ddaeee8597adcbfc5b02d1fd3ef23fc4c3a41795
[working/Evergreen.git] / docs / admin / authorities.adoc
1 Authorities
2 -----------
3
4 Authority Control Sets
5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
6
7
8 The tags and subfields that display in authority records in Evergreen are
9 proscribed by control sets.  The Library of Congress control set is the default
10 control set in Evergreen.  In Evergreen release 2.2, you can create customized
11 control sets for authority records.  Also, you can define thesauri and authority
12 fields for these control sets.
13
14 Patrons and staff will be able to browse authorities in the OPAC.  The following
15 fields are browsable by default: author, series, subject, title, and topic.  You
16 will be able to add custom browse axes in addition to these default fields.
17
18 You can specify the MARC tags and subfields that an authority record should
19 contain.  The Library of Congress control set exists in the staff client by
20 default.  The control sets feature enables librarians to add or customize new
21 control sets.
22
23 To access existing control sets, click *Admin* -> *Server Administration* ->
24 *Authorities* -> *Control Sets*.
25
26 Add a Control Set
27 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
28
29 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Control Sets*.
30 . Click *New Control Set*.  
31 . Add a *Name* to the control set. Enter any number
32 of characters.  
33 . Add a *Description* of the control set.  Enter any number of
34 characters.  
35 . Click *Save*.
36
37 image::media/Authority_Control_Sets1.jpg[Authority_Control_Sets1]
38
39 Thesauri 
40 ~~~~~~~~
41
42 A thesaurus describes the semantic rules that govern the meaning of words in a
43 MARC record. The thesaurus code, which indicates the specific thesaurus that
44 should control a MARC record, is encoded in a fixed field using the mnemonic
45 Subj in the authority record.  Eleven thesauri associated with the Library of
46 Congress control set exist by default in the staff client.  
47
48 To access an existing thesaurus, click *Admin* -> *Server Administration* ->
49 *Authorities* -> *Control Sets*, and choose the hyperlinked thesaurus that you
50 want to access, or click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* ->
51 *Thesauri*.
52
53
54 Add a Thesaurus
55 ^^^^^^^^^^^^^^^
56
57 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Control Sets*,
58 and choose the hyperlinked thesaurus that you want to access, or click *Admin*
59 -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Thesauri*.  
60 . Click *New Thesaurus*.  
61 . Add a *Thesaurus Code*.  Enter any single, upper case character.
62 This character will be entered in the fixed fields of the MARC record.  
63 . Add a *Name* to the thesaurus. Enter any number of characters.  
64 . Add a *Description* of the thesaurus.  Enter any number of characters. 
65
66 image::media/Authority_Control_Sets2.jpg[Authority_Control_Sets2]
67
68 Authority Fields 
69 ~~~~~~~~~~~~~~~~
70
71
72 Authority fields indicate the tags and subfields that should be entered in the
73 authority record.  Authority fields also enable you to specify the type of data
74 that should be entered in a tag.  For example, in an authority record governed
75 by a Library of Congress control set, the 100 tag would contain a "Heading -
76 Personal Name."  Authority fields also enable you to create the corresponding
77 tag in the bibliographic record that would contain the same data. 
78
79 Create an Authority Field
80 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
81
82 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Control Sets*.
83 . Click *Authority Fields*.  The number in parentheses indicates the number of
84 authority fields that have been created for the control set.
85 . Click *New Authority Field*.
86 . Add a *Name* to the authority field. Enter any number of characters.
87 . Add a *Description* to describe the type of data that should be entered in
88 this tag.  Enter any number of characters.
89 . Select a *Main Entry* if you are linking the tag(s) to another entry.
90 . Add a *tag* in the authority record.
91 . Add a subfield in the authority record.  Multiple subfields should be entered
92 without commas or spaces.
93 . Add either a value of 1, 2, or leave empty if not applicable for the *Non-filing 
94 indicator* field to denote the which will be the non-filing indicator.
95 . Click *Save*.
96 +
97 image::media/Authority_Control_Sets3.jpg[Authority_Control_Sets3]
98 +
99 . Create the corresponding tag in the bibliographic record that should contain
100 this information.  Click the *None* link in the *Controlled Bib Fields* column.
101 . Click *New Control Set Bib Field*.
102 . Add the corresponding tag in the bibliographic record.
103 . Click *Save*.
104
105 image::media/Authority_Control_Sets4.jpg[Authority_Control_Sets4]
106
107
108
109 Browse Axes
110 ~~~~~~~~~~~
111
112 Authority records can be browsed, by default, along five axes: author, series,
113 subject, title, and topic. Use the *Browse Axes* feature to create additional
114 axes.
115
116
117 Create a new Browse Axis
118 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
119
120 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Browse Axes*
121 . Click *New Browse Axis*.
122 . Add a *code*.  Do not enter any spaces.
123 . Add a *name* to the axis that will appear in the OPAC.  Enter any number of
124 characters.
125 . Add a *description* of the axis.  Enter any number of characters.
126 . Add a *sorter attribute*. The sorter attribute indicates the order in which
127 the results will be displayed.
128 +
129 image::media/Authority_Control_Sets5.jpg[Authority_Control_Sets5]
130 . Assign the axis to an authority so that users can find the authority record
131 when browsing authorities. Click *Admin* -> *Server Administration* ->
132 *Authorities* -> *Control Sets*. 
133 . Choose the control set to which you will add the axis.  Click *Authority
134 Fields*
135 . Click the link in the *Axes* column of the tag of your choice.
136 . Click *New Browse Axis-Authority Field Map*.
137 . Select an *Axis* from the drop down menu.
138 . Click *Save*.
139
140 image::media/Authority_Control_Sets6.jpg[Authority_Control_Sets6]
141
142
143 *Permissions to use this Feature*
144
145
146 To use authority control sets, you will need the following permissions:
147
148 * CREATE_AUTHORITY_CONTROL_SET 
149 * UPDATE_AUTHORITY_CONTROL_SET
150 * DELETE_AUTHORITY_CONTROL_SET
151