docs/admin_initial_setup/ordering_materials.adoc

   1 Ordering materials
   2 ==================
   3
   4 Acquisitions allows you to order materials, track the expenditure of your
   5 collections funds, track invoices and set up policies for manual claiming. In
   6 this chapter, we're going to be describing how to use the most essential
   7 functions of acquisitions in the Evergreen system.
   8
   9 When should libraries use acquisitions?
  10 ---------------------------------------
  11 * When you want to track spending of your collections budget.
  12 * When you want to use Evergreen to place orders electronically with your
  13   vendors.
  14 * When you want to import large batches of records to quickly get your on-order
  15   titles into the system.
  16
  17 If your library simply wants to add on-order copies to the catalog so that
  18 patrons can view and place holds on titles that have not yet arrived,
  19 acquisitions may be more than you need. Adding those on-order records via
  20 cataloging is a simpler option that works well for this use case.
  21
  22 Below are the basic administrative settings to be configured to get started
  23 with acquisitions. At a minimum, a library must configure *Funding Sources*,
  24 *Funds*, and *Providers* to use acquisitions.
  25
  26 Managing Funds
  27 --------------
  28
  29 Funding Sources (Required)
  30 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  31 Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your
  32 fund(s). You can create as few or as many funding sources as you need. These
  33 can be used to track exact amounts for accounts in your general ledger.
  34
  35 Example funding sources might be:
  36
  37 * A municipal allocation for your materials budget;
  38 * A trust fund used for collections;
  39 * A revolving account that is used to replace lost materials;
  40 * Grant funds to be used for collections.
  41
  42 Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you can continue
  43 to add money to the same funding source over multiple years, e.g. County
  44 Funding. Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. County
  45 Funding 2010 and County Funding 2011, and apply credits each year to the
  46 matching source.
  47
  48 . To create a funding source, select *Admin > Server Administration >
  49   Acquisitions > Funding Source*. Click the *New Funding Source* button. Give
  50   the funding source a name, an owning library, and code. You should also
  51   identify the type of currency that is used for the fund.
  52 . You must add money to the funding source before you can use it. Click the
  53   hyperlinked name of the funding source and then click the *Apply Credit*
  54   button. Add the amount of funds you need to add. The *Note* field is optional.
  55
  56 Funds (Required)
  57 ~~~~~~~~~~~~~~~~
  58 Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. They typically
  59 are used to track spending and purchases for specific collections. Some
  60 libraries may choose to define very broad funds for their collections (e.g.
  61 children's materials, adult materials) while others may choose to define more
  62 specific funds (e.g. adult non-fiction DVDs for BR1).
  63
  64 If your library does not wish to track fund accounting, you can create one
  65 large generic fund and use that fund for all of your purchases.
  66
  67 . To create a fund, select *Admin > Server Administration > Acquisitions >
  68   Funds*. Click the *New Fund* button. Give the fund a name and code.
  69 . The *Year* can either be the fiscal or calendar year for the fund.
  70 . If you are a multi-branch library that will be ordering titles for multiple
  71   branches, you should select the system as the owning *Org Unit*, even if this
  72   fund will only be used for collections at a specific branch. If you are a
  73   one-branch library or if your branches do their own ordering, you can select
  74   the branch as the owning *Org Unit*.
  75 . Select the *Currency Type* that will be used for this fund.
  76 . You must select the *Active* checkbox to use the fund.
  77 . Enter a *Balance Stop Percent*. The balance stop percent prevents you from
  78   making purchases when only a specified amount of the fund remains. For example,
  79   if you want to spend 95 percent of your funds, leaving a five percent balance
  80   in the fund, then you would enter 95 in the field. When the fund reaches its
  81   balance stop percent, it will appear in red when you apply funds to copies.
  82 . Enter a *Balance Warning Percent*. The balance warning percent gives you a
  83   warning that the fund is low. You can specify any percent. For example, if you
  84   want to spend 90 percent of your funds and be warned when the fund has only 10
  85   percent of its balance remaining, then enter 90 in the field. When the fund
  86   reaches its balance warning percent, it will appear in yellow when you apply
  87   funds to copies.
  88 . Check the *Propagate* box to propagate funds. When you propagate a fund, the
  89   system will create a new fund for the following fiscal year with the same
  90   parameters as your current fund. All of the settings transfer except for the
  91   year and the amount of money in the fund. Propagation occurs during the fiscal
  92   year close-out operation.
  93 . Check the *Rollover* box if you want to roll over remaining encumbrances and
  94   funds into the same fund next year. If you need the ability to roll over
  95   encumbrances without rolling over funds, go to the *Library Settings Editor*
  96   (*Admin > Local Administration > Library Settings Editor*) and set *Allow
  97   funds to be rolled over without bringing the money along* to *True*.
  98 . You must add money to the fund before you can begin using it. Click the
  99   hyperlinked name of the fund. Click the *Create Allocation button*. Select a
 100   *Funding Source* from which the allocation will be drawn and then enter an
 101   amount for the allocation. The *Note* field is optional.
 102
 103 Fund Tags (Optional)
 104 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 105 You can apply tags to funds so that you can group funds for easy reporting. For
 106 example, you have three funds for children’s materials: Children's Board Books,
 107 Children's DVDs, and Children's CDs. Assign a fund tag of children's to each
 108 fund. When you need to report on the amount that has been spent on all
 109 children's materials, you can run a report on the fund tag to find total
 110 expenditures on children's materials rather than reporting on each individual
 111 fund.
 112
 113 . To create a fund tag, select *Admin > Server Administration > Acquisitions >
 114   Fund Tags*. Click the *New Fund Tag* button. Select a owning library and
 115   add the name for the fund tag.
 116 . To apply a fund tag to a fund, select *Admin > Server Administration >
 117   Acquisitions > Funds*. Click on the hyperlinked name for the fund. Click the
 118   *Tags* tab and then click the *Add Tag* button. Select the tag from the
 119   dropdown menu.
 120
 121 Ordering
 122 --------
 123
 124 Providers (Required)
 125 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 126 Providers are the vendors from whom you order titles.
 127
 128 . To add a provider record,  select *Admin > Server Administration >
 129   Acquisitions > Providers*.
 130 . Enter information about the provider. At a minimum, you need to add a
 131   *Provider Name*, *Code*, *Owner*, and *Currency*. You also need to select the
 132   *Active* checkbox to use the provider.
 133
 134 Distribution Formulas (Optional)
 135 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 136 If you are ordering for a multi-branch library system, distribution formulas
 137 are a useful way to specify the number of copies that should be distributed to
 138 specific branches and copy locations.
 139
 140 . To create a distribution formula, select *Admin > Server Administration >
 141   Acquisitions > Distribution Formulas*. Click the *New Formula* button. Enter
 142   the formula name and select the owning library. Ignore the *Skip Count* field.
 143 . Click *New Entry*. Select an Owning Library from the drop down menu. This
 144   indicates the branch that will receive the items.
 145 . Select a Shelving Location from the drop down menu.
 146 . In the Item Count field, enter the number of items that should be distributed
 147   to that branch and copy location. You can enter the number or use the arrows on
 148   the right side of the field.
 149 . Keep adding entries until the distribution formula is complete.
 150
 151 Helpful acquisitions Library Settings
 152 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 153 There are several acquisitions Library Settings available that will help with
 154 acquisitions workflow. These settings can be found at *Admin > Local
 155 Administration > Library Settings Editor*.
 156
 157 * Default circulation modifier - Automatically applies a default circulation
 158   modifier to all of your acquisitions copies. Useful if you use a specific
 159   circulation modifier for on-order copies.
 160 * Default copy location - Automatically applies a default copy location (e.g.
 161   On Order) to acquisitions copies.
 162 * Temporary barcode prefix - Applies a unique prefix to the barcode that is
 163   automatically generated during the acquisitions process.
 164 * Temporary call number prefix - Applies a unique prefix to the start of the
 165   call number that is automatically generated during the acquisitions process.
 166
 167 Preparing for order record loading
 168 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 169 If your library is planning to upload order records in a batch, you need to add
 170 some information to your provider records so that Evergreen knows how to map
 171 the copy data contained in the order record.
 172
 173 . Retrieve the record for the provider that has supplied the order records by
 174   selecting *Admin > Server Administration > Acquisitions > Providers*. Click on
 175   the hyperlinked Provider name.
 176 . In the top frame, add the MARC tag that contains your holdings data in the
 177   *Holdings Tag* field (this tag can also be entered at the time you create the
 178   provider record.)
 179 . To map the tag's subfields to the appropriate copy data, click the *Holding
 180   Subfield* tab.  Click the *New Holding Subfield* button and select the copy
 181   data that you are mapping. Add the subfield that contains that data and click
 182   *Save*.
 183 +
 184 image::media/order_record_loading.png[]
 185 +
 186 . If your vendor is sending other data in a MARC tag that needs to be mapped to
 187 a field in acquisitions, you can do so by clicking the Attribute Definitions
 188 tab. As an example, if you need to import the PO Name, you could set up an
 189 attribute definition by adding an XPath similar to:
 190 +
 191 ------------------------------------------------------------------------------
 192 code => purchase_order
 193 xpath => //*[@tag="962"]/*[@code="p"]
 194 Is Identifier => false
 195 ------------------------------------------------------------------------------
 196 +
 197 where 962 is the holdings tag and p is the subfield that contains the PO Name.
 198
 199 Preparing to send electronic orders from Evergreen
 200 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 201 If your library wants to transmit electronic order information to a vendor, you
 202 will need to configure your server to use EDI. You need to install the EDI
 203 translator and EDI scripts on your server by following the instructions in the
 204 Evergreen 2.3 documentation.
 205 (http://docs.evergreen-ils.org/2.3/_installation.html)
 206
 207 Configure your provider's EDI information by selecting *Admin > Server
 208 Administration > Acquisitions > EDI Accounts*. Give the account a name in the
 209 *Label* box.
 210
 211 . *Host* is the vendor-assigned FTP/SFTP/SSH hostname.
 212 . *Username* is the vendor-assigned FTP/SFTP/SSH username.
 213 . *Password* is the vendor-assigned FTP/SFTP/SSH password.
 214 . *Account* This field enables you to add a supplemental password for
 215   entry to a remote system after log in has been completed. This field is
 216   optional for the ILS but may be required by your provider.
 217 . *Owner* is the organizational unit who owns the EDI account
 218 . *Last Activity* is the date of last activity for the account
 219 . *Provider* is a link to the codes for the Provider record.
 220 . *Path* is the path on the vendor’s server where Evergreen will deposit its
 221   outgoing order files.
 222 . *Incoming Directory* is the path on the vendor’s server where Evergreen
 223   will retrieve incoming order responses and invoices.
 224 . *Vendor Account Number* is the Vendor assigned account number.
 225 . *Vendor Assigned Code* is usually a sub-account designation. It can be used
 226   with or without the Vendor Account Number.
 227
 228 You now need to add this *EDI Account* and the *SAN* code to the provider's record.
 229
 230 . Select *Admin > Server Administration > Acquisitions > Providers*.
 231 . Click the hyperlinked Provider name.
 232 . Select the account you just created in the *EDI Default* field.
 233 . Add the vendor-provided SAN code to the *SAN* field.
 234
 235 The last step is to add your library's SAN code to Evergreen.
 236
 237 . Select *Admin > Server Administration > Organizational Units*.
 238 . Select your library from the organizational hierarchy in the left pane.
 239 . Click the *Addresses* tab and add your library's SAN code to the *SAN* field.