Docs reorg: Adding a cataloging manual
[working/Evergreen.git] / docs / cataloging / authorities.adoc
1 Managing Authorities
2 --------------------
3
4 Introduction
5 ~~~~~~~~~~~~
6
7 This section describes how you can create, import, view, modify, merge, and delete authority records in Evergreen.
8
9 Creating Authorities
10 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
11 Currently in Evergreen to create a new authority record, as opposed to importing an authority record, you 
12 need to have a bib record open in the bib MARC editor. 
13
14 * For example, if you want to create a new author 
15 authority you need to have a bib record that has a bib 1xx or 7xx tag with the main entry filled out. 
16 * Then you need to right click on that 1xx or 7xx tag. In the context menu that shows up, select _Create 
17 New Authority from this field_, then select either _Create Immediately_ or _Create and Edit..._. 
18 * If you 
19 choose _Create and Edit..._, after the authority MARC editor opens you need to click on the _Save_ button
20 to finally add the new authority record to your system.
21
22
23 [[_importing_authority_records_from_the_staff_client]]
24 Importing Authorities
25 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
26 . Click *Cataloging -> MARC Batch Import/Export.*
27 . You may create a queue to better track this import project.  If you do not create a new queue, it will automatically put your records into a default queue named *-*.
28 . Don't set a value for Holdings Import Profile, because this doesn't apply to authority records.
29 . Select a file of authority data and put it in the *File to Upload* field.
30 . Make sure all the settings are correct, then press *Upload.*
31 +
32 The screen displays "Uploading... Processing..." to show that the records
33 are being transferred to the server, then displays a progress bar to show
34 the actual import progress. When the staff client displays the progress
35 bar, you can disconnect your staff client safely. Very large batches of
36 records might time out at this stage.
37
38 . Evergreen will automatically assign a thesaurus based on the *Subj* fixed field, which is character 11 in the 008 field.
39 . Evergreen will also try to determine who edited the record (based on the MARC 905u field or the user performing the import) and set the edit date, which you can view
40 when you examine the record in the future.
41
42 . Once the import is finished, the staff client displays the results of
43 the import process. You can manually display the import progress by
44 selecting the _Inspect Queue_ tab of the _MARC Batch Import/Export_
45 interface and selecting the queue name. By default, the staff client does
46 not display records that were imported successfully; it only shows records
47 that conflicted with existing entries in the database. The screen shows
48 the overall status of the import process in the top right-hand corner,
49 with the Total and Imported number of records for the queue.
50
51
52 [TIP]
53 =================
54 If you are importing authorities from an external vendor and want to track this, you may wish to set a unique Record Source. This source will be visible in the MARC
55 Editor and in the 901$s field of the imported authority records.
56 =================
57
58
59 Setting up Authority Record Match Sets
60 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
61 . Click *Cataloging -> MARC Batch Import/Export.*
62 . Click *Record Match Sets.*
63 . If you have sufficient privileges, you will be able to click on the *New Match Set*.  If you are unable to do so, check that you have the ADMIN_IMPORT_MATCH_SET permission.
64 . Give your new set a descriptive name, an owning library, and a match set type of *authority.*
65 . Click on the blue hyperlinked name of the match set you just created to add criteria.
66 . You can match against MARC tag/subfield entries or against a record's normalized heading.
67
68 [NOTE]
69 =================
70 Evergreen's database stores normalized authority headings in a format that includes the thesaurus. This way, record match sets will not match terms from other thesauri, even if the term is very similar.
71 =================
72
73 [TIP]
74 =================
75 Evergreen's internal identifier is in the 901c field. If you have previously exported authority record -- perhaps for an external vendor to do authority cleanup work -- and you want to import them back into your catalog, you may wish to include the 901c field in your match set.
76 =================
77
78 Manage Authorities Interface
79 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
80
81 In Evergreen to view, edit, merge, and delete authority records you would use the *Manage Authorities* interface 
82 through the *Cataloging* menu.
83
84
85
86 Searching for authorities
87 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
88
89 To search for authorities in your system, first select the *Cataloging* menu and then select *Manage Authorities*. 
90 Then proceed to fill out the search form. 
91
92 . Type in your _Search Term_
93 . Select an _Authority type_, types currently include: Author, Subject, Title, Topic 
94 . Click on the _Submit_ button
95
96
97 The authority search results will include the following elements from left to right:
98
99 * _Actions_ menu, which can be used to select actions that affect the corresponding authority record. Actions include: 
100 _Edit_, _Mark for Merge_, _Delete_
101 * Count of how many bibs are linked to the corresponding authority
102 * Main entry of the authority, i.e the authority tag 1xx value
103 * _Control set_ value, with LoC being the default, but others can be added
104 * Authority Subject heading system/thesaurus, for example a value of "a" means authority originated from the Library of Congress 
105  (http://www.loc.gov/marc/authority/ad008.html)
106
107
108 *Library of Congress list of thesaurus values:*
109
110 * '' = Alternate no attempt to code
111 * a = Library of Congress Subject Headings
112 * b = LC subject headings for children's literature
113 * c = Medical Subject Headings
114 * d = National Agricultural Library subject authority file
115 * k = Canadian Subject Headings
116 * n = Not applicable
117 * r = Art and Architecture Thesaurus
118 * s = Sears List of Subject Headings
119 * v = Repertoire de vedettes-matiere
120 * z = Other
121 * | = No attempt to code
122
123
124 Editing authority records
125 +++++++++++++++++++++++++
126
127 Editing an authority record (or merging two authority records) can cause its linked bibliographic records to also update.  For example,
128 if you correct a spelling error in the 150 field of a subject authority record, the relevant 650 field in linked bibliographic records 
129 will also be updated to reflect the correct spelling.
130
131 [TIP]
132 =================
133 When a bib record is automatically updated as a result of the modification of a linked authority record, the bib record's "Last Edit Date/
134 Time" and "Last Editing User" fields will be updated to match the time of the update and the editory of the authority record.  If you'd
135 prefer that these fields not be automatically updated, you can set the _ingest.disable_authority_auto_update_bib_meta_ setting to true in the
136 Library Settings Editor.
137 =================
138