Documentation: Update EG upgrade instructions to 2.5 beta1
[working/Evergreen.git] / docs / admin / authorities.txt
1 Authorities
2 -----------
3
4 Authority Control Sets
5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
6
7
8 The tags and subfields that display in authority records in Evergreen are
9 proscribed by control sets.  The Library of Congress control set is the default
10 control set in Evergreen.  In Evergreen release 2.2, you can create customized
11 control sets for authority records.  Also, you can define thesauri and authority
12 fields for these control sets.
13
14 Patrons and staff will be able to browse authorities in the OPAC.  The following
15 fields are browsable by default: author, series, subject, title, and topic.  You
16 will be able to add custom browse axes in addition to these default fields.
17
18 Control Sets
19 ^^^^^^^^^^^^
20
21 You can specify the MARC tags and subfields that an authority record should
22 contain.  The Library of Congress control set exists in the staff client by
23 default.  The control sets feature enables librarians to add or customize new
24 control sets.
25
26 To access existing control sets, click *Admin* -> *Server Administration* ->
27 *Authorities* -> *Control Sets*.
28
29 To add a *control set*:
30
31 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Control Sets*.
32 . Click *New Control Set*.  
33 . Add a *Name* to the control set. Enter any number
34 of characters.  
35 . Add a *Description* of the control set.  Enter any number of
36 characters.  
37 . Click *Save*.
38
39 image::media/Authority_Control_Sets1.jpg[Authority_Control_Sets1]
40
41 Thesauri 
42 ~~~~~~~~
43
44 A thesaurus describes the semantic rules that govern the meaning of words in a
45 MARC record. The thesaurus code, which indicates the specific thesarus that
46 should control a MARC record, is encoded in a fixed field using the mnemonic
47 Subj in the authority record.  Eleven thesauri associated with the Library of
48 Congress control set exist by default in the staff client.  
49
50 To access an existing thesaurus, click *Admin* -> *Server Administration* ->
51 *Authorities* -> *Control Sets*, and choose the hyperlinked thesaurus that you
52 want to access, or click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* ->
53 *Thesauri*.
54
55
56 To add a *Thesaurus*:
57
58 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Control Sets*,
59 and choose the hyperlinked thesaurus that you want to access, or click *Admin*
60 -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Thesauri*.  
61 . Click *New Thesaurus*.  
62 . Add a *Thesaurus Code*.  Enter any single, upper case character.
63 This character will be entered in the fixed fields of the MARC record.  
64 . Add a *Name* to the thesaurus. Enter any number of characters.  
65 . Add a *Description* of the thesaurus.  Enter any number of characters. 
66
67 image::media/Authority_Control_Sets2.jpg[Authority_Control_Sets2]
68
69 Authority Fields 
70 ~~~~~~~~~~~~~~~~
71
72
73 Authority fields indicate the tags and subfields that should be entered in the
74 authority record.  Authority fields also enable you to specify the type of data
75 that should be entered in a tag.  For example, in an authority record governed
76 by a Library of Congress control set, the 100 tag would contain a "Heading -
77 Personal Name."  Authority fields also enable you to create the corresponding
78 tag in the bibliographic record that would contain the same data. 
79
80 To create an *Authority Field*: 
81 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
82
83 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Control Sets*.
84 . Click *Authority Fields*.  The number in parentheses indicates the number of
85 authority fields that have been created for the control set.
86 . Click *New Authority Field*.
87 . Add a *Name* to the authority field. Enter any number of characters.
88 . Add a *Description* to describe the type of data that should be entered in
89 this tag.  Enter any number of characters.
90 . Select a *Main Entry* if you are linking the tag(s) to another entry.
91 . Add a *tag* in the authority record.
92 . Add a subfield in the authority record.  Multiple subfields should be entered
93 without commas or spaces.
94 . Add either a value of 1, 2, or leave empty if not applicable for the *Non-filing 
95 indicator* field to denote the which will be the non-filing indicator.
96 . Click *Save*.
97 +
98 image::media/Authority_Control_Sets3.jpg[Authority_Control_Sets3]
99 +
100 . Create the corresponding tag in the bibliographic record that should contain
101 this information.  Click the *None* link in the *Controlled Bib Fields* column.
102 . Click *New Control Set Bib Field*.
103 . Add the corresponding tag in the bibiographic record.
104 . Click *Save*.
105
106 image::media/Authority_Control_Sets4.jpg[Authority_Control_Sets4]
107
108
109
110 Browse Axes
111 ~~~~~~~~~~~
112
113 Authority records can be browsed, by default, along five axes: author, series,
114 subject, title, and topic. Use the *Browse Axes* feature to create additional
115 axes.
116
117
118 Create a new *Browse Axis*:
119
120 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Browse Axes*
121 . Click *New Browse Axis*.
122 . Add a *code*.  Do not enter any spaces.
123 . Add a *name* to the axis that will appear in the OPAC.  Enter any number of
124 characters.
125 . Add a *description* of the axis.  Enter any number of characters.
126 . Add a *sorter attribute*. The sorter attribute indicates the order in which
127 the results will be displayed.
128 +
129 image::media/Authority_Control_Sets5.jpg[Authority_Control_Sets5]
130 . Assign the axis to an authority so that users can find the authority record
131 when browsing authorities. Click *Admin* -> *Server Administration* ->
132 *Authorities* -> *Control Sets*. 
133 . Choose the control set to which you will add the axis.  Click *Authority
134 Fields*
135 . Click the link in the *Axes* column of the tag of your choice.
136 . Click *New Browse Axis-Authority Field Map*.
137 . Select an *Axis* from the drop down menu.
138 . Click *Save*.
139
140 image::media/Authority_Control_Sets6.jpg[Authority_Control_Sets6]
141
142
143 OPAC Searching of Authorities
144 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
145
146 Patrons and librarians can browse authorities through the OPAC.
147
148
149 To search for *Authorities*:
150
151 . Click *Advanced Search* in the OPAC.
152 . Find the *Authority Browse* column in the left side of the screen.
153 . Select a browse axis, and enter a keyword. The terms in the middle of the
154 results list should yield the best match.
155 +
156 image::media/Authority_Control_Sets7.jpg[Authority_Control_Sets7]
157 . Click *Submit*.
158 . A list of results will appear.  The authorities with bibliographic records
159 attached will be listed in bold with the number of attached bibliographic
160 records in parentheses.
161 +
162 image::media/Authority_Control_Sets8.jpg[Authority_Control_Sets8]
163 +
164 . Click on the bolded text to view bibliographic records.
165
166 image::media/Authority_Control_Sets9.jpg[Authority_Control_Sets9]
167
168
169 *Permissions to use this Feature*
170
171
172 To use authority control sets, you will need the following permissions:
173
174 * CREATE_AUTHORITY_CONTROL_SET 
175 * UPDATE_AUTHORITY_CONTROL_SET
176 * DELETE_AUTHORITY_CONTROL_SET
177