docs/cataloging/MARC_batch_edit.adoc

   1 MARC Batch Edit
   2 ---------------
   3
   4 Introduction
   5 ~~~~~~~~~~~~
   6
   7 This function is used to batch edit MARC records either adding a field, removing a field or changing the contents of a field.
   8
   9 .What MARC Batch Edit Can and Can't Do
  10 **************************************
  11 MARC Batch Edit is a powerful tool, but it also has some limitations.
  12 This tool can do the following tasks to a group of MARC records:
  13
  14 * Remove all instances of a specific tag (e.g. remove all 992 tags)
  15 * Remove all instances of a specific tag _if_ a particular subfield
  16 has a particular value (e.g. remove all 650 fields in which the $2
  17 is _fast_)
  18 * Remove all instances of a specific subfield (e.g. remove all 245$h)
  19 * Remove all instances of a specific set of subfields
  20 * Add a field
  21 * Add a subfield to an existing field
  22 * Replace data in a specific field or subfield
  23
  24 It cannot do more advanced tasks, such as:
  25
  26 * Swapping data from one field to another
  27 * Deduplicating MARC records
  28 * Complex logic based on existing data
  29
  30 For more advanced projects, you may wish to export your records and
  31 use a free tool such as http://marcedit.reeset.net/[MARCEdit] or
  32 https://github.com/edsu/pymarc[PyMarc].
  33
  34 **************************************
  35
  36 Setting Up a Batch Edit Session
  37 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  38
  39 Record Source::
  40 This includes options to batch edit identifying MARC records in a record bucket, CSV file or by record id.
  41
  42 Go! (button)::
  43 This button runs the action defined by the rule template(s).
  44
  45 Action (Rule Type)
  46 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  47 Replace::
  48 Replaces the value in a MARC field for a batch of records.
  49 Delete::
  50 Removes a MARC field and its contents from the batch of records.
  51 Add::
  52 Use this to add a field and its contents to a batch of records.
  53
  54 Other Template Fields
  55 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  56 MARC Tag::
  57 This is used to identify the field for adding, replacing, or deleting.
  58 Subfield (optional)::
  59 Indicates which subfield is being edited.
  60 MARC Data::
  61 Use this to indicate the data to add or used in replacing the existing data.
  62
  63 Advanced Matching Restrictions (Optional)
  64 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  65 Subfield
  66 Regular Expression::
  67 Using PERL syntax for a regular expression to identify the data to be removed or replaced.
  68
  69 .Running a Template to Add, Delete, or Replace MARC data
  70 . Click Cataloging->MARC Batch Edit
  71 . Select *Record source*
  72 . Select the appropriate bucket, load the CSV file or enter record id depending on *Record source* selected
  73 . Select the *Action Rule*
  74 . Enter the *MARC Tag* with no indicators (eg. 245)
  75 . Enter the *subfields* with no spaces.  Subfields are optional. Multiple subfield can be entered such as _auz_.
  76 . Enter the *MARC Data* which is the value in the fields
  77 . Enter optional *Advanced Matching Restrictions*
  78 .. Subfield
  79 .. Regular Expression (using PERL syntax)
  80 . Click *Go!*
  81 . Results page will display indicating the number of records successfully edited
  82
  83 Examples
  84 ~~~~~~~~
  85
  86 Adding a new field to all records
  87 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  88
  89 . In the _action_ menu, choose _Add_.
  90 . In _MARC Tag_, type the MARC tag number.
  91 . Leave the _Subfields_ field blank.
  92 . In _MARC Data_, type the field you would like to add.
  93
  94 Delete a field if it contains a particular string
  95 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  96
  97 . In the _action_ menu, choose _Delete_.
  98 . In _MARC Tag_, type the MARC tag number.
  99 . Leave the _Subfields_ field blank.
 100 . In _MARC Data_, type the field you would like to add.
 101 . In the _subfield_ field under _Advanced Matching Restriction_, type the subfield code where you expect to see the string.
 102 . In _Regular Expression_, type the string you expect to see.
 103
 104