docs/acquisitions/vandelay_acquisitions_integration.adoc

   1 Load MARC Order Records
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   3
   4 Introduction
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   6
   7 The Acquisitions Load MARC Order Record interface enables you to add MARC
   8 records to selection lists and purchase orders and upload the records into the
   9 catalog.  You can both create and activate purchase orders in one step from this
  10 interface. You can also load bibs and items into the catalog.
  11
  12 Leveraging the match sets available in the cataloging MARC batch Import
  13 interface, you can also utilize record matching mechanisms to prevent the
  14 creation of duplicate records.
  15
  16 For detailed instructions on record matching and importing, see
  17 the cataloging manual.
  18
  19 Basic Upload Options
  20 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  21 . Click *Acquisitions* -> *Load MARC Order Records*.
  22 . If you want to upload the MARC records to a new purchase order, then
  23 check _Create Purchase Order_.
  24 . If you want to activate the purchase order at the time of creation, then
  25 check _Activate Purchase Order_.
  26 . Enter the name of the *Provider*. The text will auto-complete.
  27 . Select an org unit from the drop down menu. The context org unit is the org
  28 unit responsible for placing and managing the order. It defines what org unit
  29 settings (eg copy locations) are in scope, what fiscal year to use, who is
  30 allowed to view/modify the PO, where the items should be delivered and the EDI
  31 SAN. In the case of a multi-branch system uploading records for multiple
  32 branches, choosing the system is probably best. Single branch libraries or
  33 branches responsible for their own orders should probably select the branch.
  34 . If you want to upload the records to a selection list, you can select a list
  35 from the drop down menu, or type in the name of the selection list that you
  36 want to create.
  37 . Select a *Fiscal Year* from the dropdown menu that matches the fiscal year
  38 of the funds that will be used for the order. If no fiscal year is selected, the
  39 system will use the organizational unit's default fiscal year stored in the
  40 database. If not fiscal year is set, the system will default to the current
  41 calendar year.
  42
  43 Record Matching Options
  44 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  45 Use the options below the horizontal rule for the system to check for matching
  46 records before importing an order record.
  47
  48 . Create a queue to which you can upload your records, or add you records to an existing queue
  49 . Select a *Record Match Set* from the drop-down menu.
  50 . Select a *Merge Profile.* Merge profiles enable you to specify which tags
  51 should be removed or preserved in incoming records.
  52 . Select a *Record Source* from the drop-down menu.
  53 . If you want to automatically import records on upload, select one or more of
  54 the following options.
  55   .. *Import Non-Matching Records* - import any records that don't have a match
  56   in the system.
  57   .. *Merge on Exact Match (901c)* - use only for records that will match on
  58   the 901c field.
  59   .. *Merge on Single Match* - import records that only have one match in the
  60   system.
  61   .. *Merge on Best Match* - If more than one match is found in the catalog for
  62   a given record, Evergreen will attempt to perform the best match as defined
  63   by the match score.
  64 . To only import records that have a quality equal to or greater than the
  65 existing record, enter a *Best/Single Match Minimum Quality Ratio*.  Divide the
  66 incoming record quality score, as determined by the match set's quality
  67 metrics, by the record quality score of the best match that exists in the
  68 catalog. If you want to ensure that the inbound record is only imported when it
  69 has a higher quality than the best match, then you must enter a ratio that is
  70 higher than 1, such as 1.1. If you want to bypass all quality restraints, enter
  71 a 0 (zero) in this field.
  72 . Select an *Insufficient Quality Fall-Through Profile* if desired. This field
  73 enables you to indicate that if the inbound record does not meet the
  74 configured quality standards, then you may still import the record using an
  75 alternate merge profile. This field is typically used for selecting a merge
  76 profile that allows the user to import holdings attached to a lower quality
  77 record without replacing the existing (target) record with the incoming record.
  78 This field is optional.
  79 . If your order records contain holdings information, by default, Evergreen
  80 will load them as acquisitions copies. (Note: These can be overlayed with real copies
  81 during the MARC batch importing process.) Or you can select *Load Items for
  82 Imported Records* to load them as live copies that display in the catalog.
  83
  84 Default Upload Settings
  85 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  86
  87 You can set default upload values by modifying the following settings in
  88 *Administration* -> *Local Administration* -> *Library Settings Editor*:
  89
  90 - Upload Activate PO
  91 - Upload Create PO
  92 - Upload Default Insufficient Quality Fall-Thru Profile
  93 - Upload Default Match Set
  94 - Upload Default Merge Profile
  95 - Upload Upload Default Min. Quality Ratio
  96 - Upload Default Provider
  97 - Upload Import Non Matching by Default
  98 - Upload Load Items for Imported Records by Default
  99 - Upload Merge on Best Match by Default
 100 - Upload Merge on Exact Match by Default
 101 - Upload Merge on Single Match by Default
 102
 103 Sticky Settings
 104 ~~~~~~~~~~~~~~~
 105
 106 If the above default settings are not implemented, the selections/values used
 107 in the following fields will be sticky and will automatically populate the
 108 fields the next time the *Load MARC Order Records* screen is pulled up:
 109
 110 - Create Purchase Order
 111 - Activate Purchase Order
 112 - Context Org Unit
 113 - Record Match Set
 114 - Merge Profile
 115 - Import Non-Matching Records
 116 - Merge on Exact Match (901c)
 117 - Merge on Single Match
 118 - Merge on Best Match
 119 - Best/Single Match Minimum Quality Ratio
 120 - Insufficient Quality Fall-Through Profile
 121 - Load Items for Imported Records
 122
 123 Use Cases for MARC Order Upload form
 124 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 125
 126 You can add items to a selection list or purchase order and ignore the record
 127 matching options, or you can use both acquisitions and cataloging functions. In
 128 these examples, you will use both functions.
 129
 130 *Example 1*
 131 Using the Acquisitions MARC Batch Load interface, upload MARC records to a
 132 selection list and import queue, and match queued records with existing catalog
 133 records.
 134
 135 In this example, an acquisitions librarian has received a batch of MARC records
 136 from a vendor. She will add the records to a selection list and a Vandelay
 137 record queue.
 138
 139 A cataloger will later view the queue, edit the records, and import them into
 140 the catalog.
 141
 142 . Click *Acquisitions -> Load MARC Order Records*
 143 . Add MARC order records to a *Selection list* and/or a *Purchase Order.*
 144 Check the box to create a purchase order if desired.
 145 . Select a *Provider* from the drop-down menu, or begin typing the code for the provider, and the field will auto-fill.
 146 . Select a *Context Org Unit* from the drop down-menu, or begin typing the code
 147 for the context org unit, and the field will auto-fill.
 148 . Select a *Selection List* from the drop down menu, or begin typing the name
 149 of the selection list.  You can create a new list, or the field will auto-fill.
 150 . Create a new record import queue, or upload the records to an existing
 151 queue.
 152 . Select a *Record Match Set*.
 153 . Browse your computer to find the MARC file, and click *Upload*.
 154 +
 155 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions1.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions1]
 156 +
 157 . The processed items appear at the bottom of the screen.
 158 +
 159 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions2.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions2]
 160 . You can click the link(s) to access the selection list or the import queue.
 161 Click the link to *View Selection List*.
 162 . Look at the first line item.  The line item has not yet been linked to the
 163 catalog, but it is linked to a record import queue.  Click the link to the
 164 *queue* to examine the MARC record.
 165 +
 166 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions3.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions3]
 167 . The batch import interface opens in a new tab.  The bibliographic records
 168 appear in the queue. Records that have matches are identified in the queue. You
 169 can edit these records and/or import them into the catalog, completing the
 170 process.
 171
 172 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions4.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions4]
 173
 174 *Example 2*: Using the Acquisitions MARC Batch Load interface, upload MARC
 175 records to a selection list, and use the Vandelay options to import the records
 176 directly into the catalog.  The Vandelay options will enable you to match
 177 incoming records with existing catalog records.
 178
 179 In this example, a librarian will add MARC records to a selection list, create
 180 criteria for matching incoming and existing records, and import the matching
 181 and non-matching records into the catalog.
 182
 183 . Click *Acquisitions* -> *Load MARC Order Records*
 184 . Add MARC order records to a *Selection list* and/or a *Purchase Order.*
 185 Check the box to create a purchase order if desired.
 186 . Select a *Provider* from the drop down menu, or begin typing the code for the
 187 provider, and the field will auto-fill.
 188 . Select a *Context Org Unit* from the drop down menu, or begin typing the code for the context org unit, and the field will auto-fill.
 189 . Select a *Selection List* from the drop down menu, or begin typing the name
 190 of the selection list.  You can create a new list, or the field will auto-fill.
 191 . Create a new record import queue, or upload the records to an existing queue.
 192 . Select a *Record Match Set*.
 193 . Select *Merge Profile* -> *Match-Only Merge*.
 194 . Check the boxes adjacent to *Import Non-Matching Records* and *Merge on Best
 195 Match*.
 196 .  Browse your computer to find the MARC file, and click *Upload*.
 197 +
 198 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions5.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions5]
 199 +
 200 . Click the link to *View Selection List*  Line items that do not match
 201 existing catalog records on title and ISBN contain the link, *link to catalog*.
 202 This link indicates that you could link the line item to a catalog record, but
 203 currently, no match exists between the line item and catalog records.  Line
 204 items that do have matching records in the catalog contain the link, *catalog*.
 205 +
 206 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions6.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions6]
 207 +
 208 . Click the *catalog* link to view the line item in the catalog.
 209
 210 *Permissions to use this Feature*
 211
 212 IMPORT_MARC - Using batch importer to create new bib records requires the
 213 IMPORT_MARC permission (same as open-ils.cat.biblio.record.xml.import). If the
 214 permission fails, the queued record will fail import and be stamped with a new
 215 "import.record.perm_failure" import error
 216
 217 IMPORT_ACQ_LINEITEM_BIB_RECORD_UPLOAD -  This allows interfaces leveraging
 218 the batch importer, such as Acquisitions, to create a higher barrier to entry.
 219 This permission prevents users from creating new bib records directly from the
 220 ACQ vendor MARC file upload interface.