55da63732361689aa384a28cc7e20644a2da111f
[working/Evergreen.git] / docs / admin / acquisitions_admin.txt
1 Acquisitions Administration
2 ---------------------------
3
4 Acquisitions Permissions in the Admin module
5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
6
7 indexterm:[acquisitions,permissions]
8
9 Several setting in the Library Settings area of the Admin module pertain to functions in the Acquisitions module. You can access these settings by clicking _Admin -> Local Administration ->Library Settings Editor_.
10
11 * CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation - If you cancel a line item, then all of the on order copies in the catalog are deleted. If, when you cancel a line item, you also want to delete the bib record, then set this setting to TRUE.
12 * Default circulation modifier - This modifier would be applied to items that are created in the acquisitions module
13 * Default copy location - This copy location would be applied to items that are created in the acquisitions module
14 * Fund Spending Limit for Block - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, attempts to spend from the fund will be blocked.
15 * Fund Spending Limit for Warning - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, attempts to spend from the fund will result in a warning to the staff.
16 * Temporary barcode prefix - Temporary barcode prefix for items that are created in the acquisitions module
17 * Temporary call number prefix - Temporary call number prefix for items that are created in the acquisitions module
18
19 Cancel/Suspend reasons
20 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
21
22 indexterm:[acquisitions,purchase order,cancellation]
23 indexterm:[acquisitions,line item,cancellation]
24
25 The Cancel reasons link enables you to predefine the reasons for which a line item or a PO can be cancelled. A default list of reasons appears, but you can add custom reasons to this list. Applying the cancel reason will prevent the item from appearing in a claims list and will allow you to cancel debits associated with the purchase. Cancel reasons also enable you to suspend or delay a purchase. For example, you could create a cancel reason of 'back ordered,' and you could choose to keep the debits associated with the purchase.
26
27 Create a cancel/suspend reason
28 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
29
30 . To add a new cancel reason, click _Administration -> Server Administration -> Acquisitions -> Cancel reasons_.
31
32 . Click _New Cancel Reason_.
33
34 . Select a using library from the drop down menu. The using library indicates the organizational units whose staff can use this cancel reason. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units.)
35
36 . Create a label for the cancel reason. This label will appear when you select a cancel reason on an item or a PO.
37
38 . Create a description of the cancel reason. This is a free text field and can be comprised of any text of your choosing.
39
40 . If you want to retain the debits associated with the cancelled purchase, click the box adjacent to Keep Debits->
41
42 . Click _Save_.
43
44 Claiming
45 ~~~~~~~~
46
47 indexterm:[acquisitions,claiming]
48
49 Currently, all claiming is manual, but the admin module enables you to build claim policies and specify the action(s) that users should take to claim items.
50
51 Create a claim policy
52 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
53
54 The claim policy link enables you to name the claim policy and specify the organization that owns it.
55
56 . To create a claim policy, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Claim Policies_.
57 . Create a claim policy name. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
58 . Select an org unit from the drop down menu. The org unit indicates the organizational units whose staff can use this claim policy. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
59 +
60 [NOTE]
61 The rule of parental inheritance applies to this list.
62 +
63 . Enter a description. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
64 . Click _Save_.
65
66 Create a claim type
67 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
68
69 The claim type link enables you to specify the reason for a type of claim.
70
71 . To create a claim type, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Claim types_.
72 . Create a claim type. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
73 . Select an org unit from the drop down menu. The org unit indicates the organizational units whose staff can use this claim type. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
74 +
75 [NOTE]
76 The rule of parental inheritance applies to this list.
77 +
78 . Enter a description. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
79 . Click _Save_.
80
81 Create a claim event type
82 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
83
84 The claim event type describes the physical action that should occur when an item needs to be claimed. For example, the user should notify the vendor via email that the library is claiming an item.
85
86 . To access the claim event types, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions ->Claim event type_.
87 . Enter a code for the claim event type. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
88 . Select an org unit from the drop down menu. The org unit indicates the organizational units whose staff can use this event type. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
89 +
90 [NOTE]
91 The rule of parental inheritance applies to this list.
92 +
93 . Enter a description. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
94 . If this claim is initiated by the user, then check the box adjacent to Library Initiated.
95 +
96 [NOTE]
97 Currently, all claims are initiated by a user. The ILS cannot automatically claim an issue.
98 +
99 . Click _Save_.
100
101 Create a claim policy action
102 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
103
104 The claim policy action enables you to specify how long a user should wait before claiming the item.
105
106 . To access claim policy actions, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions ->Claim Policy Actions_.
107
108 . Select an Action (Event Type) from the drop down menu.
109
110 . Enter an action interval. This field indicates how long a user should wait before claiming the item.
111
112 . In the Claim Policy ID field, select a claim policy from the drop down menu.
113
114 . Click _Save_.
115
116 [NOTE]
117 You can create claim cycles by adding multiple claim policy actions to a claim policy.
118
119 Currency Types
120 ~~~~~~~~~~~~~~
121
122 indexterm:[acquisitions,currency types]
123
124 Currency types can be created and applied to funds in the administrative module. When a fund is applied to a copy or line item for purchase, the item will be purchased in the currency associated with that fund.
125
126 Create a currency type
127 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
128
129 . To create a new currency type, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Currency types_.
130
131 . Enter the currency code. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
132
133 . Enter the name of the currency type in Currency Label field. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
134
135 . Click Save.
136
137 Edit a currency type
138 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
139
140 . To edit a currency type, click your cursor in the row that you want to edit. The row will turn blue.
141
142 . Double~click. The pop~up box will appear, and you can edit the fields.
143
144 . After making changes, click Save.
145
146 [NOTE]
147 From the currency types interface, you can delete currencies that have never been applied to funds or used to make purchases.
148
149 Distribution Formulas
150 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
151
152 indexterm:[acquisitions,distribution formulas]
153
154 Distribution formulas allow you to specify the number of copies that should be distributed to specific branches. You can create and reuse formulas as needed.
155
156 Create a distribution formula
157 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
158
159 . Click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions ->Distribution Formulas_.
160 . Click _New Formula_.
161 . Enter a Formula Name. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
162 . Choose a Formula Owner from the drop down menu. The Formula Owner indicates the organizational units whose staff can use this formula. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
163 +
164 [NOTE]
165 The rule of parental inheritance applies to this list.
166 +
167 . Ignore the Skip Count field which is currently not used.
168 . Click _Save_.
169 . Click _New Entry_.
170 . Select an Owning Library from the drop down menu. This indicates the branch that will receive the items. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See _Admin -> Server Administration -> Organizational Units_).
171 . Select a Shelving Location from the drop down menu.
172 . In the Item Count field, enter the number of items that should be distributed to the branch. You can enter the number or use the arrows on the right side of the field.
173 . Click _Apply Changes_. The screen will reload.
174 . To view the changes to your formula, click Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Distribution Formulas. The item_count will reflect the entries to your distribution formula.
175
176 [NOTE]
177 To edit the Formula Name, click the hyperlinked name of the formula in the top left corner. A pop up box will enable you to enter a new formula name.
178
179 Edit a distribution formula
180 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
181
182 To edit a distribution formula, click the hyperlinked title of the formula.
183
184 EDI
185 ~~~
186 Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to order new acquisitions. Users can set up EDI accounts and manage EDI messages in the admin module. EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.  See also the link:../installation/edi_setup.txt[EDI Installation Instructions] because this is required for use of EDI.
187
188 The following fields are required to create an EDI account: 
189
190 [NOTE]
191 host, username, password, path, and incoming directory.
192
193 EDI Accounts
194 ^^^^^^^^^^^^
195
196 indexterm:[acquisitions,EDI,accounts]
197 indexterm:[EDI,accounts]
198
199 Create EDI Accounts to communicate electronically with providers.
200
201 . Create a label. The label allows you to differentiate between accounts for the same provider. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
202 . Enter a host. Your provider will provide you with the requisite FTP or SCP information.
203 . Enter the username that has been supplied by your provider.
204 . Enter the password that has been supplied by your provider.
205 . Enter account information. This field enables you to add a supplemental password for entry to a remote system after log in has been completed. This field is optional for the ILS but may be required by your provider.
206 . Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational units whose staff can use this EDI account. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
207 +
208 [NOTE]
209 The rule of parental inheritance applies to this list.
210 +
211 . The Last Activity updates automatically with any inbound or outbound communication.
212 . Select a provider from the drop down menu to whom this account belongs.
213 . Enter a path. The path indicates the remote location on the server from which files are pulled in to the ILS.
214 . Enter the incoming directory. This directory indicates the location on your local network to which the files download.
215 . Enter the vendor account number supplied by your provider.
216 . Enter the vendor account code supplied by your provider.
217 . Click Save.
218
219 EDI Messages
220 ^^^^^^^^^^^^
221
222 indexterm:[EDI,messages]
223 indexterm:[acquisitions,EDI,messages]
224
225
226 The EDI messages screen displays all incoming and outgoing messages between the library and the vendor.
227
228 Exchange Rates
229 ~~~~~~~~~~~~~~
230
231 indexterm:[acquisitions,exchange rates]
232
233 Exchange rates define the rate of exchange between currencies. Evergreen will automatically calculate exchange rates for purchases. Evergreen assumes that the currency of the purchasing fund is identical to the currency of the provider, but it provides for two unique situations: If the currency of the fund that is used for the purchase is different from the currency of the provider as listed in the provider profile, then Evergreen will use the exchange rate to calculate the price of the item in the currency of the fund and debit the fund accordingly. When money is transferred between funds that use different currency types, Evergreen will automatically use the exchange rate to convert the money to the currency of the receiving fund. During such transfers, however, staff can override the automatic conversion by providing an explicit amount to credit to the receiving fund.
234
235 Create an exchange rate
236 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
237
238 . To create a new exchange rate, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Exchange Rates_.
239
240 . Click New Exchange Rate.
241
242 . Enter the From Currency from the drop down menu populated by the currency types.
243
244 . Enter the To Currency from the drop down menu populated by the currency types.
245
246 . Enter the exchange Ratio.
247
248 . Click _Save_.
249
250 Edit an Exchange Rate
251 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
252
253 Edit an exchange rate just as you would edit a currency type.
254
255 MARC Federated Search
256 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
257
258
259 indexterm:[acquisitions,MARC federated search]
260
261 The MARC Federated Search enables you to import bibliographic records into a selection list or purchase order from a Z39.50 source.
262
263 . Click _Acquisitions -> MARC Federated Search_.
264 . Check the boxes of Z39.50 services that you want to search. Your local Evergreen Catalog is checked by default. Click Submit.
265 +
266 image::media/acq_marc_search.png[search form]
267 +
268 . A list of results will appear. Click the _Copies_ link to add copy information to the line item. See <<line_item_features, Line Item Feratures>> for more information.
269 . Click the Notes link to add notes or line item alerts to the line item. See <<line_item_features, Line Item Feratures>> for more information.
270 . Enter a price in the _Estimated Price_ field.
271 . You can save the line item(s) to a selection list by checking the box on the line item and clicking _Actions -> Save Items to Selection List_. You can also create a purchase order from the line item(s) by checking the box on the line item and clicking _Actions -> Create Purchase Order_.
272
273 image::media/acq_marc_search-2.png[line item]
274
275 Fund Tags
276 ~~~~~~~~~
277
278 indexterm:[acquisitions,funds,tags]
279
280 You can apply tags to funds so that you can group funds for easy reporting. For example, you have three funds for children's materials: Children's Board Books, Children's DVDs, and Children's CDs. Assign a fund tag of 'children's' to each fund. When you need to report on the amount that has been spent on all children's materials, you can run a report on the fund tag to find total expenditures on children's materials rather than reporting on each individual fund.
281
282 Create a Fund Tag
283
284 . To create a fund tag, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Fund Tags_.
285 . Click _New Fund Tag_. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
286 . Select a Fund Tag Owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund tag. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
287 +
288 [NOTE]
289 The rule of parental inheritance applies to this list.
290 +
291 . Enter a Fund Tag Name. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
292 . Click _Save_.
293
294 Funding Sources
295 ~~~~~~~~~~~~~~~
296
297 indexterm:[acquisitions,funding sources]
298
299 Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your fund(s). You can create as few or as many funding sources as you need.   These can be used to track exact amounts for accounts in your general ledger.  You can then use funds to track spending and purchases for specific collections.
300
301 Create a funding source
302 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
303
304 . To create a new funding source, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Funding Source_.
305 . Enter a funding source name. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
306 . Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this funding source. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
307 +
308 [NOTE]
309 The rule of parental inheritance applies to this list. For example, if a system is made the owner of a funding source, then users with appropriate permissions at the branches within the system could also use the funding source.
310 +
311 . Create a code for the source. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
312 . Select a currency from the drop down menu. This menu is populated from the choices in the Currency Types interface.
313 . Click _Save_.
314
315 Allocate Credits to Funding Sources
316 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
317
318 . Apply a credit to this funding source.
319
320 . Enter the amount of money that the funding source contributes to the organization. Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you can continue to add money to the same funding source over multiple years, e.g. County Funding. Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. County Funding 2010 and County Funding 2011, and apply credits each year to the matching source.
321
322 . To apply a credit, click on the hyperlinked name of the funding source. The Funding Source Details will appear.
323
324 . Click _Apply Credit_.
325
326 . Enter an amount to apply to this funding source.
327
328 . Enter a note. This field is optional.
329
330 . Click _Apply_.
331
332 Allocate credits to funds
333 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
334
335 If you have already set up your funds, then you can then click the Allocate to Fund button to apply credits from the funding sources to the funds. If you have not yet set up your funds, or you need to add a new one, you can allocate credits to funds from the funds interface. See section 1.2 for more information.
336
337 . To allocate credits to funds, click _Allocate to Fund_.
338
339 . Enter the amount that you want to allocate.
340
341 . Enter a note. This field is optional.
342
343 . Click _Apply_.
344
345 Track Debits and Credits
346 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
347
348 You can track credits to and allocations from each funding source. These amounts are updated when credits and allocations are made in the Funding Source Details. Access the Funding Source Details by clicking on the hyperlinked name of the Funding Source.
349
350 Funds
351 ~~~~~
352
353 indexterm:[acquisitions,funds]
354
355 Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds interface, you can create funds; allocate credits from funding sources to funds; transfer money between funds; and apply fund tags to funds. Funds are created for a specific year, either fiscal or calendar. These funds are owned by org units. At the top of the funds interface, you can set a contextual org unit and year. The drop down menu at the top of the screen enables you to focus on funds that are owned by specific organizational units during specific years.
356
357 Create a fund
358 ^^^^^^^^^^^^^
359
360 . To create a new fund, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Funds_.
361 . Enter a name for the fund. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
362 . Create a code for the fund. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
363 . Enter a year for the fund. This can be a fiscal year or a calendar year. The format of the year is YYYY.
364 . Select an org unit from the drop down menu. The org unit indicates the organizational units whose staff can use this fund. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
365 +
366 [NOTE]
367 The rule of parental inheritance applies to this list. See section
368 +
369 . Select a currency type from the drop down menu. This menu is comprised of entries in the currency types menu. When a fund is applied to a line item or copy, the price of the item will be encumbered in the currency associated with the fund.
370 . Click the Active box to activate this fund. You cannot make purchases from this fund if it is not active.
371 . Enter a Balance Stop Percent. The balance stop percent prevents you from making purchases when only a specified amount of the fund remains. For example, if you want to spend 95 percent of your funds, leaving a five percent balance in the fund, then you would enter 95 in the field. When the fund reaches its balance stop percent, it will appear in red when you apply funds to copies.
372 . Enter a Balance Warning Percent. The balance warning percent gives you a warning that the fund is low. You can specify any percent. For example, if you want to spend 90 percent of your funds and be warned when the fund has only 10 percent of its balance remaining, then enter 90 in the field. When the fund reaches its balance warning percent, it will appear in yellow when you apply funds to copies.
373 . Check the Propagate box to propagate funds. When you propagate a fund, the ILS will create a new fund for the following fiscal year with the same parameters as your current fund. All of the settings transfer except for the year and the amount of money in the fund. Propagation occurs during the fiscal year close~out operation.
374 . Check the Rollover box if you want to roll over remaining funds into the same fund next year.
375 . Click _Save_.
376
377 Allocate Credits from Funding Sources to Funds
378 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
379
380 Credits can be applied to funds from funding sources using the fund interface. The credits that you apply to the fund can be applied later to purchases.
381
382 . To access funds, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Funds_.
383
384 . Click the hyperlinked name of the fund.
385
386 . To add a credit to the fund, click the Create Allocation tab.
387
388 . Choose a Funding Source from the drop down menu.
389
390 . Enter an amount that you want to apply to the fund from the funding source.
391
392 . Enter a note. This field is optional.
393
394 . Click _Apply_.
395
396 Transfer credits between funds
397 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
398
399 The credits that you allocate to funds can be transferred between funds if desired. In the following example, you can transfer $500.00 from the Young Adult Fiction fund to the Children's DVD fund.
400
401 . To access funds, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Funds_.
402
403 . Click the hyperlinked name of the originating fund.
404
405 . The Fund Details screen appears. Click Transfer Money.
406
407 . Enter the amount that you would like to transfer.
408
409 . From the drop down menu, select the destination fund.
410
411 . Add a note. This field is optional.
412
413 . Click _Transfer_.
414
415 Track Balances and Expenditures
416 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
417
418 The Fund Details allows you to track the fund's balance, encumbrances, and amount spent. It also allows you to track allocations from the funding source(s), debits, and fund tags.
419
420 . To access the fund details, click on the hyperlinked name of the fund that you created.
421
422 . The Summary allows you to track the following:
423
424 . Balance - The balance is calculated by subtracting both items that have been invoiced and encumbrances from the total allocated to the fund.
425 . Total Allocated - This amount is the total amount allocated from the Funding Source.
426 . Spent Balance - This balance is calculated by subtracting only the items that have been invoiced from the total allocated to the fund. It does not include encumbrances.
427 . Total Debits - The total debits are calculated by adding the cost of items that have been invoiced and encumbrances.
428 . Total Spent - The total spent is calculated by adding the cost of items that have been invoiced. It does not include encumbrances.
429 . Total Encumbered - The total encumbered is calculated by adding all encumbrances.
430
431
432 Core Source Added for Fund Reporting
433 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
434
435 indexterm:[aquisitions,funds,reports]
436 indexterm:[reports,funds]
437
438 A new core source, Fund Summary, has been added to the reports interface.  This
439 core source enables librarians to run easily a report on fund activity.  Fields
440 that are accessible in this interface include Remaining Balance, Total
441 Allocated, Total Encumbered, and Total Spent.
442
443
444 image::/esi/docs/wp-content/uploads/2012/08/Core_Source_1.jpg[Core_Source1]
445
446
447
448 Edit a Fund
449 ^^^^^^^^^^^
450
451 Edit a fund just as you would edit a currency type.
452
453 Perform Year End Closeout Operation
454 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
455
456 indexterm:[aquisitions,funds,fiscal rollover]
457
458 The Year End Closeout Operation allows you to deactivate funds for the current year and create analogous funds for the next year. It transfers encumbrances to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if you checked the rollover box when creating the fund.
459
460 . To access the year end closeout of a fund, click Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Funds.
461
462 . Click _Fund Propagation and Rollover_.
463
464 . Check the box adjacent to _Perform Fiscal Year Close~Out Operation_.
465
466 . Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.
467
468 . If you want to perform the close~out operation on the context org unit and its child units, then check the box adjacent to Include Funds for Descendant Org Units.
469
470 . Check the box adjacent to dry run if you want to test changes to the funds before they are enacted. Evergreen will generate a summary of the changes that would occur during the selected operations. No data will be changed.
471
472 . Click _Process_.
473
474 . Evergreen will begin the propagation process. Evergreen will make a clone of each fund, but it will increment the year by .
475
476 Enhancements to Fiscal Rollover
477 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
478
479 indexterm:[aquisitions,funds,fiscal rollover]
480
481 An enhancement to the fiscal rollover process enables you to move a fund's
482 encumbrances from one year to the next without moving unspent money.  Unused
483 money is not added to the next year's fund and is not available for use.
484
485 To enable this enhancement, you must configure a new org unit setting:
486
487 . Click *Administration* -> *Local Administration* -> *Library Settings
488 Editor*.
489 . Search for the setting, *Allow funds to be rolled over without bringing the
490 money along*.
491 . Click *Edit*.
492 . Set the value to *True*.
493 . Click *Update Setting*.
494
495 Enabling this setting will display a new check box in the *Fund Propagation &
496 Rollover* drop down menu.  To use this feature during the fiscal rollover
497 process, click the check box adjacent to *Limit Fiscal Year Close-out Operation
498 to Encumbrances*. 
499
500 image::media/Fiscal_Rollover1.jpg[Fiscal_Rollover1]
501
502 Invoice menus
503 ~~~~~~~~~~~~~
504
505 indexterm:[acquisitions,invoices]
506
507 Invoice menus allow you to create drop down menus that appear on invoices. You can create an invoice item type or invoice payment method.
508
509 Invoice item type
510 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
511
512 The invoice item type allows you to enter the types of additional charges that you can add to an invoice. Examples of additional charge types might include taxes or processing fees. Charges for bibliographic items are listed separately from these additional charges. A default list of charge types displays, but you can add custom charge types to this list. Invoice item types can also be used when adding non~bibliographic items to a purchase order. When invoiced, the invoice item type will copy from the purchase order to the invoice.
513
514 . To create a new charge type, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Invoice Item Type_.
515
516 . Click _New Invoice Item Type_.
517
518 . Create a code for the charge type. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
519
520 . Create a label. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field. The text in this field appears in the drop down menu on the invoice.
521
522 . If items on the invoice were purchased with the monies in multiple funds, then you can divide the additional charge across funds. Check the box adjacent to Prorate-> if you want to prorate the charge across funds.
523
524 . Click _Save_.
525
526 Invoice payment method
527 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
528
529 The invoice payment method allows you to predefine the type(s) of invoices and payment method(s) that you accept. The text that you enter in the admin module will appear as a drop down menu in the invoice type and payment method fields on the invoice.
530
531 . To create a new invoice payment method, click _Admin -> Server Administration -> Acquisitions -> Invoice Payment Method_.
532
533 . Click _New Invoice Payment Method_.
534
535 . Create a code for the invoice payment method. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
536
537 . Create a name for the invoice payment method. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field. The text in this field appears in the drop down menu on the invoice.
538
539 . Click _Save_.
540
541 Payment methods can be deleted from this screen.
542
543 Line item features
544 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
545 [[line_item_features]]
546
547 indexterm:[acquisitions,line items]
548
549 Line item alerts are predefined text that can be added to line items that are on selection lists or purchase orders. You can define the alerts from which staff can choose. Line item alerts appear in a pop up box when the line item, or any of its copies, are marked as received.
550
551 Create a line item alert
552 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
553
554 . To create a line item alert, click _Administration -> Server Administration -> Acquisitions -> Line Item Alerts_.
555
556 . Click _New Line Item Alert Text_.
557
558 . Create a code for the text. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
559
560 . Create a description for the text. No limits exist on the number of characters that can be entered in this field.
561
562 . Select an owning library from the drop down menu. The owning library indicates the organizational units whose staff can use this alert. This menu is populated with the shortnames that you created for your libraries in the organizational units tree (See Admin -> Server Administration -> Organizational Units).
563
564 . Click _Save_.
565
566 Line Item MARC Attribute Definitions
567 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
568
569 Line item attributes define the fields that Evergreen needs to extract from the bibliographic records that are in the acquisitions database to display in the catalog. Also, these attributes will appear as fields in the New Brief Record interface. You will be able to enter information for the brief record in the fields where attributes have been defined.
570