LP#1326806 Minor repairs to EDI admin documentation
[working/Evergreen.git] / docs / admin / acquisitions_admin.txt
1 Acquisitions Administration
2 ---------------------------
3
4 Acquisitions Settings
5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
6
7 indexterm:[acquisitions,permissions]
8
9 Several setting in the Library Settings area of the Admin module pertain to
10 functions in the Acquisitions module. You can access these settings by clicking
11 _Admin -> Local Administration ->Library Settings Editor_.
12
13 * CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem
14 cancellation - If you cancel a line item, then all of the on order copies in the
15 catalog are deleted. If, when you cancel a line item, you also want to delete
16 the bib record, then set this setting to TRUE.
17 * Allow funds to be rolled over without bringing the money along - enables you
18 to move a fund's encumbrances from one year to the next without moving unspent
19 money. Unused money is not added to the next year's fund and is not available
20 for use.
21 * Allows patrons to create automatic holds from purchase requests.
22 * Default circulation modifier - This modifier would be applied to items that
23 are created in the acquisitions module
24 * Default copy location - This copy location would be applied to items that are
25 created in the acquisitions module
26 * Fund Spending Limit for Block - When the amount remaining in the fund,
27 including spent money and encumbrances, goes below this percentage, attempts to
28 spend from the fund will be blocked.
29 * Fund Spending Limit for Warning - When the amount remaining in the fund,
30 including spent money and encumbrances, goes below this percentage, attempts to
31 spend from the fund will result in a warning to the staff.
32 * Rollover Distribution Formulae Funds - When set to true, during fiscal
33 rollover, all distribution formulae will update to use new funds.
34 * Set copy creator as receiver - When receiving a copy in acquisitions, set the
35 copy "creator" to be the staff that received the copy
36 * Temporary barcode prefix - Temporary barcode prefix for items that are created
37 in the acquisitions module
38 * Temporary call number prefix - Temporary call number prefix for items that are
39 created in the acquisitions module
40
41 Cancel/Suspend reasons
42 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
43
44 indexterm:[acquisitions,purchase order,cancellation]
45 indexterm:[acquisitions,line item,cancellation]
46
47 The Cancel reasons link enables you to predefine the reasons for which a line
48 item or a PO can be cancelled. A default list of reasons appears, but you can
49 add custom reasons to this list. Applying the cancel reason will prevent the
50 item from appearing in a claims list and will allow you to cancel debits
51 associated with the purchase. Cancel reasons also enable you to suspend or delay
52 a purchase. For example, you could create a cancel reason of 'back ordered,' and
53 you could choose to keep the debits associated with the purchase.
54
55 Create a cancel/suspend reason
56 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
57
58 . To add a new cancel reason, click _Administration -> Server Administration ->
59 Acquisitions -> Cancel reasons_.
60
61 . Click _New Cancel Reason_.
62
63 . Select a using library from the drop-down menu. The using library indicates
64 the organizational units whose staff can use this cancel reason. This menu is
65 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
66 organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational
67 Units.)
68
69 . Create a label for the cancel reason. This label will appear when you select a
70 cancel reason on an item or a PO.
71
72 . Create a description of the cancel reason. This is a free text field and can
73 be comprised of any text of your choosing.
74
75 . If you want to retain the debits associated with the cancelled purchase, click
76 the box adjacent to Keep Debits->
77
78 . Click _Save_.
79
80 Claiming
81 ~~~~~~~~
82
83 indexterm:[acquisitions,claiming]
84
85 Currently, all claiming is manual, but the admin module enables you to build
86 claim policies and specify the action(s) that users should take to claim items.
87
88 Create a claim policy
89 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
90
91 The claim policy link enables you to name the claim policy and specify the
92 organization that owns it.
93
94 . To create a claim policy, click _Admin -> Server Administration -> 
95 Acquisitions -> Claim Policies_.
96 . Create a claim policy name. No limits exist on the number of characters that
97 can be entered in this field.
98 . Select an org unit from the drop-down menu. The org unit indicates the
99 organizational units whose staff can use this claim policy. This menu is
100 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
101 organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational
102 Units).
103 +
104 [NOTE]
105 The rule of parental inheritance applies to this list.
106 +
107 . Enter a description. No limits exist on the number of characters that can be
108 entered in this field.
109 . Click _Save_.
110
111 Create a claim type
112 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
113
114 The claim type link enables you to specify the reason for a type of claim.
115
116 . To create a claim type, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions 
117 -> Claim types_.
118 . Create a claim type. No limits exist on the number of characters that can be
119 entered in this field.
120 . Select an org unit from the drop-down menu. The org unit indicates the
121 organizational units whose staff can use this claim type. This menu is populated
122 with the shortnames that you created for your libraries in the organizational
123 units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
124 +
125 [NOTE]
126 The rule of parental inheritance applies to this list.
127 +
128 . Enter a description. No limits exist on the number of characters that can be
129 entered in this field.
130 . Click _Save_.
131
132 Create a claim event type
133 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
134
135 The claim event type describes the physical action that should occur when an
136 item needs to be claimed. For example, the user should notify the vendor via
137 email that the library is claiming an item.
138
139 . To access the claim event types, click _Admin -> Server Administration ->
140 Acquisitions -> Claim event type_.
141 . Enter a code for the claim event type. No limits exist on the number of
142 characters that can be entered in this field.
143 . Select an org unit from the drop-down menu. The org unit indicates the
144 organizational units whose staff can use this event type. This menu is populated
145 with the shortnames that you created for your libraries in the organizational
146 units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
147 +
148 [NOTE]
149 The rule of parental inheritance applies to this list.
150 +
151 . Enter a description. No limits exist on the number of characters that can be
152 entered in this field.
153 . If this claim is initiated by the user, then check the box adjacent to Library
154 Initiated.
155 +
156 [NOTE]
157 Currently, all claims are initiated by a user. The ILS cannot automatically
158 claim an issue.
159 +
160 . Click _Save_.
161
162 Create a claim policy action
163 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
164
165 The claim policy action enables you to specify how long a user should wait
166 before claiming the item.
167
168 . To access claim policy actions, click _Admin -> Server Administration -> 
169 Acquisitions ->Claim Policy Actions_.
170
171 . Select an Action (Event Type) from the drop-down menu.
172
173 . Enter an action interval. This field indicates how long a user should wait
174 before claiming the item.
175
176 . In the Claim Policy ID field, select a claim policy from the drop-down menu.
177
178 . Click _Save_.
179
180 [NOTE]
181 You can create claim cycles by adding multiple claim policy actions to a claim
182  policy.
183
184 Currency Types
185 ~~~~~~~~~~~~~~
186
187 indexterm:[acquisitions,currency types] 
188
189 Currency types can be created and applied to funds in the administrative module. 
190 When a fund is applied to a copy or line item for purchase, the item will be 
191 purchased in the currency associated with that fund. 
192
193
194
195 Create a currency type
196 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
197
198 . To create a new currency type, click _Admin -> Server Administration -> 
199 Acquisitions -> Currency types_. 
200
201 . Enter the currency code. No limits exist on the number of characters that can 
202 be entered in this field. 
203
204 . Enter the name of the currency type in Currency Label field. No limits exist 
205 on the number of characters that can be entered in this field. 
206
207 . Click Save. 
208
209
210
211 Edit a currency type
212 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
213
214 . To edit a currency type, click your cursor in the row that you want to edit.
215 The row will turn blue.
216
217 . Double click. The pop-up box will appear, and you can edit the fields.
218
219 . After making changes, click Save.
220
221 [NOTE]
222 From the currency types interface, you can delete currencies that have never
223 been applied to funds or used to make purchases.
224
225 Distribution Formulas
226 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
227
228 indexterm:[acquisitions,distribution formulas, templates]
229
230 Distribution formulas allow you to specify the number of copies that should be
231 distributed to specific branches. They can also serve as templates allowing you
232 to predefine settings for your copies. You can create and reuse formulas as
233 needed.
234
235 Create a distribution formula
236 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
237
238 . Click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions ->Distribution
239 Formulas_.
240 . Click _New Formula_.
241 . Enter a Formula Name. No limits exist on the number of characters that can be
242 entered in this field.
243 . Choose a Formula Owner from the drop-down menu. The Formula Owner indicates
244 the organizational units whose staff can use this formula. This menu is
245 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
246 organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational
247 Units).
248 +
249 [NOTE]
250 The rule of parental inheritance applies to this list.
251 +
252 . Ignore the Skip Count field which is currently not used.
253 . Click _Save_.
254 . Click _New Entry_.
255 . Select an Owning Library from the drop-down menu. This indicates the branch
256 that will receive the items. This menu is populated with the shortnames that you
257 created for your libraries in the organizational units tree (See _Admin -> 
258 Server Administration -> Organizational Units_).
259 . Select/enter any of the following copy details you want to predefine in the
260 distribution formula.
261 * Copy Location
262 * Fund
263 * Circ Modifier
264 * Collection Code 
265 . In the Item Count field, enter the number of items that should be distributed
266 to the branch. You can enter the number or use the arrows on the right side of
267 the field.
268 . Click _Apply Changes_. The screen will reload.
269 . To view the changes to your formula, click Admin -> Server Administration -> 
270 Acquisitions -> Distribution Formulas. The item_count will reflect the entries 
271 to your distribution formula.
272
273 [NOTE]
274 To edit the Formula Name, click the hyperlinked name of the formula in the top
275 left corner. A pop-up box will enable you to enter a new formula name.
276
277 Edit a distribution formula
278 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
279
280 To edit a distribution formula, click the hyperlinked title of the formula.
281
282 EDI
283 ~~~
284 Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to order new
285 acquisitions. Users can set up EDI accounts and manage EDI messages in the admin
286  module. EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.  See
287 also the link:../installation/edi_setup.txt[EDI Installation Instructions]
288 because this is required for use of EDI.
289
290 The following fields are required to create an EDI account: 
291
292 [NOTE]
293 host, username, password, path, and incoming directory.
294
295 EDI accounts
296 ^^^^^^^^^^^^
297
298 indexterm:[acquisitions,EDI,accounts]
299 indexterm:[EDI,accounts]
300
301 Create EDI Accounts to communicate electronically with providers.
302
303 . Create a label. The label allows you to differentiate between accounts for the
304 same provider. No limits exist on the number of characters that can be entered
305 in this field.
306 . Enter a host. Your provider will provide you with the requisite FTP or SCP
307 information.
308 . Enter the username that has been supplied by your provider.
309 . Enter the password that has been supplied by your provider.
310 . Enter account information. This field enables you to add a supplemental
311 password for entry to a remote system after log in has been completed. This 
312 field is optional for the ILS but may be required by your provider.
313 . Select an owner from the drop-down menu. The owner indicates the 
314 organizational units whose staff can use this EDI account. This menu is 
315 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
316 organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational 
317 Units).
318 +
319 [NOTE]
320 The rule of parental inheritance applies to this list.
321 +
322 . The Last Activity updates automatically with any inbound or outbound
323 communication.
324 . Select a provider from the drop-down menu to whom this account belongs.
325 . Enter a path. The path indicates a directory on the vendor’s server where 
326   Evergreen will deposit its outgoing order files.
327 . Enter the incoming directory. This indicates the directory
328   on the vendor’s server where Evergreen will retrieve incoming order 
329   responses and invoices.
330 . Enter the vendor account number supplied by your provider.
331 . Enter the vendor account code supplied by your provider.
332 . Click Save.
333
334 EDI messages
335 ^^^^^^^^^^^^
336
337 indexterm:[EDI,messages]
338 indexterm:[acquisitions,EDI,messages]
339
340
341 The EDI messages screen displays all incoming and outgoing messages between the 
342 library and the vendor.
343
344 Exchange Rates
345 ~~~~~~~~~~~~~~
346
347 indexterm:[acquisitions,exchange rates]
348
349 Exchange rates define the rate of exchange between currencies. Evergreen will
350 automatically calculate exchange rates for purchases. Evergreen assumes that the
351 currency of the purchasing fund is identical to the currency of the provider, 
352 but it provides for two unique situations: If the currency of the fund that is 
353 used for the purchase is different from the currency of the provider as listed 
354 in the provider profile, then Evergreen will use the exchange rate to calculate
355 the price of the item in the currency of the fund and debit the fund 
356 accordingly. When money is transferred between funds that use different
357 currency types, Evergreen will automatically use the exchange rate to convert
358 the money to the currency of the receiving fund. During such transfers, 
359 however, staff can override the automatic conversion by providing an explicit
360 amount to credit to the receiving fund.
361
362 Create an exchange rate
363 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
364
365 . To create a new exchange rate, click _Admin -> Server Administration -> 
366 Acquisitions -> Exchange Rates_.
367
368 . Click New Exchange Rate.
369
370 . Enter the From Currency from the drop-down menu populated by the currency
371 types.
372
373 . Enter the To Currency from the drop-down menu populated by the currency types.
374
375 . Enter the exchange Ratio.
376
377 . Click _Save_.
378
379 Edit an exchange rate
380 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
381
382 Edit an exchange rate just as you would edit a currency type.
383
384 MARC Federated Search
385 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
386
387
388 indexterm:[acquisitions,MARC federated search]
389
390 The MARC Federated Search enables you to import bibliographic records into a
391 selection list or purchase order from a Z39.50 source.
392
393 . Click _Acquisitions -> MARC Federated Search_.
394 . Check the boxes of Z39.50 services that you want to search. Your local 
395 Evergreen Catalog is checked by default. Click Submit.
396 +
397 image::media/acq_marc_search.png[search form]
398 +
399 . A list of results will appear. Click the _Copies_ link to add copy information
400 to the line item. See <<line_item_features, Line Item Features>> for more 
401 information.
402 . Click the Notes link to add notes or line item alerts to the line item. See
403 <<line_item_features, Line Item Features>> for more information.
404 . Enter a price in the _Estimated Price_ field.
405 . You can save the line item(s) to a selection list by checking the box on the
406 line item and clicking _Actions -> Save Items to Selection List_. You can also
407 create a purchase order from the line item(s) by checking the box on the line
408 item and clicking _Actions -> Create Purchase Order_.
409
410 image::media/acq_marc_search-2.png[line item]
411
412 Fund Tags
413 ~~~~~~~~~
414
415 indexterm:[acquisitions,funds,tags]
416
417 You can apply tags to funds so that you can group funds for easy reporting. For
418 example, you have three funds for children's materials: Children's Board Books,
419 Children's DVDs, and Children's CDs. Assign a fund tag of 'children's' to each
420 fund. When you need to report on the amount that has been spent on all 
421 children's materials, you can run a report on the fund tag to find total
422  expenditures on children's materials rather than reporting on each individual
423 fund.
424
425 Create a Fund Tag
426
427 . To create a fund tag, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions ->
428 Fund Tags_.
429 . Click _New Fund Tag_. No limits exist on the number of characters that can be
430 entered in this field.
431 . Select a Fund Tag Owner from the drop-down menu. The owner indicates the
432 organizational unit(s) whose staff can use this fund tag. This menu is
433 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
434 organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational
435 Units).
436 +
437 [NOTE]
438 The rule of parental inheritance applies to this list.
439 +
440 . Enter a Fund Tag Name. No limits exist on the number of characters that can be
441 entered in this field.
442 . Click _Save_.
443
444 Funding Sources
445 ~~~~~~~~~~~~~~~
446
447 indexterm:[acquisitions,funding sources]
448
449 Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your
450 fund(s). You can create as few or as many funding sources as you need.   These
451 can be used to track exact amounts for accounts in your general ledger.  You can
452  then use funds to track spending and purchases for specific collections.
453
454 Create a funding source
455 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
456
457 . To create a new funding source, click _Admin -> Server Administration ->
458 Acquisitions -> Funding Source_.
459 . Enter a funding source name. No limits exist on the number of characters that
460 can be entered in this field.
461 . Select an owner from the drop-down menu. The owner indicates the
462 organizational unit(s) whose staff can use this funding source. This menu is
463 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
464 organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational 
465 Units).
466 +
467 [NOTE]
468 The rule of parental inheritance applies to this list. For example, if a system
469 is made the owner of a funding source, then users with appropriate permissions
470 at the branches within the system could also use the funding source.
471 +
472 . Create a code for the source. No limits exist on the number of characters that
473  can be entered in this field.
474 . Select a currency from the drop-down menu. This menu is populated from the
475 choices in the Currency Types interface.
476 . Click _Save_.
477
478 Allocate credits to funding sources
479 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
480
481 . Apply a credit to this funding source.
482
483 . Enter the amount of money that the funding source contributes to the
484 organization. Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you
485 can continue to add money to the same funding source over multiple years, e.g.
486 County Funding. Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. County
487 Funding 2010 and County Funding 2011, and apply credits each year to the 
488 matching source.
489
490 . To apply a credit, click on the hyperlinked name of the funding source. The
491 Funding Source Details will appear.
492
493 . Click _Apply Credit_.
494
495 . Enter an amount to apply to this funding source.
496
497 . Enter a note. This field is optional.
498
499 . Click _Apply_.
500
501 Allocate credits to funds
502 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
503
504 If you have already set up your funds, then you can then click the Allocate to
505 Fund button to apply credits from the funding sources to the funds. If you have
506 not yet set up your funds, or you need to add a new one, you can allocate
507 credits to funds from the funds interface. See section 1.2 for more information.
508
509 . To allocate credits to funds, click _Allocate to Fund_.
510
511 . Enter the amount that you want to allocate.
512
513 . Enter a note. This field is optional.
514
515 . Click _Apply_.
516
517 Track debits and credits
518 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
519
520 You can track credits to and allocations from each funding source. These amounts
521  are updated when credits and allocations are made in the Funding Source
522  Details. Access the Funding Source Details by clicking on the hyperlinked name 
523  of the Funding Source.
524
525 Funds
526 ~~~~~
527
528 indexterm:[acquisitions,funds]
529
530 Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds
531 interface, you can create funds; allocate credits from funding sources to funds;
532  transfer money between funds; and apply fund tags to funds. Funds are created
533  for a specific year, either fiscal or calendar. These funds are owned by org
534  units. At the top of the funds interface, you can set a contextual org unit and
535  year. The drop-down menu at the top of the screen enables you to focus on funds
536  that are owned by specific organizational units during specific years.
537
538 Create a fund
539 ^^^^^^^^^^^^^
540
541 . To create a new fund, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions ->
542  Funds_.
543 . Enter a name for the fund. No limits exist on the number of characters that
544 can be entered in this field.
545 . Create a code for the fund. No limits exist on the number of characters that
546 can be entered in this field.
547 . Enter a year for the fund. This can be a fiscal year or a calendar year. The
548 format of the year is YYYY.
549 . Select an org unit from the drop-down menu. The org unit indicates the
550 organizational units whose staff can use this fund. This menu is populated with
551 the shortnames that you created for your libraries in the organizational units
552 tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
553 +
554 [NOTE]
555 The rule of parental inheritance applies to this list. See section
556 +
557 . Select a currency type from the drop-down menu. This menu is comprised of
558 entries in the currency types menu. When a fund is applied to a line item or
559 copy, the price of the item will be encumbered in the currency associated with
560 the fund.
561 . Click the Active box to activate this fund. You cannot make purchases from 
562 this fund if it is not active.
563 . Enter a Balance Stop Percent. The balance stop percent prevents you from 
564 making purchases when only a specified amount of the fund remains. For example,
565 if you want to spend 95 percent of your funds, leaving a five percent balance in
566  the fund, then you would enter 95 in the field. When the fund reaches its
567  balance stop percent, it will appear in red when you apply funds to copies.
568 . Enter a Balance Warning Percent. The balance warning percent gives you a 
569 warning that the fund is low. You can specify any percent. For example, if you
570 want to spend 90 percent of your funds and be warned when the fund has only 10
571 percent of its balance remaining, then enter 90 in the field. When the fund
572 reaches its balance warning percent, it will appear in yellow when you apply
573 funds to copies.
574 . Check the Propagate box to propagate funds. When you propagate a fund, the ILS
575 will create a new fund for the following fiscal year with the same parameters
576 as your current fund. All of the settings transfer except for the year and the
577 amount of money in the fund. Propagation occurs during the fiscal year close-out
578 operation.
579 . Check the Rollover box if you want to roll over remaining funds into the same
580 fund next year. You should also check this box if you only want to roll over
581 encumbrances into next year's fund.
582 . Click _Save_.
583
584 Allocate credits from funding sources to funds
585 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
586
587 Credits can be applied to funds from funding sources using the fund interface.
588 The credits that you apply to the fund can be applied later to purchases.
589
590 . To access funds, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> 
591 Funds_.
592
593 . Click the hyperlinked name of the fund.
594
595 . To add a credit to the fund, click the Create Allocation tab.
596
597 . Choose a Funding Source from the drop-down menu.
598
599 . Enter an amount that you want to apply to the fund from the funding source.
600
601 . Enter a note. This field is optional.
602
603 . Click _Apply_.
604
605 Transfer credits between funds
606 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
607
608 The credits that you allocate to funds can be transferred between funds if
609 desired. In the following example, you can transfer $500.00 from the Young Adult
610 Fiction fund to the Children's DVD fund.
611
612 . To access funds, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> 
613 Funds_.
614
615 . Click the hyperlinked name of the originating fund.
616
617 . The Fund Details screen appears. Click Transfer Money.
618
619 . Enter the amount that you would like to transfer.
620
621 . From the drop-down menu, select the destination fund.
622
623 . Add a note. This field is optional.
624
625 . Click _Transfer_.
626
627 Track balances and expenditures
628 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
629
630 The Fund Details allows you to track the fund's balance, encumbrances, and
631 amount spent. It also allows you to track allocations from the funding
632 source(s), debits, and fund tags.
633
634 . To access the fund details, click on the hyperlinked name of the fund that you
635 created.
636
637 . The Summary allows you to track the following:
638
639 . Balance - The balance is calculated by subtracting both items that have been
640 invoiced and encumbrances from the total allocated to the fund.
641 . Total Allocated - This amount is the total amount allocated from the Funding
642 Source.
643 . Spent Balance - This balance is calculated by subtracting only the items that
644 have been invoiced from the total allocated to the fund. It does not include
645 encumbrances.
646 . Total Debits - The total debits are calculated by adding the cost of items
647 that have been invoiced and encumbrances.
648 . Total Spent - The total spent is calculated by adding the cost of items that
649 have been invoiced. It does not include encumbrances.
650 . Total Encumbered - The total encumbered is calculated by adding all
651 encumbrances.
652
653
654 Fund reporting
655 ^^^^^^^^^^^^^^
656
657 indexterm:[acquisitions,funds,reports]
658 indexterm:[reports,funds]
659
660 A core source, Fund Summary, is available in the reports interface.  This
661 core source enables librarians to easily run a report on fund activity.  Fields
662 that are accessible in this interface include Remaining Balance, Total
663 Allocated, Total Encumbered, and Total Spent.
664
665
666 image::media/Core_Source_1.jpg[Core_Source1]
667
668
669
670 Edit a fund
671 ^^^^^^^^^^^
672
673 Edit a fund just as you would edit a currency type.
674
675 Perform fiscal year close-out operation
676 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
677
678 indexterm:[acquisitions,funds,fiscal rollover]
679
680 The Fiscal Year Close-Out Operation allows you to deactivate funds for the
681 current year and create analogous funds for the next year. It transfers
682 encumbrances to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if
683 you checked the rollover box when creating the fund.
684
685 . To access the year end closeout of a fund, click Admin -> Server
686 Administration -> Acquisitions -> Funds.
687
688 . Click _Fund Propagation and Rollover_.
689
690 . Check the box adjacent to _Perform Fiscal Year Close-Out Operation_.
691
692 . For funds that have the "Rollover" setting enabled, if you want to move the
693 fund's encumbrances to the next year without moving unspent money, check the
694 box adjacent to _Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances_.
695 +
696 [NOTE]
697 The _Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances_ will only display
698 if the _Allow funds to be rolled over without bringing the money along_ Library
699 Setting has been enabled. This setting is available in the Library Setting
700 Editor accessible via _Administration_ -> _Local Administration_ -> _Library
701 Settings Editor_.
702 +
703 image::media/Fiscal_Rollover1.jpg[Fiscal_Rollover1]
704
705 . Notice that the context org unit reflects the context org unit that you
706 selected at the top of the Funds screen.
707
708 . If you want to perform the close-out operation on the context org unit and its
709 child units, then check the box adjacent to Include Funds for Descendant Org
710 Units.
711
712 . Check the box adjacent to dry run if you want to test changes to the funds
713 before they are enacted. Evergreen will generate a summary of the changes that
714 would occur during the selected operations. No data will be changed.
715
716 . Click _Process_.
717
718 . Evergreen will begin the propagation process. Evergreen will make a clone of
719 each fund, but it will increment the year by 1.
720
721 Invoice menus
722 ~~~~~~~~~~~~~
723
724 indexterm:[acquisitions,invoices]
725
726 Invoice menus allow you to create drop-down menus that appear on invoices. You
727 can create an invoice item type or invoice payment method.
728
729 Invoice item type
730 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
731
732 The invoice item type allows you to enter the types of additional charges that
733 you can add to an invoice. Examples of additional charge types might include
734 taxes or processing fees. Charges for bibliographic items are listed separately
735 from these additional charges. A default list of charge types displays, but you
736 can add custom charge types to this list. Invoice item types can also be used
737 when adding non-bibliographic items to a purchase order. When invoiced, the
738 invoice item type will copy from the purchase order to the invoice.
739
740 . To create a new charge type, click _Admin -> Server Administration ->
741 Acquisitions -> Invoice Item Type_.
742
743 . Click _New Invoice Item Type_.
744
745 . Create a code for the charge type. No limits exist on the number of characters
746 that can be entered in this field.
747
748 . Create a label. No limits exist on the number of characters that can be
749 entered in this field. The text in this field appears in the drop-down menu on
750 the invoice.
751
752 . If items on the invoice were purchased with the monies in multiple funds, then
753 you can divide the additional charge across funds. Check the box adjacent to
754 Prorate-> if you want to prorate the charge across funds.
755
756 . Click _Save_.
757
758 Invoice payment method
759 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
760
761 The invoice payment method allows you to predefine the type(s) of invoices and
762 payment method(s) that you accept. The text that you enter in the admin module
763 will appear as a drop-down menu in the invoice type and payment method fields on
764 the invoice.
765
766 . To create a new invoice payment method, click _Admin -> Server Administration 
767 -> Acquisitions -> Invoice Payment Method_.
768
769 . Click _New Invoice Payment Method_.
770
771 . Create a code for the invoice payment method. No limits exist on the number of
772 characters that can be entered in this field.
773
774 . Create a name for the invoice payment method. No limits exist on the number of
775 characters that can be entered in this field. The text in this field appears in
776 the drop-down menu on the invoice.
777
778 . Click _Save_.
779
780 Payment methods can be deleted from this screen.
781
782 Line Item Features
783 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
784 [[line_item_features]]
785
786 indexterm:[acquisitions,line items]
787
788 Line item alerts are predefined text that can be added to line items that are on
789 selection lists or purchase orders. You can define the alerts from which staff
790 can choose. Line item alerts appear in a pop-up box when the line item, or any
791 of its copies, are marked as received.
792
793 Create a line item alert
794 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
795
796 . To create a line item alert, click _Administration -> Server Administration ->
797 Acquisitions -> Line Item Alerts_.
798
799 . Click _New Line Item Alert Text_.
800
801 . Create a code for the text. No limits exist on the number of characters that
802 can be entered in this field.
803
804 . Create a description for the text. No limits exist on the number of characters
805 that can be entered in this field.
806
807 . Select an owning library from the drop-down menu. The owning library indicates
808 the organizational units whose staff can use this alert. This menu is populated
809 with the shortnames that you created for your libraries in the organizational
810 units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
811
812 . Click _Save_.
813
814 Line item MARC attribute definitions
815 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
816
817 Line item attributes define the fields that Evergreen needs to extract from the
818 bibliographic records that are in the acquisitions database to display in the
819 catalog. Also, these attributes will appear as fields in the New Brief Record
820 interface. You will be able to enter information for the brief record in the
821 fields where attributes have been defined.
822
823 Providers
824 ~~~~~~~~~
825
826 Providers are vendors. You can create a provider profile that includes contact
827 information for the provider, holdings information, invoices, and other
828 information.
829
830 Create a provider
831 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
832
833 . To create a new provider, click _Admin_ -> _Server Administration_ -> 
834 _Acquisitions_ -> _Providers_.
835
836 . Enter the provider name.
837
838 . Create a code for the provider. No limits exist on the number of characters
839 that can be entered in this field.
840
841 . Select an owner from the drop-down menu. The owner indicates the
842 organizational units whose staff can use this provider. This menu is populated
843 with the shortnames that you created for your libraries in the organizational
844 units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
845 +
846 [NOTE]
847 The rule of parental inheritance applies to this list.
848 +
849 . Select a currency from the drop-down menu. This drop-down list is populated by
850 the list of currencies available in the currency types.
851
852 . A provider must be active in order for purchases to be made from that
853 provider. To activate the provider, check the box adjacent to Active. To
854 deactivate a vendor, uncheck the box.
855
856 . Add the default # of copies that are typically ordered through the provider.
857 This number will automatically populate the line item's _Copies_ box on any PO's
858 associated with this provider. If another quantity is entered during the
859 selection or ordering process, it will override this default. If no number is
860 specified, the default number of copies will be zero.
861
862 . Select a default claim policy from the drop-down box. This list is derived
863 from the claim policies that can be created
864
865 . Select an EDI default. This list is derived from the EDI accounts that can be
866 created.
867
868 . Enter the provider's email address.
869
870 . In the Fax Phone field, enter the provider's fax number.
871
872 . In the holdings tag field, enter the tag in which the provider places holdings
873 data.
874
875 . In the phone field, enter the provider's phone number.
876
877 . If prepayment is required to purchase from this provider, then check the box
878 adjacent to prepayment required.
879
880 . Enter the Standard Address Number (SAN) for your provider.
881
882 . Enter the web address for the provider's website in the URL field.
883
884 . Click Save.
885
886 Add contact and holdings information to providers
887 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
888
889 After you save the provider profile, the screen reloads so that you can save
890 additional information about the provider. You can also access this screen by
891 clicking the hyperlinked name of the provider on the Providers screen. The tabs
892 allow you to add a provider address and contact, attribute definitions, and
893 holding subfields. You can also view invoices associated with the provider.
894
895 . Enter a Provider Address, and click Save.
896 +
897 [NOTE]
898 Required fields for the provider address are: Street 1, city, state, country,
899 post code. You may have multiple valid addresses.
900 +
901 . Enter the Provider Contact, and click Save.
902
903 . Your vendor may include information that is specific to your organization in
904 MARC tags. You can specify the types of information that should be entered in
905 each MARC tag. Enter attribute definitions to correlate MARC tags with the
906 information that they should contain in incoming vendor records. Some technical
907 knowledge is required to enter XPath information. As an example, if you need to
908 import the PO Name, you could set up an attribute definition by adding an XPath
909 similar to:
910 +
911 ------------------------------------------------------------------------------
912 code => purchase_order
913 xpath => //*[@tag="962"]/*[@code="p"]
914 Is Identifier => false
915 ------------------------------------------------------------------------------
916 +
917 where 962 is the holdings tag and p is the subfield that contains the PO Name.
918
919
920 . You may have entered a holdings tag when you created the provider profile. You
921 can also enter holdings subfields. Holdings subfields allow you to
922 specify subfields within the holdings tag to which your vendor adds holdings
923 information, such as quantity ordered, fund, and estimated price.
924
925 . Click invoices to access invoices associated with a provider.
926
927 Edit a provider
928 ^^^^^^^^^^^^^^^
929
930 Edit a provider just as you would edit a currency type.
931
932 You can delete providers only if no purchase orders have been assigned to them.
933