docs/cataloging/authorities.txt

   1 Manage Authorities
   2 ------------------
   3
   4 In Evergreen to view, edit, merge, and delete authority records you would use the *Manage Authorities* interface
   5 through the *Cataloging* menu.
   6
   7 [TIP]
   8 =================
   9 Currently in Evergreen to create a new authority record, as opposed to importing an authority record, you
  10 need to have a bib record open in the bib MARC editor.
  11
  12 * For example, if you want to create a new author
  13 authority you need to have a bib record that has a bib 1xx or 7xx tag with the main entry filled out.
  14 * Then you need to right click on that 1xx or 7xx tag. In the context menu that shows up, select _Create
  15 New Authority from this field_, then select either _Create Immediately_ or _Create and Edit..._.
  16 * If you
  17 choose _Create and Edit..._, after the authority MARC editor opens you need to click on the _Save_ button
  18 to finally add the new authority record to your system.
  19 =================
  20
  21
  22 Searching for authorities
  23 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  24
  25 To search for authorities in your system, first select the *Cataloging* menu and then select *Manage Authorities*.
  26 Then proceed to fill out the search form.
  27
  28 . Type in your _Search Term_
  29 . Select an _Authority type_, types currently include: Author, Subject, Title, Topic
  30 . Click on the _Submit_ button
  31
  32
  33 The authority search results will include the following elements from left to right:
  34
  35 * _Actions_ menu, which can be used to select actions that affect the corresponding authority record. Actions include:
  36 _Edit_, _Mark for Merge_, _Delete_
  37 * Count of how many bibs are linked to the corresponding authority
  38 * Main entry of the authority, i.e the authority tag 1xx value
  39 * _Control set_ value, with LoC being the default, but others can be added
  40 * Authority Subject heading system/thesaurus, for example a value of "a" means authority originated from the Library of Congress
  41  (http://www.loc.gov/marc/authority/ad008.html)
  42