resource Type and click Next. For catalogued items, enter the barcode in Enter the barcode of a catalogued, bookable resource box, then click Next beside the box.
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20 image::media/booking-create-2.png[]
21
22 4) For non-catalogued resources, the Bookable Resource Type and the items associated with the type will appear.
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24 image::media/booking-create-3.png[]
25
26 For catalogued items, the title and the item will display in the box.
27
28 5) Select the date and time for the reservation in *I need this resource...* area. Click the date field. A calendar widget will be displayed for you to choose a date. Click the time field to choose time from the dropdown list.
29
30 image::media/booking-create-4.png[]
31
32 [NOTE]
33 If incorrect date and time is selected, the date/time boxes will appear in red. For example, if the time for which the reservation is set has already passed, the boxes will appear in red. There must be at least 15 minutes between the creation of the reservation and the start time of the reservation.
34
35 6) For non-catalogued resources, patrons may specify special feature(s), if any, of the resource. With these attributes: allows you to do so. For example, if a patron is booking a laptop he/she can choose between PC and Mac and even choose a specific operating system if they need to. Click the drop down arrow to select your option from the list.
36
37 image::media/booking-create-5.png[]
38
39 7) Select the pickup location from the dropdown list.
40
41 image::media/booking-create-6.png[]
42
43 8) If there are multiple copies of the resource and any item listed is acceptable, click Reserve Any. To choose a specific item, select it 
44 and then click Reserve Selected.
45
46 image::media/booking-create-7.png[]
47
48 9) A message will confirm that the action succeeded. Click OK on the prompt.
49
50 10) The screen will refresh and the reservation will appear below the patron’s name at the bottom of the screen.
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52 image::media/booking-create-9.png[]
53
54 To create a reservation from a booking resource
55 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
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57 You need to know the barcode of the patron when you create a reservation for him/her from a booking resource.
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59 1) From the Booking menu, select Create Reservations
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61 image::media/booking-create-module-1.png[]
62
63 2) Choose a Bookable Resource Type and click Next or enter the barcode of a catalogued resource and click Next.
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65 image::media/booking-create-module-2.png[]
66
67 3) For non-catalogued resources, a screen showing the Bookable Resource Type and the items associated with the type will appear.
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69 image::media/booking-create-module-3.png[]
70
71 For catalogued resources, the title and item will appear.
72
73 4) Enter the user’s barcode in the Reserve to patron barcode box. The user’s existing reservations, if any, will appear at the bottom of the screen.
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75 image::media/booking-create-module-4.png[]
76
77 5) Select the date and time for the reservation in *I need this resource...* area. Click the date field. A calendar widget will be displayed for you to choose a date. Click the time field to choose time from the dropdown list.
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79 image::media/booking-create-4.png[]
80
81 [NOTE]
82 If incorrect date and time is selected, the date/time boxes will appear in red. For example, if the time for which the reservation is set has already passed, the boxes will appear in red. The times must be set correctly for the reservation to be created. There must be at least 15 minutes between the creation of the reservation and the start time of the reservation.
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84
85 6) For non-catalogued resources, patrons may specify special feature(s), if any, of the resource. The With these attributes: allows you to do so. For example, if a patron is booking a laptop they can choose between PC and Mac and even choose a specific operating system if they need to. Click the dropdown arrow to select your option from the list.
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87 image::media/booking-create-5.png[]
88
89 7) Select the pickup location from the dropdown list.
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91 image::media/booking-create-6.png[]
92
93 8) If there are multiple copies of the resource and any item listed is acceptable, click Reserve Any. To choose a specific item, select it and then click Reserve Selected.
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95 image::media/booking-create-7.png[]
96
97 9) A message will confirm that the action succeeded. Click OK on the prompt.
98
99 10) The screen will refresh and the reservation will appear below the patron’s name at the bottom of the screen.
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101 image::media/booking-create-9.png[]
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104 Search the catalogue to create a reservation
105 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
106
107 If you would like to reserve a catalogued item but do not know the item barcode, you may start with a catalogue search.
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109 1) In the staff client, select Cataloguing --> Search the Catalogue or keyboard shortcut F3 to search for the item you wish to reserve. You may search by any bibliographic information.
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111 2) Click the title to display the record summary. In the Copy Summary, select Copy Details in Actions column.
112
113 3) The Copy Details will appear in a new row. In the barcode column, click the book now link.
114
115 4) A screen showing the title and barcodes of available copies will appear.
116
117 5) Enter the user’s barcode in the Reserve to patron barcode box. The user’s existing reservations, if any, will appear at the bottom of the screen.
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119 6) Select the date and time in *I need this resource...* section. If the date and time set is incorrect the boxes appear in red. For example, if the time for which the reservation is set has already passed, the boxes will appear in red.
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121 7) Select pickup location. If there are multiple copies and any of the listed items is acceptable, click Reserve Any. To choose a specific item, select it and then click Reserve Selected.
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123 8) A message will confirm that the action succeeded. Click OK on the prompt.
124
125 9) The screen will refresh, and the reservation will appear below the user’s name.
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127 [NOTE]
128 Reservations on catalogued items can be created on Item Status (F5) screen. Select the item, then Actions for Selected Items → Book Item Now.
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130 Reservation Pull List
131 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
132
133 Reservation pull list can be generated dynamically on the Staff Client.
134
135 1) To create a pull list, select Booking --> Pull List.
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137 image::media/booking-pull-1.png[]
138
139 2) You can decide how many days in advance you would like to pull reserved items. Enter the number of days in the box adjacent to Generate list for this many days hence. For example, if you would like to pull items that are needed today, you can enter 1 in the box, and you will retrieve items that need to be pulled today.
140
141 3) Click Fetch to retrieve the pull list.
142
143 image::media/booking-pull-2.png[]
144
145 4) The pull list will appear. Click Print to print the pull list.
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147 image::media/booking-pull-3.png[]
148
149 Capturing Items for Reservations
150 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
151
152 Reservations must be captured before they are ready to be picked up by the patron.
153
154 [CAUTION]
155 Always capture reservations in Booking Module. Check In function in Circulation does not function the same as Capture Resources.
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157 1) In the staff client, select Booking --> Capture Resources.
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159 image::media/booking-capture-1.png[]
160
161 2) Scan the item barcode or type the barcode then click Capture.
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163 image::media/booking-capture-2.png[]
164
165 3) The message Capture succeeded will appear to the right. Information about the item will appear below the message. Click Print button to print a slip for the reservation.
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167 image::media/booking-capture-3.png[]
168
169    
170 Picking Up Reservations
171 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
172
173 [CAUTION]
174 Always use the dedicated Booking Module interfaces for tasks related to reservations. Items that have been captured for a reservation cannot be checked out using the Check Out interface, even if the patron is the reservation recipient.
175
176 1) Ready-for-pickup reservations can be listed from Other --> Booking --> Pick Up Reservations within a patron record or Booking --> Pick Up Reservations.
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179 image::media/booking-pickup-1.png[]
180
181 image::media/booking-pickup-module-1.png[]
182
183
184 2) Scan the patron barcode if using Booking --> Pick Up Reservations.
185
186 3) The reservation(s) available for pickup will display. Select those you want to pick up and click Pick Up.
187
188 image::media/booking-pickup-2.png[]
189
190 4) The screen will refresh to show that the patron has picked up the reservation(s).
191
192 image::media/booking-pickup-3.png[]
193
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195 Returning Reservations
196 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
197
198 [CAUTION]
199 When a reserved item is brought back, staff must use the Booking Module to return the reservation.
200
201 1) To return reservations, select Booking --> Return Reservations
202
203 image::media/booking-return-module-1.png[]
204
205 2) You can return the item by patron or item barcode. Here we choose Resource to return by item barcode. Scan or enter the barcode, and click Go.
206
207 image::media/booking-return-module-2.png[]
208
209 3) A pop up box will tell you that the item was returned. Click OK on the prompt.
210
211 4) If we select Patron on the above screen, after scanning the patron's barcode, reservations currently out to that patron are displayed. Highlight the reservations you want to return, and click Return.
212
213 image::media/booking-return-2.png[]
214
215 5) The screen will refresh to show any resources that remain out and the reservations that have been returned.
216
217 image::media/booking-return-module-4.png[]
218
219 [NOTE]
220 Reservations can be returned from within patron records by selecting Other --> Booking --> Return Reservations
221
222 Cancelling a Reservation
223 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
224
225 A reservation can be cancelled in a patron’s record or reservation creation screen.
226
227 Cancel a reservation from the patron record
228 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
229
230 1) Retrieve the patron's record.
231
232 2) Select Other --> Booking --> Create or Cancel Reservations.
233
234 image::media/booking-create-1.png[]
235
236 3) The existing reservations will appear at the bottom of the screen.
237
238 image::media/booking-cancel-1.png[]
239
240 4) Highlight the reservation that you want to cancel. Click Cancel Selected.
241
242 image::media/booking-cancel-2.png[]
243
244 [NOTE]
245 Use Shift or Ctrl on keyboard and mouse click to select multiple reservations if needed.
246
247 5) A pop-up window will confirm the cancellation. Click OK on the prompt.
248
249 6) The screen will refresh, and the cancelled reservation(s) will disappear.
250
251 image::media/booking-cancel-4.png[]
252
253 Cancel a reservation on reservation creation screen
254 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
255
256 1) Access the reservation creation screen by selecting Booking --> Create Reservations.
257
258 2) Select any Bookable Resource Type, then click Next.
259
260 3) Scan or type in the patron barcode in Reserve to Patron box then hit Enter.
261
262 4) Patron's existing reservations will display at the bottom of the screen.
263
264 5) Select those that you want to cancel, then click Cancel Selected.
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