2.0/stafftasks/cataloging.xml

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   4   <info>
   5     <title>Cataloging</title>
   6     <abstract>
   7       <para>This chapter explains the cataloging procedures carried out from
   8       the staff client.</para>
   9     </abstract>
  10   </info>
  11   <section xml:id="addingnewbibliographicrecords">
  12     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
  13     <indexterm>
  14       <primary>Z39.50</primary>
  15     </indexterm>
  16     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic databases and
  17     examine or download bibliographic records. Open the client with <menuchoice>
  18         <guimenu>Cataloging</guimenu>
  19         <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
  20       </menuchoice></para>
  21     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
  22       <title>Z39.50 Screen Features</title>
  23       <para>Initially, or when you want to change targets, start with the
  24       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel> area. Here you
  25       choose the remote databases you wish to search. Preconfigured servers are
  26       listed under Services. If any require authentication to access, you will
  27       see username and password boxes to the right. </para>
  28       <procedure>
  29         <step>Click all the databases you wish to search simultaneously (see the
  30         Note about which fields can be used).</step>
  31         <step>Fill in user information for any that require it.</step>
  32         <step>Click <guibutton>Save as Default</guibutton> to preserve these
  33         settings for next time.</step>
  34       </procedure>
  35       <para>The <guilabel role="bold">Query</guilabel> section is where you
  36       enter a search. The databases you select control which search fields you
  37       can use. You may use any combination of fields that are active (not grayed
  38       out), but be aware that not all fields are active for every database.
  39       Select just one database to see which fields are active for that database.
  40       </para>
  41       <note>
  42         <para>If you are searching multiple databases, you will only get results
  43         from those that support the fields you&apos;re searching! For example,
  44         <guilabel>Keyword</guilabel> and <guilabel>Subject</guilabel> are only
  45         active if the local catalog is selected, so using those fields in a
  46         combined database search guarantees that you will only get results from
  47         the local catalog.</para>
  48       </note>
  49       <para>The <guilabel>Query</guilabel> section has three buttons.</para>
  50       <itemizedlist>
  51        <listitem><guibutton>Search</guibutton> begins searching on
  52        the criteria entered in the search fields.</listitem>
  53        <listitem><guibutton>Clear Form</guibutton> resets all fields to empty.
  54        </listitem>
  55        <listitem><guibutton>Raw Search</guibutton> is an advanced interface for
  56        using Prefix Query Format to build complex searches. See
  57        <xref linkend="rawsearches" />.</listitem>
  58        </itemizedlist>
  59       <para>The <guilabel role="bold">Results</guilabel> pane displays the results from the
  60       most recent search.  Information about each record retrieved appears on a
  61           separate summary line, with various columns of information.</para>
  62       <itemizedlist>
  63         <listitem>If more than the default number of results is available, use
  64         <guibutton>Fetch More Results</guibutton> to add the next set to the
  65         screen.</listitem>
  66         <listitem>Click List Action to view options for exporting and saving
  67         from the list:
  68           <itemizedlist>
  69             <listitem>Copy Field from selected row to Clipboard</listitem>
  70             <listitem>Print List CSV</listitem>
  71             <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
  72             <listitem>Save List CSV to File</listitem>
  73             <listitem>Save List Configuration</listitem>
  74           </itemizedlist>
  75           </listitem>
  76           <listitem>Select an item and click <guibutton>MARC View</guibutton> to
  77           toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you can <guibutton>
  78           Print Page</guibutton>. To toggle back, click <guibutton>Results View
  79           </guibutton>.
  80           </listitem>
  81           <listitem><guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton></listitem>
  82           <listitem><guibutton>MARC Editor for Import</guibutton></listitem>
  83         <listitem>To view long lists of results, use <guibutton>Hide Top Pane
  84         </guibutton> to view the results. </listitem>
  85       </itemizedlist>
  86     </simplesect>
  87     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
  88       <title>Importing a record via Z39.50</title>
  89 </simplesect>
  90     <simplesect xml:id="recordcollisions">
  91       <title>Record Collisions</title>
  92 </simplesect>
  93     <simplesect xml:id="fastitemadds">
  94       <title>Fast Item Adds</title>
  95             <note>
  96                 <para>The status of items created with Fast Item Add will be set
  97                 to <emphasis>In Process</emphasis>, consistent with other types
  98                 of item creation. This is a change from 1.6.</para>
  99             </note>
 100 </simplesect>
 101    <simplesect xml:id="rawsearches">
 102       <title>Raw Searches</title>
 103 <tip>
 104             <para>Visit <link xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
 105             http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
 106             for more details on PQF and examples you can copy/paste into the
 107             search box.</para>
 108           </tip>
 109           </simplesect>
 110 </section>
 111  </chapter>