docs/cataloging/monograph_parts.adoc

   1 Monograph Parts
   2 ---------------
   3
   4 *Monograph Parts* enables you to differentiate between parts of monographs or other multi-part items.  This feature enables catalogers to describe items more precisely by labeling the parts of an item.  For example, catalogers might identify the parts of a monograph or the discs of a DVD set.  This feature also allows patrons more flexibility when placing holds on multi-part items.  A patron could place a hold on a specific disc of a DVD set if they want to access a specific season or episode rather than an entire series.
   5
   6 Four new permissions are used by this functionality: CREATE_MONOGRAPH_PART, UPDATE_MONOGRAPH_PART, DELETE_MONOGRAPH_PART and MAP_MONOGRAPH_PART.  These permissions should be assigned at the consortial level to those groups or users that will make use of the features described below.
   7
   8
   9 Add a Monograph Part to an Existing Record
  10 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  11
  12 To add a monograph part to an existing record in the catalog:
  13
  14 1. Retrieve a record.
  15
  16 2. Click *Actions for this Record -> Manage Parts*
  17 +
  18 image::media/manage_parts_menu.png[Menu: Manage Parts]
  19
  20 3. Click *New Monograph Part*
  21
  22 4. Enter the *label* that you want to appear to the user in the catalog,
  23 and click *Save*.  This will create a list of monograph parts from which
  24 you can choose when you create a volume and copy.
  25 +
  26 image::media/monograph_parts2.jpg[monograph_parts2]
  27
  28 5. Add a volume and copy.  To add a volume and copy to your workstation
  29 library, click the *Add Volumes* link in the *Record Summary* at the top
  30 of the bibliographic record, or click *Actions for this Record -> Add
  31 Volumes*.
  32 +
  33 To add a volume and copy to your workstation library or other libraries, click *Actions for this Record -> Holdings Maintenance -> Add Volumes*.
  34 +
  35 image::media/monograph_parts3.jpg[monograph_parts3]
  36
  37 6. The *Unified Volume/Copy Creator* opens. Enter the number of volumes
  38 that you want to add to the catalog and the volume description.
  39
  40 7. Enter the number of copies and barcode(s) of each item.
  41
  42 8. Select the *part designation* from the drop down menu adjacent to the barcode field.
  43
  44 9. Apply a template to the copies, or edit fields in the *Copy Editor*.
  45 +
  46 image::media/monograph_parts4.jpg[monograph_parts4]
  47
  48 10. Click *Create Volumes/Items*.
  49
  50 11. The *Holdings Maintenance* screen will refresh to demonstrate the
  51 addition of the part information.  These fields also appear in the OPAC
  52 View.
  53 +
  54 image::media/manage_parts_opac.png[Catalog Record showing copies with part details]
  55
  56 Monograph Part Merging
  57 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  58
  59 The monograph part list for a bibliographic record may, over time, diverge from
  60 the proscribed format, resulting in multiple labels for what are essentially the
  61 same item.  For instance, ++Vol.{nbsp}1++ may have variants
  62 like ++V.1++, ++Vol{nbsp}1++, or ++{nbsp}Vol.{nbsp}1++ (leading
  63 space). Merging parts will allow cataloging staff to collapse the variants into
  64 one value.
  65
  66 In the Monograph Parts display:
  67
  68 . Click the checkbox for all items you wish to merge including the one you wish
  69 to prevail when done.
  70 . Click on the ``Merge Selected'' button. A pop-up window will list the selected
  71 items in a monospaced font, with blanks represented by a middle-dot character
  72 for more visibility.
  73 . Click on the item you wish to prevail.
  74
  75 The undesired part labels will be deleted, and any copies that previously used
  76 those labels will now use the prevailing label