Revert "LP#1332651 do not strip internal spaces in barcode"
[working/Evergreen.git] / docs / acquisitions / invoices.adoc
1 Invoices
2 --------
3
4 Introduction
5 ~~~~~~~~~~~~
6
7 indexterm:[acquisitions,invoices]
8
9 You can create invoices for purchase orders, individual line items, and blanket purchases. You can also link existing invoices to purchase order.
10
11 You can invoice items before you receive the items if desired. You can also
12 reopen closed invoices, and you can print all invoices.
13
14 Creating invoices and adding line items
15 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
16 You can add specific line items to an invoice from the PO or acquisitions
17 search results screen. You can also search for relevant line items from within 
18 the invoice interface. In addition, you can add all line items from an entire
19 Purchase order to an invoice or you can create a blanket invoice for items that are not 
20 attached to a purchase order.
21
22 Creating a blanket invoice
23 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
24
25 You can create a blanket invoice for purchases that are not attached to a purchase order.
26
27 . Click _Acquisitions_ -> _Create invoice_.
28 . Enter the invoice information in the top half of the screen.
29 . To add charges for materials not attached to a purchase order, click _Add
30 Charge..._ This functionality may also be used to add shipping, tax, and other fees.
31 . Select a charge type from the drop-down menu.
32 +
33 [NOTE]
34 New charge types can be added via _Administration_ -> _Acquisitions
35 Administration_ -> _Invoice Item Types_.
36 +
37 . Select a fund from the drop-down menu.
38 . Enter a _Title/Description_ of the resource.
39 . Enter the amount that you were billed.
40 . Enter the amount that you paid.
41 . Save the invoice.
42
43 image::media/acq_invoice_blanket.png[Blanket invoice]
44
45 Adding line items from a Purchase Order or search results screen to an invoice
46 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
47
48 You can create an invoice or add line items to an invoice directly from a
49 Purchase Order or an acquisitions search results screen. 
50
51 . Place a checkmark in the box for selected line items from the Purchase Order' or acquisitions search results page.
52 . If you are creating a new invoice, click _Actions_ -> _Create Invoice From
53 Selected Line Items_.  Enter the invoice information in the top half of the
54 screen.
55 . If you are adding the line items to an existing invoice, click _Actions_ ->
56 _Link Selected Line Items to Invoice_. Enter the Invoice # and Provider and
57 then click the _Link_ button.
58 . Evergreen automatically enters the number of items that was ordered in
59 the # Invoiced and # Paid fields. Adjust these quantities as needed.
60 . Enter the amount that the organization was billed. This entry will
61 automatically propagate to the Paid field.
62 . You have the option to add charge types if applicable. Charge types are
63 additional charges that can be selected from the drop-down menu. Common charge
64 types include taxes and handling fees.
65 . You have four options for saving an invoice.
66
67 - Click _Save_ to save the changes you have made while staying in the current
68 invoice.
69 - Click _Save & Clear_ to save the changes you have made and to replace the 
70 current invoice with a new invoice so that you can continue invoicing items.
71 - Click _Prorate_ to save the invoice and prorate any additional charges, such
72 as taxes, across funds, if multiple funds have been used to pay the invoice.
73
74 +
75 [NOTE]
76 Prorating will only be applied to charge types that have the _Prorate?_ flag set
77 to true. This setting can be adjusted via _Administration_ ->
78 _Acquisitions Administration_ -> _Invoice Item Types_.
79 +
80
81 - Click _Close_. Choose this option when you have completed the invoice. This
82 option will also save any changes that have been made.  Funds will be disencumbered when the invoice is closed.
83
84 . You can re-open a closed invoice by clicking the link, _Re-open invoice_. This
85 link appears at the bottom of a closed invoice.
86
87 Search for line items from an invoice
88 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
89
90 indexterm:[acquisitions,lineitems,searching for]
91 indexterm:[acquisitions,invoices,searching for lineitems]
92
93 You can open an invoice, search for line items from
94 the invoice, and add your search results to a new or existing invoice.  This
95 feature is especially useful when you want to populate an invoice with line
96 items from multiple purchase orders.
97
98 In this example, we'll add line items to a new invoice:
99
100 indexterm:[acquisitions,lineitems,adding]
101
102 . Click _Acquisitions_ -> _Create Invoice_.
103 . An invoice summary appears at the top of the invoice and includes the number
104 of line items on the invoice and the expected cost of the items.  This number
105 will change as we add line items to the invoice.
106 . Enter the invoice details (optional).  If you do not enter the invoice
107 details, then Evergreen will populate the _Provider_ and _Receiver_ fields with
108 information from the line items.  
109 +
110 NOTE: If you do not want to display the details, click _Hide Details_.
111 +
112 image::media/Search_for_line_items_from_an_invoice1.jpg[Search_for_line_items_from_an_invoice1]
113 +
114 . Click the _Search_ tab to add line items to an invoice.
115 . Select your search criteria from the drop-down menu.  
116 . On the right side of the screen, _Limit to Invoiceable Items_ is checked by
117 default.  Invoiceable items are those that are on order, have not been
118 cancelled, and have not yet been invoiced.  Evergreen also filters out items
119 that have already been added to an invoice.  Finally, if this box is checked,
120 and if your entered the invoice details at the top of the screen, then Evergreen
121 will filter your search for items that have the same provider as the one that
122 you entered.  If you have not entered the invoice details, then Evergreen
123 removes this limit.  
124 . Sort by title (optional).  By default, results are listed by line item
125 number.  Check this box to sort by ascending title.
126 . Building the results list progressively (optional). By default, new search
127 results will replace previous results on the screen. Check this box for the
128 search results list to build with each subsequent search. This option is useful
129 for libraries that might search for line items by scanning an ISBN. Several
130 ISBNs can be scanned and then the entire result set can be selected and moved
131 to the invoice in a batch.
132 . Click _Search_.
133 +    
134 image::media/Search_for_line_items_from_an_invoice2.jpg[Search_for_line_items_from_an_invoice2]
135 +
136 . Use the _Next_ button to page through results, or select a line item(s), and
137 click _Add Selected Items to Invoice_.
138 .The rows that you selected are highlighted, and the invoice summary at the
139 top of the screen updates.
140 +
141 image::media/Search_for_line_items_from_an_invoice3.jpg[Search_for_line_items_from_an_invoice3]
142 +
143 . Click the _Invoice_ tab to see the updated invoice.
144 . Evergreen automatically enters the number of items that was ordered in the
145 # Invoiced and # Paid fields. Adjust these quantities as needed.
146 . Enter the amount that the organization was billed. This entry will
147 automatically propagate to the Paid field. The _Per Copy_ field calculates the
148 cost of each copy by dividing the amount that was billed by the number of
149 copies for which the library paid.
150
151 image::media/Search_for_line_items_from_an_invoice5.jpg[Search_for_line_items_from_an_invoice5]
152
153 Create an invoice for a purchase order
154 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
155
156 You can create an invoice for all of the line items on a purchase order. With
157 the exception of fields with drop-down menus, no limitations on the data that you enter exist.
158
159 . Open a purchase order.
160 . Click _Create Invoice_.
161 . Enter a Vendor Invoice ID. This number may be listed on the paper invoice
162 sent from your vendor.
163 . Choose a Receive Method from the drop-down menu. The system will default to
164 _Paper_.
165 . The Provider is generated from the purchase order and is entered by default.
166 . Enter a note (optional).
167 . Select a payment method from the drop-down menu (optional).
168 . The Invoice Date is entered by default as the date that you create the
169 invoice. You can change the date by clicking in the field. A calendar drops
170 down.
171 . Enter an Invoice Type (optional).
172 . The Shipper defaults to the provider that was entered in the purchase order.
173 . Enter a Payment Authorization (optional).
174 . The Receiver defaults to the branch at which your workstation is registered.
175 You can change the receiver by selecting an org unit from the drop-down menu.
176 +
177 [NOTE]
178 The bibliographic line items are listed in the next section of the invoice.
179 Along with the _title_ and _author_ of the line items is a _summary of copies
180 ordered, received, invoiced, claimed,_ and _cancelled_. You can also view the
181 _amounts estimated, encumbered,_ and _paid_ for each line item. Finally, each
182 line item has a _line item ID_ and links to the _selection list_ (if used) and
183 the _purchase order_.
184 +
185 . Evergreen automatically enters the number of items that was ordered in the
186 # Invoiced and # Paid fields. Adjust these quantities as needed.
187 . Enter the amount that the organization was billed. This entry will
188 automatically propagate to the Paid field. The _Per Copy_ field calculates the
189 cost of each copy by dividing the amount that was billed by the number of
190 copies for which the library paid.
191 . You have the option to add charge types if applicable. Charge types are
192 additional charges that can be selected from the drop-down menu. Common charge
193 types include taxes and handling fees.
194 . You have four options for saving an invoice.
195
196 - Click _Save_ to save the changes you have made while staying in the current
197 invoice.
198 - Click _Save & Clear_ to save the changes you have made and to replace the
199 current invoice with a new invoice so that you can continue invoicing items.
200 - Click _Prorate_ to save the invoice and prorate any additional charges, such
201 as taxes, across funds, if multiple funds have been used to pay the invoice.
202
203 +
204 [NOTE]
205 Prorating will only be applied to charge types that have the Prorate? flag set
206 to true. This setting can be adjusted via _Administration_ ->
207 _Acquisitions Administration_ -> _Invoice Item Types_.
208 +
209
210 - Click _Close_. Choose this option when you have completed the invoice. This
211 option will also save any changes that have been made.  Funds will be disencumbered when the invoice is closed.
212
213 . You can re-open a closed invoice by clicking the link, _Re-open invoice_. This
214 link appears at the bottom of a closed invoice.
215
216 Link an existing invoice to a purchase order
217 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
218
219 You can use the link invoice feature to link an existing invoice to a purchase
220 order. For example, an invoice is received for a shipment with items on
221 purchase order #1 and purchase order #2. When the invoice arrives, purchase
222 order #1 is retrieved, and the invoice is created. To receive the items on
223 purchase order #2, simply link the invoice to the purchase order. You do not
224 need to recreate it.
225
226 . Open a purchase order.
227 . Click _Link Invoice_.
228 . Enter the Invoice # and the Provider of the invoice to which you wish to link.
229 . Click _Link_.
230
231 image::media/acq_invoice_link.png[Link Invoice]
232
233 Electronic Invoicing
234 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
235
236 indexterm:[acquisitions,invoices,electronic]
237
238 Evergreen can receive electronic invoices from providers.  To
239 access an electronic invoice, you must:
240
241 . Configure EDI for your provider.
242 . Evergreen will receive invoices electronically from the provider.
243 . Click _Acquisitions_ -> _Open Invoices_ to view a list of open invoices, or
244 use the _General Search_ to retrieve invoices.  Click a hyperlinked invoice
245 number to view the invoice.
246
247 image::media/Electronic_invoicing1.jpg[Electronic_invoicing1]
248
249 View an invoice
250 ~~~~~~~~~~~~~~~
251
252 You can view an invoice in one of four ways: view open invoices; view invoices
253 on a purchase order; view invoices by searching specific invoice fields; view
254 invoices attached to a line item.
255
256 . To view open invoices, click _Acquisitions_ -> _Open invoices_. This opens
257 the Acquisitions Search screen. The default fields search for open invoices.
258 Click _Search_.
259 +
260 image::media/acq_invoice_view.png[Open Invoice Search]
261 +
262 . To view invoices on a purchase order, open a purchase order and click the
263 _View Invoices_ link. The number in parentheses indicates the number of
264 invoices that are attached to the purchase order.
265 +
266 image::media/acq_invoice_view-2.png[View Invoices from PO]
267 +
268 . To view invoices by searching specific invoice fields, see the section on
269 searching the acquisitions module.
270 . To view invoices for a line item, see the section on line item invoices.