Docs reorg: adding a circulation manual
[working/Evergreen.git] / docs / circulation / basic_holds.adoc
1
2 Placing Holds
3 ~~~~~~~~~~~~~
4
5 Holds can be placed by staff in the _Staff Client_ and by patrons in the OPAC. In this chapter we demonstrate placing holds in the _Staff Client_.
6
7 Holds Levels
8 ~~~~~~~~~~~~
9
10 Evergreen has different levels of holds. Library staff can place holds at all levels, while patrons can only place title-level holds, and parts-level holds. The chart below summarizes the levels of holds.
11
12 |==============================
13 |*Hold level* |*Abbreviation* |*When to use*        |*How to use*   |*Who can use*    |*Hold tied to*
14 |Title        |T              |Patron wants first available copy of a title  | Staff or patron click on _Place Hold_ next to title. | Patron or staff | Holdings attached to a single MARC (title) record
15 |Parts        |P              |Patron wants a particular part of title (e.g. volume or disk number)    | Staff or patron selects part on the create/edit hold screen when setting holds notification options.   |Patron or staff  |Holdings with identical parts attached to a single MARC (title) record.
16 |Volume       |V              |Patron or staff want any title associated with a particular call number | In the staff client, click on _Volume Hold_ under _Holdable?_ |Staff only |Holdings attached to a single call number (volume)
17 |Copy         |C              |Patron or staff want a specific copy of an item |In the staff client, click on _Copy Hold_ under _Holdable?_ |Staff only |A specific copy (barcode)
18 |===============================
19
20
21 Title Level Hold
22 ~~~~~~~~~~~~~~~~
23
24 [TIP]
25 ====================
26 A default hold expiration date will be displayed if the library has set up a default holds expiration period in their library settings. Uncaptured holds will not be targeted after the expiration date.
27
28 If you select the _Suspend this Hold_ checkbox, the hold will be suspended and not be captured until you activate it.
29 ====================
30
31 . To place a title level hold, retrieve the title record on the catalog and click the _Place Hold_ link beside the title on the search results list, or click the _Place Hold_ link on the title summary screen.
32 +
33 image::media/holds_title_searchresults.png[Search Results with Place Hold link]
34 +
35 . Scan or type patron's barcode into the _Place hold for patron by
36 barcode_ box, or choose _Place this hold for me_.
37 . If this title contains multiple parts, you can specify which part to
38 request. If you do not select a part, the hold will target any of the
39 other copies on this record, that is, those with no parts attached.
40 Those copies are usually the complete set, containing all the parts.
41 . Edit patron hold notification and expiration date fields as required.
42 Be sure to choose a valid _Pickup location_.
43 . Click _Submit_.
44 +
45 image::media/holds_title_options.png[Place Holds screen with Basic Options]
46 +
47 . A confirmation screen appears with the message "Hold was successfully placed".
48 +
49 image::media/holds_title_success.png[Place Holds confirmation screen]
50
51 *Advanced Hold Options*
52
53 Clicking the *Advanced Hold Options* link will take you into the
54 metarecord level hold feature, where you can select multiple formats
55 and/or languages, if available.
56
57 Selecting multiple formats will not place all of these formats on hold.
58 For example, selecting CD Audiobook and Book implies that either the CD
59 format or the book format is the acceptable format to fill the hold. If
60 no format is selected, then any of the available formats may be used to
61 fill the hold. The same holds true for selecting multiple languages.
62
63 image::media/holds_title_options_adv.png[Place Hold screen with Advanced Options]
64