docs/acquisitions/selection_lists_po.txt

   1 Selection Lists and Purchase Orders
   2 -----------------------------------
   3
   4 Selection Lists
   5 ~~~~~~~~~~~~~~~
   6
   7 Selection lists allow you to create, manage, and save lists of items that you may want to purchase. To view your selection list, click Acquisitions -> My Selection Lists. Use the general search to view selection lists created by other users.
   8
   9 Create a selection list
  10 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  11
  12 Selection lists can be created in four areas within the module. Selection lists can be created when you link:brief_records.txt[Add Brief Records], Upload MARC Order Records, or find records through the link:federated.txt[MARC Federated Search]. In each of these interfaces, you will find the Add to Selection List field. Enter the name of the selection list that you want to create in that field.
  13
  14 Selection lists can also be created through the My Selection Lists interface:
  15
  16 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
  17 . Click the New Selection List drop down arrow.
  18 . Enter the name of the selection list in the box that appears.
  19 . Click Create.
  20
  21 image::media/acq_selection_create.png[create selection list]
  22
  23 Add items to a selection list
  24 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  25
  26 You can add items to a selection list in one of three ways: link:brief_records.txt[add a brief record]; upload MARC order records; add records through a link:federated.txt[federated search]; or use the link:federated.txt[View/Place Orders] menu item in the catalog.
  27
  28 Clone selection lists
  29 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  30
  31 Cloning selection lists enables you to copy one selection list into a new selection list. You can maintain both copies of the list, or you can delete the previous list.
  32
  33 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
  34 . Check the box adjacent to the list that you want to clone.
  35 . Click Clone Selected.
  36 . Enter a name into the box that appears, and click Clone.
  37
  38 image::media/acq_selection_clone.png[clone selection list]
  39
  40 Merge selection lists
  41 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  42
  43 You can merge two or more selection lists into one selection list.
  44
  45
  46 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
  47 . Check the boxes adjacent to the selection lists that you want to merge, and click Merge Selected.
  48 . Choose the Lead Selection List from the drop down menu. This is the list to which the items on the other list(s) will be transferred.
  49 . Click Merge.
  50
  51 image::media/acq_selection_merge.png[merge selection list]
  52
  53 Delete selection lists
  54 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  55
  56 You can delete selection lists that you do not want to save. You will not be able to retrieve these items through the General Search after you have deleted the list. You must delete all line items from a selection list before you can delete the list.
  57
  58
  59 . Click Acquisitions -> My Selection Lists.
  60 . Check the box adjacent to the selection list(s) that you want to delete.
  61 . Click Delete Selected.
  62
  63 Mark Ready for Selector
  64 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  65
  66 After an item has been added to a selection list or purchase order, you can mark it ready for selector. This step is optional but may be useful to individual workflows.
  67
  68
  69 . If you want to mark part of a selection list ready for selector, then you can check the box(es) of the line item(s) that you wish to mark ready for selector. If you want to mark the entire list ready for selector, then skip to step 2.
  70 . Click Actions -> Mark Ready for Selector.
  71 . A pop up box will appear. Choose to mark the selected line items or all line items.
  72 . Click Go.
  73 . The screen will refresh. The marked line item(s) will be highlighted pink, and the status changes to selector~ready.
  74
  75 image::media/acq_selection_mark_ready.png[mark ready]
  76
  77 Convert selection list to purchase order
  78 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  79
  80 Use the Actions menu to convert a selection list to a purchase order.
  81
  82
  83 . From a selection list, click Actions ~> Create Purchase Order.
  84 . A pop up box will appear.
  85 . Select the ordering agency from the drop down menu.
  86 . Enter the provider.
  87 . Check the box adjacent to prepayment required if prepayment is required.
  88 . Choose if you will add All Lineitems or Selected Lineitems to your purchase order.
  89 . Check the box if you want to Import Bibs and Create Copies in the catalog.
  90 . Click Submit.
  91
  92
  93 Purchase Orders
  94 ~~~~~~~~~~~~~~~
  95
  96 Activate Purchase Order with Zero Copies
  97 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  98
  99 In previous versions, by default, a purchase order could be activated with or
 100 without copies attached to line items.
 101
 102 In versions 2.3 and above, by default, a purchase order cannot be activated if a line item
 103 on the purchase order has zero copies.  A new feature enables you to activate a
 104 purchase order that lacks copies.
 105
 106 To activate a purchase order with line items that have zero copies, check the
 107 box *Allow activation with zero-copy lineitems*.
 108
 109 image::media/Zero_Copies1.jpg[Zero_Copies1]
 110
 111 Enhancements to Canceled and Delayed Items
 112 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 113
 114 Cancel/Delay reasons have been modified so that you can easily differentiate between canceled and delayed items.  Each label now begins with *Canceled* or *Delayed*.  To view the list, click *Admin* -> *Server Administration* -> *Acquisitions* -> *Cancel Reasons*.
 115
 116 The cancel/delay reason label is displayed as the line item status in the list of line items or as the copy status in the list of copies.
 117
 118 image::media/2.7_Enhancements_to_Canceled2.jpg[Canceled2]
 119
 120
 121 image::media/2.7_Enhancements_to_Canceled4.jpg[Canceled4]
 122
 123 A delayed line item can now be canceled.  You can mark a line item as delayed, and if later, the order cannot be filled, you can change the line item's status to canceled.  When delayed line items are canceled, the encumbrances are deleted.
 124
 125 Cancel/delay reasons now appear on the worksheet and the printable purchase order.
 126
 127
 128 Brief Records
 129 ~~~~~~~~~~~~~
 130
 131 Brief records are short bibliographic records with minimal information that are often used as placeholder records until items are received. Brief records can be added to selection lists or purchase orders and can be imported into the catalog. You can add brief records to new or existing selection lists. You can add brief records to new, pending or on~order purchase orders.
 132
 133 Add brief records to a selection list
 134 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 135
 136 . Click Acquisitions -> New Brief Record. You can also add brief records to an existing selection list by clicking the Actions menu on the selection list and choosing Add Brief Record.
 137 . Choose a selection list from the drop down menu, or enter the name of a new selection list.
 138 . Enter bibliographic information in the desired fields.
 139 . Click Save Record.
 140
 141 image::media/acq_brief_record.png[]
 142
 143 Add brief records to purchase orders
 144 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 145
 146 You can add brief records to new or existing purchase orders.
 147
 148 . Open or create a purchase order. See the section on link:03~PO.txt[purchase orders] for more information.
 149 . Click Add Brief Record.
 150 . Enter bibliographic information in the desired fields. Notice that the record is added to the purchase order that you just created.
 151 . Click Save Record.
 152
 153 image::media/acq_brief_record-2.png[]
 154
 155 MARC Federated Search
 156 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 157
 158 The MARC Federated Search enables you to import bibliographic records into a selection list or purchase order from a Z39.50 source.
 159
 160 . Click Acquisitions -> MARC Federated Search.
 161 . Check the boxes of Z39.50 services that you want to search. Your local Evergreen Catalog is checked by default. Click Submit.
 162 +
 163 ----
 164 image::media/acq_marc_search.png[search form]
 165 ----
 166 +
 167 . A list of results will appear. Click the "Copies" link to add copy information to the line item. See the link:line_items.txt[section on Line Items] for more information.
 168 . Click the Notes link to add notes or line item alerts to the line item. See the link:line_items.txt[section on Line Items] for more information.
 169 . Enter a price in the "Estimated Price" field.
 170 . You can save the line item(s) to a selection list by checking the box on the line item and clicking Actions -> Save Items to Selection List. You can also create a purchase order from the line item(s) by checking the box on the line item and clicking Actions ~> Create Purchase Order.
 171
 172 image::media/acq_marc_search-2.png[line item]
 173
 174 Line Items
 175 ~~~~~~~~~~
 176
 177 Return to Line Item
 178 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 179
 180 This feature enables you to return to a specific line item on a selection list,
 181 purchase order, or invoice after you have navigated away from the page that
 182 contained the line item.  This feature is especially useful when you must
 183 identify a line item in a long list. After working with a line item, you can
 184 return to your place in the search results or the list of line items.
 185
 186 To use this feature, select a line item, and then, depending on the location of
 187 the line item, click *Return* or *Return to search*.  Evergreen will take you
 188 back to the specific line item in your search and highlight the line item with a
 189 colored box.
 190
 191 For example, you retrieve a selection list, find a line item to examine, and
 192 click the *Copies* link.  After editing the copies, you click *Return*.
 193 Evergreen takes you back to your selection list and highlights the line item
 194 that you viewed.
 195
 196 image::media/Return_to_line_item1.jpg[Return_to_line_item1]
 197
 198 This feature is available in _General Search Results_, _Purchase Orders_, and
 199 _Selection Lists_, whenever any of the following links are available:
 200
 201 * Selection List
 202 * Purchase Order
 203 * Copies
 204 * Notes
 205 * Worksheet
 206
 207 This feature is available in Invoices whenever any of the following links are
 208 available:
 209
 210 * Title
 211 * Selection List
 212 * Purchase Order
 213
 214