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[working/Evergreen.git] / docs / acquisitions / vandelay_acquisitions_integration.adoc
1 Load MARC Order Records
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4 Introduction
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7 The Acquisitions Load MARC Order Record interface enables you to add MARC
8 records to selection lists and purchase orders and upload the records into the
9 catalog.  You can both create and activate purchase orders in one step from this
10 interface. You can also load bibs and items into the catalog.
11
12 Leveraging the match sets available in the cataloging MARC batch Import
13 interface, you can also utilize record matching mechanisms to prevent the
14 creation of duplicate records. 
15
16 For detailed instructions on record matching and importing, see
17 the cataloging manual.
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19 Basic Upload Options
20 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
21 . Click *Acquisitions* -> *Load MARC Order Records*.
22 . If you want to upload the MARC records to a new purchase order, then
23 check _Create Purchase Order_.
24 . If you want to activate the purchase order at the time of creation, then
25 check _Activate Purchase Order_.
26 . Enter the name of the *Provider*. The text will auto-complete.
27 . Select an org unit from the drop down menu. The context org unit is the org
28 unit responsible for placing and managing the order. It defines what org unit
29 settings (eg copy locations) are in scope, what fiscal year to use, who is
30 allowed to view/modify the PO, where the items should be delivered and the EDI
31 SAN. In the case of a multi-branch system uploading records for multiple
32 branches, choosing the system is probably best. Single branch libraries or 
33 branches responsible for their own orders should probably select the branch.
34 . If you want to upload the records to a selection list, you can select a list
35 from the drop down menu, or type in the name of the selection list that you
36 want to create.
37 . Select a *Fiscal Year* from the dropdown menu that matches the fiscal year
38 of the funds that will be used for the order. If no fiscal year is selected, the
39 system will use the organizational unit's default fiscal year stored in the
40 database. If not fiscal year is set, the system will default to the current
41 calendar year.
42
43 image::media/load_marc_order_records.png[Acquisitions MARC upload screen]
44
45
46 Record Matching Options
47 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
48 Use the options below the horizontal rule for the system to check for matching
49 records before importing an order record.
50
51 . Create a queue to which you can upload your records, or add you records to an existing queue
52 . Select a *Record Match Set* from the drop-down menu.
53 . Select a *Merge Profile.* Merge profiles enable you to specify which tags
54 should be removed or preserved in incoming records.
55 . Select a *Record Source* from the drop-down menu.
56 . If you want to automatically import records on upload, select one or more of
57 the following options.
58   .. *Import Non-Matching Records* - import any records that don't have a match
59   in the system.
60   .. *Merge on Exact Match (901c)* - use only for records that will match on
61   the 901c field.
62   .. *Merge on Single Match* - import records that only have one match in the
63   system.
64   .. *Merge on Best Match* - If more than one match is found in the catalog for
65   a given record, Evergreen will attempt to perform the best match as defined
66   by the match score.
67 . To only import records that have a quality equal to or greater than the
68 existing record, enter a *Best/Single Match Minimum Quality Ratio*.  Divide the
69 incoming record quality score, as determined by the match set's quality
70 metrics, by the record quality score of the best match that exists in the 
71 catalog. If you want to ensure that the inbound record is only imported when it
72 has a higher quality than the best match, then you must enter a ratio that is
73 higher than 1, such as 1.1. If you want to bypass all quality restraints, enter
74 a 0 (zero) in this field.
75 . Select an *Insufficient Quality Fall-Through Profile* if desired. This field
76 enables you to indicate that if the inbound record does not meet the
77 configured quality standards, then you may still import the record using an
78 alternate merge profile. This field is typically used for selecting a merge
79 profile that allows the user to import holdings attached to a lower quality
80 record without replacing the existing (target) record with the incoming record.
81 This field is optional.
82 . If your order records contain holdings information, by default, Evergreen 
83 will load them as acquisitions copies. (Note: These can be overlayed with real copies
84 during the MARC batch importing process.) Or you can select *Load Items for
85 Imported Records* to load them as live copies that display in the catalog.
86
87 image::media/load_marc_order_records.png[Acquisitions MARC upload screen]
88
89
90 Default Upload Settings
91 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
92
93 You can set default upload values by modifying the following settings in
94 *Administration* -> *Local Administration* -> *Library Settings Editor*:
95
96 - Upload Activate PO
97 - Upload Create PO
98 - Upload Default Insufficient Quality Fall-Thru Profile
99 - Upload Default Match Set
100 - Upload Default Merge Profile
101 - Upload Upload Default Min. Quality Ratio
102 - Upload Default Provider
103 - Upload Import Non Matching by Default
104 - Upload Load Items for Imported Records by Default
105 - Upload Merge on Best Match by Default
106 - Upload Merge on Exact Match by Default
107 - Upload Merge on Single Match by Default
108
109 image::media/acq_upload_library_settings.png[Acq upload settings in Library Settings Editor]
110
111
112 Sticky Settings
113 ~~~~~~~~~~~~~~~
114
115 If the above default settings are not implemented, the selections/values used
116 in the following fields will be sticky and will automatically populate the
117 fields the next time the *Load MARC Order Records* screen is pulled up:
118
119 - Create Purchase Order
120 - Activate Purchase Order
121 - Context Org Unit
122 - Record Match Set
123 - Merge Profile
124 - Import Non-Matching Records
125 - Merge on Exact Match (901c)
126 - Merge on Single Match
127 - Merge on Best Match
128 - Best/Single Match Minimum Quality Ratio
129 - Insufficient Quality Fall-Through Profile
130 - Load Items for Imported Records
131
132 Use Cases for MARC Order Upload form
133 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
134
135 You can add items to a selection list or purchase order and ignore the record 
136 matching options, or you can use both acquisitions and cataloging functions. In
137 these examples, you will use both functions.
138
139 *Example 1*
140 Using the Acquisitions MARC Batch Load interface, upload MARC records to a
141 selection list and import queue, and match queued records with existing catalog
142 records.
143
144 In this example, an acquisitions librarian has received a batch of MARC records
145 from a vendor. She will add the records to a selection list and a Vandelay
146 record queue.
147
148 A cataloger will later view the queue, edit the records, and import them into
149 the catalog.
150
151 . Click *Acquisitions -> Load MARC Order Records*
152 . Add MARC order records to a *Selection list* and/or a *Purchase Order.* 
153 Check the box to create a purchase order if desired.
154 . Select a *Provider* from the drop-down menu, or begin typing the code for the provider, and the field will auto-fill.
155 . Select a *Context Org Unit* from the drop down-menu, or begin typing the code
156 for the context org unit, and the field will auto-fill.
157 . Select a *Selection List* from the drop down menu, or begin typing the name
158 of the selection list.  You can create a new list, or the field will auto-fill.
159 . Create a new record import queue, or upload the records to an existing
160 queue.
161 . Select a *Record Match Set*.
162 . Browse your computer to find the MARC file, and click *Upload*.
163 +
164 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions1.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions1]
165 +
166 . The processed items appear at the bottom of the screen.
167 +
168 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions2.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions2]
169 . You can click the link(s) to access the selection list or the import queue.
170 Click the link to *View Selection List*.
171 . Look at the first line item.  The line item has not yet been linked to the
172 catalog, but it is linked to a record import queue.  Click the link to the
173 *queue* to examine the MARC record.
174 +
175 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions3.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions3]
176 . The batch import interface opens in a new tab.  The bibliographic records
177 appear in the queue. Records that have matches are identified in the queue. You
178 can edit these records and/or import them into the catalog, completing the
179 process.
180
181 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions4.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions4]
182
183 *Example 2*: Using the Acquisitions MARC Batch Load interface, upload MARC
184 records to a selection list, and use the Vandelay options to import the records
185 directly into the catalog.  The Vandelay options will enable you to match
186 incoming records with existing catalog records.
187
188 In this example, a librarian will add MARC records to a selection list, create
189 criteria for matching incoming and existing records, and import the matching
190 and non-matching records into the catalog.
191
192 . Click *Acquisitions* -> *Load MARC Order Records*
193 . Add MARC order records to a *Selection list* and/or a *Purchase Order.* 
194 Check the box to create a purchase order if desired.
195 . Select a *Provider* from the drop down menu, or begin typing the code for the
196 provider, and the field will auto-fill.
197 . Select a *Context Org Unit* from the drop down menu, or begin typing the code for the context org unit, and the field will auto-fill.
198 . Select a *Selection List* from the drop down menu, or begin typing the name
199 of the selection list.  You can create a new list, or the field will auto-fill.
200 . Create a new record import queue, or upload the records to an existing queue.
201 . Select a *Record Match Set*.
202 . Select *Merge Profile* -> *Match-Only Merge*.
203 . Check the boxes adjacent to *Import Non-Matching Records* and *Merge on Best
204 Match*.
205 .  Browse your computer to find the MARC file, and click *Upload*.
206 +
207 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions5.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions5]
208 +
209 . Click the link to *View Selection List*  Line items that do not match
210 existing catalog records on title and ISBN contain the link, *link to catalog*.
211 This link indicates that you could link the line item to a catalog record, but
212 currently, no match exists between the line item and catalog records.  Line
213 items that do have matching records in the catalog contain the link, *catalog*.
214 +
215 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions6.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions6]
216 +
217 . Click the *catalog* link to view the line item in the catalog.
218
219 *Permissions to use this Feature*
220
221 IMPORT_MARC - Using batch importer to create new bib records requires the
222 IMPORT_MARC permission (same as open-ils.cat.biblio.record.xml.import). If the
223 permission fails, the queued record will fail import and be stamped with a new
224 "import.record.perm_failure" import error
225
226 IMPORT_ACQ_LINEITEM_BIB_RECORD_UPLOAD -  This allows interfaces leveraging 
227 the batch importer, such as Acquisitions, to create a higher barrier to entry.
228 This permission prevents users from creating new bib records directly from the
229 ACQ vendor MARC file upload interface.