2.0/stafftasks/cataloging.xml

   1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
   3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
   4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
   5 xml:id="cataloging">
   6   <info>
   7     <title>Cataloging</title>
   8
   9     <abstract>
  10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
  11       carried out from the staff client.</para>
  12     </abstract>
  13   </info>
  14
  15   <section xml:id="MARC_editor">
  16     <title>Working with the MARC Editor</title>
  17
  18     <indexterm>
  19       <primary>cataloguing</primary>
  20
  21       <secondary>MARC</secondary>
  22     </indexterm>
  23
  24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
  25     indicators to be edited.</para>
  26
  27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
  28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
  29     search filters such as publication date, item type, or target
  30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also need
  31     correct and consistent MARC coding in particular tags.</para>
  32
  33
  34
  35     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
  36       <title>Editing MARC Records</title>
  37
  38       <indexterm>
  39         <primary>cataloguing</primary>
  40
  41         <secondary>editing MARC records</secondary>
  42       </indexterm>
  43
  44       <procedure>
  45         <step>
  46           <para>Retrieve the record.</para>
  47         </step>
  48
  49         <step>
  50           <para>
  51           <menuchoice>
  52             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
  53
  54             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
  55           </menuchoice>
  56
  57           .</para>
  58         </step>
  59
  60         <step>
  61           <para>The MARC record will display.</para>
  62         </step>
  63
  64         <step>
  65           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
  66   <itemizedlist><listitem><para>
  67           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
  68
  69           to display each subfield on its own line.</para>
  70         </listitem>
  71
  72         <listitem>
  73           <para>
  74           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
  75
  76           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
  77           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
  78           the use of tools like MarcEdit (
  79           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
  80           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>).
  81           Unclick the box to switch back.</para>
  82         </listitem>
  83
  84         <listitem>
  85           <para>
  86           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
  87
  88           allows attaching items quickly with call number and barcode.
  89           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
  90           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
  91           will open.</para>
  92         </listitem></itemizedlist></step>
  93
  94         <step><para>Make changes as desired.</para>
  95 <itemizedlist><listitem>
  96           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
  97           or replace tags.</para>
  98         </listitem>
  99 <listitem>
 100           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
 101           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
 102         </listitem>
 103 <listitem>
 104           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
 105           </para>
 106         </listitem>
 107         <listitem>
 108           <para>To work with the data in a tag or indicator,
 109           click or
 110           <keycap>Tab</keycap>
 111
 112           into the required field.
 113           <emphasis>Right click</emphasis>
 114
 115           to view acceptable tags or indicators.</para>
 116         </listitem>
 117 <listitem>
 118          <indexterm>
 119         <primary>MARC</primary>
 120
 121         <secondary>MARC leader</secondary>
 122       </indexterm>
 123
 124       <indexterm>
 125         <primary>MARC</primary>
 126
 127         <secondary>fixed field 008</secondary>
 128       </indexterm>
 129
 130       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
 131       with the fixed field box displayed above
 132       the MARC record. Click into any box to edit the contents. (Information
 133       about the leader and the 008
 134       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
 135       page at
 136       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
 137       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
 138       .)</para>
 139       </listitem>
 140
 141         </itemizedlist>
 142               <tip>
 143         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
 144         shortcuts. Click
 145         <guibutton>Help</guibutton>
 146
 147         to see the shortcut menu from within the MARC
 148         Editor.</para>
 149       </tip>
 150         </step>
 151
 152         <step>
 153           <para>When finished, click
 154           <guibutton>Save Record</guibutton>.
 155
 156           The record stays open in the editor. You can close the tab or switch to another view
 157           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu> (for example to view it as it
 158           appears in the OPAC).</para>
 159         </step>
 160
 161       </procedure>
 162
 163     </simplesect>
 164
 165
 166     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
 167       <title>Overlaying MARC Records</title>
 168
 169       <indexterm>
 170         <primary>cataloguing</primary>
 171
 172         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
 173       </indexterm>
 174
 175       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
 176       record while leaving all holdings, holds, active
 177       circulations, bills, and fines intact.</para>
 178
 179       <para>In Evergreen, a record must be
 180       <emphasis>marked</emphasis>
 181
 182       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
 183       record at a time may be marked for overlay. When another
 184       record is marked for overlay, the previously marked item is
 185
 186       <emphasis>de-marked</emphasis>. Once a record is marked, it remains
 187       marked until overlaid
 188       or until the user logs out of Evergreen.</para>
 189
 190       <procedure>
 191         <title>Marking a record for overlay</title>
 192
 193         <step>
 194           <para>Search for and retrieve a record for
 195           overlay.</para>
 196         </step>
 197
 198         <step>
 199           <para>Select
 200           <menuchoice>
 201             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
 202
 203             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
 204           </menuchoice>. Record is now
 205           <emphasis>marked</emphasis>.</para>
 206         </step>
 207       </procedure>
 208
 209       <procedure>
 210         <title>Overlaying the marked record</title>
 211
 212         <step>
 213           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
 214           <link linkend="z39.50">search for and import the new record from a Z39.50
 215           target</link>.</para>
 216         </step>
 217
 218
 219         <step>
 220           <para>Click
 221           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 222
 223           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
 224           displayed.</para>
 225         </step>
 226
 227         <step>
 228           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
 229           record as necessary.</para>
 230         </step>
 231
 232         <step>
 233           <para>Click
 234           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
 235
 236           .</para>
 237         </step>
 238
 239         <step>
 240           <para>The existing record will display along with a
 241           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
 242           view the record in entirety, if required.</para>
 243         </step>
 244
 245         <step>
 246           <para>Click
 247           <guibutton>Overlay</guibutton>
 248
 249           .</para>
 250         </step>
 251
 252         <step>
 253           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
 254           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
 255           holdings remain intact.</para>
 256         </step>
 257       </procedure>
 258     </simplesect>
 259   </section>
 260
 261   <section xml:id="z39.50">
 262     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
 263
 264       <indexterm>
 265         <primary>cataloguing</primary>
 266
 267         <secondary>Z39.50</secondary>
 268       </indexterm>
 269
 270     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
 271     databases and examine or download bibliographic records. Open
 272     the client with
 273     <menuchoice>
 274       <guimenu>Cataloging</guimenu>
 275
 276       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
 277     </menuchoice>
 278     </para>
 279
 280     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
 281       <title>Z39.50 Screen Features</title>
 282
 283       <para>Initially, or when you want to change targets, start
 284       with the
 285       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
 286
 287       area. Here you choose the remote databases you wish to
 288       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
 289       any require authentication to access, you will see username
 290       and password boxes to the right.</para>
 291
 292       <procedure>
 293         <step>Click all the databases you wish to search
 294         simultaneously (see the Note about which fields can be
 295         used).</step>
 296
 297         <step>Fill in user information for any that require
 298         it.</step>
 299
 300         <step>Click
 301         <guibutton>Save as Default</guibutton>
 302
 303         to preserve these settings for next time.</step>
 304       </procedure>
 305
 306       <para>The
 307       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
 308
 309       section is where you enter a search. The databases you
 310       select control which search fields you can use. You may use
 311       any combination of fields that are active (not grayed out),
 312       but be aware that not all fields are active for every
 313       database. Select just one database to see which fields are
 314       active for that database.</para>
 315
 316       <note>
 317         <para>If you are searching multiple databases, you will
 318         only get results from those that support the fields
 319         you're searching! For example,
 320         <guilabel>Keyword</guilabel>
 321
 322         and
 323         <guilabel>Subject</guilabel>
 324
 325         are only active if the local catalog is selected, so
 326         using those fields in a combined database search
 327         guarantees that you will only get results from the local
 328         catalog.</para>
 329       </note>
 330
 331       <para>The
 332       <guilabel>Query</guilabel>
 333
 334       section has three buttons.</para>
 335
 336       <itemizedlist>
 337         <listitem>
 338         <guibutton>Search</guibutton>
 339
 340         begins searching on the criteria entered in the search
 341         fields.</listitem>
 342
 343         <listitem>
 344         <guibutton>Clear Form</guibutton>
 345
 346         resets all fields to empty.</listitem>
 347
 348         <listitem>
 349         <guibutton>Raw Search</guibutton>
 350
 351         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
 352         build complex searches. See
 353         <xref linkend="rawsearches" />
 354
 355         .</listitem>
 356       </itemizedlist>
 357
 358       <para>The
 359       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
 360
 361       pane displays the results from the most recent search.
 362       Information about each record retrieved appears on a
 363       separate summary line, with various columns of
 364       information.</para>
 365
 366       <itemizedlist>
 367         <listitem>If more than the default number of results is
 368         available, use
 369         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
 370
 371         to add the next set to the screen.</listitem>
 372
 373         <listitem>Click
 374         <guibutton>List Action</guibutton>
 375
 376         to view options for exporting and saving from the list:
 377         <itemizedlist>
 378           <listitem>Copy Field from selected row to
 379           Clipboard</listitem>
 380
 381           <listitem>Print List CSV</listitem>
 382
 383           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
 384
 385           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
 386
 387           <listitem>Save List Configuration</listitem>
 388         </itemizedlist>
 389         </listitem>
 390
 391         <listitem>Select an item and click
 392         <guibutton>MARC View</guibutton>
 393
 394         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
 395         can
 396         <guibutton>Print Page</guibutton>
 397
 398         . To toggle back, click
 399         <guibutton>Results View</guibutton>
 400
 401         .</listitem>
 402
 403         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
 404         marked a record for
 405         overlay</link>,
 406         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 407
 408         will be active. Click to view/edit the new bib record to
 409         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
 410         for details.</listitem>
 411
 412         <listitem>
 413         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
 414
 415         is used to view/edit a new record.</listitem>
 416
 417         <listitem>To view long lists of results, click
 418         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
 419
 420         to give the results list more screen real
 421         estate.</listitem>
 422       </itemizedlist>
 423     </simplesect>
 424
 425     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
 426       <title>Importing a record via Z39.50</title>
 427 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
 428 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done.
 429 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>,
 430 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
 431     </simplesect>
 432     <simplesect xml:id="fastitemadds">
 433       <title>Fast Item Adds</title>
 434 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
 435 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
 436 edit it.</para>
 437 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make
 438 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
 439       <note>
 440         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
 441         be set to
 442         <emphasis>In Process</emphasis>
 443
 444         , consistent with other types of item creation. This is a
 445         change from 2.0.5 and earlier, when items created with Fast Add were Available.</para>
 446       </note>
 447     </simplesect>
 448
 449     <simplesect xml:id="recordcollisions">
 450       <title>Record Collisions</title>
 451 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
 452 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
 453 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
 454 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN.
 455 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
 456 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
 457     </simplesect>
 458
 459
 460
 461     <simplesect xml:id="rawsearches">
 462       <title>Raw Searches</title>
 463
 464       <tip>
 465         <para>Visit
 466         <link
 467         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
 468         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
 469
 470         for more details on PQF and examples you can copy/paste
 471         into the search box.</para>
 472       </tip>
 473     </simplesect>
 474   </section>
 475 </chapter>
 476