Docs reorg: adding acquisitions manual
[working/Evergreen.git] / docs / acquisitions / vandelay_acquisitions_integration.adoc
1 Load MARC Order Records
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4 Introduction
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7 The Acquisitions Load MARC Order Record interface enables you to add MARC
8 records to selection lists and purchase orders and upload the records into the
9 catalog.  You can both create and activate purchase orders in one step from this
10 interface. You can also load bibs and items into the catalog.
11
12 Leveraging the match sets available in the cataloging MARC batch Import
13 interface, you can also utilize record matching mechanisms to prevent the
14 creation of duplicate records. 
15
16 For detailed instructions on record matching and importing, see
17 the cataloging manual.
18
19 Basic Upload Options
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21 . Click *Acquisitions* -> *Load MARC Order Records*.
22 . If you want to upload the MARC records to a new purchase order, then
23 check _Create Purchase Order_.
24 . If you want to activate the purchase order at the time of creation, then
25 check _Activate Purchase Order_.
26 . Enter the name of the *Provider*. The text will auto-complete.
27 . Select an org unit from the drop down menu. The context org unit is the org
28 unit responsible for placing and managing the order. It defines what org unit
29 settings (eg copy locations) are in scope, what fiscal year to use, who is
30 allowed to view/modify the PO, where the items should be delivered and the EDI
31 SAN. In the case of a multi-branch system uploading records for multiple
32 branches, choosing the system is probably best. Single branch libraries or 
33 branches responsible for their own orders should probably select the branch.
34 . If you want to upload the records to a selection list, you can select a list
35 from the drop down menu, or type in the name of the selection list that you
36 want to create.
37 . Select a *Fiscal Year* from the dropdown menu that matches the fiscal year
38 of the funds that will be used for the order. If no fiscal year is selected, the
39 system will use the organizational unit's default fiscal year stored in the
40 database. If not fiscal year is set, the system will default to the current
41 calendar year.
42
43 Record Matching Options
44 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
45 Use the options below the horizontal rule for the system to check for matching
46 records before importing an order record.
47
48 . Create a queue to which you can upload your records, or add you records to an existing queue
49 . Select a *Record Match Set* from the drop-down menu.
50 . Select a *Merge Profile.* Merge profiles enable you to specify which tags
51 should be removed or preserved in incoming records.
52 . Select a *Record Source* from the drop-down menu.
53 . If you want to automatically import records on upload, select one or more of
54 the following options.
55   .. *Import Non-Matching Records* - import any records that don't have a match
56   in the system.
57   .. *Merge on Exact Match (901c)* - use only for records that will match on
58   the 901c field.
59   .. *Merge on Single Match* - import records that only have one match in the
60   system.
61   .. *Merge on Best Match* - If more than one match is found in the catalog for
62   a given record, Evergreen will attempt to perform the best match as defined
63   by the match score.
64 . To only import records that have a quality equal to or greater than the
65 existing record, enter a *Best/Single Match Minimum Quality Ratio*.  Divide the
66 incoming record quality score, as determined by the match set's quality
67 metrics, by the record quality score of the best match that exists in the 
68 catalog. If you want to ensure that the inbound record is only imported when it
69 has a higher quality than the best match, then you must enter a ratio that is
70 higher than 1, such as 1.1. If you want to bypass all quality restraints, enter
71 a 0 (zero) in this field.
72 . Select an *Insufficient Quality Fall-Through Profile* if desired. This field
73 enables you to indicate that if the inbound record does not meet the
74 configured quality standards, then you may still import the record using an
75 alternate merge profile. This field is typically used for selecting a merge
76 profile that allows the user to import holdings attached to a lower quality
77 record without replacing the existing (target) record with the incoming record.
78 This field is optional.
79 . If your order records contain holdings information, by default, Evergreen 
80 will load them as acquisitions copies. (Note: These can be overlayed with real copies
81 during the MARC batch importing process.) Or you can select *Load Items for
82 Imported Records* to load them as live copies that display in the catalog.
83
84 Default Upload Settings
85 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
86
87 You can set default upload values by modifying the following settings in
88 *Admin* -> *Local Administration* -> *Library Settings Editor*:
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90 - Upload Activate PO
91 - Upload Create PO
92 - Upload Default Insufficient Quality Fall-Thru Profile
93 - Upload Default Match Set
94 - Upload Default Merge Profile
95 - Upload Upload Default Min. Quality Ratio
96 - Upload Default Provider
97 - Upload Import Non Matching by Default
98 - Upload Load Items for Imported Records by Default
99 - Upload Merge on Best Match by Default
100 - Upload Merge on Exact Match by Default
101 - Upload Merge on Single Match by Default
102
103 Sticky Settings
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105
106 If the above default settings are not implemented, the selections/values used
107 in the following fields will be sticky and will automatically populate the
108 fields the next time the *Load MARC Order Records* screen is pulled up:
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110 - Create Purchase Order
111 - Activate Purchase Order
112 - Context Org Unit
113 - Record Match Set
114 - Merge Profile
115 - Import Non-Matching Records
116 - Merge on Exact Match (901c)
117 - Merge on Single Match
118 - Merge on Best Match
119 - Best/Single Match Minimum Quality Ratio
120 - Insufficient Quality Fall-Through Profile
121 - Load Items for Imported Records
122
123 Use Cases for MARC Order Upload form
124 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
125
126 You can add items to a selection list or purchase order and ignore the record 
127 matching options, or you can use both acquisitions and cataloging functions. In
128 these examples, you will use both functions.
129
130 *Example 1*
131 Using the Acquisitions MARC Batch Load interface, upload MARC records to a
132 selection list and import queue, and match queued records with existing catalog
133 records.
134
135 In this example, an acquisitions librarian has received a batch of MARC records
136 from a vendor. She will add the records to a selection list and a Vandelay
137 record queue.
138
139 A cataloger will later view the queue, edit the records, and import them into
140 the catalog.
141
142 . Click *Acquisitions -> Load MARC Order Records*
143 . Add MARC order records to a *Selection list* and/or a *Purchase Order.* 
144 Check the box to create a purchase order if desired.
145 . Select a *Provider* from the drop-down menu, or begin typing the code for the provider, and the field will auto-fill.
146 . Select a *Context Org Unit* from the drop down-menu, or begin typing the code
147 for the context org unit, and the field will auto-fill.
148 . Select a *Selection List* from the drop down menu, or begin typing the name
149 of the selection list.  You can create a new list, or the field will auto-fill.
150 . Create a new record import queue, or upload the records to an existing
151 queue.
152 . Select a *Record Match Set*.
153 . Browse your computer to find the MARC file, and click *Upload*.
154 +
155 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions1.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions1]
156 +
157 . The processed items appear at the bottom of the screen.
158 +
159 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions2.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions2]
160 . You can click the link(s) to access the selection list or the import queue.
161 Click the link to *View Selection List*.
162 . Look at the first line item.  The line item has not yet been linked to the
163 catalog, but it is linked to a record import queue.  Click the link to the
164 *queue* to examine the MARC record.
165 +
166 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions3.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions3]
167 . The batch import interface opens in a new tab.  The bibliographic records
168 appear in the queue. Records that have matches are identified in the queue. You
169 can edit these records and/or import them into the catalog, completing the
170 process.
171
172 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions4.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions4]
173
174 *Example 2*: Using the Acquisitions MARC Batch Load interface, upload MARC
175 records to a selection list, and use the Vandelay options to import the records
176 directly into the catalog.  The Vandelay options will enable you to match
177 incoming records with existing catalog records.
178
179 In this example, a librarian will add MARC records to a selection list, create
180 criteria for matching incoming and existing records, and import the matching
181 and non-matching records into the catalog.
182
183 . Click *Acquisitions* -> *Load MARC Order Records*
184 . Add MARC order records to a *Selection list* and/or a *Purchase Order.* 
185 Check the box to create a purchase order if desired.
186 . Select a *Provider* from the drop down menu, or begin typing the code for the
187 provider, and the field will auto-fill.
188 . Select a *Context Org Unit* from the drop down menu, or begin typing the code for the context org unit, and the field will auto-fill.
189 . Select a *Selection List* from the drop down menu, or begin typing the name
190 of the selection list.  You can create a new list, or the field will auto-fill.
191 . Create a new record import queue, or upload the records to an existing queue.
192 . Select a *Record Match Set*.
193 . Select *Merge Profile* -> *Match-Only Merge*.
194 . Check the boxes adjacent to *Import Non-Matching Records* and *Merge on Best
195 Match*.
196 .  Browse your computer to find the MARC file, and click *Upload*.
197 +
198 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions5.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions5]
199 +
200 . Click the link to *View Selection List*  Line items that do not match
201 existing catalog records on title and ISBN contain the link, *link to catalog*.
202 This link indicates that you could link the line item to a catalog record, but
203 currently, no match exists between the line item and catalog records.  Line
204 items that do have matching records in the catalog contain the link, *catalog*.
205 +
206 image::media/Vandelay_Integration_into_Acquisitions6.jpg[Vandelay_Integration_into_Acquisitions6]
207 +
208 . Click the *catalog* link to view the line item in the catalog.
209
210 *Permissions to use this Feature*
211
212 IMPORT_MARC - Using batch importer to create new bib records requires the
213 IMPORT_MARC permission (same as open-ils.cat.biblio.record.xml.import). If the
214 permission fails, the queued record will fail import and be stamped with a new
215 "import.record.perm_failure" import error
216
217 IMPORT_ACQ_LINEITEM_BIB_RECORD_UPLOAD -  This allows interfaces leveraging 
218 the batch importer, such as Acquisitions, to create a higher barrier to entry.
219 This permission prevents users from creating new bib records directly from the
220 ACQ vendor MARC file upload interface.