f5e9203bd21ebb440169f2eae3d1eff17195d179
[working/Evergreen.git] / 2.0 / stafftasks / cataloging.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
5 xml:id="cataloging">
6   <info>
7     <title>Cataloging</title>
8
9     <abstract>
10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
11       carried out from the staff client.</para>
12     </abstract>
13   </info>
14
15   <section xml:id="MARC_editor">
16     <title>Working with the MARC Editor</title>
17
18     <indexterm>
19       <primary>cataloguing</primary>
20
21       <secondary>MARC</secondary>
22     </indexterm>
23
24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
25     indicators to be edited.</para>
26
27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
29     search filters such as publication date, item type, or target
30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also rely
31     on correct MARC coding and consistency in use and content in
32     particular MARC tags.</para>
33
34
35
36     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
37       <title>Editing MARC Records</title>
38
39       <indexterm>
40         <primary>cataloguing</primary>
41
42         <secondary>editing MARC records</secondary>
43       </indexterm>
44
45       <procedure>
46         <step>
47           <para>Retrieve the record.</para>
48         </step>
49
50         <step>
51           <para>
52           <menuchoice>
53             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
54
55             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
56           </menuchoice>
57
58           .</para>
59         </step>
60
61         <step>
62           <para>The MARC record will display.</para>
63         </step>
64
65         <step>
66           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
67   <itemizedlist><listitem><para>
68           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
69
70           to display each subfield on its own line.</para>
71         </listitem>
72
73         <listitem>
74           <para> 
75           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
76
77           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
78           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
79           the use of tools like MarcEdit (
80           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
81           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>).
82           Unclick the box to switch back.</para>
83         </listitem>
84
85         <listitem>
86           <para> 
87           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
88
89           allows attaching items quickly with call number and barcode. 
90           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
91           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
92           will open.</para>
93         </listitem></itemizedlist></step>
94
95         <step><para>Make changes as desired.</para>
96 <itemizedlist><listitem>
97           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
98           or replace tags.</para>
99         </listitem>
100 <listitem>
101           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
102           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
103         </listitem>
104 <listitem>
105           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
106           </para>
107         </listitem>
108         <listitem>
109           <para>To work with the data in a tag or indicator,
110           click or 
111           <keycap>Tab</keycap>
112
113           into the required field. 
114           <emphasis>Right click</emphasis>
115
116           to view acceptable tags or indicators.</para>
117         </listitem>
118 <listitem>
119          <indexterm>
120         <primary>MARC</primary>
121
122         <secondary>MARC leader</secondary>
123       </indexterm>
124
125       <indexterm>
126         <primary>MARC</primary>
127
128         <secondary>fixed field 008</secondary>
129       </indexterm>
130
131       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
132       with the fixed field box displayed above
133       the MARC record. Click into any box to edit the contents. (Information 
134       about the leader and the 008
135       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
136       page at 
137       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
138       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
139       .)</para>
140       </listitem>
141           
142         </itemizedlist>
143               <tip>
144         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
145         shortcuts. Click 
146         <guibutton>Help</guibutton>
147
148         to see the shortcut menu from within the MARC
149         Editor.</para>
150       </tip>
151         </step>
152
153         <step>
154           <para>When finished, click 
155           <guibutton>Save Record</guibutton>.
156
157           The record stays open in the editor. You can close the tab or switch to another view
158           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu> (for example to view it as it
159           appears in the OPAC).</para>
160         </step>
161
162       </procedure>
163
164     </simplesect>
165     
166
167     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
168       <title>Overlaying MARC Records</title>
169
170       <indexterm>
171         <primary>cataloguing</primary>
172
173         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
174       </indexterm>
175
176       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
177       record while leaving all holdings, holds, active
178       circulations, bills, and fines intact.</para>
179
180       <para>In Evergreen, a record must be 
181       <emphasis>marked</emphasis>
182
183       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
184       record at a time may be marked for overlay. When another
185       record is marked for overlay, the previously marked item is
186       
187       <emphasis>de-marked</emphasis>. Once a record is marked, it remains 
188       marked until overlaid
189       or until the user logs out of Evergreen.</para>
190
191       <procedure>
192         <title>Marking a record for overlay</title>
193
194         <step>
195           <para>Search for and retrieve a record for
196           overlay.</para>
197         </step>
198
199         <step>
200           <para>Select 
201           <menuchoice>
202             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
203
204             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
205           </menuchoice>. Record is now 
206           <emphasis>marked</emphasis>.</para>
207         </step>
208       </procedure>
209
210       <procedure>
211         <title>Overlaying the marked record</title>
212
213         <step>
214           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
215           <link linkend="z39.50">search for and import the new record from a Z39.50
216           target</link>.</para>
217         </step>
218
219         
220         <step>
221           <para>Click 
222           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
223
224           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
225           displayed.</para>
226         </step>
227
228         <step>
229           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
230           record as necessary.</para>
231         </step>
232
233         <step>
234           <para>Click 
235           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
236
237           .</para>
238         </step>
239
240         <step>
241           <para>The existing record will display along with a
242           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
243           view the record in entirety, if required.</para>
244         </step>
245
246         <step>
247           <para>Click 
248           <guibutton>Overlay</guibutton>
249
250           .</para>
251         </step>
252
253         <step>
254           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
255           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
256           holdings remain intact.</para>
257         </step>
258       </procedure>
259     </simplesect>
260   </section>
261
262   <section xml:id="z39.50">
263     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
264
265       <indexterm>
266         <primary>cataloguing</primary>
267
268         <secondary>Z39.50</secondary>
269       </indexterm>
270
271     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
272     databases and examine or download bibliographic records. Open
273     the client with 
274     <menuchoice>
275       <guimenu>Cataloging</guimenu>
276
277       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
278     </menuchoice>
279     </para>
280
281     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
282       <title>Z39.50 Screen Features</title>
283
284       <para>Initially, or when you want to change targets, start
285       with the 
286       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
287
288       area. Here you choose the remote databases you wish to
289       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
290       any require authentication to access, you will see username
291       and password boxes to the right.</para>
292
293       <procedure>
294         <step>Click all the databases you wish to search
295         simultaneously (see the Note about which fields can be
296         used).</step>
297
298         <step>Fill in user information for any that require
299         it.</step>
300
301         <step>Click 
302         <guibutton>Save as Default</guibutton>
303
304         to preserve these settings for next time.</step>
305       </procedure>
306
307       <para>The 
308       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
309
310       section is where you enter a search. The databases you
311       select control which search fields you can use. You may use
312       any combination of fields that are active (not grayed out),
313       but be aware that not all fields are active for every
314       database. Select just one database to see which fields are
315       active for that database.</para>
316
317       <note>
318         <para>If you are searching multiple databases, you will
319         only get results from those that support the fields
320         you're searching! For example, 
321         <guilabel>Keyword</guilabel>
322
323         and 
324         <guilabel>Subject</guilabel>
325
326         are only active if the local catalog is selected, so
327         using those fields in a combined database search
328         guarantees that you will only get results from the local
329         catalog.</para>
330       </note>
331
332       <para>The 
333       <guilabel>Query</guilabel>
334
335       section has three buttons.</para>
336
337       <itemizedlist>
338         <listitem>
339         <guibutton>Search</guibutton>
340
341         begins searching on the criteria entered in the search
342         fields.</listitem>
343
344         <listitem>
345         <guibutton>Clear Form</guibutton>
346
347         resets all fields to empty.</listitem>
348
349         <listitem>
350         <guibutton>Raw Search</guibutton>
351
352         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
353         build complex searches. See 
354         <xref linkend="rawsearches" />
355
356         .</listitem>
357       </itemizedlist>
358
359       <para>The 
360       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
361
362       pane displays the results from the most recent search.
363       Information about each record retrieved appears on a
364       separate summary line, with various columns of
365       information.</para>
366
367       <itemizedlist>
368         <listitem>If more than the default number of results is
369         available, use 
370         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
371
372         to add the next set to the screen.</listitem>
373
374         <listitem>Click 
375         <guibutton>List Action</guibutton>
376
377         to view options for exporting and saving from the list: 
378         <itemizedlist>
379           <listitem>Copy Field from selected row to
380           Clipboard</listitem>
381
382           <listitem>Print List CSV</listitem>
383
384           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
385
386           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
387
388           <listitem>Save List Configuration</listitem>
389         </itemizedlist>
390         </listitem>
391
392         <listitem>Select an item and click 
393         <guibutton>MARC View</guibutton>
394
395         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
396         can 
397         <guibutton>Print Page</guibutton>
398
399         . To toggle back, click 
400         <guibutton>Results View</guibutton>
401
402         .</listitem>
403
404         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
405         marked a record for
406         overlay</link>, 
407         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
408
409         will be active. Click to view/edit the new bib record to
410         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
411         for details.</listitem>
412
413         <listitem>
414         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
415
416         is used to view/edit a new record.</listitem>
417
418         <listitem>To view long lists of results, click 
419         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
420
421         to give the results list more screen real
422         estate.</listitem>
423       </itemizedlist>
424     </simplesect>
425
426     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
427       <title>Importing a record via Z39.50</title>
428 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
429 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done. 
430 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>, 
431 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
432     </simplesect>
433     <simplesect xml:id="fastitemadds">
434       <title>Fast Item Adds</title>
435 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
436 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
437 edit it.</para>
438 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make 
439 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
440       <note>
441         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
442         be set to 
443         <emphasis>In Process</emphasis>
444
445         , consistent with other types of item creation. This is a
446         change from 2.0.5 and earlier, when items created with Fast Add were Available.</para>
447       </note>
448     </simplesect>
449
450     <simplesect xml:id="recordcollisions">
451       <title>Record Collisions</title>
452 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
453 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
454 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
455 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN. 
456 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
457 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
458     </simplesect>
459
460
461
462     <simplesect xml:id="rawsearches">
463       <title>Raw Searches</title>
464
465       <tip>
466         <para>Visit 
467         <link
468         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
469         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
470
471         for more details on PQF and examples you can copy/paste
472         into the search box.</para>
473       </tip>
474     </simplesect>
475   </section>
476 </chapter>
477