docs/admin_initial_setup/borrowing_items.adoc

   1 Borrowing items: who, what, for how long
   2 ========================================
   3
   4 Circulation policies pull together user, library, and item data to determine how
   5 library materials circulate, such as: which patrons, from what libraries can
   6 borrow what types of materials, for how long, and with what overdue fines.
   7
   8 Individual elements of the circulation policies are configured using specific
   9 interfaces, and should be configured prior to setting up the circulation
  10 policies.
  11
  12 Data elements that affect your circulation policies
  13 ---------------------------------------------------
  14
  15 There are a few data elements which must be considered when setting up your
  16 circulation policies.
  17
  18 Copy data
  19 ~~~~~~~~~
  20
  21 Several fields set via the copy editor are commonly used to affect the
  22 circulation of an item.
  23
  24 * *Circulation modifier* - Circulation modifiers are fields used to control
  25 circulation policies on specific groups of items. They can be added to copies
  26 during the cataloging process. New circulation modifiers can be created in the
  27 staff client by navigating to *Admin > Server Administration > Circulation
  28 Modifiers*.
  29 * *Circulate?* flag - The circulate? flag in the copy editor can be set to False
  30 to disallow an item from circulating.
  31 * *Reference?* flag - The reference? flag in the copy editor can also be used as
  32 a data element in circulation policies.
  33
  34 Copy location data
  35 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  36
  37 * To get to the Copy Locations Editor, navigate to *Admin > Local Administration
  38   > Copy Locations Editor*.
  39 * Set _OPAC Visible_ to "No" to hide all copies in a copy location from the
  40 public catalog. (You can also hide individual copies using the Copy Editor.)
  41 * Set _Hold Verify_ to "Yes" if when a copy checks in you want to always ask for
  42 staff confirmation before capturing a hold.
  43 * Set _Checkin Alert_ to "Yes" to allow routing alerts to display when copies
  44 are checked in.
  45 * Set _Holdable_ to "No" to prevent copies in an entire copy location from
  46 being placed on hold.
  47 * Set _Circulate_ to "No" to disallow circulating copies in an entire copy
  48 location.
  49 * If you delete a copy location, it will be removed from display in the staff
  50 client and the catalog, but it will remain in the database. This allows you to
  51 treat a copy location as deleted without losing statistical information for
  52 circulations related to that copy location.
  53
  54 image::media/copy_locations_editor.png[screenshot of Copy Location Editor]
  55
  56 * Copy locations can also be used as a data element in circulation policies.
  57
  58 User data
  59 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  60
  61 Finally, several characteristics of specific patrons can affect circulation
  62 policies.  You may modify these characteristics in Search -> Search for Patrons
  63 or Circulation -> Register Patron.
  64
  65 * The user permission group is also commonly used as a data element in
  66 circulation policies.
  67 * Other user data that can be used for circulation policies include the
  68 *juvenile* flag in the user record.
  69
  70 Circulation Rules
  71 -----------------
  72
  73 *Loan duration* describes the length of time for a checkout. You can also
  74 identify the maximum renewals that can be placed on an item.
  75
  76 You can find Circulation Duration Rules by navigating to *Admin > Server
  77 Administration > Circulation Duration Rules*.
  78
  79 image::media/circ_duration_rules.jpg[]
  80
  81 *Recurring fine* describes the amount assessed for daily and hourly fines as
  82 well as fines set for other regular intervals. You can also identify any grace
  83 periods that should be applied before the fine starts accruing.
  84
  85 You can find Recurring Fine Rules by navigating to *Admin > Server
  86 Administration > Circulation Recurring Fine Rules*.
  87
  88 image::media/circ_recurring_fine_rules.jpg[]
  89
  90 *Max fine* describes the maximum amount of fines that will be assessed for a
  91 specific circulation. Set the *Use Percent* field to True if the maximum fine
  92 should be a percentage of the item's price.
  93
  94 You can find Circ Max Fine Rules by navigating to *Admin > Server
  95 Administration > Circulation Max Fine Rules*.
  96
  97 image::media/circ_max_fine_rules.jpg[]
  98
  99 These rules generally cause the most variation between organizational units.
 100
 101 Loan duration and recurring fine rate are designed with 3 levels: short, normal,
 102 and extended loan duration, and low, normal, and high recurring fine rate. These
 103 values are applied to specific items, when copy records are created.
 104
 105 When naming these rules, give them a name that clearly identifies what the rule
 106 does. This will make it easier to select the correct rule when creating your
 107 circ policies.
 108
 109 Circulation Limit Sets
 110 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 111
 112 Circulation Limit Sets allow you to limit the maximum number of copies for
 113 different types of materials that a patron can check out at one time. Evergreen
 114 supports creating these limits based on circulation modifiers, copy locations,
 115 or circ limit groups, which allow you to create limits based on MARC data.
 116 The below instructions will allow you to create limits based on circulation
 117 modifiers.
 118
 119 * Configure the circulation limit sets by selecting *Admin > Local
 120 Administration > Circulation Limit Sets*.
 121 * *Items Out* -  the maximum number of items circulated to a patron at the same
 122 time.
 123 * *Depth* - Enter the Min Depth, or the minimum depth, in the org tree that
 124 Evergreen will consider as valid circulation libraries for counting items out.
 125 The min depth is based on org unit type depths. For example, if you want the
 126 items in all of the circulating libraries in your consortium to be eligible for
 127 restriction by this limit set when it is applied to a circulation policy, then
 128 enter a zero (0) in this field.
 129 * *Global* - Check the box adjacent to Global Flag if you want all of the org
 130 units in your consortium to be restricted by this limit set when it is applied
 131 to a circulation policy. Otherwise, Evergreen will only apply the limit to the
 132 direct ancestors and descendants of the owning library.
 133 * *Linked Limit Groups* - add any circulation modifiers, copy locations, or circ
 134 limit groups that should be part of this limit set.
 135
 136 *Example*
 137 Your library (BR1) allows patrons to check out up to 5 videos at one time. This
 138 checkout limit should apply when your library's videos are checked out at any
 139 library in the consortium. Items with DVD, BLURAY, and VHS circ modifiers should
 140 be included in this maximum checkout count.
 141
 142 To create this limit set, you would add 5 to the *Items Out* field, 0 to the
 143 *Depth* field and select the *Global Flag*. Add the DVD, BLURAY and VHS circ
 144 modifiers to the limit set.
 145
 146 Creating Circulation Policies
 147 -----------------------------
 148
 149 Once you have identified your data elements that will drive circulation policies
 150 and have created your circulation rules, you are ready to begin creating your
 151 circulation policies.
 152
 153 If you are managing a small number of rules, you can create and manage
 154 circulation policies in the staff client via *Admin > Local Administration >
 155 Circulation Policies*. However, if you are managing a large number of policies,
 156 it is easier to create and locate rules directly in the database by updating
 157 *config.circ_matrix_matchpoint*.
 158
 159 The *config.circ_matrix_matchpoint* table is central to the configuration of
 160 circulation parameters. It collects the main set of data used to determine what
 161 rules apply to any given circulation. It is useful for us to think of their
 162 columns in terms of 'match' columns, those that are used to match the
 163 particulars of a given circulation transaction, and 'result' columns, those that
 164 return the various parameters that are applied to the matching transaction.
 165
 166 * Circulation policies by checkout library or owning library?
 167    - If your policies should follow the rules of the library that checks out the
 168 item, select the checkout library as the *Org Unit(org_unit)*.
 169    - If your policies should follow the rules of the library that owns the item,
 170 select the consortium as the *Org Unit (org_unit)* and select the owning library
 171 as the *Copy Circ Lib (copy_circ_lib)*.
 172 * Renewal policies can be created by setting *Renewals? (is_renewal)* to True.
 173 * You can apply the duration rules, recurring fine rules, maximum fine rules,
 174 and circulation sets created in the above sets when creating the circulation
 175 policy.
 176
 177 Best practices for creating policies
 178 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 179
 180 * Start by replacing the default consortium-level circ policy with one that
 181 contains a majority of your libraries' duration, recurring fine, and max fine
 182 rules. This first rule will serve as a default for all materials and permission
 183 groups.
 184 * If many libraries in your consortium have rules that differ from the default
 185 for particular materials or people, set a consortium-wide policy for that circ
 186 modifier or that permission group.
 187 * After setting these consortium defaults, if a library has a circulation rule
 188 that differs from the default, you can then create a rule for that library. You
 189 only need to change the parameters that are different from the default
 190 parameters. The rule will inherit the values for the other parameters from that
 191 default consortium rule.
 192 * Try to avoid unnecessary repetition.
 193 * Try to get as much agreement as possible among the libraries in your
 194 consortium.
 195
 196 *Example 1*
 197
 198 image::media/circ_example1.png[]
 199
 200 In this example, the consortium has decided on a 21_day_2_renew loan rule for
 201 general materials, i.e. books, etc. Most members do not charge overdue fines.
 202 System 1 charges 25 cents per day to a maximum of $3.00, but otherwise uses the
 203 default circulation duration.
 204
 205 *Example 2*
 206
 207 image::media/circ_example2.png[]
 208
 209 This example includes a basic set of fields and creates a situation where items
 210 with a circ modifier of "book" or "music" can be checked out, but "dvd" items
 211 will not circulate. The associated rules would apply during checkouts.
 212
 213 *Example 3*
 214
 215 image::media/circ_example3.png[]
 216
 217 This example builds on the earlier example and adds some more complicated
 218 options.
 219
 220 It is still true that "book" and "music" items can be checked out, while "dvd"
 221 is not circulated. However, now we have added new rules that state that "Adult"
 222 patrons of "SYS1" can circulate "dvd" items.
 223
 224 Settings Relevant to Circulation
 225 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 226
 227 The following circulation settings, available via *Admin > Local Administration
 228 > Library Settings Editor*, can also affect your circulation duration, renewals
 229 and fine policy.
 230
 231 * *Auto-Extend Grace Periods* - When enabled, grace periods will auto-extend.
 232 By default this will be only when they are a full day or more and end on a
 233 closed date, though other options can alter this.
 234 * *Auto-Extending Grace Periods extend for all closed dates* - If enabled and
 235 Grace Periods auto-extending is turned on, grace periods will extend past all
 236 closed dates they intersect, within hard-coded limits.
 237 * *Auto-Extending Grace Periods include trailing closed dates* - If enabled and
 238 Grace Periods auto-extending is turned on, grace periods will include closed
 239 dates that directly follow the last day of the grace period.
 240 * *Checkout auto renew age* - When an item has been checked out for at least
 241 this amount of time, an attempt to check out the item to the patron that it is
 242 already checked out to will simply renew the circulation.
 243 * *Cap Max Fine at Item Price* - This prevents the system from charging more
 244 than the item price in overdue fines.
 245 * *Lost Item Billing: New Min/Max Price Settings* - Patrons will be billed
 246 at least the Min Price and at most the Max price, even if the item's price
 247 is outside that range. To set a fixed price for all lost items, set min and
 248 max to the same amount.
 249 * *Charge fines on overdue circulations when closed* - Normally, fines are not
 250 charged when a library is closed. When set to True, fines will be charged during
 251 scheduled closings and normal weekly closed days.