2.0/stafftasks/cataloging.xml

   1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
   3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
   4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
   5 xml:id="cataloging">
   6   <info>
   7     <title>Cataloging</title>
   8
   9     <abstract>
  10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
  11       carried out from the staff client.</para>
  12     </abstract>
  13   </info>
  14
  15   <section xml:id="MARC_editor">
  16     <title>Working with the MARC Editor</title>
  17
  18     <indexterm>
  19       <primary>cataloguing</primary>
  20
  21       <secondary>MARC</secondary>
  22     </indexterm>
  23
  24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
  25     indicators to be edited.</para>
  26
  27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
  28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
  29     search filters such as publication date, item type, or target
  30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also rely
  31     on correct MARC coding and consistency in use and content in
  32     particular MARC tags.</para>
  33
  34
  35
  36     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
  37       <title>Editing MARC Records</title>
  38
  39       <indexterm>
  40         <primary>cataloguing</primary>
  41
  42         <secondary>editing MARC records</secondary>
  43       </indexterm>
  44
  45       <procedure>
  46         <step>
  47           <para>Retrieve the record.</para>
  48         </step>
  49
  50         <step>
  51           <para>
  52           <menuchoice>
  53             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
  54
  55             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
  56           </menuchoice>
  57
  58           .</para>
  59         </step>
  60
  61         <step>
  62           <para>The MARC record will display.</para>
  63         </step>
  64
  65         <step>
  66           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
  67   <itemizedlist><listitem><para>
  68           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
  69
  70           to display each subfield on its own line.</para>
  71         </listitem>
  72
  73         <listitem>
  74           <para>
  75           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
  76
  77           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
  78           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
  79           the use of tools like MarcEdit (
  80           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
  81           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>).
  82           Unclick the box to switch back.</para>
  83         </listitem>
  84
  85         <listitem>
  86           <para>
  87           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
  88
  89           allows attaching items quickly with call number and barcode.
  90           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
  91           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
  92           will open.</para>
  93         </listitem></itemizedlist></step>
  94
  95         <step><para>Make changes as desired.</para>
  96 <itemizedlist><listitem>
  97           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
  98           or replace tags.</para>
  99         </listitem>
 100 <listitem>
 101           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
 102           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
 103         </listitem>
 104 <listitem>
 105           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
 106           </para>
 107         </listitem>
 108         <listitem>
 109           <para>To work with the data in a tag or indicator,
 110           click or
 111           <keycap>Tab</keycap>
 112
 113           into the required field.
 114           <emphasis>Right click</emphasis>
 115
 116           to view acceptable tags or indicators.</para>
 117         </listitem>
 118 <listitem>
 119          <indexterm>
 120         <primary>MARC</primary>
 121
 122         <secondary>MARC leader</secondary>
 123       </indexterm>
 124
 125       <indexterm>
 126         <primary>MARC</primary>
 127
 128         <secondary>fixed field 008</secondary>
 129       </indexterm>
 130
 131       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
 132       with the fixed field box displayed above
 133       the MARC record. Click into any box to edit the contents. (Information
 134       about the leader and the 008
 135       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
 136       page at
 137       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
 138       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
 139       .)</para>
 140       </listitem>
 141
 142         </itemizedlist>
 143               <tip>
 144         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
 145         shortcuts. Click
 146         <guibutton>Help</guibutton>
 147
 148         to see the shortcut menu from within the MARC
 149         Editor.</para>
 150       </tip>
 151         </step>
 152
 153         <step>
 154           <para>When finished, click
 155           <guibutton>Save Record</guibutton>.
 156
 157           The record stays open in the editor. You can close the tab or switch to another view
 158           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu> (for example to view it as it
 159           appears in the OPAC).</para>
 160         </step>
 161
 162       </procedure>
 163
 164     </simplesect>
 165
 166
 167     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
 168       <title>Overlaying MARC Records</title>
 169
 170       <indexterm>
 171         <primary>cataloguing</primary>
 172
 173         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
 174       </indexterm>
 175
 176       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
 177       record while leaving all holdings, holds, active
 178       circulations, bills, and fines intact.</para>
 179
 180       <para>In Evergreen, a record must be
 181       <emphasis>marked</emphasis>
 182
 183       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
 184       record at a time may be marked for overlay. When another
 185       record is marked for overlay, the previously marked item is
 186
 187       <emphasis>de-marked</emphasis>. Once a record is marked, it remains
 188       marked until overlaid
 189       or until the user logs out of Evergreen.</para>
 190
 191       <procedure>
 192         <title>Marking a record for overlay</title>
 193
 194         <step>
 195           <para>Search for and retrieve a record for
 196           overlay.</para>
 197         </step>
 198
 199         <step>
 200           <para>Select
 201           <menuchoice>
 202             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
 203
 204             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
 205           </menuchoice>. Record is now
 206           <emphasis>marked</emphasis>.</para>
 207         </step>
 208       </procedure>
 209
 210       <procedure>
 211         <title>Overlaying the marked record</title>
 212
 213         <step>
 214           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
 215           <link linkend="z39.50">search for and import the new record from a Z39.50
 216           target</link>.</para>
 217         </step>
 218
 219
 220         <step>
 221           <para>Click
 222           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 223
 224           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
 225           displayed.</para>
 226         </step>
 227
 228         <step>
 229           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
 230           record as necessary.</para>
 231         </step>
 232
 233         <step>
 234           <para>Click
 235           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
 236
 237           .</para>
 238         </step>
 239
 240         <step>
 241           <para>The existing record will display along with a
 242           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
 243           view the record in entirety, if required.</para>
 244         </step>
 245
 246         <step>
 247           <para>Click
 248           <guibutton>Overlay</guibutton>
 249
 250           .</para>
 251         </step>
 252
 253         <step>
 254           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
 255           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
 256           holdings remain intact.</para>
 257         </step>
 258       </procedure>
 259     </simplesect>
 260   </section>
 261
 262   <section xml:id="z39.50">
 263     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
 264
 265       <indexterm>
 266         <primary>cataloguing</primary>
 267
 268         <secondary>Z39.50</secondary>
 269       </indexterm>
 270
 271     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
 272     databases and examine or download bibliographic records. Open
 273     the client with
 274     <menuchoice>
 275       <guimenu>Cataloging</guimenu>
 276
 277       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
 278     </menuchoice>
 279     </para>
 280
 281     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
 282       <title>Z39.50 Screen Features</title>
 283
 284       <para>Initially, or when you want to change targets, start
 285       with the
 286       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
 287
 288       area. Here you choose the remote databases you wish to
 289       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
 290       any require authentication to access, you will see username
 291       and password boxes to the right.</para>
 292
 293       <procedure>
 294         <step>Click all the databases you wish to search
 295         simultaneously (see the Note about which fields can be
 296         used).</step>
 297
 298         <step>Fill in user information for any that require
 299         it.</step>
 300
 301         <step>Click
 302         <guibutton>Save as Default</guibutton>
 303
 304         to preserve these settings for next time.</step>
 305       </procedure>
 306
 307       <para>The
 308       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
 309
 310       section is where you enter a search. The databases you
 311       select control which search fields you can use. You may use
 312       any combination of fields that are active (not grayed out),
 313       but be aware that not all fields are active for every
 314       database. Select just one database to see which fields are
 315       active for that database.</para>
 316
 317       <note>
 318         <para>If you are searching multiple databases, you will
 319         only get results from those that support the fields
 320         you're searching! For example,
 321         <guilabel>Keyword</guilabel>
 322
 323         and
 324         <guilabel>Subject</guilabel>
 325
 326         are only active if the local catalog is selected, so
 327         using those fields in a combined database search
 328         guarantees that you will only get results from the local
 329         catalog.</para>
 330       </note>
 331
 332       <para>The
 333       <guilabel>Query</guilabel>
 334
 335       section has three buttons.</para>
 336
 337       <itemizedlist>
 338         <listitem>
 339         <guibutton>Search</guibutton>
 340
 341         begins searching on the criteria entered in the search
 342         fields.</listitem>
 343
 344         <listitem>
 345         <guibutton>Clear Form</guibutton>
 346
 347         resets all fields to empty.</listitem>
 348
 349         <listitem>
 350         <guibutton>Raw Search</guibutton>
 351
 352         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
 353         build complex searches. See
 354         <xref linkend="rawsearches" />
 355
 356         .</listitem>
 357       </itemizedlist>
 358
 359       <para>The
 360       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
 361
 362       pane displays the results from the most recent search.
 363       Information about each record retrieved appears on a
 364       separate summary line, with various columns of
 365       information.</para>
 366
 367       <itemizedlist>
 368         <listitem>If more than the default number of results is
 369         available, use
 370         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
 371
 372         to add the next set to the screen.</listitem>
 373
 374         <listitem>Click
 375         <guibutton>List Action</guibutton>
 376
 377         to view options for exporting and saving from the list:
 378         <itemizedlist>
 379           <listitem>Copy Field from selected row to
 380           Clipboard</listitem>
 381
 382           <listitem>Print List CSV</listitem>
 383
 384           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
 385
 386           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
 387
 388           <listitem>Save List Configuration</listitem>
 389         </itemizedlist>
 390         </listitem>
 391
 392         <listitem>Select an item and click
 393         <guibutton>MARC View</guibutton>
 394
 395         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
 396         can
 397         <guibutton>Print Page</guibutton>
 398
 399         . To toggle back, click
 400         <guibutton>Results View</guibutton>
 401
 402         .</listitem>
 403
 404         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
 405         marked a record for
 406         overlay</link>,
 407         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 408
 409         will be active. Click to view/edit the new bib record to
 410         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
 411         for details.</listitem>
 412
 413         <listitem>
 414         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
 415
 416         is used to view/edit a new record.</listitem>
 417
 418         <listitem>To view long lists of results, click
 419         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
 420
 421         to give the results list more screen real
 422         estate.</listitem>
 423       </itemizedlist>
 424     </simplesect>
 425
 426     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
 427       <title>Importing a record via Z39.50</title>
 428 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
 429 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done.
 430 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>,
 431 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
 432     </simplesect>
 433     <simplesect xml:id="fastitemadds">
 434       <title>Fast Item Adds</title>
 435 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
 436 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
 437 edit it.</para>
 438 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make
 439 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
 440       <note>
 441         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
 442         be set to
 443         <emphasis>In Process</emphasis>
 444
 445         , consistent with other types of item creation. This is a
 446         change from 2.0.5 and earlier, when items created with Fast Add were Available.</para>
 447       </note>
 448     </simplesect>
 449
 450     <simplesect xml:id="recordcollisions">
 451       <title>Record Collisions</title>
 452 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
 453 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
 454 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
 455 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN.
 456 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
 457 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
 458     </simplesect>
 459
 460
 461
 462     <simplesect xml:id="rawsearches">
 463       <title>Raw Searches</title>
 464
 465       <tip>
 466         <para>Visit
 467         <link
 468         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
 469         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
 470
 471         for more details on PQF and examples you can copy/paste
 472         into the search box.</para>
 473       </tip>
 474     </simplesect>
 475   </section>
 476 </chapter>
 477