[working/Evergreen.git] / asciidoc / 2.0 / stafftasks / acquisitions_module.txt
1 The Acquisitions Module\r
2 =======================\r
3 Evergreen Release 2.0.0\r
4 \r
5 .License\r
6 \r
7 This manual is licensed under the Creative Commons, Attribution-Share-Alike\r
8 license. This document was created by Equinox Software, Inc. with funding\r
9 provided by Georgia Public Library Service. Any reproductions or adaptations\r
10 must attribute original creation of this work to Equinox Software, Inc. and\r
11 Georgia Public Library Service. Any reproductions or adaptations must be\r
12 distributed under the same or a similar license.\r
13 \r
14 .Abstract\r
15 \r
16 This documentation is intended for users who will be performing front line\r
17 processes in the acquisitions module. Documented functions include creating\r
18 selection lists, creating and activating purchase orders, and receiving,\r
19 invoicing, and claiming items. Administrative functions are documented in\r
20 Administration Functions in the Acquisitions Module.  This document is intended\r
21 for first time users of the Acquisitions module as well as those who are\r
22 familiar with the module and need only a reference guide. The contents of this\r
23 document are alphabetized by topic.\r
24 \r
25 Brief Records\r
26 -------------\r
27 \r
28 Brief records are short bibliographic records with minimal information that are\r
29 often used as placeholder records until items are received. Brief records can\r
30 be added to selection lists or purchase orders and can be imported into the\r
31 catalog. You can add brief records to new or existing selection lists. You can\r
32 add brief records to new, pending or on-order purchase orders.\r
33 \r
34 Add brief records to a selection list\r
35 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
36 \r
37   . Click Acquisitions -> New Brief Record. You can also add brief records to\r
38 an existing selection list by clicking the Actions menu on the selection list\r
39 and choosing Add Brief Record.\r
40   . Choose a selection list from the drop down menu, or enter the name of a new selection list.\r
41   . Enter bibliographic information in the desired fields.\r
42   . Click Save Record.\r
43 \r
44 Add brief records to purchase orders\r
45 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
46 \r
47 You can add brief records to new or existing purchase orders.\r
48 \r
49   . Open or create a purchase order. See section 13 for more information.\r
50   . Click Add Brief Record.\r
51   . Enter bibliographic information in the desired fields. Notice that the\r
52 record is added to the purchase order that you just created.\r
53   . Click Save Record.\r
54 \r
55 Cancel/suspend acquisitions\r
56 ---------------------------\r
57 \r
58 You can cancel entire purchase orders, line items on the purchase orders, and individual copies\r
59 that are attached to a line item. You can also use cancel reasons to suspend purchase orders,\r
60 line items, and copies. For example, a cancel reason such as Delayed Publication, would\r
61 indicate that the item will be purchased when the item is published. The purchase is, in effect,\r
62 suspended rather than cancelled, but the state of the purchase order, line item, or copy would\r
63 still become cancelled.\r
64 \r
65 Cancel/suspend copies\r
66 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
67 \r
68 You can cancel or suspend line items that are in a state of on order or pending order.\r
69 \r
70   . Select the Copies link.\r
71   . Click the Cancel link adjacent to the copy that you wish to cancel.\r
72   . Select a cancel reason from the drop down menu that appears, and click Cancel copy.\r
73 \r
74 Cancel/suspend line items\r
75 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
76 \r
77 You can cancel or suspend line items that are in a state of on order or pending order.\r
78 \r
79   . Check the boxes of the line items that you wish to cancel.\r
80   . Click Actions ->Cancel Selected Lineitems.\r
81   . Select a cancel reason from the drop down menu. Choose the cancel reason,\r
82 and click Cancel Line Items. The status of the line item is now cancelled.\r
83 \r
84 Cancel/suspend purchase orders\r
85 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
86 \r
87   . Notice the Cancel column in the top half of the purchase order.\r
88   . Click the drop down arrow adjacent to Cancel order, and select a reason for\r
89 cancelling the order.\r
90   . Click Cancel order. The state of the purchase order is cancelled.\r
91 \r
92 Claim items\r
93 -----------\r
94 \r
95 Manual claiming of items can be accomplished in multiple ways, but electronic\r
96 claiming is not available in the 2.0 release.\r
97 \r
98 You can apply claim policies to line items or individual copies. You also can\r
99 use the default claim policy associated with your provider to claim items.\r
100 \r
101 Apply a claim policy\r
102 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
103 \r
104 You can apply a claim policy to an item in one of two ways: apply a claim\r
105 policy to a line item when the item is created on the selection list or\r
106 purchase order, or use the default claim policy associated with the provider on\r
107 the purchase order. The default claim policy for a provider is established when\r
108 the provider is created and will be used for claiming if no claim policy has\r
109 been applied.\r
110 \r
111   . Open a selection list or purchase order. See section 13 for more information.\r
112   . Click the Actions drop down menu on the line item.\r
113   . Click Apply Claim Policy.\r
114   . A drop down menu of claim policies will appear. Choose a claim policy to\r
115 apply to the line item. The claim policy will be applied to all items that have\r
116 not been received or cancelled.\r
117   . Click Save.\r
118 \r
119 Change a claim policy\r
120 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
121 \r
122 You can manually change a claim policy that has been applied to a line item.\r
123 \r
124   . Open a selection list or purchase order.\r
125   . Click the Actions drop down menu on the line item.\r
126   . Click Change Claim Policy.\r
127   . A drop down menu of claim policies will appear. Choose a claim policy to apply to the line\r
128 item.\r
129   . Click Save.\r
130 \r
131 Claim an item\r
132 ~~~~~~~~~~~~~\r
133 \r
134 You can manually claim items at any time after the item has been ordered.\r
135 \r
136   . Open a purchase order.\r
137   . Click the Actions drop down menu on the line item.\r
138   . Click Claims. The number of existing claims appears in parentheses.\r
139   . A drop down menu of items to be claimed and possible claim actions appears.\r
140 Check the boxes adjacent to the item that you want to claim and the action that\r
141 you will take. You can claim items that have not been received or cancelled.\r
142   . Click Claim Selected.\r
143   . Select a claim type from the drop down menu. Entering a note is optional.\r
144   . Click Claim.\r
145   . The number of existing claims on the line item updates, and a claim voucher\r
146 appears. The voucher can be printed and mailed to the vendor to initiate the\r
147 claim.\r
148 \r
149 Produce a list of claim-ready items\r
150 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
151 \r
152 If an item has not been received and meets the conditions for claiming\r
153 according to the item’s claim policy, then the item will be eligible for\r
154 claiming. Evergreen can produce a list of items, by ordering branch, which is\r
155 ready to be claimed. You can use this list to manually claim items from your\r
156 provider.\r
157 \r
158   . Click Acquisitions ->Claim-Ready Items.\r
159   . Choose a branch from the drop down menu to claim items that were ordered by this\r
160 branch.\r
161   . Any items that meet the conditions for claiming will appear.\r
162   . Check the box adjacent to the line items that you wish to claim. Click Claim selected items.\r
163   . Select a claim type from the drop down menu. Entering a note is optional.\r
164   . Click Claim.\r
165 \r
166 Export Single Attribute List\r
167 ----------------------------\r
168 \r
169 You can export ISBNs, ISSNs, or UPCs as a file from the list of line item(s). A list of ISBNs, for\r
170 example, could be uploaded to vendor websites when placing orders.\r
171 \r
172   . From a selection list or purchase order, check the boxes of the line items with attributes\r
173 that you wish to export.\r
174   . Click Actions -> Export Single Attribute List.\r
175   . Choose the line item attribute that you would like to export from the drop down list of\r
176 attributes.\r
177   . Click Export List.\r
178   . Save the file to your computer.\r
179   . Open the file. Choose a program to open the file. The following is an example of an ISBN in\r
180 a spreadsheet.\r
181 \r
182 Funds\r
183 -----\r
184 \r
185 You can apply a single fund or multiple funds to copies on a selection list or\r
186 purchase order.  You can change the fund that has been applied to an item at\r
187 any time on a selection list. You can change the fund that has been applied to\r
188 an item on a purchase order if the purchase order has not yet been activated.\r
189 \r
190 Funds can be applied to items from the Copies link that is located on a line\r
191 item. Funds can also be applied to copies by batch updating line items and\r
192 their attendant copies.\r
193 \r
194 Apply funds to individual copies\r
195 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
196 \r
197   . Click the Copies link on the line item.\r
198   . To apply a fund to an individual item, click the drop down arrow in the Fund field.\r
199 +\r
200 [NOTE]\r
201 A yellow fund name indicates that the balance in the fund has dropped to the\r
202 warning percent that was entered in the admin module. A red fund name\r
203 indicates that the balance in the fund has dropped to the stop percent that was\r
204 entered in the admin module. Funds that have been closed out will no longer\r
205 appear on the drop down list.\r
206 +\r
207   . To apply a fund to multiple items, see section 7 for more information.\r
208 \r
209 Apply funds to copies via batch updates to line items\r
210 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
211 \r
212 You can apply funds to all copies on a line item(s) from the Actions menu on\r
213 the selection list or the purchase order.\r
214 \r
215   . Check the boxes of the line items with copies to which you would like to apply funds.\r
216   . Click Actions ->Apply Funds to Selected Items.\r
217   . Select the fund that you wish to apply to the copies.\r
218   . Click Submit.\r
219 \r
220 Invoice acquisitions\r
221 --------------------\r
222 \r
223 You can create invoices for purchase orders, individual line items, and blanket\r
224 purchases. You can also link existing invoices to purchase orders. In 2.0, all\r
225 invoicing is manual.\r
226 \r
227 You can invoice items before you receive the items if desired. You can also\r
228 reopen closed invoices, and you can print all invoices.\r
229 \r
230 Create a blanket invoice\r
231 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
232 \r
233 You can create a blanket invoice for purchases that are not attached to a\r
234 purchase order.\r
235 \r
236   . Click Acquisitions -> Create invoice.\r
237   . Enter the invoice information in the top half of the screen. See section 6 .1 for more\r
238 information.\r
239   . Select a charge type from the drop down menu.\r
240   . Select a fund from the drop down menu.\r
241   . Enter a Title/Description of the resource.\r
242   . Enter the amount that you were billed.\r
243   . Enter the amount that you paid.\r
244   . Save the invoice. See section 6.1 for more information.\r
245 \r
246 Create an invoice for a line item\r
247 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
248 \r
249 See section 7.5.6 for details.\r
250 \r
251 Create an invoice for a purchase order\r
252 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
253 \r
254 You can create an invoice for all of the line items on a purchase order. The\r
255 only fields that are required to save the invoice are the Vendor Invoice ID and\r
256 the number of items invoiced, billed, and paid for each line item. With the\r
257 exception of fields with drop down menus, no limitations on the data that you\r
258 enter exist.\r
259 \r
260   . Open a purchase order.\r
261   . Click Create Invoice.\r
262   . Enter a Vendor Invoice ID. This number may be listed on the paper invoice sent from your\r
263 vendor.\r
264   . Choose a Receive Method from the drop down menu.\r
265 +\r
266 [NOTE]\r
267 Only paper invoicing is available in the 2.0 release. Electronic invoicing\r
268 may be available in future releases.\r
269 +\r
270   . The Provider is generated from the purchase order and is entered by default.\r
271   . Enter a note.\r
272   . Select a payment method from the drop down menu.\r
273   . The Invoice Date is entered by default as the date that you create the invoice. You can\r
274 change the date by clicking in the field. A calendar drops down.\r
275   . Enter an Invoice Type.\r
276   . The Shipper defaults to the provider that was entered in the purchase order.\r
277   . Enter a Payment Authorization.\r
278   . The Receiver defaults to the branch at which your workstation is registered. You can\r
279 change the receiver by selecting an org unit from the drop down menu.\r
280 The bibliographic line items are listed in the next section of the invoice. Along with the title\r
281 and author of the line items is a summary of copies ordered, received, invoiced, claimed, and\r
282 cancelled. You can also view the amounts estimated, encumbered, and paid for each line item.\r
283 Finally, each line item has a line item ID and links to the selection list (if used) and the purchase\r
284 order.\r
285   . Enter the number of items that were invoiced, the amount that the organization was billed,\r
286 and the amount that the organization paid.\r
287   . You have the option to add charge types if applicable. Charge types are additional charges\r
288 that can be selected from the drop down menu. Common charge types include taxes and\r
289 handling fees.\r
290   . You have three options for saving an invoice. You can click Save, which saves the changes\r
291 that you have made, but keeps the invoice open. You can click Save and Prorate, which\r
292 enables you to save the invoice and prorate any additional charges, such as taxes, across\r
293 funds, if multiple funds have been used to pay the invoice. You also can click Save and\r
294 Close. Choose this option when you have completed the invoice.\r
295 [NOTE]\r
296 You can re-open a closed invoice by clicking the link, Re-open invoice. This link\r
297 appears at the bottom of a closed invoice.\r
298 \r
299 Link an existing invoice to a purchase order\r
300 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
301 \r
302 You can use the link invoice feature to link an existing invoice to a purchase\r
303 order. For example, an invoice is received for a shipment with items on\r
304 purchase order #1 and purchase order #2.  When the invoice arrives, purchase\r
305 order #1 is retrieved, and the invoice is created. To receive the items on\r
306 purchase order #2, simply link the invoice to the purchase order. You do not\r
307 need to recreate it.\r
308 \r
309   . Open a purchase order.\r
310   . Click Link Invoice.\r
311   . Enter the Invoice # and the Provider of the invoice to which you wish to link.\r
312   . Click Link.\r
313 \r
314 View an invoice\r
315 ~~~~~~~~~~~~~~~\r
316 \r
317 You can view an invoice in one of four ways: view open invoices; view invoices\r
318 on a purchase order; view invoices by searching specific invoice fields; view\r
319 invoices attached to a line item.\r
320 \r
321   * To view open invoices, click Acquisitions -> Open invoices. This opens the Acquisitions\r
322 Search screen. The default fields search for open invoices. Click Search.\r
323   * To view invoices on a purchase order, open a purchase order, and click the View Invoices\r
324 link. The number in parentheses indicates the number of invoices that are attached to the\r
325 purchase order.\r
326   *  To view invoices by searching specific invoice fields, see section 15.\r
327   *  To view invoices for a line item, see section 7.5.10.\r
328 \r
329 Line Items\r
330 ----------\r
331 \r
332 Line items represent bibliographic records on a selection list or purchase\r
333 order. One line item corresponds to one bibliographic record. Line items\r
334 contain attributes, which are characteristics of the bibliographic record, such\r
335 as ISBNs or Title. Line items also contain copy information, price information,\r
336 and notes and alerts.\r
337 \r
338 Add alerts to a line item\r
339 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
340 \r
341 Alerts are pop up messages that appear when an item is received. Alerts can be\r
342 printed on the line item worksheet.\r
343 \r
344   . Click the Notes link on the line item.\r
345   . Click the New Alert drop down button.\r
346   . Choose an alert code from the drop down menu.\r
347   . Add additional comments if desired.\r
348   . Click Create. The alert will display on the screen.\r
349   . Click Return to return to the line item. When you return to the line item,\r
350 a flag will appear to indicate that an alert is on the line item.\r
351 \r
352 Add copies to a line item\r
353 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
354 \r
355 Use the Copies link to add copy information to a line item. You can add copies\r
356 to line items on a selection list or a purchase order.\r
357 \r
358   . Click the Copies link on a line item.\r
359   . Enter the number of items that you want to order in Item Count, and click Go. The number\r
360 of items that you want to order will display below.\r
361   . If desired, apply a Distribution Formula from the drop down list. Distribution formulas tell\r
362 the ILS how many copies should be distributed to each location.\r
363   . The owning branch and shelving location populate with entries from the distribution\r
364 formula. Click Apply.\r
365   . Look back at the top gray row of text boxes above the distribution formula. Each text box in\r
366 this row corresponds to the columns below. Changes made here will be applied to all\r
367 copies below. Click Batch Update.\r
368   . Click Save Changes.\r
369   . Click Return to return to the selection list or purchase order.\r
370   . Add the item’s price to the line item in the Estimated Price field.\r
371 \r
372 Add notes to a line item\r
373 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
374 \r
375 Notes on line items can include any additional information that you want to add\r
376 to the line item. Notes can be internal or can be made available to providers.\r
377 Notes appear in a pop up box when an item is received. Notes can be printed on\r
378 line item worksheets, which can be printed and placed in books for processing.\r
379 \r
380   . Click the Notes link on the line item.\r
381   . Click the New Note drop down button.\r
382   . Enter a note.\r
383   . You have the option to make this note available to your provider. Click the\r
384 check box adjacent to Note is vendor-public.\r
385   . Click Create. The note will appear on the screen.\r
386   . Click Return to return to the line item. When you return to the line item,\r
387 a number in parentheses adjacent to notes indicates how many notes are attached\r
388 to the item.\r
389 \r
390 Cancel a line item\r
391 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
392 \r
393 For more information, see section 2.\r
394 \r
395 Line item actions\r
396 ~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
397 \r
398 Apply claim policy\r
399 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
400 \r
401 See section 3.1 for more information.\r
402 \r
403 Claims\r
404 ^^^^^^\r
405 \r
406 See section 3.3 for more information.\r
407 \r
408 Holdings maintenance\r
409 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
410 \r
411 After an item has been received, click Actions -> Holdings Maintenance to edit\r
412 holdings. The Holdings Maintenance screen opens in a new tab.\r
413 \r
414 Link to invoice\r
415 ^^^^^^^^^^^^^^^\r
416 \r
417 Use the Link to invoice menu item to link the line item to an invoice that\r
418 already exists in the ILS.\r
419 \r
420   . Click Actions -> Link to Invoice.\r
421   . A pop up box appears. Enter an invoice number.\r
422   . Enter a provider. The field will auto-complete.\r
423   . Click Link.\r
424 \r
425 Mark received\r
426 ^^^^^^^^^^^^^\r
427 \r
428 See section 14.2 for more information.\r
429 \r
430 New invoice\r
431 ^^^^^^^^^^^\r
432 \r
433 See section 6 for more information.\r
434 \r
435 Un-receive\r
436 ^^^^^^^^^^\r
437 \r
438 See section 14.2 for more information.\r
439 \r
440 Update barcodes\r
441 ^^^^^^^^^^^^^^^\r
442 \r
443 After an item has been received, click Actions -> Update Barcodes to edit\r
444 holdings. The Volume and Copy Creator screen opens in a new tab.\r
445 \r
446 View history\r
447 ^^^^^^^^^^^^\r
448 \r
449 Click Actions -> View history to view the changes that have occurred in the\r
450 life of the line item.\r
451 \r
452 View invoice\r
453 ^^^^^^^^^^^^\r
454 \r
455 Click Actions -> View invoice to view any invoices that are attached to the line item.\r
456 \r
457 Line Item Worksheet\r
458 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
459 \r
460 The Line Item Worksheet was designed to be a printable sheet that contains\r
461 details about the line item, including alerts and notes, and distribution of\r
462 the copies. This worksheet could placed in a book that is sent to cataloging or\r
463 processing.\r
464 \r
465   . From a selection list or purchase order, click the worksheet link on the line item.\r
466   . The line item worksheet appears.\r
467   . To print the worksheet, click the Print Page link in the top right corner.\r
468 \r
469 Link line items to the catalog\r
470 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
471 \r
472 You can link a MARC record or brief record on a selection list to the corresponding MARC record\r
473 in the catalog. This may be useful for librarians who have a brief MARC record in their catalog\r
474 and want to import a better record that is attached to their selection list. No collision detection\r
475 exists when importing an item into the selection list or catalog, so the link to catalog option\r
476 enables you to search for a matching record and link to it from the selection list or purchase\r
477 order. When you import the record from the purchase order, the record will overlay the linked\r
478 record in the catalog.\r
479 \r
480   . From the line item, click Link to catalog.\r
481   . In the text box that pops up, search terms, such as ISBN and title, are entered by default.\r
482   . Click Search.\r
483   . Result(s) appear. Click the link to View MARC, or Select the record to link it to the record on\r
484 the selection list or purchase order.\r
485   . The screen will reload, and the line item displays with a catalog link. The records are linked.\r
486 \r
487 Load Bib Records and Items Into the Catalog\r
488 -------------------------------------------\r
489 \r
490 You can load bib records and items into the catalog at three different locations in the\r
491 acquisitions module.\r
492 \r
493   * You can import bib records and items (if holdings information is attached) when you upload\r
494 MARC order records. Click Acquisitions -> Load MARC Order Records and check the box\r
495 adjacent to Load Bibs and Items into the ILS.\r
496   * You can import bib records and items into the catalog when you create a purchase order\r
497 from a selection list. From the selection list, click Actions -> Create Purchase Order. Check\r
498 the box adjacent to Load Bibs and Items into the ILS to import the records into the catalog.\r
499   * You can import bib records and items into the catalog from a purchase order by clicking\r
500 Actions -> Load Bibs and Items.\r
501 [NOTE]\r
502 If you have not loaded bib records and items into the catalog before you activate\r
503 a purchase order, then the ILS will automatically import the bib records and\r
504 items into the catalog when you activate the purchase order.\r
505 \r
506 Load Catalog Record IDs\r
507 -----------------------\r
508 \r
509 The Load Catalog Record IDs function enables you to create line items from a\r
510 list of catalog records whose record IDs are saved in a CSV file.\r
511 \r
512 This would be useful if you want to batch order copies of items that your\r
513 organization already owns. For example, you run a copy/hold ratio report to\r
514 identify how many copies you have available compared to the number of holds\r
515 that are on your Hot Fiction display. You decide that you want to order an\r
516 extra copy of six titles. Your copy/hold ratio report includes the record ID of\r
517 each title. You can save the record IDs into a CSV file, upload the file into\r
518 the ILS, and create a purchase order for the items.\r
519 \r
520   . Create a CSV file with the record ID of each catalog record in the first\r
521 column of the spreadsheet. You can create this CSV file from a spreadsheet\r
522 generated by a report, as suggested in the aforementioned example. You can also\r
523 copy and paste record IDs from the catalog record into the CSV file.\r
524 +\r
525 [NOTE]\r
526 Record IDs are auto-generated digits associated with each record. They are\r
527 found in the Record Summary that appears at the top of each record.\r
528 +\r
529   . Save the CSV file to your computer.\r
530   . Click Acquisitions -> Load Catalog Record IDs.\r
531   . Click Load More Terms.\r
532   . The screen will display the number of terms (record IDs) that have been loaded.\r
533   . Click Retrieve Records. The records will appear as line items to which you can add copies,\r
534 notes, and pricing information. Use the Actions menu to save these items to a selection list or\r
535 purchase order.\r
536 \r
537 Load MARC Order Records\r
538 -----------------------\r
539 \r
540 The Load MARC Order Records screen enables you to upload MARC records that have been\r
541 saved on your computer into the ILS. You can add the records to a selection list and/or to a\r
542 purchase order. You can both create and activate purchase orders in one step from this\r
543 interface. Also, from this interface, you can load bibs and items into the catalog.\r
544 \r
545   . Click Acquisitions -> Load MARC Order Records\r
546   . If you want to upload the MARC records to a new purchase order, then click the check box\r
547 adjacent to Create Purchase Order.\r
548   . If you want to activate the purchase order at the time of creation, then click the check box\r
549 adjacent to Activate Purchase Order.\r
550   . If you want to load bibs and items into the catalog, then click the check box adjacent to\r
551 Load Bibs and Items into the ILS.\r
552   . Enter the name of the Provider. The text will auto-complete.\r
553   . Select an org unit from the drop down menu. The context org unit is the org unit that\r
554 "owns" the bib record. You should select a physical location rather than a political or\r
555 administrative org unit as the context org unit. For example, the Smith County Library\r
556 System is funding purchase of a copy of Gone with the Wind. The system owns the bib\r
557 record, but it cannot receive the physical item. The acquisitions librarian will choose a\r
558 physical branch of that system, a processing center or an individual branch, to receive the\r
559 item.\r
560   . If you want to upload the records to a selection list, you can select a list from the drop down\r
561 menu, or type in the name of the selection list that you want to create.\r
562   . Click Browse to search for the file of bibliographic records.\r
563   . Click Upload.\r
564   . A summary of the items that have been processed will appear.\r
565   . Click the links that appear to view the purchase order or the selection list.\r
566 \r
567 MARC Federated Search\r
568 ---------------------\r
569 \r
570 The MARC Federated Search enables you to import bibliographic records into a selection list or\r
571 purchase order from a Z39.50 source.\r
572 \r
573   . Click Acquisitions -> MARC Federated Search.\r
574   . Check the boxes of Z39.50 services that you want to search. Your local Evergreen Catalog is\r
575 checked by default. Click Submit.\r
576   . A list of results will appear. Click the Copies link to add copy information to the line item.\r
577 See section 7 for more information.\r
578   . Click the Notes link to add notes or line item alerts to the line item. See section 7 for more\r
579 information.\r
580   . Enter a price in the Estimated Price field.\r
581   . You can save the line item(s) to a selection list by checking the box on the line item and\r
582 clicking Actions ->Save Items to Selection List. You can also create a purchase order from\r
583 the line item(s) by checking the box on the line item and clicking Actions -> Create\r
584 Purchase Order.\r
585 \r
586 Patron Requests\r
587 ---------------\r
588 \r
589 The patron requests interface will allow you to view requests that patrons make\r
590 via the OPAC.  The functionality for OPAC requests is not currently available\r
591 in the native Evergreen interface, so the screen remains blank in 2.0.\r
592 \r
593 Purchase Orders\r
594 ---------------\r
595 \r
596 You can create a purchase order from a selection list, a batch upload of MARC\r
597 order records, the View/Place Orders link in the catalog, or results from a\r
598 MARC Federated Search. For more information on creating purchase orders using\r
599 these methods, see sections 16, 10, 17, and 11.  You can also create blanket\r
600 purchase orders to which you can add brief records or generic charges and fees.\r
601 \r
602 Activate a purchase order\r
603 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
604 \r
605 Before you can active a purchase order, the following criteria must be met:\r
606 \r
607   . The field, Activate Order?, is located in the top half of the purchase order. The answer\r
608 adjacent to this field must be Yes.\r
609   . Each line item must contain an estimated price. If the Activate Order? field in the top half\r
610 of the purchase order reads, No: The lineitem has no price (ACQ_LINEITEM_NO_PRICE),\r
611 then simply enter a price in the estimated price field, tab out of the field, and click Reload.\r
612 \r
613 When the above criteria have been met, proceed with the following:\r
614   . Look at the Activate Order? field in the top half of the purchase order. Click the\r
615 hyperlinked Activate Order. When you activate the order, the bibliographic records and\r
616 copies will be imported into the catalog, and the funds associated with the purchases will be\r
617 encumbered.\r
618 \r
619 Add brief records to a purchase order\r
620 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
621 \r
622 To add brief records to a purchase order, see section 2.2 for more information.\r
623 You can add brief records to new or existing purchase orders.\r
624 \r
625 Add charges, taxes, fees, or discounts to a purchase order\r
626 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
627 \r
628 You can add charges, taxes, fees, or discounts to a purchase order. These\r
629 additional charges will be reflected in the amounts that are estimated and\r
630 encumbered on the purchase order.\r
631 \r
632   . Open or create a purchase order.\r
633   . Click New charge.\r
634   . Select a charge type from the drop down menu.\r
635   . Select a fund from the drop down menu.\r
636   . Enter a Title/Description, Author, and Note if applicable.\r
637   . Enter an estimated cost.\r
638   . Add another new charge, or click Save New Charges.\r
639 [NOTE]\r
640 Discounts are not consistently supported in the 2.0 release.\r
641 \r
642 Add notes to a purchase order\r
643 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
644 \r
645 You can add notes to each purchase order. These can be viewed by staff and/or\r
646 by the provider. By default, notes are only visible to staff.\r
647 \r
648   . Open a purchase order.\r
649   . In the top half of the purchase order, you see a Notes field. The number of notes that are\r
650 attached to the purchase order is hyperlinked in parentheses next to the Notes field.\r
651   . Click the hyperlinked number.\r
652   . Click New Note.\r
653   . Enter the note. If you wish to make it available to the provider, click the check box adjacent\r
654 to Note is vendor-public.\r
655   . Click Create.\r
656 \r
657 Cancel/Suspend a purchase order\r
658 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
659 \r
660 To cancel or suspend a purchase order, see section 2.1.\r
661 \r
662 Create a purchase order\r
663 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
664 \r
665   . Click Acquisitions → Create Purchase Order.\r
666   . A pop-up box appears. Select an owning library from the drop down menu.\r
667   . Enter a provider in the box. The text will auto complete.\r
668   . Check the box adjacent to Prepayment Required.\r
669   . Click Save.\r
670   . The purchase order has been created. You can now create a new charge type or add a brief\r
671 record.\r
672 [NOTE]\r
673 The Total Estimated is the sum of the prices. The Total Encumbered is the total\r
674 estimated that is encumbered when the purchase order is activated. The Total\r
675 Spent column automatically updates when the items are invoiced.\r
676 \r
677 Mark ready for order\r
678 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
679 \r
680 After an item has been added to a selection list or purchase order, you can mark it ready for\r
681 order. This step is optional but may be useful to individual workflows.\r
682 \r
683   . If you want to mark part of a selection list ready for selector, then you can check the box(es)\r
684 of the line item(s) that you wish to mark ready for selector. If you want to mark the entire\r
685 list ready for selector, then skip to step 2.\r
686   . Click Actions -> Mark Ready for Order.\r
687   . A pop up box will appear. Choose to mark the selected line items or all line items.\r
688   . Click Go.\r
689   . The screen will refresh. The line item will be highlighted gray, and the status will change to\r
690 order-ready.\r
691 \r
692 Name a purchase order\r
693 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
694 \r
695 A new purchase order is given the purchase order ID as a default name. However,\r
696 you can change that name to any grouping of letters or numbers. You can reuse\r
697 purchase order names as long as a name is never used twice in the same year.\r
698 \r
699   . Open or create a purchase order.\r
700   . The Name of the purchase order is in the top left column of the purchase order. The\r
701 hyperlinked number is an internal ID number that Evergreen has assigned.\r
702   . To change this number, click on the hyperlinked ID.\r
703   . Enter a new purchase order number in the pop up box.\r
704   . Click OK.\r
705 \r
706 Print purchase orders\r
707 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
708 \r
709 You can print a purchase order from the purchase order screen. If you add a\r
710 note to a line item, the note will only appear in the Notes column on the\r
711 printed purchase order if you make the note vendor-public. Currently, no notes\r
712 appear in the Notes to the Vendor section of the printed purchase order.\r
713 \r
714   . Open a purchase order.\r
715   . Click Actions -> Print Purchase Order.\r
716 \r
717 Receive a purchase order\r
718 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
719 \r
720 See section 14.1 for more information on receiving a purchase order.\r
721 \r
722 Split order by line items\r
723 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
724 \r
725 You can create a purchase order with multiple line items, and then split the\r
726 purchase order so that each line item is on separate purchase orders.\r
727 \r
728 When a purchase order is in the status of pending, a link to split order by\r
729 Lineitems appears in the bottom left corner of the top half of the screen.\r
730 \r
731   . Click Split Order by Lineitems.\r
732   . A pop up box will confirm that you want to split the purchase order. Click OK to continue.\r
733   . The items will display by default as a virtual combined purchase order. Future\r
734 enhancements will allow you to activate the purchase order for each item from this screen.\r
735 \r
736 View On-Order Purchase Orders\r
737 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
738 \r
739 You can view a list of on-order purchase orders by clicking Acquisitions –> Purchase Orders. The\r
740 ordering agency defaults to the branch at which your workstation is registered. The state of the\r
741 purchase order defaults to on-order.\r
742 \r
743 You can add more search terms by clicking Add Search Term. Search terms are ANDed together.\r
744 Click Search to begin your search.\r
745 \r
746 If you want to expand or change your search of purchase orders, you can choose other criteria\r
747 from the drop down menus. See section 15 for more information.\r
748 \r
749 View EDI messages on a purchase order\r
750 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
751 \r
752 You can view electronic messages from your vendor about a specific purchase order.\r
753 \r
754   . Open a purchase order.\r
755   . In the top half of the purchase order, you see an EDI Messages field. The number of\r
756 messages that are attached to the purchase order is hyperlinked in parentheses next to the\r
757 EDI Messages field.\r
758   . Click the hyperlinked number to view the messages.\r
759 \r
760 View Purchase Order History\r
761 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
762 \r
763 In the top half of the purchase order, you can view the history of the purchase\r
764 order. Click the View link in the History field.\r
765 \r
766 Receiving\r
767 ---------\r
768 \r
769 You can receive and un-receive entire purchase orders, line items, and\r
770 individual copies. You can receive items before or after you invoice items.\r
771 \r
772 Receive/un-receive copies\r
773 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
774 \r
775   * To receive copies, click the Copies link on the line item, and click the Mark Received link\r
776 adjacent to each copy.\r
777   * To un-receive copies, click the Copies link on the line item, and click the Un-Receive link\r
778 adjacent to each copy.\r
779 \r
780 Receive/un-receive line items\r
781 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
782 \r
783   * To receive a line item, click the Actions -> Mark Received link on the line item.\r
784   * To un-receive a line item, click the Actions -> Un-receive link on the line item.\r
785 \r
786 Receive/un-receive purchase orders\r
787 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
788 \r
789   * To receive a purchase order, click Actions ->Mark Purchase Order as Received. The\r
790 purchase order will have a state of received.\r
791   * To un-receive a purchase order, click Actions ->Un-Receive Purchase Order. The purchase\r
792 will have a state of on order.\r
793 \r
794 Searching\r
795 ---------\r
796 \r
797 In the acquisitions module, you can search line items, line items and catalog\r
798 records, selection lists, purchase orders, and invoices. To access the\r
799 searching interface, click Acquisitions → General Search.\r
800 [NOTE]\r
801 Users may wish to begin their acquisitions process by searching line items\r
802 and catalog records. This ensures that they do not purchase an item that the\r
803 library already owns or is on another selection list or purchase order.\r
804 \r
805   . Choose the object that you would like to search from the drop down menu.\r
806   . Next, refine your search by choosing the specific fields that you would like to search. Click\r
807 Add Search Term to add more fields. Search terms are ANDed together. Click the red X at\r
808 the end of each row to delete search terms. Some search terms will be disabled depending\r
809 on your choice of items to search.\r
810   . After you have added search term(s), click Search or click the Enter key. A list of results\r
811 appears.\r
812   . If you want to edit your search, click the Reveal Search button in the top right corner of the\r
813 results screen to display your search.\r
814 \r
815 Selection Lists\r
816 ---------------\r
817 \r
818 Selection lists allow you to create, manage, and save lists of items that you\r
819 may want to purchase. To view your selection list, click Acquisitions -> My\r
820 Selection Lists. Use the general search to view selection lists created by\r
821 other users.\r
822 \r
823 Create a selection list\r
824 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
825 Selection lists can be created in four areas within the module. Selection lists can be created\r
826 when you Add Brief Records, Upload MARC Order Records, or find records through the MARC\r
827 Federated Search. In each of these interfaces, you will find the Add to Selection List field.\r
828 Enter the name of the selection list that you want to create in that field.\r
829 Selection lists can also be created through the My Selection Lists interface:\r
830 \r
831   . Click Acquisitions → My Selection Lists.\r
832   . Click the New Selection List drop down arrow.\r
833   . Enter the name of the selection list in the box that appears.\r
834   . Click Create.\r
835 \r
836 Add items to a selection list\r
837 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
838 \r
839 You can add items to a selection list in one of three ways: add a brief record\r
840 (section 2); upload MARC order records (section 10); add records through a\r
841 federated search (section 11); or use the View/Place Orders menu item in the\r
842 catalog (section 17). See the sections listed in parentheses for more\r
843 information on each of these methods.\r
844 \r
845 Clone selection lists\r
846 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
847 \r
848 Cloning selection lists enables you to copy one selection list into a new\r
849 selection list. You can maintain both copies of the list, or you can delete the\r
850 previous list.\r
851 \r
852   . Click Acquisitions -> My Selection Lists.\r
853   . Check the box adjacent to the list that you want to clone.\r
854   . Click Clone Selected.\r
855   . Enter a name into the box that appears, and click Clone.\r
856 \r
857 Merge selection lists\r
858 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
859 \r
860 You can merge two or more selection lists into one selection list.\r
861 \r
862   . Click Acquisitions -> My Selection Lists.\r
863   . Check the boxes adjacent to the selection lists that you want to merge, and click Merge\r
864 Selected.\r
865   . Choose the Lead Selection List from the drop down menu. This is the list to which the items\r
866 on the other list(s) will be transferred.\r
867   . Click Merge.\r
868 \r
869 Delete selection lists\r
870 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
871 \r
872 You can delete selection lists that you do not want to save. You will not be able to retrieve\r
873 these items through the General Search after you have deleted the list. You must delete all line\r
874 items from a selection list before you can delete the list.\r
875 \r
876   . Click Acquisitions -> My Selection Lists.\r
877   . Check the box adjacent to the selection list(s) that you want to delete.\r
878   . Click Delete Selected.\r
879 \r
880 Mark Ready for Selector\r
881 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
882 \r
883 After an item has been added to a selection list or purchase order, you can\r
884 mark it ready for selector. This step is optional but may be useful to\r
885 individual workflows.\r
886 \r
887   . If you want to mark part of a selection list ready for selector, then you can check the box(es)\r
888 of the line item(s) that you wish to mark ready for selector. If you want to mark the entire\r
889 list ready for selector, then skip to step 2.\r
890   . Click Actions -> Mark Ready for Selector.\r
891   . A pop up box will appear. Choose to mark the selected line items or all line items.\r
892   . Click Go.\r
893   . The screen will refresh. The marked line item(s) will be highlighted pink, and the status \r
894 changes to selector-ready.\r
895 \r
896 Convert selection list to purchase order\r
897 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
898 \r
899 Use the Actions menu to convert a selection list to a purchase order.\r
900 \r
901   . From a selection list, click Actions -> Create Purchase Order.\r
902   . A pop up box will appear.\r
903   . Select the ordering agency from the drop down menu.\r
904   . Enter the provider.\r
905   . Check the box adjacent to prepayment required if prepayment is required.\r
906   . Choose if you will add All Lineitems or Selected Lineitems to your purchase order.\r
907   . Check the box if you want to Import Bibs and Create Copies in the catalog.\r
908   . Click Submit.\r
909 \r
910 View/Place Orders\r
911 -----------------\r
912 \r
913   . Open a bib record.\r
914   . Click Actions for this Record -> View/Place Orders.\r
915   . Click Add to Selection List, or click Create Purchase Order.\r
916   . See sections 13 and 16 for instructions to proceed.\r