New Documentation for 2.8
[working/Evergreen.git] / docs / acquisitions / selection_lists_po.txt
1 Selection Lists and Purchase Orders
2 -----------------------------------
3
4 Selection Lists
5 ~~~~~~~~~~~~~~~
6
7 Selection lists allow you to create, manage, and save lists of items that you may want to purchase. To view your selection list, click Acquisitions -> My Selection Lists. Use the general search to view selection lists created by other users.
8
9 Create a selection list
10 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
11
12 Selection lists can be created in four areas within the module. Selection lists can be created when you <<_brief_records,Add Brief Records>>, Upload MARC Order Records, or find records through the <<_marc_federated_search_2,MARC Federated Search>>. In each of these interfaces, you will find the Add to Selection List field. Enter the name of the selection list that you want to create in that field.
13
14 Selection lists can also be created through the My Selection Lists interface:
15
16 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
17 . Click the New Selection List drop down arrow.
18 . Enter the name of the selection list in the box that appears.
19 . Click Create.
20
21 image::media/acq_selection_create.png[create selection list]
22
23 Add items to a selection list
24 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
25
26 You can add items to a selection list in one of three ways: <<_brief_records,add a brief record>>; upload MARC order records; add records through a <<_marc_federated_search_2,federated search>>; or use the View/Place Orders menu item in the catalog.
27
28 Clone selection lists
29 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
30
31 Cloning selection lists enables you to copy one selection list into a new selection list. You can maintain both copies of the list, or you can delete the previous list.
32
33 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
34 . Check the box adjacent to the list that you want to clone.
35 . Click Clone Selected.
36 . Enter a name into the box that appears, and click Clone.
37
38 image::media/acq_selection_clone.png[clone selection list]
39
40 Merge selection lists
41 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
42
43 You can merge two or more selection lists into one selection list.
44
45
46 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
47 . Check the boxes adjacent to the selection lists that you want to merge, and click Merge Selected.
48 . Choose the Lead Selection List from the drop down menu. This is the list to which the items on the other list(s) will be transferred.
49 . Click Merge.
50
51 image::media/acq_selection_merge.png[merge selection list]
52
53 Delete selection lists
54 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
55
56 You can delete selection lists that you do not want to save. You will not be able to retrieve these items through the General Search after you have deleted the list. You must delete all line items from a selection list before you can delete the list.
57
58
59 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
60 . Check the box adjacent to the selection list(s) that you want to delete.
61 . Click Delete Selected.
62
63 Mark Ready for Selector
64 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
65
66 After an item has been added to a selection list or purchase order, you can mark it ready for selector. This step is optional but may be useful to individual workflows.
67
68
69 . If you want to mark part of a selection list ready for selector, then you can check the box(es) of the line item(s) that you wish to mark ready for selector. If you want to mark the entire list ready for selector, then skip to step 2.
70 . Click Actions -> Mark Ready for Selector.
71 . A pop up box will appear. Choose to mark the selected line items or all line items.
72 . Click Go.
73 . The screen will refresh. The marked line item(s) will be highlighted pink, and the status changes to selector~ready.
74
75 image::media/acq_selection_mark_ready.png[mark ready]
76
77 Convert selection list to purchase order
78 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
79
80 Use the Actions menu to convert a selection list to a purchase order.
81
82
83 . From a selection list, click Actions ~> Create Purchase Order.
84 . A pop up box will appear.
85 . Select the ordering agency from the drop down menu.
86 . Enter the provider.
87 . Check the box adjacent to prepayment required if prepayment is required.
88 . Choose if you will add All Lineitems or Selected Lineitems to your purchase order.
89 . Check the box if you want to Import Bibs and Create Copies in the catalog.
90 . Click Submit.
91
92
93 Purchase Orders
94 ~~~~~~~~~~~~~~~
95
96 Duplicate Purchase Order Name Warning Dialog
97 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
98
99 When creating a purchase order or editing an existing purchase order, the purchase order name must be unique for the ordering agency.  Evergreen will display a warning dialog to users, if they attempt to create or edit purchase order names that match the names of already existing purchase orders at the same ordering agency. The *Duplicate Purchase Order Name Warning Dialog* includes a link that will open the matching purchase order in a new tab.
100
101 Purchase Order Names are case sensitive.
102
103 *Duplicate PO Name Detection When Creating a New Purchase Order*
104
105 image::media/po_name_detection_1.JPG[PO Name Detection 1]
106
107 When a duplicate purchase order name is detected during the creation of a new purchase order, the user may:
108 * Click *View PO* to view the purchase order with the matching name. The purchase order will open in a new tab.
109 * Click *Cancel* to cancel the creation of the new purchase order.
110 * Within the _Name (optional)_ field, enter a different, unique name for the new purchase order.
111
112 If the purchase order name is unique for the ordering agency, the user will continue filling in the remaining fields and click *Save*.
113
114 If the purchase order name is not unique for the ordering agency, the Save button will remain grayed out to the user until the purchase order is given a unique name.
115
116 *Duplicate PO Name Detection When Editing the Name of an Existing Purchase Order*
117
118 To change the name of an existing purchase order:
119 . Within the purchase order, the _Name_ of the purchase order is a link (located at the top left-hand side of the purchase order). Click the PO Name.
120 . A new window will open, where users can rename the purchase order.
121 . Enter the new purchase order name.
122 . Click *OK*.
123
124 image::media/po_name_detection_2.JPG[PO Name Detection 2]
125
126 If the new purchase order name is unique for the ordering agency, the purchase order will be updated to reflect the new name.
127 If the purchase order name is not unique for the ordering agency, the purchase order will not be updated with the new name. Instead, the user will see the *Duplicate Purchase Order Name Warning Dialog* within the purchase order.
128
129 image::media/po_name_detection_3.JPG[PO Name Detection 3]
130
131 When a duplicate purchase order name is detected during the renaming of an existing purchase order, the user may:
132
133 * Click *View PO* to view the purchase order with the matching name. The purchase order will open in a new tab.
134 * Repeat the steps to change the name of an existing purchase order and make the name unique.
135
136 Activate Purchase Order with Zero Copies
137 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
138
139 In previous versions, by default, a purchase order could be activated with or
140 without copies attached to line items.
141
142 In versions 2.3 and above, by default, a purchase order cannot be activated if a line item
143 on the purchase order has zero copies.  A new feature enables you to activate a
144 purchase order that lacks copies.
145
146 To activate a purchase order with line items that have zero copies, check the
147 box *Allow activation with zero-copy lineitems*.  
148
149 image::media/Zero_Copies1.jpg[Zero_Copies1]
150
151 Enhancements to Canceled and Delayed Items
152 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
153
154 Cancel/Delay reasons have been modified so that you can easily differentiate between canceled and delayed items.  Each label now begins with *Canceled* or *Delayed*.  To view the list, click *Admin* -> *Server Administration* -> *Acquisitions* -> *Cancel Reasons*.
155
156 The cancel/delay reason label is displayed as the line item status in the list of line items or as the copy status in the list of copies.
157
158 image::media/2.7_Enhancements_to_Canceled2.jpg[Canceled2]
159
160
161 image::media/2.7_Enhancements_to_Canceled4.jpg[Canceled4]
162
163 A delayed line item can now be canceled.  You can mark a line item as delayed, and if later, the order cannot be filled, you can change the line item's status to canceled.  When delayed line items are canceled, the encumbrances are deleted.
164
165 Cancel/delay reasons now appear on the worksheet and the printable purchase order.
166
167
168 Brief Records
169 ~~~~~~~~~~~~~
170
171 Brief records are short bibliographic records with minimal information that are often used as placeholder records until items are received. Brief records can be added to selection lists or purchase orders and can be imported into the catalog. You can add brief records to new or existing selection lists. You can add brief records to new, pending or on~order purchase orders.
172
173 Add brief records to a selection list
174 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
175
176 . Click Acquisitions -> New Brief Record. You can also add brief records to an existing selection list by clicking the Actions menu on the selection list and choosing Add Brief Record.
177 . Choose a selection list from the drop down menu, or enter the name of a new selection list.
178 . Enter bibliographic information in the desired fields.
179 . Click Save Record.
180
181 image::media/acq_brief_record.png[]
182
183 Add brief records to purchase orders
184 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
185
186 You can add brief records to new or existing purchase orders.
187
188 . Open or create a purchase order. See the section on <<_purchase_orders,purchase orders>> for more information.
189 . Click Add Brief Record.
190 . Enter bibliographic information in the desired fields. Notice that the record is added to the purchase order that you just created.
191 . Click Save Record.
192
193 image::media/acq_brief_record-2.png[]
194
195 MARC Federated Search
196 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
197
198 The MARC Federated Search enables you to import bibliographic records into a selection list or purchase order from a Z39.50 source.
199
200 . Click Acquisitions -> MARC Federated Search.
201 . Check the boxes of Z39.50 services that you want to search. Your local Evergreen Catalog is checked by default. Click Submit.
202 +
203 image::media/acq_marc_search.png[search form]
204 +
205 . A list of results will appear. Click the "Copies" link to add copy information to the line item. See the <<_line_items,section on Line Items>> for more information.
206 . Click the Notes link to add notes or line item alerts to the line item. See the <<_line_items,section on Line Items>> for more information.
207 . Enter a price in the "Estimated Price" field.
208 . You can save the line item(s) to a selection list by checking the box on the line item and clicking Actions -> Save Items to Selection List. You can also create a purchase order from the line item(s) by checking the box on the line item and clicking Actions ~> Create Purchase Order.
209
210 image::media/acq_marc_search-2.png[line item]
211
212 Line Items
213 ~~~~~~~~~~
214
215 Return to Line Item
216 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
217
218 This feature enables you to return to a specific line item on a selection list,
219 purchase order, or invoice after you have navigated away from the page that
220 contained the line item.  This feature is especially useful when you must
221 identify a line item in a long list. After working with a line item, you can
222 return to your place in the search results or the list of line items.
223
224 To use this feature, select a line item, and then, depending on the location of
225 the line item, click *Return* or *Return to search*.  Evergreen will take you
226 back to the specific line item in your search and highlight the line item with a
227 colored box.
228
229 For example, you retrieve a selection list, find a line item to examine, and
230 click the *Copies* link.  After editing the copies, you click *Return*.
231 Evergreen takes you back to your selection list and highlights the line item
232 that you viewed. 
233
234 image::media/Return_to_line_item1.jpg[Return_to_line_item1]
235
236 This feature is available in _General Search Results_, _Purchase Orders_, and
237 _Selection Lists_, whenever any of the following links are available: 
238
239 * Selection List
240 * Purchase Order
241 * Copies
242 * Notes
243 * Worksheet
244
245 This feature is available in Invoices whenever any of the following links are
246 available:
247
248 * Title
249 * Selection List
250 * Purchase Order
251
252 Display a Count of Existing Copies on Selection List and Purchase Order Lineitems
253 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
254
255 When displaying Acquisitions lineitems within the Selection List and Purchase Order interfaces, Evergreen displays a count of existing catalog copies on the lineitem. The count of existing catalog copies refers to the number of copies owned at the ordering agency and / or the ordering agency's child organization units.
256
257 The counts display for lineitems that have a direct link to a catalog record. Generally, this includes lineitems created as "on order" based on an existing catalog record and lineitems where "Load Bibs and Items" has been applied.
258
259 The count of existing copies does not include copies that are in either a Lost or a Missing status.
260
261 The existing copy count displays in the link "bar" located below the Order Identifier within the lineitem.
262
263 If no existing copies are found, a "0" (zero) will display in plain text.
264
265 If the existing copy count is greater than zero, then the count will display in bold and red on the lineitem.
266
267 image::media/display_copy_count_1.JPG[Display Copy Count 1]
268
269 The user may also hover over the existing copy count to view the accompanying tooltip.
270
271 image::media/display_copy_count_2.JPG[Display Copy Count 2]
272
273