367a2bbf418fc92a09e222d69fe240ac48cfac87
[working/Evergreen.git] / 2.0 / stafftasks / cataloging.xml~
1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
5 xml:id="cataloging">
6   <info>
7     <title>Cataloging</title>
8
9     <abstract>
10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
11       carried out from the staff client.</para>
12     </abstract>
13   </info>
14
15   <section xml:id="MARC">
16     <title>Working with the MARC Editor</title>
17
18     <indexterm>
19       <primary>cataloguing</primary>
20
21       <secondary>MARC</secondary>
22     </indexterm>
23
24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
25     indicators to be edited.</para>
26
27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
29     search filters such as publication date, item type, or target
30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also rely
31     on correct MARC coding and consistency in use and content in
32     particular MARC tags.</para>
33
34     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
35       <title>Editing MARC Records</title>
36
37       <indexterm>
38         <primary>cataloguing</primary>
39
40         <secondary>editing MARC records</secondary>
41       </indexterm>
42
43       <procedure>
44         <step>
45           <para>Retrieve the record.</para>
46         </step>
47
48         <step>
49           <para>
50           <menuchoice>
51             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
52
53             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
54           </menuchoice>
55
56           .</para>
57         </step>
58
59         <step>
60           <para>The MARC record will display.</para>
61         </step>
62
63         <step>
64           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
65   <itemizedlist><listitem><para>
66           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
67
68           to display each subfield on its own line.</para>
69         </listitem>
70
71         <listitem>
72           <para> 
73           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
74
75           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
76           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
77           the use of tools like MarcEdit (
78           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
79           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>.
80           Unclick the box to switch back.</para>
81         </listitem>
82
83         <listitem>
84           <para> 
85           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
86
87           allows attaching items quickly with call number and barcode. 
88           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
89           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
90           will open.</para>
91         </listitem></itemizedlist></step>
92
93         <step><para>Make changes as desired.</para>
94 <itemizedlist><listitem>
95           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
96           or replace tags.</para>
97         </listitem>
98 <listitem>
99           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
100           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
101         </listitem>
102 <listitem>
103           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
104           </para>
105         </listitem>
106         <listitem>
107           <para>To work with the data in a tag or indicator,
108           click or 
109           <keycap>Tab</keycap>
110
111           into the required field. 
112           <emphasis>Right click</emphasis>
113
114           to view acceptable tags or indicators.</para>
115         </listitem></itemizedlist></step>
116
117         <step>
118           <para>When finished, click 
119           <guibutton>Save Record</guibutton>
120
121           and then either close the tab or switch to another view
122           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu>, for example to view it as it
123           appears in the OPAC.</para>
124         </step>
125
126       </procedure>
127
128       <tip>
129         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
130         shortcuts. Click 
131         <guibutton>Help</guibutton>
132
133         to see the shortcut menu from within the MARC
134         Editor.</para>
135       </tip>
136     </simplesect>
137
138     <simplesect xml:id="MARCrecordleader">
139       <title>MARC Record Leader and MARC fixed field 008</title>
140
141       <indexterm>
142         <primary>MARC</primary>
143
144         <secondary>MARC leader</secondary>
145       </indexterm>
146
147       <indexterm>
148         <primary>MARC</primary>
149
150         <secondary>fixed field 008</secondary>
151       </indexterm>
152
153       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
154       in the MARC Editor via the fixed field box displayed above
155       the MARC record. Information about the leader and the 008
156       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
157       page at 
158       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
159       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
160
161       .</para>
162
163       <procedure>
164         <title>To edit the MARC record leader</title>
165
166         <step>
167           <para>Retrieve and display the appropriate record in
168           MARC Edit view.</para>
169         </step>
170
171         <step>
172           <para>
173           <emphasis>Click</emphasis>
174
175           into any box displayed in the fixed field .</para>
176         </step>
177
178         <step>
179           <para>Press 
180           <keycap>Tab</keycap>
181
182           or use the mouse to move between fields.</para>
183         </step>
184
185         <step>
186           <para>Click 
187           <guibutton>Save Record</guibutton>
188
189           .</para>
190         </step>
191
192       </procedure>
193
194       <tip>
195         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
196         shortcuts. Click 
197         <guibutton>Help</guibutton>
198
199         to see the shortcut menu from within the MARC
200         Editor.</para>
201       </tip>
202     </simplesect>
203
204     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
205       <title>Overlaying MARC Records</title>
206
207       <indexterm>
208         <primary>cataloguing</primary>
209
210         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
211       </indexterm>
212
213       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
214       record while leaving all holdings, holds, active
215       circulations, bills, and fines intact.</para>
216
217       <para>In Evergreen, a record must be 
218       <emphasis>marked</emphasis>
219
220       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
221       record at a time may be marked for overlay. When another
222       record is marked for overlay, the previously marked item is
223       
224       <emphasis>de-marked</emphasis>
225
226       . Once a record is marked, it remains marked until overlaid
227       or until the user logs out of Evergreen.</para>
228
229       <procedure>
230         <title>Marking a record for overlay</title>
231
232         <step>
233           <para>Search for and retrieve a record for
234           overlay.</para>
235         </step>
236
237         <step>
238           <para>Select 
239           <menuchoice>
240             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
241
242             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
243           </menuchoice>
244
245           . Record is now 
246           <emphasis>marked</emphasis>
247
248           .</para>
249         </step>
250       </procedure>
251
252       <procedure>
253         <title>Overlaying the marked record</title>
254
255         <step>
256           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
257           <link linkend="z39.60">search for and import the new record from a Z39.50
258           target</link>.</para>
259         </step>
260
261         
262         <step>
263           <para>Click 
264           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
265
266           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
267           displayed.</para>
268         </step>
269
270         <step>
271           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
272           record as necessary.</para>
273         </step>
274
275         <step>
276           <para>Click 
277           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
278
279           .</para>
280         </step>
281
282         <step>
283           <para>The existing record will display along with a
284           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
285           view the record in entirety, if required.</para>
286         </step>
287
288         <step>
289           <para>Click 
290           <guibutton>Overlay</guibutton>
291
292           .</para>
293         </step>
294
295         <step>
296           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
297           overlaid with the new MARC record. All preexisting
298           holdings remain intact.</para>
299         </step>
300       </procedure>
301     </simplesect>
302   </section>
303
304   <section xml:id="z39.50">
305     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
306
307       <indexterm>
308         <primary>cataloguing</primary>
309
310         <secondary>Z39.50</secondary>
311       </indexterm>
312
313     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
314     databases and examine or download bibliographic records. Open
315     the client with 
316     <menuchoice>
317       <guimenu>Cataloging</guimenu>
318
319       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
320     </menuchoice>
321     </para>
322
323     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
324       <title>Z39.50 Screen Features</title>
325
326       <para>Initially, or when you want to change targets, start
327       with the 
328       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
329
330       area. Here you choose the remote databases you wish to
331       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
332       any require authentication to access, you will see username
333       and password boxes to the right.</para>
334
335       <procedure>
336         <step>Click all the databases you wish to search
337         simultaneously (see the Note about which fields can be
338         used).</step>
339
340         <step>Fill in user information for any that require
341         it.</step>
342
343         <step>Click 
344         <guibutton>Save as Default</guibutton>
345
346         to preserve these settings for next time.</step>
347       </procedure>
348
349       <para>The 
350       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
351
352       section is where you enter a search. The databases you
353       select control which search fields you can use. You may use
354       any combination of fields that are active (not grayed out),
355       but be aware that not all fields are active for every
356       database. Select just one database to see which fields are
357       active for that database.</para>
358
359       <note>
360         <para>If you are searching multiple databases, you will
361         only get results from those that support the fields
362         you're searching! For example, 
363         <guilabel>Keyword</guilabel>
364
365         and 
366         <guilabel>Subject</guilabel>
367
368         are only active if the local catalog is selected, so
369         using those fields in a combined database search
370         guarantees that you will only get results from the local
371         catalog.</para>
372       </note>
373
374       <para>The 
375       <guilabel>Query</guilabel>
376
377       section has three buttons.</para>
378
379       <itemizedlist>
380         <listitem>
381         <guibutton>Search</guibutton>
382
383         begins searching on the criteria entered in the search
384         fields.</listitem>
385
386         <listitem>
387         <guibutton>Clear Form</guibutton>
388
389         resets all fields to empty.</listitem>
390
391         <listitem>
392         <guibutton>Raw Search</guibutton>
393
394         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
395         build complex searches. See 
396         <xref linkend="rawsearches" />
397
398         .</listitem>
399       </itemizedlist>
400
401       <para>The 
402       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
403
404       pane displays the results from the most recent search.
405       Information about each record retrieved appears on a
406       separate summary line, with various columns of
407       information.</para>
408
409       <itemizedlist>
410         <listitem>If more than the default number of results is
411         available, use 
412         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
413
414         to add the next set to the screen.</listitem>
415
416         <listitem>Click 
417         <guibutton>List Action</guibutton>
418
419         to view options for exporting and saving from the list: 
420         <itemizedlist>
421           <listitem>Copy Field from selected row to
422           Clipboard</listitem>
423
424           <listitem>Print List CSV</listitem>
425
426           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
427
428           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
429
430           <listitem>Save List Configuration</listitem>
431         </itemizedlist>
432         </listitem>
433
434         <listitem>Select an item and click 
435         <guibutton>MARC View</guibutton>
436
437         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
438         can 
439         <guibutton>Print Page</guibutton>
440
441         . To toggle back, click 
442         <guibutton>Results View</guibutton>
443
444         .</listitem>
445
446         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
447         marked a record for
448         overlay</link>, 
449         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
450
451         will be active. Click to view/edit the new bib record to
452         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
453         for details.</listitem>
454
455         <listitem>
456         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
457
458         is used to view/edit a new record.</listitem>
459
460         <listitem>To view long lists of results, click 
461         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
462
463         to give the results list more screen real
464         estate.</listitem>
465       </itemizedlist>
466     </simplesect>
467
468     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
469       <title>Importing a record via Z39.50</title>
470     </simplesect>
471
472     <simplesect xml:id="recordcollisions">
473       <title>Record Collisions</title>
474     </simplesect>
475
476     <simplesect xml:id="fastitemadds">
477       <title>Fast Item Adds</title>
478
479       <note>
480         <para>The status of items created with Fast Item Add will
481         be set to 
482         <emphasis>In Process</emphasis>
483
484         , consistent with other types of item creation. This is a
485         change from 1.6.</para>
486       </note>
487     </simplesect>
488
489     <simplesect xml:id="rawsearches">
490       <title>Raw Searches</title>
491
492       <tip>
493         <para>Visit 
494         <link
495         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
496         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
497
498         for more details on PQF and examples you can copy/paste
499         into the search box.</para>
500       </tip>
501     </simplesect>
502   </section>
503 </chapter>
504