LP#1673857: release notes
[working/Evergreen.git] / docs / RELEASE_NOTES_NEXT / Cataloging / Copy_tags.adoc
1 Copy Tags and Digital Bookplates
2 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
3 Copy tags will allow staff to apply custom, pre-defined labels or tags
4 to copies.  Copy tags are searchable in both the staff client and public
5 catalog.  This feature was designed to be used for Digital Bookplates to
6 attach donation or memorial information to copies, but may be used for
7 broader purposes to tag items.
8
9 Each copy tag can either be publicly-visible or visible only to staff.
10 Copy tags also have types that can be used for restricting catalog
11 searches on copy tags to particular types.
12
13 Copy tags are displayed in the copy table in the record summary page in
14 the public catalog, and a new library setting can be used to add
15 a "Digital Bookplate" search field.  Copy tags can also be used
16 as a search filter, e.g.,
17
18   * `copy_tag(bookplate, jane smith)`: search for records that have a
19     copy tag of type `bookplate` whose value contains `jane smith`.
20   * `copy_tag(*, jane smith)`: search for records that have a
21     copy tag of any type whose value contains `jane smith`.
22
23 All staff-side interfaces related to copy tags exist only in the web
24 staff client.  There are two new administration interfaces for managing
25 copy tags and copy tag types. The copy editor now has a `Copy Tags`
26 button for applying copy tags to copies; that interface can also be
27 used to create new copy tags on the fly. Furthermore, the copy buckets
28 interface now has an `Apply Tags` action for assigning tags to groups
29 of copies.
30
31 Permissions
32 +++++++++++
33
34 Two new permission are included:
35
36   * `ADMIN_COPY_TAG_TYPES`: required to create a new tag type under
37      Server Administration->Copy Tag Types
38   * `ADMIN_COPY_TAG`: required to create a new tag under
39     Local Administration->Copy Tags
40
41 The existing permission `UPDATE_COPY` controls whether or not a user
42 can link copies to tags.
43
44 Library Settings
45 ++++++++++++++++
46 A new library setting, "Enable Digital Bookplate Search", controls
47 whether to display a "Digital Bookplate" field in the search index
48 drop-downs in the catalog. A "Digital Bookplate" search will include
49 all records that have a copy that matches the tag specified by the user.
50 It should be noted that this library settings does not affect the
51 display of copy tags on the catalog record summary page.