2.0/stafftasks/cataloging.xml

   1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
   3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
   4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
   5 xml:id="cataloging">
   6   <info>
   7     <title>Cataloging</title>
   8
   9     <abstract>
  10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
  11       carried out from the staff client.</para>
  12     </abstract>
  13   </info>
  14
  15   <section xml:id="MARC">
  16     <title>Working with the MARC Editor</title>
  17
  18     <indexterm>
  19       <primary>cataloguing</primary>
  20
  21       <secondary>MARC</secondary>
  22     </indexterm>
  23
  24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
  25     indicators to be edited.</para>
  26
  27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
  28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
  29     search filters such as publication date, item type, or target
  30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also rely
  31     on correct MARC coding and consistency in use and content in
  32     particular MARC tags.</para>
  33
  34     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
  35       <title>Editing MARC Records</title>
  36
  37       <indexterm>
  38         <primary>cataloguing</primary>
  39
  40         <secondary>editing MARC records</secondary>
  41       </indexterm>
  42
  43       <procedure>
  44         <step>
  45           <para>Retrieve the record.</para>
  46         </step>
  47
  48         <step>
  49           <para>
  50           <menuchoice>
  51             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
  52
  53             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
  54           </menuchoice>
  55
  56           .</para>
  57         </step>
  58
  59         <step>
  60           <para>The MARC record will display.</para>
  61         </step>
  62
  63         <step>
  64           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
  65   <itemizedlist><listitem><para>
  66           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
  67
  68           to display each subfield on its own line.</para>
  69         </listitem>
  70
  71         <listitem>
  72           <para>
  73           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
  74
  75           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
  76           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
  77           the use of tools like MarcEdit (
  78           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
  79           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>.
  80           Unclick the box to switch back.</para>
  81         </listitem>
  82
  83         <listitem>
  84           <para>
  85           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
  86
  87           allows attaching items quickly with call number and barcode.
  88           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
  89           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
  90           will open.</para>
  91         </listitem></itemizedlist></step>
  92
  93         <step><para>Make changes as desired.</para>
  94 <itemizedlist><listitem>
  95           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
  96           or replace tags.</para>
  97         </listitem>
  98 <listitem>
  99           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
 100           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
 101         </listitem>
 102 <listitem>
 103           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
 104           </para>
 105         </listitem>
 106         <listitem>
 107           <para>To work with the data in a tag or indicator,
 108           click or
 109           <keycap>Tab</keycap>
 110
 111           into the required field.
 112           <emphasis>Right click</emphasis>
 113
 114           to view acceptable tags or indicators.</para>
 115         </listitem></itemizedlist></step>
 116
 117         <step>
 118           <para>When finished, click
 119           <guibutton>Save Record</guibutton>
 120
 121           and then either close the tab or switch to another view
 122           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu>, for example to view it as it
 123           appears in the OPAC.</para>
 124         </step>
 125
 126       </procedure>
 127
 128       <tip>
 129         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
 130         shortcuts. Click
 131         <guibutton>Help</guibutton>
 132
 133         to see the shortcut menu from within the MARC
 134         Editor.</para>
 135       </tip>
 136     </simplesect>
 137
 138     <simplesect xml:id="MARCrecordleader">
 139       <title>MARC Record Leader and MARC fixed field 008</title>
 140
 141       <indexterm>
 142         <primary>MARC</primary>
 143
 144         <secondary>MARC leader</secondary>
 145       </indexterm>
 146
 147       <indexterm>
 148         <primary>MARC</primary>
 149
 150         <secondary>fixed field 008</secondary>
 151       </indexterm>
 152
 153       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
 154       in the MARC Editor via the fixed field box displayed above
 155       the MARC record. Information about the leader and the 008
 156       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
 157       page at
 158       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
 159       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
 160
 161       .</para>
 162
 163       <procedure>
 164         <title>To edit the MARC record leader</title>
 165
 166         <step>
 167           <para>Retrieve and display the appropriate record in
 168           MARC Edit view.</para>
 169         </step>
 170
 171         <step>
 172           <para>
 173           <emphasis>Click</emphasis>
 174
 175           into any box displayed in the fixed field .</para>
 176         </step>
 177
 178         <step>
 179           <para>Press
 180           <keycap>Tab</keycap>
 181
 182           or use the mouse to move between fields.</para>
 183         </step>
 184
 185         <step>
 186           <para>Click
 187           <guibutton>Save Record</guibutton>
 188
 189           .</para>
 190         </step>
 191
 192       </procedure>
 193
 194       <tip>
 195         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
 196         shortcuts. Click
 197         <guibutton>Help</guibutton>
 198
 199         to see the shortcut menu from within the MARC
 200         Editor.</para>
 201       </tip>
 202     </simplesect>
 203
 204     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
 205       <title>Overlaying MARC Records</title>
 206
 207       <indexterm>
 208         <primary>cataloguing</primary>
 209
 210         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
 211       </indexterm>
 212
 213       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
 214       record while leaving all holdings, holds, active
 215       circulations, bills, and fines intact.</para>
 216
 217       <para>In Evergreen, a record must be
 218       <emphasis>marked</emphasis>
 219
 220       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
 221       record at a time may be marked for overlay. When another
 222       record is marked for overlay, the previously marked item is
 223
 224       <emphasis>de-marked</emphasis>
 225
 226       . Once a record is marked, it remains marked until overlaid
 227       or until the user logs out of Evergreen.</para>
 228
 229       <procedure>
 230         <title>Marking a record for overlay</title>
 231
 232         <step>
 233           <para>Search for and retrieve a record for
 234           overlay.</para>
 235         </step>
 236
 237         <step>
 238           <para>Select
 239           <menuchoice>
 240             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
 241
 242             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
 243           </menuchoice>
 244
 245           . Record is now
 246           <emphasis>marked</emphasis>
 247
 248           .</para>
 249         </step>
 250       </procedure>
 251
 252       <procedure>
 253         <title>Overlaying the marked record</title>
 254
 255         <step>
 256           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
 257           <link linkend="z39.60">search for and import the new record from a Z39.50
 258           target</link>.</para>
 259         </step>
 260
 261
 262         <step>
 263           <para>Click
 264           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 265
 266           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
 267           displayed.</para>
 268         </step>
 269
 270         <step>
 271           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
 272           record as necessary.</para>
 273         </step>
 274
 275         <step>
 276           <para>Click
 277           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
 278
 279           .</para>
 280         </step>
 281
 282         <step>
 283           <para>The existing record will display along with a
 284           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
 285           view the record in entirety, if required.</para>
 286         </step>
 287
 288         <step>
 289           <para>Click
 290           <guibutton>Overlay</guibutton>
 291
 292           .</para>
 293         </step>
 294
 295         <step>
 296           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
 297           overlaid with the new MARC record. All preexisting
 298           holdings remain intact.</para>
 299         </step>
 300       </procedure>
 301     </simplesect>
 302   </section>
 303
 304   <section xml:id="z39.50">
 305     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
 306
 307       <indexterm>
 308         <primary>cataloguing</primary>
 309
 310         <secondary>Z39.50</secondary>
 311       </indexterm>
 312
 313     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
 314     databases and examine or download bibliographic records. Open
 315     the client with
 316     <menuchoice>
 317       <guimenu>Cataloging</guimenu>
 318
 319       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
 320     </menuchoice>
 321     </para>
 322
 323     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
 324       <title>Z39.50 Screen Features</title>
 325
 326       <para>Initially, or when you want to change targets, start
 327       with the
 328       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
 329
 330       area. Here you choose the remote databases you wish to
 331       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
 332       any require authentication to access, you will see username
 333       and password boxes to the right.</para>
 334
 335       <procedure>
 336         <step>Click all the databases you wish to search
 337         simultaneously (see the Note about which fields can be
 338         used).</step>
 339
 340         <step>Fill in user information for any that require
 341         it.</step>
 342
 343         <step>Click
 344         <guibutton>Save as Default</guibutton>
 345
 346         to preserve these settings for next time.</step>
 347       </procedure>
 348
 349       <para>The
 350       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
 351
 352       section is where you enter a search. The databases you
 353       select control which search fields you can use. You may use
 354       any combination of fields that are active (not grayed out),
 355       but be aware that not all fields are active for every
 356       database. Select just one database to see which fields are
 357       active for that database.</para>
 358
 359       <note>
 360         <para>If you are searching multiple databases, you will
 361         only get results from those that support the fields
 362         you're searching! For example,
 363         <guilabel>Keyword</guilabel>
 364
 365         and
 366         <guilabel>Subject</guilabel>
 367
 368         are only active if the local catalog is selected, so
 369         using those fields in a combined database search
 370         guarantees that you will only get results from the local
 371         catalog.</para>
 372       </note>
 373
 374       <para>The
 375       <guilabel>Query</guilabel>
 376
 377       section has three buttons.</para>
 378
 379       <itemizedlist>
 380         <listitem>
 381         <guibutton>Search</guibutton>
 382
 383         begins searching on the criteria entered in the search
 384         fields.</listitem>
 385
 386         <listitem>
 387         <guibutton>Clear Form</guibutton>
 388
 389         resets all fields to empty.</listitem>
 390
 391         <listitem>
 392         <guibutton>Raw Search</guibutton>
 393
 394         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
 395         build complex searches. See
 396         <xref linkend="rawsearches" />
 397
 398         .</listitem>
 399       </itemizedlist>
 400
 401       <para>The
 402       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
 403
 404       pane displays the results from the most recent search.
 405       Information about each record retrieved appears on a
 406       separate summary line, with various columns of
 407       information.</para>
 408
 409       <itemizedlist>
 410         <listitem>If more than the default number of results is
 411         available, use
 412         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
 413
 414         to add the next set to the screen.</listitem>
 415
 416         <listitem>Click
 417         <guibutton>List Action</guibutton>
 418
 419         to view options for exporting and saving from the list:
 420         <itemizedlist>
 421           <listitem>Copy Field from selected row to
 422           Clipboard</listitem>
 423
 424           <listitem>Print List CSV</listitem>
 425
 426           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
 427
 428           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
 429
 430           <listitem>Save List Configuration</listitem>
 431         </itemizedlist>
 432         </listitem>
 433
 434         <listitem>Select an item and click
 435         <guibutton>MARC View</guibutton>
 436
 437         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
 438         can
 439         <guibutton>Print Page</guibutton>
 440
 441         . To toggle back, click
 442         <guibutton>Results View</guibutton>
 443
 444         .</listitem>
 445
 446         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
 447         marked a record for
 448         overlay</link>,
 449         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 450
 451         will be active. Click to view/edit the new bib record to
 452         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
 453         for details.</listitem>
 454
 455         <listitem>
 456         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
 457
 458         is used to view/edit a new record.</listitem>
 459
 460         <listitem>To view long lists of results, click
 461         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
 462
 463         to give the results list more screen real
 464         estate.</listitem>
 465       </itemizedlist>
 466     </simplesect>
 467
 468     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
 469       <title>Importing a record via Z39.50</title>
 470     </simplesect>
 471
 472     <simplesect xml:id="recordcollisions">
 473       <title>Record Collisions</title>
 474     </simplesect>
 475
 476     <simplesect xml:id="fastitemadds">
 477       <title>Fast Item Adds</title>
 478
 479       <note>
 480         <para>The status of items created with Fast Item Add will
 481         be set to
 482         <emphasis>In Process</emphasis>
 483
 484         , consistent with other types of item creation. This is a
 485         change from 1.6.</para>
 486       </note>
 487     </simplesect>
 488
 489     <simplesect xml:id="rawsearches">
 490       <title>Raw Searches</title>
 491
 492       <tip>
 493         <para>Visit
 494         <link
 495         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
 496         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
 497
 498         for more details on PQF and examples you can copy/paste
 499         into the search box.</para>
 500       </tip>
 501     </simplesect>
 502   </section>
 503 </chapter>
 504