Documentation: Update EG upgrade instructions to 2.5 beta1
[working/Evergreen.git] / docs / acquisitions / selection_lists_po.txt
1 Selection Lists and Purchase Orders
2 -----------------------------------
3
4 Selection Lists
5 ~~~~~~~~~~~~~~~
6
7 Selection lists allow you to create, manage, and save lists of items that you may want to purchase. To view your selection list, click Acquisitions -> My Selection Lists. Use the general search to view selection lists created by other users.
8
9 Create a selection list
10 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
11
12 Selection lists can be created in four areas within the module. Selection lists can be created when you link:brief_records.txt[Add Brief Records], Upload MARC Order Records, or find records through the link:federated.txt[MARC Federated Search]. In each of these interfaces, you will find the Add to Selection List field. Enter the name of the selection list that you want to create in that field.
13
14 Selection lists can also be created through the My Selection Lists interface:
15
16 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
17 . Click the New Selection List drop down arrow.
18 . Enter the name of the selection list in the box that appears.
19 . Click Create.
20
21 image::media/acq_selection_create.png[create selection list]
22
23 Add items to a selection list
24 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
25
26 You can add items to a selection list in one of three ways: link:brief_records.txt[add a brief record]; upload MARC order records; add records through a link:federated.txt[federated search]; or use the link:federated.txt[View/Place Orders] menu item in the catalog.
27
28 Clone selection lists
29 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
30
31 Cloning selection lists enables you to copy one selection list into a new selection list. You can maintain both copies of the list, or you can delete the previous list.
32
33 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
34 . Check the box adjacent to the list that you want to clone.
35 . Click Clone Selected.
36 . Enter a name into the box that appears, and click Clone.
37
38 image::media/acq_selection_clone.png[clone selection list]
39
40 Merge selection lists
41 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
42
43 You can merge two or more selection lists into one selection list.
44
45
46 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
47 . Check the boxes adjacent to the selection lists that you want to merge, and click Merge Selected.
48 . Choose the Lead Selection List from the drop down menu. This is the list to which the items on the other list(s) will be transferred.
49 . Click Merge.
50
51 image::media/acq_selection_merge.png[merge selection list]
52
53 Delete selection lists
54 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
55
56 You can delete selection lists that you do not want to save. You will not be able to retrieve these items through the General Search after you have deleted the list. You must delete all line items from a selection list before you can delete the list.
57
58
59 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
60 . Check the box adjacent to the selection list(s) that you want to delete.
61 . Click Delete Selected.
62
63 Mark Ready for Selector
64 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
65
66 After an item has been added to a selection list or purchase order, you can mark it ready for selector. This step is optional but may be useful to individual workflows.
67
68
69 . If you want to mark part of a selection list ready for selector, then you can check the box(es) of the line item(s) that you wish to mark ready for selector. If you want to mark the entire list ready for selector, then skip to step 2.
70 . Click Actions -> Mark Ready for Selector.
71 . A pop up box will appear. Choose to mark the selected line items or all line items.
72 . Click Go.
73 . The screen will refresh. The marked line item(s) will be highlighted pink, and the status changes to selector~ready.
74
75 image::media/acq_selection_mark_ready.png[mark ready]
76
77 Convert selection list to purchase order
78 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
79
80 Use the Actions menu to convert a selection list to a purchase order.
81
82
83 . From a selection list, click Actions ~> Create Purchase Order.
84 . A pop up box will appear.
85 . Select the ordering agency from the drop down menu.
86 . Enter the provider.
87 . Check the box adjacent to prepayment required if prepayment is required.
88 . Choose if you will add All Lineitems or Selected Lineitems to your purchase order.
89 . Check the box if you want to Import Bibs and Create Copies in the catalog.
90 . Click Submit.
91
92
93 Purchase Orders
94 ~~~~~~~~~~~~~~~
95
96 Activate Purchase Order with Zero Copies
97 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
98
99 In previous versions, by default, a purchase order could be activated with or
100 without copies attached to line items.
101
102 In versions 2.3 and above, by default, a purchase order cannot be activated if a line item
103 on the purchase order has zero copies.  A new feature enables you to activate a
104 purchase order that lacks copies.
105
106 To activate a purchase order with line items that have zero copies, check the
107 box *Allow activation with zero-copy lineitems*.  
108
109 image::media/Zero_Copies1.jpg[Zero_Copies1]
110
111 Brief Records
112 ~~~~~~~~~~~~~
113
114 Brief records are short bibliographic records with minimal information that are often used as placeholder records until items are received. Brief records can be added to selection lists or purchase orders and can be imported into the catalog. You can add brief records to new or existing selection lists. You can add brief records to new, pending or on~order purchase orders.
115
116 Add brief records to a selection list
117 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
118
119 . Click Acquisitions -> New Brief Record. You can also add brief records to an existing selection list by clicking the Actions menu on the selection list and choosing Add Brief Record.
120 . Choose a selection list from the drop down menu, or enter the name of a new selection list.
121 . Enter bibliographic information in the desired fields.
122 . Click Save Record.
123
124 image::media/acq_brief_record.png[]
125
126 Add brief records to purchase orders
127 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
128
129 You can add brief records to new or existing purchase orders.
130
131 . Open or create a purchase order. See the section on link:03~PO.txt[purchase orders] for more information.
132 . Click Add Brief Record.
133 . Enter bibliographic information in the desired fields. Notice that the record is added to the purchase order that you just created.
134 . Click Save Record.
135
136 image::media/acq_brief_record-2.png[]
137
138 MARC Federated Search
139 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
140
141 The MARC Federated Search enables you to import bibliographic records into a selection list or purchase order from a Z39.50 source.
142
143 . Click Acquisitions -> MARC Federated Search.
144 . Check the boxes of Z39.50 services that you want to search. Your local Evergreen Catalog is checked by default. Click Submit.
145 +
146 ----
147 image::media/acq_marc_search.png[search form]
148 ----
149 +
150 . A list of results will appear. Click the "Copies" link to add copy information to the line item. See the link:line_items.txt[section on Line Items] for more information.
151 . Click the Notes link to add notes or line item alerts to the line item. See the link:line_items.txt[section on Line Items] for more information.
152 . Enter a price in the "Estimated Price" field.
153 . You can save the line item(s) to a selection list by checking the box on the line item and clicking Actions -> Save Items to Selection List. You can also create a purchase order from the line item(s) by checking the box on the line item and clicking Actions ~> Create Purchase Order.
154
155 image::media/acq_marc_search-2.png[line item]
156
157 Line Items
158 ~~~~~~~~~~
159
160 Return to Line Item
161 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
162
163 This feature enables you to return to a specific line item on a selection list,
164 purchase order, or invoice after you have naviagted away from the page that
165 contained the line item.  This feature is especially useful when you must
166 identify a line item in a long list. After working with a line item, you can
167 return to your place in the search results or the list of line items.
168
169 To use this feature, select a line item, and then, depending on the location of
170 the line item, click *Return* or *Return to search*.  Evergreen will take you
171 back to the specific line item in your search and highlight the line item with a
172 colored box.
173
174 For example, you retrieve a selection list, find a line item to examine, and
175 click the *Copies* link.  After editing the copies, you click *Return*.
176 Evergreen takes you back to your selection list and highlights the line item
177 that you viewed. 
178
179 image::media/Return_to_line_item1.jpg[Return_to_line_item1]
180
181 This feature is available in _General Search Results_, _Purchase Orders_, and
182 _Selection Lists_, whenever any of the following links are available: 
183
184 * Selection List
185 * Purchase Order
186 * Copies
187 * Notes
188 * Worksheet
189
190 This feature is available in Invoices whenever any of the following links are
191 available:
192
193 * Title
194 * Selection List
195 * Purchase Order
196
197